如中所述 会员门户组织管理指南 , 在您可以将隶属关系数据添加到研究人员的 ORCID 记录,您的研究人员首先需要通过单击成员门户生成的自定义链接来授予您的组织编辑其记录的权限。
尽管成员门户会生成权限链接,但您的组织必须通过电子邮件将其发送给您的研究人员。 使用贵组织的品牌从贵组织的电子邮件域(理想情况下)发送这些电子邮件具有以下优势:
- 成功发送和打开电子邮件的可能性增加
- 降低研究人员将电子邮件视为潜在垃圾邮件或网络钓鱼企图的可能性
- 能够根据组织的需求和政策完全自定义消息和设计
许可电子邮件内容指南
其他要求
- 消息目的的简要说明
- 由成员门户生成的权限链接,为每个研究人员定制(由 从会员门户下载的 CSV)
- 授予权限所需的步骤
- 简要说明授予权限后会发生什么
- 您组织内的联系人,以获得有关您的帮助或问题的 ORCID
- 链接到有关的其他信息 ORCID
- 隐私政策声明/链接,说明贵组织的隐私政策适用于上传到会员门户的附属数据。 ORCID的隐私权政策 仅在添加到数据后才适用于数据 ORCID 注册表。 在这种情况下 ORCID 会员门户, ORCID 是数据处理者; 您的组织被视为数据控制者。
- 贵组织的批量电子邮件策略要求的任何其他文本或链接
首推最高性价比
- 您组织的品牌(例如,在消息页眉/页脚中)
- 用研究人员的名字定制的问候语
- 机构支持声明 ORCID
- 指向有关您组织的其他信息的链接 ORCID 倡议
发送许可邮件
通过您组织的批量电子邮件工具(推荐)
许多组织提供用于批量发送电子邮件的工具/服务。 请酌情与您组织的通信、营销和/或 IT 团队联系,以确定可用的工具以及这些工具的使用政策。
在评估可用工具时,请记住该工具必须支持导入和动态插入成员门户生成的权限链接。
通过组织电子邮件帐户
如果您的组织不提供批量电子邮件工具,您可以使用常规的组织电子邮件帐户。 请注意,某些电子邮件服务会限制您可以从您的帐户发送的邮件数量。
但是,使用流行的企业电子邮件服务发送批量电子邮件的一般文档如下, ORCID 不提供使用这些服务的支持。 请查阅您组织的文档和/或 IT 团队以获取有关发送批量电子邮件的指导。
Outlook
邮件与 Microsoft Word 合并 (需要启用 MAPI 支持)
Gmail 不支持开箱即用的“邮件合并”功能,但是,GSuite Marketplace 提供了多个附加组件,包括 另一个邮件合并
Gmail的
示例消息文本
请参阅下面我们推荐的电子邮件模板或在 Google 文档中查看 此处. 将您希望研究人员执行的操作(单击链接并授予权限)保留在电子邮件的顶部非常重要。 将更多信息放在页面下方,以最大限度地提高他们在电子邮件中跟进的机会,而不会被信息淹没。