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Comité d'audit et des risques

Objectif

Le comité d’audit et des risques (le « comité ») supervise l’examen approprié des ORCIDl'audit financier externe de ainsi que le processus de gestion des risques de l'organisation, y compris la surveillance de l'environnement de contrôle interne et la supervision de la politique de dénonciation.

Type de comité

Le Comité d’Audit et des Risques est un Comité permanent du ORCID Conseil d’administration (le « Conseil ») et a le pouvoir délégué de prendre des décisions au nom du Conseil.

Reporting

Le Comité rend compte directement au Conseil et fournit un rapport sommaire de ses discussions, y compris les opinions dissidentes et les recommandations qu'il juge appropriées. Le Comité tiendra un procès-verbal de ses réunions et fera rapport au Conseil, lors de la prochaine réunion du Conseil, des actions et décisions prises.

Rôles et responsabilités du comité

Le Comité d’Audit et des Risques est chargé d’exercer les fonctions suivantes :

Audit financier annuel et formulaire 990

  • Recommander au Conseil la nomination et le remplacement de l'auditeur indépendant
  • Élaborer et examiner périodiquement les politiques liées à l'audit et mettre en place un processus régulier pour déterminer s'il reçoit des services d'audit de qualité à un prix équitable, sur la base des politiques et réglementations établies.
  • Rencontrer le cabinet d'audit en séance exécutive au moins une fois par an pour examiner les états financiers audités et recevoir les commentaires de l'auditeur sur ORCIDla comptabilité, la tenue des livres et les procédures connexes
  • Traiter tous les problèmes identifiés lors de l'audit annuel, par exemple, ceux soulevés dans la lettre de communication d'audit, le projet de rapport et toute lettre de gestion des auditeurs
  • Solliciter du cabinet d'audit des observations sur les compétences, les qualifications et les performances du personnel liées aux fonctions auditées
  • Examiner la performance des auditeurs, en garantissant une indépendance continue
  • Examiner les plans d'audit pour l'année à venir et discuter avec le cabinet d'audit externe et le(s) auditeur(s) interne(s) (le cas échéant)
  • Examiner avec la direction, les auditeurs internes (le cas échéant) et l'auditeur externe, le processus de contrôle financier interne
  • Examiner l'opinion de l'auditeur indépendant sur les états financiers préparés par la direction et indiquer au président du conseil, au trésorier et au directeur général si l'opinion et les états financiers méritent leur approbation.
  • Examiner le formulaire 990 de l'IRS des États-Unis chaque année, avant son approbation par le président du conseil d'administration, le trésorier et le directeur exécutif et sa soumission par le trésorier.
  • Superviser la préparation, la soumission et l'examen de tout autre dépôt ou rapport financier annuel fédéral ou étatique 
  • Examiner la présentation de l’information financière dans le rapport annuel avant publication

Gestion des risques

  • Examiner et assurer une surveillance générale de ORCIDles processus de gestion et d'atténuation des risques de
  • Révisez régulièrement ORCIDregistre des risques du pour s'assurer que tous les risques importants ont été identifiés, que les scores d'impact et de probabilité ont été appliqués de manière appropriée et que les mesures d'atténuation, tant celles déjà mises en œuvre que celles proposées, sont adéquates et proportionnées
  • Surveiller régulièrement les progrès par rapport au plan d'atténuation des risques convenu
  • Faire rapport et recommander d'accepter ou non le registre des risques au Conseil au moins une fois par an 

Surveillance 

  • Signaler sans délai au Conseil toute irrégularité découverte dans ORCIDet recommander au Conseil des améliorations (le cas échéant)
  • Superviser la politique de dénonciation 

Ressources

Le Comité peut retenir les services de tout avocat indépendant, comptable indépendant ou autre professionnel qu'il juge approprié pour l'aider dans ses activités, y compris les enquêtes.

Le Comité est soutenu par un ou plusieurs ORCID agents de liaison du personnel sélectionnés par le directeur exécutif, qui sont responsables de la planification des réunions, de l'élaboration des ordres du jour des réunions et des rapports sommaires du conseil d'administration avec le président du comité, de la création et de la distribution des documents de réunion et de la rédaction des procès-verbaux des réunions, mais qui ne sont pas membres votants du comité.

Nomination, rôle et responsabilités du président

  • Le président du comité d'audit et des risques est nommé par le conseil sur recommandation du président du conseil.
  • Le président du comité est nommé chaque année pour un mandat d'un an. Il n’y a aucune limite au nombre de mandats consécutifs d’un an que le président peut exercer. Un service pendant au moins deux ans serait idéal.
  • Le président du comité est chargé d'identifier et de proposer des membres externes du comité au président du conseil pour approbation par l'ensemble du conseil.
  • Le président du comité sert de principal intermédiaire entre le comité et le conseil, travaille avec le personnel de liaison pour planifier et établir un ordre du jour pour chaque réunion du comité, et prépare et distribue des documents et des rapports aux membres du comité avant chaque réunion. 

