本指南适用于使用 ORCID 向会员门户添加信息 ORCID 隶属于其组织的研究人员的记录。 Affiliation Manager 可用于添加就业、教育、资格或专业活动(会员资格、服务、受邀职位和荣誉) Affiliation Manager 仅对财团成员可用。
ORCID 工作人员必须允许访问该工具,所以请 在此处请求访问。
向门户添加从属关系
批量上传CSV
- 为要添加到的每个从属关系创建一个包含以下字段的 CSV 文件 ORCID. 字段名称必须作为标题包含在内。 看 点击此处 例如文件。
请检查您的 CSV 文件中的列是否用逗号而不是分号分隔,因为这会导致上传过程中出现错误。
栏名 | 产品描述 | 验证规则 |
---|---|---|
邮箱地址 | 该附属机构所属研究人员的电子邮件地址 | 其他要求. 必须是一个有效的E-mail地址 例如:姓氏@testuni.edu |
隶属部 | ORCID 应将此从属关系添加到的记录部分 | 需要。 必须是以下值之一: – 就业 - 教育 – 资格 – 受邀职位 – 区别 - 服务 |
部门名称 | 部门名称 | 可选的。 最多 4000 个字符。 例子: 生物学,理学院,国际管理杂志 |
角色名称 | 角色/头衔/学位 | 可选的。 最多 4000 个字符。 例如:副教授、会员、硕士学位 |
开始日期 | 加盟开始日期 | 选修的。 ISO 8601 日期,至少指定一年,最多一个月中的某一天。 例子: - 2019 - 2019-02 - 2019-02-20 |
结束日期 | 隶属关系的结束日期 | 选修的。 ISO 8601 日期,至少指定一年,最多一个月中的某一天。 例子: - 2019 - 2019-02 - 2019-02-20 |
组织名称 | 您的组织名称 | 必需的, 4000字符 |
组织国家 | 您的组织所在的国家/地区 | 其他要求, 2 个字符的 iso-3166-国家/地区代码 示例:美国、德国、墨西哥 |
组织城市 | 您的组织所在的城市 | 其他要求, 4000 个字符 |
组织区域 | 您的组织所在的区域 | 可选,4000 个字符 |
消歧义- 组织- 识别码 | 您的组织的持久标识符,来自受支持的来源之一 电网, ROR. | 其他要求 网格示例:grid.455335.1 ROR 示例:ror.org/04fa4r544 |
消歧—— 资源 | 用于消除歧义的标识符的来源 - 组织- 标识符字段 | 其他要求. 必须是以下值之一: 电网 ROR |
网址 | 有关隶属关系的资源的 URL,例如您组织目录中该研究人员的联系页面 | 可选,示例:https://info。orcidORG /orcid-团队/ |
- 单击工具 > Affiliation Manager (或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 单击从 CSV 导入从属关系,选择您在步骤 1 中创建的 CSV,然后单击上传。 文件已上传以供处理。
- 文件处理完毕后,您将收到一封电子邮件。 电子邮件将告知根据上传添加了多少附属机构。 已完成对重复从属关系的检查(完全匹配)。 如果文件中包含任何重复项,也会显示重复项的数量。 如果出于任何原因处理文件时出现错误,您还将收到一封电子邮件
- 您上传的从属关系将出现在 https://member-portal.orcid.org/assertion
手动添加从属关系
- 单击工具 > Affiliation Manager (或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 单击添加从属关系,输入从属关系数据并单击保存
- 完成检查以确保不存在重复项。
- 隶属关系将出现在列表中 https://member-portal.orcid.org/assertion
发送权限链接
