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所以我们坐在家里,通过选择您最喜欢的网络会议系统互相交谈,试图共同管理孩子和/或宠物和/或带宽。 我十几岁的孩子告诉我他们这一代现在被称为 变焦镜头. 我在任何数量的社交媒体平台上都看到过关于一直开会的评论,这比去办公室和面对面开会更让人筋疲力尽。 我还听到人们谈论保持社交距离的感觉更像是在隔离室中。 人类是群居动物(甚至我们大多是内向的人),对许多人来说,这感觉就像是一种折磨。
尽管 COVID-19 的社会隔离对每个人来说都是新的, ORCID 从一开始就在虚拟办公室中运作。
公司成立于2010, ORCID 从未有过中央办公室、建筑物或其他物理共享空间。 我们是完全虚拟办公室的早期先驱之一。 我们为我们的邮寄地址使用虚拟办公室服务,我们选择(部分)是因为街道名称。 大约两年后,董事会不再询问员工我们何时会投资建设一座大楼。 他们看到完全有可能在没有组织的情况下运营一个组织。 我们可以从世界任何地方聘请最优秀的人,与他们居住的社区互动,并提供灵活性来创建工作日,使员工能够更轻松地管理他们的生活。 虚拟化增强了我们的弹性。
那么,我们该怎么做呢?
我们遵循敏捷的原则。 作为非营利组织,我们的使命、价值观和原则指导着我们的工作。 我们参与情景规划以建立核心战略,我们用它来制定年度目标。 我们拥抱同步性和异步性。 我们使用在线工具,这些工具在实现透明协作方面也非常出色。 我们彼此信任,无论何时何地,我们都能完成我们的工作。 我们非常关心我们的社区,我们知道我们必须向社区提出问题并公开分享我们的计划和进展。
当一个新人加入 ORCID 团队,我们发送了一台笔记本电脑,在我们所有的在线工具环境中设置它们,并审查我们的使命和目标。 从技术角度来看,大多数人都已准备好在不到一周的时间内开始工作。 Harder 正在加入工资单,因为每个地点都有自己的就业规定、税收、假期、养老金等。我们目前有 37 名员工在 15 个国家和几个美国州工作,每个州都有具体的就业规定。
如何选择工具? 基于我们需要完成的任务。 此处按活动和紧迫性细分。
想法和决定
我们使用同步会议来讨论想法并做出决策,包括内部(每周)和外部工作组(每月)和兴趣组(每季度)。 我们使用各种在线会议工具,包括 Zoom、Google Hangouts、Skype、Slack 和 GoToMeeting。 我们谨慎地制定明确的会议议程,并准备好与议程相关的材料。 我们记录笔记和行动项目,并监控进度。 同步会议很重要,但我们不能把所有时间都花在会议上。 我们需要时间对决定采取行动。
材料和代码
我们使用各种平台来为同步会议开发材料并跟进行动项目,包括 Google Docs 和 Github,我们通过内容管理和协作工具(包括 DropBox、Drupal 和 WordPress 以及 Figshare)对其进行了扩充。 为了完成这项工作,我们留出 2-4 小时的时间,而不是在会议或回复电子邮件中。 是思考而不是反应的时候了。 有些人喜欢以需要更长时间专注的工作开始新的一天,有些人喜欢以这种方式结束一天。 无论哪种方式,这段受保护的时间都可以实现规划所需的更深入的思考。
项目和进展
协作是基础价值 ORCID. 我们使用 Trello、Salesforce 和 Quickbooks 管理项目并跟踪我们的进度。 我们花时间定义和完善核心团队职责并阐明团队内部和团队之间的协议。 我们使用团队和项目 Trello 看板来组织我们的工作、明确时间表、共享任务以及@组织内部和组织内可以帮助完成项目的人员。 为了实现更细粒度和更快的通信,我们使用 Slack。 我们每周都会分享统计数据,并在今年推出分析工具,以更好地可视化进度和纵向趋势。
价值观和文化
每个团队的工作方式不同,我们允许在使用哪些工具以及如何部署这些工具方面具有敏捷性和创造力。 此外,我们有来自许多国家、文化和时区的人。 我们是多元化的,必须具有包容性。 帮助我们有效地合作需要的不仅仅是我们的 使命. 它需要信任和透明度。 随着我们的成长,我们花了更多时间探索我们的价值观。 我们最近推出了我们的 工作中的尊严 政策。 我们通过让每个团队每年实现一个价值来挖掘我们的价值观,员工年度绩效目标包括我们的工作如何支持我们的团队价值。 今年,团队正在制定章程以增加他们的核心职责。 我们这样做是因为我们的工作方式至少与我们的工作一样重要。
我们的协作工具箱
想法和决定 |
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签到、问题、升级 |
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项目规划、管理和报告 |
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内容管理 |
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硬件 |
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