背景
本隐私声明为您提供有关您的权利和我们的义务的必要信息,并解释如何、为什么和何时 ORCID, Inc (“ORCID”),处理您的个人信息(“个人信息”)。 处理的个人信息 ORCID (可能以纸质或电子格式或任何其他格式保存)受适用的国家和国际数据保护法规定的某些法律保障,包括欧盟的通用数据保护条例 (GDPR) 和英国数据保护2018 年法案。这些规定对如何 ORCID 可能会处理个人信息。 本通知应被视为对双方之间任何其他隐私协议的补充 ORCID 及其任何员工。
ORCID的数据处理活动
在其活动过程中, ORCID 将在就业环境中收集、存储和处理与您有关的个人信息,并且它承认正确合法地处理这些信息将保持对组织的信心,并将提供成功的业务运营。 ORCID 根据 GDPR 以控制者的身份处理您的个人信息。
我们收集的信息
ORCID 处理您的个人信息以履行其法律、法定和合同义务,并使 ORCID 在您的工作过程中雇用和培训您。 ORCID 不会从您那里收集任何不必要的个人信息,也不会以任何方式处理您的信息,除非在本通知中指定。
尤其是, ORCID 可能会收集和处理以下类别的个人信息:
- 身份证明和联系方式 (姓名、性别、出生日期、出生地、婚姻状况、电话号码、个人身份证号码、雇员号码、护照号码、电子邮件地址、永久和临时居住地址、邮寄地址、国籍、签证状态、亲密人士的紧急联系人、饮食偏好、社交媒体资料链接、语言、教育);
- 与员工的职位和工资信息相关的信息 (雇佣合同、雇佣修正、简历、面试记录、关于雇员工资的信息、税务和保险信息、与福利相关的信息、工作职位、部门、教育、就业收入、银行账户的数量和类型,包括银行机构)、出差信息、工作天数和时间、缺勤记录、绩效评估、培训证书和纪律相关信息。
ORCID 为了控制者的合法利益,进一步处理以下类别的个人信息,以保护其在经营业务时的财产:
- 有关员工在信息系统中活动的信息 用于检测和防止此类系统中未经授权的活动,以及
- 与日常业务和相关就业活动相关的信息 (照片、视频)。
以上信息是通过以下列出的方法收集的:
- 工作申请(硬拷贝或电子拷贝)
- 电子工作申请(通过在线表格提交)
- 简历/履历和任何其他申请材料
- 在工作论坛和招聘活动期间提供的信息
- 招聘机构转发的信息
- 员工直接提供的信息
- 绩效评估
- 培训和认证
- 来自我们和我们供应商的 IT 系统的使用信息
- 在我们的人力资源信息系统 (HRIS) 中的一般入职流程和所有相关表格和数据的提交。
注意,以上信息由 ORCID 以各种形式,包括亲自或通过电子邮件、传真、网站、社交媒体等方式交付的硬拷贝和电子形式。
我们如何使用您的个人数据
ORCID 非常重视您的隐私,绝不会在您不知情的情况下披露、共享或出售您的数据,除非法律要求这样做。 ORCID 仅在必要时并出于本通知中指定的目的保留您的数据。 处理个人信息的目的和原因如下:
处理目的 | 个人信息类型 | 加工基础 |
招聘/员工管理 管理劳动力:招聘管理工作评估员工的工作绩效开发和管理公司的组织结构管理员工和团队管理,出差人才管理和工作成长咨询培训管理和批准工作休假继任计划根据要求提供参考。 | 与员工的工作和教育经历相关的数据 识别数据 与员工职位相关的数据 薪资数据及相关财务数据 员工因病缺勤的通知 | 处理:在签订雇佣合同或雇员作为数据主体的其他合同之前采取的竞争前措施是必要的。 同时可能出于合法利益的目的 ORCID 或第三方的利益,在竞争性招标程序中对潜在候选人进行适当评估。 在招聘员工后,有必要履行员工作为数据主体参与的雇佣合同或其他合同。 |
处理目的 | 个人信息类型 | 加工基础 |
认证的益处 工资议程、员工福利和付款:工资、奖励和所有其他激励和福利符合法定社会保障和税收法规。 | 工作地址工作/教育经历身份数据相关员工职位工资数据和相关财务数据保险和赔偿信息社会保障系统信息 | 处理: • 为遵守适用的法律义务所必需 ORCID;和 • 同时可能有必要履行雇员作为数据主体的雇佣合同或其他合同。 |
紧急灾难 紧急情况下与员工及其联系人的沟通 | 员工身份数据 员工紧急联系人身份数据 与员工紧急情况相关的数据 | 处理是必要的,以在紧急情况下保护员工的切身利益(健康)。 |
法定义务 履行我们的法律义务,包括与工作健康和安全相关的就业和移民法、税法和法规所产生的义务 | 与员工职位相关的身份数据数据 工资数据和相关财务数据 保险和赔偿信息,社会保障系统健康数据信息 | 处理是必要的,以遵守适用于的法律义务 ORCID. |
处理目的 | 个人信息类型 | 加工基础 |
保护措施 检测或预防任何不当行为或违反 ORCID 规则,包括保护我们的知识产权、机密信息和其他有形和无形财产。 | 与员工在资产使用和公司系统上的职位信息相关的身份数据数据 | 为了合法利益的目的,处理是必要的 ORCID,对于保护公司资产的利益。 |
