背景
正如我们在 行为准则, ORCID 致力于诚实、道德和合法的行为,并遵守适用的法律、规则和法规。 ORCID 期望其所有员工和合作伙伴在履行职责时诚实正直,并按照所有适用的法律、法规和 ORCID 政策。本举报人政策为个人提供了一种举报本政策所涵盖问题的方式,而无需担心遭到报复,并且此类举报能够得到专业、彻底的处理。
本政策涵盖谁以及什么内容
在此政策下, ORCID的董事、管理人员、现任员工、承包商和志愿者必须善意地报告由其或在其内部采取的任何行动或可疑行动 ORCID 非法、欺诈或违反任何适用的 ORCID 政策或任何活动、政策或实践 ORCID 该个人合理地认为对公共健康或安全构成特定危险。还鼓励前雇员报告任何问题,并应保护其免受报复 ORCID。担忧可能包括但不限于:
- 违反国家、州或地方法律或法规;
- 财务不当行为(包括规避内部控制或违反 ORCID的会计政策,向以下人员提供虚假信息或隐瞒重要信息: ORCID的审计师,或提供虚假或误导性信息 ORCID的纳税申报表;以及洗钱、逃税或其他金融犯罪);
- 支付未提供的服务或未交付的货物;盗窃;贪污;官方或商业贿赂或影响力交易;回扣或使用 ORCID的财产、资源或权力以谋取个人利益或其他非ORCID 相关目的;和
- 销毁、更改、隐藏或伪造与诉讼、监管备案或调查有关的文件。
本政策不是报告人事相关问题、违反适用的人力资源政策、与同事或主管之间的问题的工具,也不是报告与涉嫌工作场所歧视或性骚扰或任何其他形式的非法骚扰有关的问题的工具,所有这些问题应当按照 ORCID的其他适用政策。
诚信为本
报告疑虑的个人必须做出明智的判断,并真诚地合理地相信所披露的信息与本政策所涵盖的行为有关。任何故意提交虚假报告的人都可能受到纪律处分,最高可达并包括终止与公司的雇佣关系或其他关系。 ORCID.
何时以及如何报告疑虑
个人应尽快向其主管(如果是现任员工)或执行董事报告疑虑。个人还可以直接向审计和风险委员会主席(“委员会主席”)报告任何疑虑,并且如果疑虑与执行董事有关,则应始终这样做。现任委员会主席列于 ORCID的网站。所有根据本政策收到疑虑的人员均应立即将该报告通知执行董事(如果疑虑涉及执行董事,则通知委员会主席)。执行主任应将向委员会主席报告的关切事项告知委员会主席。
也可以通过我们的机密报告热线报告疑虑,该热线可在多个平台上启用,包括:
- 您的网站: https://report.syntrio.com/orcid
- 匿名举报应用程序:详细的应用程序说明下载 点击此处。注意关键词: orcid
- 免费电话:
- 邮箱: reports@syntrio.com (必须包括“ORCID” 附报告)
- 传真 :(215) 689-3885(还必须包括“ORCID 附报告)
通过保密报告热线提交的与本政策相关的报告将提交给委员会主席,委员会主席将与执行董事分享此类报告(除非报告与执行董事相关)。请注意,全面调查匿名举报可能会更加困难。
调查
对于每一个非匿名提交的举报问题,我们将在 7 天内向举报人提供收到确认函。执行主任应立即对每个问题进行初步评估,以确定在何种程度上需要进一步调查,并将调查结果报告给委员会主席。
如果执行董事和委员会主席确定需要进一步调查,执行董事应以执行董事和委员会主席认为适当的方式(或审计和风险委员会的其他指示)协调任何由此产生的调查。执行董事应向审计和风险委员会通报调查结果,并采取审计和风险委员会认为必要的纠正措施,包括但不限于聘请外部专家进行内部调查并向执法部门或其他机构报告。当局。进行调查的人员可以酌情咨询任何人和/或专业顾问。
任何被举报问题的个人不得出席或参与与该问题相关的任何审议、投票或其他解决方案。此外,兼任董事会成员的现任员工不得参与任何董事会或委员会有关本政策管理的审议或投票。本政策中的任何内容均不得禁止 ORCID 要求关注对象在开始审议、投票或决议之前提供背景信息或回答问题。
如果报告的主体是执行董事,则委员会主席将承担本节规定的执行董事的职责。
如果报告的主题是委员会主席,则董事会主席将承担本节规定的委员会主席的职责。
严禁报复
ORCID 不会对受本政策约束、根据本政策报告善意问题、提供信息或参与与任何此类问题相关的调查或实施纠正措施或反对的任何个人采取任何报复行动或拒绝参与引起此类担忧的任何活动、政策或做法。报复行为应立即向执行董事报告(如果报复涉及执行董事,则向委员会主席报告)。任何人对根据本政策善意举报问题的个人进行报复的人可能会受到纪律处分,最高可达终止其雇佣关系或与该人的关系。 ORCID.
报复行动包括但不限于 (i) 恐吓、骚扰和歧视,(ii) 采取不利的就业行动,例如解雇、降职、停职、威胁或以其他方式影响任何受到报复的个人当前或未来的就业本政策,以及 (iii) 联系移民当局,了解任何受本政策约束的个人或其家人或家庭成员的移民身份,或报告其移民身份,或威胁这样做。
尽管本政策中有任何相反的规定,本政策不会以任何方式修改双方之间的关系 ORCID 及其雇员或承包商或签订雇佣合同。此外,免遭报复的权利并不排除 ORCID 不采取与绩效或其他行为相关的纪律处分。
保密协议
ORCID 认真对待执行这项政策的责任,因此鼓励任何报告问题的人表明自己的身份,以方便 ORCID的调查。报告问题的个人的身份将尽可能保密,以满足进行彻底、完整的调查以及在适当情况下与执法或监管机构合作的需要。
配电系统
本政策应分发给所有董事、管理人员、现任员工和独立承包商 ORCID以及为以下活动提供大量服务的志愿者 ORCID. ORCID 可以选择通过在其网站上发布此政策来满足此分发要求。
记录并向董事会报告
与任何报告的问题以及调查和解决相关的记录应由 ORCID 为期七年(或根据其他规定 ORCID不时生效的记录保留和处置政策(如果有)。
执行董事应至少每年确保向董事会提供一份报告,列出上一年报告的所有问题及其解决方案。如果执行董事受到关注,则委员会主席应负责向董事会报告。
如果您对此政策有任何疑问,请联系执行董事。
ORCID 保留随时修改本政策的权利。
ORCID 致力于遵守我们经营所在国家的所有法规和法律。如果本政策的任何规定与适用的国家或地方法律不一致,则适用该法律并取代本政策。