利物浦大学成立于1881年,是位于英国利物浦的一所著名的研究密集型机构。该大学以其对学术卓越的承诺而闻名,提供各种本科和研究生课程。凭借丰富的历史、充满活力的校园生活和全球视野,它促进了创新和学术成就。它拥有由 27,000 多名学生组成的多元化全球社区,拥有 4,000 多名员工,其中包括致力于提供支持性学习环境的学术和非学术专业人员。
利物浦大学成为 ORCID 于 2015 年 XNUMX 月成为 Jisc 领导的英国联盟的成员。该大学增加了 Affiliation Manager 向研究人员提供准确的从属关系数据 ORCID 记录。与任何 ORCID 作为成员组织,利物浦大学处于独特的地位,可以将有关其研究人员隶属关系的经过验证的信息添加到其 ORCID 记录。通过这样做,我们的成员作为一个由经过验证的数据贡献者组成的分布式全球社区共同努力,以提高整个学术记录的可信度和完整性。
我们最近有机会采访了利物浦大学研究出版指标官员 Mareike Wehner,了解他们如何利用现有的 ORCID 研究人员采用并使用 Affiliation Manager— 一种不需要技术技能的集成工具,专门用于 财团成员——确保他们的归属正确,并且他们的研究得到适当的认可和可见。他们的集成是组织如何使用最近的一个很好的例子 持久标识符 (PID)以补充的方式,在他们的情况下,使用 ROR,研究组织注册标识符,有助于消除隶属关系的歧义。
您能描述一下您要添加到的从属关系类型吗? ORCID 注册表使用 Affiliation Manager?
在利物浦大学,我们知道许多参与研究的教职员工和研究生 (PGR) 学生已经报名参加 ORCID ID。现阶段我们并不真正知道我们不知道什么。例如,可能有一些研究人员可能意外地没有正确隶属于利物浦大学,因此没有出现在某些报告中。
推出的目的是 Affiliation Manager 是为了确保确实拥有 ORCID iD 正确地隶属于我们的机构——既是为了将来运行报告的简便性和准确性,也是为了鼓励那些尚未拥有报告的人 ORCID iD 注册。在实际推送中,我们加入了ROR信息来帮助进行从属归因。
将来,我们希望利用其他集成。 ORCID 暗示能够包含已授予访问权限的研究人员的出版物,这将与我们的 CRIS(当前研究信息系统)很好地结合起来。这需要我们进一步探索;索取我们机构的简介是我们的最初目标。
您为什么决定使用 Affiliation Manager? 您的用例是什么?
ORCID 作为一个免费的非营利组织,注册 iD 非常简单,事实上资助者和出版商不仅推荐而且有时需要经过验证 ORCID 他们系统中的 iD 让我们想要更多地与它作为一个机构进行互动。有一个案例特别引发了这场争论:利物浦的一位研究人员发表了一篇论文,但由于他们在另一家机构的荣誉职位(并表示该机构使用 Affiliation Manager 声称他们的帐户)特定出版物仅列在其他机构的隶属关系下,而不是利物浦。需要明确的是:我们并不打算来回推动研究人员,而是希望出版物能够正确归属,同时让研究人员自行决定是否授予许可。如果不出意外的话,这对每个有能力的人来说都是一个很好的提示 ORCID 配置文件以检查其当前设置。
受此案例的启发,能够找到并获取已经存在但目前由于隶属关系错误归属而丢失的数据的可能性是一个很大的动机。我们决定不仅包括研究人员和教研人员,还包括 PGR 学生,因为他们也参与研究。养成使用配置文件的习惯,例如 ORCID 从一开始也只会有助于减轻行政负担。对于未来的推动,我们的目标是调查其他类型的合约。
准确的数据显然在战略规划中发挥着关键作用,并确保机构了解我们从事研究的员工和学生的辉煌成就。这 Affiliation Manager,以及它的通知(或者我们称之为“加入邀请”),似乎是一个足够简单的工具,可以在这种认可和意识方面迈出一大步,因为 ORCID的支持和可用资源,以及发送通知本身的简单过程,我们通过 ORCID 系统而不是通过邮件合并手动。
数据收集过程是怎样的? 你们内部是如何协调的? 您的数据源是什么?
该项目由图书馆开放研究团队内的一个小团队领导,接触其他利益相关者,如营销、战略规划/商业智能、人力资源,当然还有需要时的研究人员。一个小型核心团队可以轻松协调不同的步骤,从收集初始数据到沟通策略,再到外展和最终推动。
在利物浦人力资源团队的帮助下,收集了所有研究人员、教学和研究人员以及 PGR 学生的名单(仅 7,000 多名联系人)。该电子表格还包含了列出的信息 Affiliation Manager 产品指南 从一开始就拥有尽可能完整的数据集。这是人力资源团队能够提供的。
我们发现通知的电子邮件地址不必与实际发送的电子邮件地址相同非常有用。 ORCID 配置文件可能已经设置完毕。获取这些信息几乎是不可能的,但创建所有相关员工/学生的列表却很简单。
您在使用该工具时遇到过任何挑战吗? 你是如何克服它们的?
