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Nous sommes donc ici assis, à la maison, à nous parler via le système de conférence Web que vous préférez, à essayer de cogérer les enfants et/ou les animaux domestiques et/ou la bande passante. Mes adolescents me disent que leur génération s'appelle maintenant la Zoomeurs. J'ai vu des commentaires sur un certain nombre de plateformes de médias sociaux sur le fait d'être tout le temps en réunion et sur le fait que c'est plus épuisant que d'aller au bureau et de se rencontrer face à face. J'entends aussi des gens parler de distanciation sociale en se sentant plus comme dans une chambre d'isolement. Les humains sont des animaux sociaux (même nous, principalement des introvertis), et pour beaucoup, cela ressemble à de la torture.
Bien que l'aspect d'isolement social de COVID-19 soit nouveau pour tout le monde, ORCID a fonctionné dans un bureau virtuel depuis nos débuts.
Fondée en 2010, ORCID n'a jamais eu de bureau central, d'immeuble ou d'autre espace physique partagé. Nous avons été l'un des premiers pionniers d'un bureau entièrement virtuel. Nous utilisons un service de bureau virtuel pour notre adresse postale, que nous avons choisi (en partie) à cause du nom de la rue. Après environ deux ans, le Conseil a cessé de demander au personnel quand nous investirions dans un immeuble. Ils ont vu qu'il était tout à fait possible de diriger une organisation sans. Nous pouvons embaucher les meilleures personnes de n'importe où dans le monde, collaborer avec les communautés où elles vivent et offrir la flexibilité nécessaire pour créer une journée de travail qui permet au personnel de gérer sa vie plus facilement. Être virtuel améliore notre résilience.
Alors comment le fait-on?
Nous vivons selon les principes de l'agilité. En tant qu'organisme à but non lucratif, notre mission, nos valeurs et nos principes guident notre travail. Nous nous sommes engagés dans la planification de scénarios pour établir des stratégies de base, que nous utilisons pour établir des objectifs annuels. Nous embrassons la synchronicité et l'asynchronicité. Nous utilisons des outils en ligne qui sont également spectaculaires pour permettre une collaboration transparente. Nous nous faisons confiance pour faire notre travail quand et où que nous soyons. Nous nous soucions profondément de notre communauté, et nous savons que nous devons poser des questions et partager nos plans et progresser ouvertement avec la communauté.
Lorsqu'une nouvelle personne rejoint le ORCID équipe, nous envoyons un ordinateur portable, les installons dans tous nos environnements d'outils en ligne et passons en revue notre mission et nos objectifs. La plupart des gens sont prêts, d'un point de vue technologique, en moins d'une semaine. Il est plus difficile d'intégrer la paie, car chaque site a ses propres réglementations en matière d'emploi, taxes, jours de vacances, retraite, etc. Nous avons actuellement 37 employés travaillant dans 15 pays et plusieurs États américains qui ont chacun des réglementations spécifiques en matière d'emploi.
Comment choisir les outils ? En fonction de ce que nous devons accomplir. Ici, cela est décomposé par activité et urgence.
Idées et décisions
Nous utilisons des réunions synchrones pour discuter d'idées et prendre des décisions, à la fois en interne (hebdomadaire) et dans des groupes de travail externes (mensuels) et des groupes d'intérêt (trimestriels). Nous utilisons divers outils de réunion en ligne, notamment Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack et GoToMeeting. Nous prenons soin d'avoir un ordre du jour clair pour les réunions et d'avoir préparé des documents qui sont liés aux ordres du jour. Nous prenons des notes et des mesures à prendre, et nous surveillons les progrès. Les réunions synchrones sont essentielles mais nous ne pouvons pas passer tout notre temps en réunion. Nous avons besoin de temps pour agir sur les décisions.
Matériaux et code
Nous utilisons une variété de plates-formes pour développer du matériel pour les réunions synchrones et le suivi des éléments d'action, y compris Google Docs et Github, que nous augmentons avec des outils de gestion de contenu et de collaboration tels que DropBox, Drupal et WordPress, et Figshare. Pour faire ce travail, nous réservons des blocs de 2 à 4 heures sans réunion ni réponse aux e-mails. Il est temps de réfléchir plutôt que de réagir. Certaines personnes aiment commencer la journée par un travail qui demande une plus longue concentration, d'autres aiment terminer la journée de cette façon. Quoi qu'il en soit, ce temps protégé permet la réflexion plus approfondie que nécessite la planification.
Projets et progrès
La collaboration est une valeur fondamentale de ORCID. Nous gérons des projets et suivons nos progrès à l'aide de Trello, Salesforce et Quickbooks. Nous passons du temps à définir et à affiner les principales responsabilités de l'équipe et à articuler des accords au sein et entre les équipes. Nous utilisons des tableaux Trello d'équipe et de projet pour organiser notre travail, rendre les délais explicites, partager des tâches et @ personnes au sein et à travers l'organisation qui peuvent aider à réaliser des projets. Pour une communication plus précise et plus rapide, nous utilisons Slack. Nous partageons des statistiques chaque semaine et déployons cette année un outil d'analyse pour mieux visualiser les progrès et les tendances longitudinales.
Valeurs et Culture
Chaque équipe travaille différemment, et nous permettons l'agilité et la créativité dans les outils utilisés et la manière dont ils sont déployés. De plus, nous avons des personnes de nombreux pays, cultures et fuseaux horaires. Nous sommes divers et devons être inclusifs. Pour nous aider à travailler ensemble efficacement, il faut plus que notre mission. Cela demande de la confiance et de la transparence. En grandissant, nous avons passé plus de temps à explorer nos valeurs. Nous avons récemment déployé notre Dignité au travail politique. Nous creusons dans nos valeurs en faisant vivre une valeur à chaque équipe chaque année, et les objectifs de performance annuels du personnel incluent la manière dont notre travail soutient la valeur de notre équipe. Cette année, les équipes développent des chartes pour augmenter leurs responsabilités principales. Nous le faisons parce que la façon dont nous travaillons est au moins aussi importante dans ce sur quoi nous travaillons.
Notre boîte à outils collaborative
Idées et décisions |
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Enregistrement, questions, escalades |
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Planification, gestion et rapports de projet |
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Gestion de contenu |
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Matériel |
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