Sélection et composition des membres du comité

En tant que comité permanent du conseil, le directeur et les membres non-administrateurs du comité sont nommés par un vote majoritaire de l'ensemble du conseil, et le conseil examine chaque année la composition et la charte du comité.

  • Le Comité est composé de trois à cinq personnes, en majorité et dont au moins trois doivent être des administrateurs du conseil d'administration. 
  • Le Conseil s'efforcera de combler tout poste vacant dès que possible, mais le Comité peut continuer d'agir tant qu'il y a des postes vacants.
  • Les membres du Comité qui ne sont pas membres du Conseil d'Administration participent avec voix consultative et sans droit de vote.
  • Le Comité comprendra des membres possédant une expertise de base en gestion financière ; le Comité souhaitera peut-être consulter des experts indépendants sur des sujets particuliers.
  • Les membres du ou des comités des finances et des investissements (le cas échéant) ne peuvent pas siéger au comité.
  • Votre ORCID Le directeur exécutif et le trésorier ne peuvent pas siéger au comité pour garantir une indépendance et un contrôle appropriés. 
  • Aucun membre du personnel rémunéré ne peut siéger au Comité ; cependant, ils peuvent assister aux réunions à l'invitation du président du comité pour soutenir le fonctionnement du comité, présenter des sujets à l'étude et répondre aux questions.
  • Les membres du comité ne recevront aucun frais de consultation, de conseil ou autre rémunération compensatoire de la part de ORCID, et chaque membre doit être libre de toute relation qui pourrait interférer avec son jugement indépendant. 
  • Tous les membres du Comité sont nommés chaque année pour un mandat d'un an.
  • Les membres du comité siègent au gré du conseil et peuvent être révoqués par vote du conseil. Tout membre qui est puis cesse d'être administrateur au cours de son mandat au sein du comité ne peut pas continuer à siéger au comité à moins d'être approuvé par le conseil (sous réserve des exigences de composition du comité au premier point). Si elle est approuvée par le Conseil, cette personne servira en tant que membre sans droit de vote. 
  • Tous les membres du comité devront signer ORCIDPolitique de Conflit d'Intérêts.

Réunions et quorum

Le comité d'audit et des risques se réunit autant que nécessaire pour s'acquitter de ses responsabilités, mais se réunira au moins trois fois par an : 

  • Une fois avec ORCIDles auditeurs indépendants de la Société pour examiner le rapport d'audit et recevoir les commentaires de l'auditeur sur la comptabilité, la tenue des livres et les pratiques et procédures connexes de la Société. Au cours de cette réunion, le comité d'audit et des risques rencontrera les auditeurs en séance exécutive (c'est-à-dire sans membres du personnel). 
  • Une fois pour examiner les états financiers audités, le formulaire IRS 990 et les documents connexes, et pour approuver la mission d'audit et toute enquête spéciale liée à la fraude, aux irrégularités financières et aux défaillances du contrôle interne, et
  • Une fois pour examiner le registre des risques.

Les avis de convocation seront donnés par le président du comité à tous les membres du comité. Les réunions peuvent avoir lieu en personne, par téléphone ou par vidéoconférence. Le quorum sera constitué de la majorité des membres votants du Comité, et un vote de la majorité des membres votants sera requis pour approuver une question. Alternativement, une question peut être approuvée par consentement écrit unanime des membres votants sans réunion. 

Les membres du comité sont chargés d'examiner les documents et d'apporter des contributions substantielles aux travaux du groupe.

Historique du comité

La charte a été approuvée par ORCID Conseil d'Administration de le 26 mars 2013 et modifié le 17 novembre 2021 et le 12 octobre 2023.

Composition du comité 

2024: Lori Schultz (président du comité), Steve Pinchotti, Michel Ullyot, Judi Zielke, Ryan Ko (membre externe), Marlon Domingus (membre externe)

2023: Paul Gemmill (président du comité), Nicolas Fressengeas, Steve Pinchotti, Marlon Domingus (membre externe), Ryan Ko (membre externe)

2022: Katharina Ruckstuhl (président du comité), Paul Gemmill, Katherine McNeil

2021: Katharina Ruckstuhl (président du comité), Paul Gemmill, Yuko Harayama, André Cormack (membre externe)

2020: Siméon Warner (président du comité), Karin Wulf, Katharina Ruckstuhl, André Cormack (membre externe)

2019: Chris Shillum (président du comité), André Cormack, Lisa Hart, Siméon Warner 

2018: Chris Shillum (Présidente du comité) Lisa Hart, Alison Mitchell et Siméon Warner

2017: Patricia Brenan (présidente du comité), Lisa Hart, Bernie Rouss et Chris Shillum

2016: Patricia Brenan (présidente du comité), Lisa Hart, Chris Shillum, et Thom Hickey

2015: Véronique Kiermer (Président du comité, janvier-novembre), Patricia Brenan (présidente du comité, novembre-décembre), Lisa Hart, Chris Shillum, et Thom Hickey (nov.-déc.)

2014: Siméon Warner (président du comité, Hideaki Takeda, Véronique Kiermer

2013: Craig van Dyck (président du comité), Hideaki Takeda, Siméon Warner