为了将数据添加到 ORCID 记录,记录所有者首先需要通过单击个性化链接向您的组织授予权限。 为此,成员门户提供了与您添加到门户的附属项目相对应的个性化权限链接。
您可以通过两种方式向研究人员发送许可链接。 下面详细介绍这两种方式:
请求 ORCID 发送许可链接
使用此功能, ORCID 可以通过添加 ORCID 收件箱通知,如果 iD 存在或通过电子邮件。 如果用户尚未授予权限,该过程会在 7 天和 30 天后立即触发通知。
- 单击工具 > Affiliation Manager (或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 单击发送权限通知。 这会将门户内所有从属关系的状态从“待定”更改为“已请求通知”
- 该过程完成后,状态将更改为“已发送通知”。 具有此状态的从属关系表明已生成收件箱通知或已发送电子邮件。 我们将通过电子邮件通知您已发送多少通知。
用户单击收件箱通知或电子邮件中的链接以授予权限后,与该用户关联的所有从属项目都将添加到他们的 ORCID 记录和这些附属项目的状态 https://member-portal.orcid.org/assertion 将显示为“在 ORCID”。 用户的 ORCID iD 将出现在他们的名字旁边,并且“修改”日期将更新以反映该时间添加到用户的日期/时间 ORCID 记录。
手动请求和发送权限链接
您可以下载电子邮件地址的 CSV 文件以及在门户中具有“待定”或“通知已发送”状态的研究人员附属机构的权限链接。
- 单击工具 > 添加从属关系(或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 单击请求权限链接以生成包含电子邮件地址和个性化权限链接的 CSV 文件,该文件包含您为其添加了附属项目的每个唯一用户(由电子邮件地址标识)。 备注:链接仅针对状态为“待定”和“已发送通知”的附属机构生成。 此外,如果用户有多个从属关系,则只会生成 1 个链接。
- 通过电子邮件向用户发送链接(有关更多信息,请参阅我们的电子邮件指南) 使用邮件合并工具将每个用户的链接嵌入到适当的电子邮件模板中。 看 授予权限(研究人员视图) 研究人员在收到许可链接后需要完成的步骤。
- 用户(通过电子邮件地址标识)单击链接授予权限后,与该用户关联的所有附属项目都将添加到他们的 ORCID 记录和这些附属项目的状态 https://member-portal.orcid.org/assertion 将显示为“在 ORCID”。 用户的 ORCID iD 将出现在他们的名字旁边,并且“修改”日期将更新以反映该时间添加到用户的日期/时间 ORCID 记录。
如果用户拒绝访问或尝试更新用户的 ORCID 记录,状态列将相应更新。 看 会员状态 了解详情。
如果出于任何原因您需要将授权链接重新发送给一位用户,那么您可以按照以下步骤从研究人员附属机构中将该链接复制到剪贴板:
- 单击工具 > Affiliation Manager (或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 使用右侧菜单选项下的搜索选项在门户中查找用户从属关系
- 点击“查看详情”
- 单击“复制到剪贴板”
编辑从属关系
手动编辑从属关系
如果从属关系已结束,或者如果数据中有错误,您可能需要编辑现有的从属关系。
重要的! 如果用户与您的组织有新的隶属关系(例如职位变更),请勿编辑现有的隶属关系以反映新职位。 相反,更新现有隶属关系的结束日期并添加具有新职位名称的新隶属关系。
- 点击会员工具 > Affiliation Manager (或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 单击相关隶属关系旁边的编辑按钮
- 根据需要编辑数据,然后单击保存。
- 如果从属关系状态为“在 ORCID”,隶属关系将在用户的 ORCID 几分钟内记录。 如果状态为“待处理”或“已发送通知”,则在用户授予权限时,更正的隶属关系将被添加到用户的记录中。