法律程序 出于与我们或我们集团公司之一有关的任何潜在和/或正在进行的诉讼或查询的目的,该公司的代表 | 与员工在资产使用和公司系统上的职位信息相关的身份数据数据 | 处理是必要的 ORCID主张的合法权益 ORCID对第三方的权利或针对第三方索赔的抗辩权 ORCID 在可能的诉讼中或进行辩护并满足行政调查的要求。 |
与第三方和第三方处理器共享数据
个人信息将由 ORCID 由委托方聘用的第三方手动和自动 ORCID 处理员工个人信息。 ORCID 可能会与需要执行这些处理活动的第三方共享您的个人信息。
个人数据接收者的当前列表可应人员运营经理的要求提供。
在欧盟以外转移个人信息
为了保持总部 ORCID 通知,本隐私声明中概述的所有类别的个人信息可能会转移到 ORCID的 HRIS,位于美国境内。
ORCID 采取商业上合理的措施来确认向欧盟以外传输的个人信息提供了足够的安全措施并防止未经授权的访问。 此外,在某种程度上, ORCID 使用任何第三方处理器(见上文), ORCID 将签订适当的标准合同条款或其他合同安排,以确保 GDPR 要求的适当保护。
保安措施
考虑到现有技术、实施成本和处理的性质、范围、背景和目的,以及自然人权利和自由的不同可能性和严重程度的风险, ORCID (及其任何附属公司)应就个人信息实施适当的技术和组织措施,以确保与该风险相适应的安全级别。
我们维护您的数据的时间(即处理和数据保留的持续时间)
ORCID 不会保留您的个人信息超过收集目的所需的时间。 ORCID 将在双方雇佣关系期间处理员工的个人信息 ORCID 以及雇员,以及自雇佣关系终止之日起六 (6) 年,除非根据任何法律义务需要将个人信息保留更长的时间。 如有必要,可能会进一步处理员工的个人信息和文件,以确定、行使或辩护 ORCID的合法索赔或法律要求的期限。
您的权利
根据各种数据隐私法规,员工(作为数据主体)对由 ORCID.
访问权
员工有权访问其处理的个人数据 ORCID. 具体而言,您有权访问任何个人信息 ORCID 处理有关您的信息并请求有关以下方面的信息:
- 我们持有关于您的哪些个人数据;
- 处理的目的;
- 有关个人资料的类别;
- 已/将向其披露个人数据的接收者;
- 多久 ORCID 打算存储您的个人数据; 和
- 如果我们没有直接从您那里收集数据,有关来源的信息。
您有权从 ORCID 提供给您的与您有关的个人数据 ORCID 由你。 ORCID 应您的要求,以结构化、常用和机器可读的格式向您提供数据,而不会无故拖延。 此权利不适用于未自动处理的个人信息。
此外,除了访问个人数据的权利外,您还有权更正或删除,或限制处理,以及反对处理此类数据的权利。
整改权
如果你相信 ORCID 持有关于您的任何不完整或不准确的数据,您有权要求 ORCID 更正和/或完成信息和 ORCID 将努力尽快这样做,除非有正当理由不这样做,届时您将收到通知。
擦除(删除)、限制或反对的权利
您还有权要求删除您的个人数据或限制处理(在适用的情况下) 根据数据保护法; 以及反对任何直接营销 ORCID.
其他权利
在适用的情况下,您有权对您的信息进行数据移植,并有权了解任何自动决策 ORCID 可以使用。
数据主体请求
为了根据本隐私声明和适用的数据保护法行使您的权利,您可以发送电子邮件至 ORCID的人事运营经理。
If ORCID 收到您要求行使上述任何权利的请求, ORCID 在根据请求采取行动之前,可能会要求您验证您的身份; 这是为了确保您的数据受到保护并保持安全。
数据主体投诉
您有权就上述任何权利向监管机构提出投诉。 监管机构负责确保遵守适用的数据保护法律。 要查找您的欧盟监管机构的联系信息,请访问欧盟委员会的网站,可在此处找到: https://edps.europa.eu/data-protection_en.
不提供您的数据的后果
您没有义务将您的个人信息提供给 ORCID. 但是,由于需要这些信息 ORCID 雇用你, ORCID 如果不提供某些个人信息,则可能无法提供工作机会或雇用您。
确保您的个人信息安全
ORCID 使用商业上合理的安全措施来防止个人信息意外丢失或以未经授权的方式使用或访问。 我们将您的个人信息的访问权限限制为真正有业务需要的人。 处理您的个人信息的人员将仅以授权方式进行处理,并承担保密义务。 我们还制定了程序来处理任何可疑的数据安全漏洞。 在法律要求我们这样做的情况下,我们将向您和任何适用的监管机构通知可疑的数据安全漏洞。
隐私联系信息
ORCID 已任命/指定负责数据保护的数据保护官/指定人员:
姓名:威尔·辛普森
职位:技术总监
电子邮件:w.simpson@orcid。ORG
地址: ORCID Inc., 10411 Motor City Drive, Suite 750, Bethesda MD 20817, 美国
更改
本隐私声明于 20 年 2021 月 20 日发布,最后更新于 2021 年 XNUMX 月 XNUMX 日。我们可能会不时更改本隐私声明,届时我们将通过电子邮件通知您。