Affiliation Manager 它本身有一个非常简单的界面,只有几个按钮,这意味着出错的可能性很小。出现的唯一问题是在测试中以及在最初的完整上传中,当时 CSV 未被按原样接受,并在“消除歧义的组织标识符”(例如 ROR)字段中抛出错误。这 ORCID 团队非常乐于助人并及时修复了它,因为我们无法识别我们这边的错误。
不知何故,从 Microsoft Excel 保存到 csv 时会创建一个空白行或列,因此应该提前测试这一点,以避免在预定日期出现问题(请参阅下面的进一步建议)。我们非常赞赏 ORCID 团队的即时帮助!
与研究人员沟通时什么有效? 您获得了哪些见解或吸取了哪些教训?
对于传播策略,我们选择了多管齐下的方法:
- 全体员工通讯
- 全员内网新闻报道
- 学院/部门通讯
- 图书馆通讯
- 图书馆博客文章
- 社交媒体
- 校园数字屏幕
- 专门介绍研究人员简介的网页
- 直接向所有受影响的员工/学生发送电子邮件,让他们了解通知
除了校园内的数字屏幕和研究人员简介网页之外的所有通信都直接且仅与附属项目相关。当然,对于那些不熟悉的人来说,其中包括关于内容和原因的简短评论 ORCID。然而,屏幕上显示了一张图表,鼓励任何参与研究的人报名参加 ORCID iD 首先,而网页进入 有关研究人员简介的更多详细信息 一般来说(不仅仅是 ORCID ID)。后者是一个很好的资源,可以指导参与研究的教职员工和学生以及管理人员,以便更好地了解其中的联系。沟通策略的这一部分在长期计划中发挥着作用,使研究人员意识到 ORCID 如果他们还没有,那么它不仅会出现在他们的入职培训中,而且会出现在他们在利物浦的整个时间里。目标是确保研究人员熟悉 ORCID 以及其他研究人员的资料,并可以充分利用它们的潜力。
主要的经验教训是与尽可能多的来自不同部门的人交谈。感谢这些同事,一路上将项目添加到沟通策略中,并提供了新的路线和可能性(例如校园内的数字屏幕)。所提供的参与和帮助值得赞扬。
您打算如何继续使用该工具? 您计划定期更新吗?
是的。我们的计划是每三个月收到更新的 HR 列表,并将新的 CSV 上传到 Affiliation Manager。然后,通知将发送给之前推送的待处理联系人,以及列表中提供的新员工和学生。
您有什么建议想与计划使用该工具的其他成员分享吗?
事实证明,在开始沟通之前确保一切都井然有序是成功的。这意味着一旦我们知道一切准备就绪,我们就可以自信地设定日期并进行沟通,并迅速采取行动。
上传测试文件也很有用。这样,我们就可以只需要团队中的一名成员接收通知来完成确切的流程,以准确地了解界面的外观以及从用户的角度来看它将如何变化,而且还可以在 Affiliation Manager,以及报告会是什么样子。这些报告对于跟踪情况非常有价值 ORCID 正在内部采用。
由于我们选择通过该工具发送通知而不是进行邮件合并,因此我们认为在推送前一天发送电子邮件以“预警”教职员工和学生会很有用。该域名事先被标记为本地,但它让我们有机会声明即将发送的电子邮件中的链接可以安全点击、预期会发生什么以及授予权限会带来什么好处。虽然这意味着处理退回邮件和外出通知,但它实际上帮助更新了许多电子邮件地址,其中外出通知建议使用其他电子邮件会更合适。如果资源可用,值得考虑将此作为额外步骤。
关于您的经历,您想分享的一个重要收获是什么?
关键要点是 Affiliation Manager 该项目不仅对于与更多已经拥有研究成果的研究人员建立联系的直接结果有用 ORCID iD,它还引发了现有团队和项目内的许多对话和联系,从而提高了对研究人员概况的总体认识。
我们希望这种火花能够转化为更多的接触机会,让研究人员和学生在整个职业生涯中(在许多情况下,从一开始)就了解研究人员档案的好处和应用。从长远来看,持续且方便地提供知识,以及引入可提供帮助的联系人,有望使我们更接近减轻教职员工和学生的行政负担的目标。
贡献者
马雷克·韦纳
Mareike Wehner(她/她)是英国利物浦大学图书馆、博物馆和画廊的研究出版物指标官员。她的职责重点是全校范围内的举措,旨在提高人们对负责任地使用指标的认识,以及研究人员档案如何帮助参与研究的教职员工和学生保持他们的研究活动井井有条。此前,她在学术出版部门从事数字产品管理工作。