通过 CSV 上传编辑从属关系
如果您有许多附属机构要更新,则可以使用 CSV 上传。
- 单击工具 > Affiliation Manager (或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 单击“请求从属关系进行编辑”以生成门户中所有当前从属关系的 CSV 文件。 生成的文件包含唯一的从属关系 ID 对于每个条目,请不要编辑此 ID。
- 修改需要编辑的附属机构的数据。 这可能是更正不准确的数据或添加结束日期。
- 单击从 CSV 导入隶属关系,选择您在步骤 2 中创建的 CSV 并单击上传(处理文件可能需要一些时间)
- 一封电子邮件将告知有多少附属机构在处理后作为文件上传的一部分进行了更新
- 相关隶属关系将在门户网站和 ORCID (如果已经存在)。
删除从属关系
删除状态为“In ORCID=
删除状态为“In ORCID”从会员门户也会将其从用户的 ORCID 记录。 仅应在极少数情况下执行此操作:
案例 | 我应该删除从属关系吗? |
---|---|
关联中存在数据错误 | 不。 编辑现有的从属关系以更正数据,如上文中所述 编辑从属关系 |
用户不再隶属于我的组织 | 不。 编辑现有的隶属关系以添加结束日期,如上文中所述 编辑从属关系 |
一个从属关系被错误地添加到用户的记录中(例如:从属关系是为另一个人的) | 可以 |
用户没有按计划开始一个职位 | 可以 |
删除状态为“待处理”、“错误”或“用户拒绝访问”的从属关系
状态为“待定”、“错误”或“用户拒绝访问”的从属关系尚未添加到 ORCID,因此删除它们只会从会员门户中删除数据,不会影响用户的记录。
- 单击工具 > Affiliation Manager (或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 单击相关联属关系旁边的删除按钮
- 出现提示时再次单击删除
- 如果删除的隶属关系的状态为“在 ORCID”,可能需要几分钟才能从关联中删除 ORCID.
通过 CSV 删除从属关系
如果您有许多需要删除的从属关系,则可以使用 CSV 上传。
- 点击会员工具 > Affiliation Manager (或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 单击“下载附属机构以进行编辑”以生成门户中所有当前附属机构的 CSV 文件。 生成的文件包含唯一的隶属关系 ID 对于每个条目,请不要编辑此 ID。
- 删除AP列中的所有数据,这应该只留下唯一的从属关系 ID 在 Q 列中
- 单击从 CSV 导入隶属关系,选择您在步骤 2 中创建的 CSV 并单击上传(处理文件可能需要一些时间)
- 一条消息将显示在文件上传过程中删除了多少附属机构。
- 上传中包含的所有从属关系,且仅具有唯一从属关系 ID 包含将已从门户和用户中删除 ORCID 如果适用,记录。
隶属状态报告
您可以请求一份报告,其中包括您已添加到会员门户的隶属关系的详细信息和状态。
- 单击工具 > Affiliation Manager (或访问 https://member-portal.orcid.org/assertion)
- 单击“请求从属关系状态报告”
- 将生成一个 CSV 文件并通过电子邮件发送给您。 样本输出:
会员状态
Status | 产品描述 |
---|---|
待审批 | 用户没有采取任何行动(即:他们没有点击权限链接) |
In ORCID | 用户已授予权限,并且已成功将附属项目添加到他们的 ORCID 记录。 |
等待重试 ORCID | 用户已授予权限,但尚未向其添加或更新从属关系 ORCID 记录。 当发生手动修复的错误时,此状态将暂时显示。 |
待更新 ORCID | 在编辑隶属关系等待用户更新后,会在短时间内看到此状态 ORCID 记录。 |
用户拒绝访问 | 用户单击了权限链接,但选择不授予更新其权限的权限 ORCID 记录。 附属项目未添加到用户的 ORCID 记录。 |
