Comité d'audit et des risques

Objectif

Le comité d'audit et des risques veille à la bonne revue des ORCIDde l'audit financier externe ainsi que du processus de gestion des risques de l'organisation, y compris la surveillance de l'environnement de contrôle interne et la supervision de la politique de dénonciation et du code d'éthique. 

Rapports

Le comité d'audit et des risques rapporte directement au ORCID Conseil d'administration, en fournissant un rapport succinct de ses discussions, y compris les opinions dissidentes et les recommandations qu'il juge appropriées.

Rôles et responsabilités du comité

Le comité d'audit et des risques est un comité permanent du conseil d'administration, chargé d'exercer les fonctions suivantes :

Audit financier annuel

• Recommander au Conseil la nomination et le remplacement de l'auditeur indépendant
• Élaborer et revoir périodiquement les politiques liées à l'audit et disposer d'un processus régulier pour déterminer s'il reçoit des services d'audit de qualité à un prix équitable sur la base des politiques et réglementations établies
• Rencontrer le cabinet d'audit en session exécutive au moins une fois par an pour examiner les états financiers audités, recevoir les commentaires de l'auditeur sur la comptabilité, la tenue de livres et les procédures connexes
• Traiter tous les problèmes identifiés lors de l'audit annuel, par exemple, ceux soulevés dans la lettre de communication d'audit, le projet de rapport et toute lettre de gestion des auditeurs
• Solliciter du cabinet d'audit des observations sur les compétences, les qualifications et les performances du personnel liées aux fonctions auditées
• Examiner la performance des auditeurs, en garantissant une indépendance continue
• Examiner les plans d'audit pour l'année à venir et discuter avec le cabinet d'audit externe et le ou les auditeurs internes (le cas échéant)
• Examiner avec la direction, les auditeurs internes (le cas échéant) et l'auditeur externe, le processus de contrôle financier interne.
• Examiner l'opinion de l'auditeur indépendant sur les états financiers préparés par la direction et aviser le président du conseil, le trésorier et le directeur général si l'opinion et les états financiers méritent leur approbation.
• Superviser la préparation et réviser le formulaire IRS 990 chaque année, avant l'approbation par le président du conseil d'administration, le trésorier et le directeur exécutif et la soumission par le trésorier
• Superviser la préparation, la soumission et l'examen de tout autre dépôt ou rapport financier annuel fédéral ou étatique 
• Revoir la présentation des informations financières dans le rapport annuel avant impression

Gestion risques

• Examiner et assurer une surveillance générale de ORCIDles processus de gestion et d'atténuation des risques de
• Révisez régulièrement ORCIDregistre des risques du pour s'assurer que tous les risques importants ont été identifiés, que les scores d'impact et de probabilité ont été appliqués de manière appropriée et que les mesures d'atténuation, tant celles déjà mises en œuvre que celles proposées, sont adéquates et proportionnées
• Surveiller régulièrement les progrès par rapport au plan d'atténuation des risques convenu
• Faire rapport et recommander d'accepter ou non le registre des risques au Conseil au moins une fois par an 

Surveillance 

• Signaler rapidement au conseil toute irrégularité découverte dans les pratiques et procédures de la Société et recommander au conseil des améliorations (le cas échéant)
• Supervise le code de déontologie et les politiques de dénonciation 

Constitution du comité

• Le conseil nomme le comité d'audit et des risques. 
• Le comité est composé de trois à cinq personnes, majoritaires et dont au moins trois doivent être membres du conseil d'administration.
• Les membres du Comité qui ne sont pas membres du Conseil participent avec voix consultative et sans droit de vote
• Le comité est présidé par un membre du conseil qui est nommé par le président du conseil sur recommandation du conseil.
• Le comité comprendra des membres possédant une expertise de base en gestion financière; le comité souhaitera peut-être consulter des experts indépendants sur des sujets particuliers.
• Les membres du ou des comités des finances et des investissements (le cas échéant) ne peuvent pas siéger à ce comité.
• La ORCID Le directeur exécutif et le trésorier ne peuvent pas siéger au comité pour assurer une indépendance et un contrôle appropriés. 
• Aucun membre du personnel rémunéré ne peut siéger au comité, mais il peut assister aux réunions à l'invitation du président du comité pour soutenir le fonctionnement du comité, présenter des sujets à l'étude et répondre aux questions.
• Les membres du comité ne recevront aucun honoraire de consultation, de conseil ou autre de la part de la Société. 
• Tous les membres du comité, autres que le président, peuvent remplir deux mandats consécutifs de 3 ans. Le président est nommé chaque année. Il n'y a pas de limite au nombre de mandats consécutifs d'un an que le président peut servir.

Réunions et quorum

Le comité d'audit et des risques se réunit autant que nécessaire pour s'acquitter de ses responsabilités, mais se réunira au moins trois fois par an : 

• Une fois pour examiner le plan d'audit, 
• Une fois pour examiner les états financiers audités, le formulaire IRS 990 et les documents connexes, et pour approuver la mission d'audit et toute enquête spéciale liée à la fraude, aux irrégularités financières et aux défaillances du contrôle interne, et
• Une fois pour examiner le registre des risques

Les réunions peuvent se dérouler en personne, par téléphone ou par vidéoconférence. Un quorum sera constitué de la majorité des membres votants du Comité, et un vote de la majorité des membres votants sera requis pour approuver une question. Alternativement, une question peut être approuvée par consentement écrit unanime des membres votants sans réunion. Le Comité dressera un procès-verbal de ses réunions et rendra compte au Conseil, lors de la prochaine réunion du Conseil, des actions et décisions prises. 

Approuvé par ORCID conseil d'administration de le 26 mars 2013 et modifié le 17 novembre 2021.

Membres du comité d'audit et des risques

2023: 2023: Paul Gemmill (président du comité), Nicolas Fressengeas, Steve Pinchotti, Marlon Domingus (externe), Ryan Ko (externe)

2022: Katharina Ruckstuhl (président du comité), Paul Gemmill, Katherine McNeil

2021: Katharina Ruckstuhl (président du comité), Paul Gemmill, Yuko Harayama, André Cormack (membre externe sans droit de vote)

2020: Siméon Warner (chaise), Karin Wulf, Katharina Ruckstuhl, André Cormack (externe)

2019: Chris Shillum (chaise), André Cormack, Lisa Hart, Siméon Warner 

2018: Chris Shillum (président) Lisa Hart, Alison Mitchell et Siméon Warner

2017: Patricia Brenan (président), Lisa Hart, Bernie Rous et Chris Shillum

2016: Patricia Brenan (président), Lisa Hart, Chris Shillum, et Thom Hickey

2015: Véronique Kiermer (président, janvier-novembre), Patricia Brenan (président nov-déc), Lisa Hart, Chris Shillum, et Thom Hickey (nov.-déc.)

2014: Siméon Warner (chaise), Hideaki Takeda, Véronique Kiermer

2013: Craig van Dyck (chaise), Hideaki Takeda, Siméon Warner