添加到时出错 ORCID | 在授予权限或更新用户的过程中发生系统错误 ORCID 记录。 还将显示错误消息的原始输出; 你可以把这个发给 ORCID 支持帮助疑难解答。 |
更新时出错 ORCID | 在更新从属关系的过程中发生系统错误 ORCID. 还将显示错误消息的原始输出; 你可以把这个发给 ORCID 支持帮助疑难解答。 |
删除时出错 ORCID | 删除用户的从属关系时出错 ORCID 记录。 请联系 会员@orcid。ORG 寻求帮助 |
用户已删除 ORCID | 用户已从他们的记录中删除了从属关系。 您不能执行任何编辑。 如果您想再次添加从属关系,则必须在门户中添加新的从属关系 |
用户撤销权限 | 用户已从其受信任的组织列表中删除您的组织,因此您不再有权更新他们的记录。 您可以使用复制到剪贴板链接功能再次请求权限 |
已请求通知 | 这是为通知过程选择的附属机构的临时状态 |
通知已发送 | 用户收到了来自 ORCID 通过他们的 ORCID 上传从属关系时使用的收件箱或电子邮件地址 |
通知失败 | 通知过程失败。 请联系 会员@orcid。ORG 寻求帮助 |
授予权限(研究人员视图)
- 单击您的组织或来自您的电子邮件/通知中的链接/按钮 ORCID
- 你将被重定向到 ORCID 登录/注册屏幕。
注意:如果您之前授权您的机构更新您的 ORCID 记录,您无需采取任何进一步操作,您将看到以下消息:
- 如果你有一个 ORCID 帐户,请登录。如果没有,请单击立即注册。
注意:与您关联的电子邮件地址 ORCID 帐户不需要与带有权限链接的电子邮件发送到的地址相匹配。 - 登录后 ORCID 或创建一个新帐户,您将看到一个屏幕,提示您授予您的机构权限以更新您的 ORCID 记录。
- 如果您希望您的机构更新您的 ORCID 记录您的隶属关系信息,单击授权; 如果没有,请单击拒绝。
- 如果您单击授权,将显示一条成功消息:
如果您单击拒绝,将显示一条错误消息,您将有另一个机会授予权限:
- 如果您单击授权,您的 ORCID 记录将在几分钟内更新为您所在机构提供的隶属关系信息!
您的机构可以选择更新此隶属关系或将其他隶属关系信息添加到您的 ORCID 记录在未来。 如果您不再希望您的机构有权更新您的 ORCID 记录,您可以在受信任的组织部分删除访问权限 ORCID 受信任方页面
故障排除
前期验证错误
在我们处理您的文件之前,我们会完成基本的验证检查。 如果有任何错误,您将收到一封电子邮件,告知文件的哪一行包含错误。 我们正在努力改进错误,使它们对用户更加友好,但如果您不确定问题,请联系我们寻求帮助。
常见的验证错误是:
- 缺少必填字段
- 无效的隶属关系类型
- 日期范围无效
- 国家代码无效
- 无效的组织结构 ID 包含在文件中。 这可能是消除歧义的来源和消除歧义的组织标识符值之间的不匹配
- 列由分号而不是逗号分隔。
添加到时出错 ORCID/错误更新 ORCID
在添加/更新从属关系的过程中发生系统错误 ORCID. 将显示错误消息的原始输出,其中应为您提供解决问题所需的相关信息。 如果您遇到问题,可以将错误消息的副本发送至 ORCID 支持帮助疑难解答。
如果您需要更正绝大多数从属关系,则可以通过 CSV 上传功能执行此操作,或者您可以在需要时编辑单个从属关系。 请参阅 客户经理指南 有关完成此操作的步骤
研究人员常见问题
如果添加到我的记录中的从属关系数据不正确,我应该联系谁?
请联系指定的 ORCID 贵组织的支持联系人。 这应该列在您收到的许可请求电子邮件中。
我已经将我的 [ORGANIZATION NAME] 附属机构添加到我的 ORCID 记录 - 我应该如何管理这些重复项?
目前,您无法合并来自不同来源的附属项目 ORCID 记录。 我们建议将列出您的组织的项目保留在“来源”字段中,因为这些项目被使用的其他系统视为更“权威” ORCID 用于预填充表格等目的的数据(例如,手稿提交和赠款申请表)。