Nous avons récemment mis à jour ORCIDLa politique de confidentialité de S doit être simple à comprendre et facile à parcourir. Nous vous invitons à la lire ici.

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Politique de dénonciation

Arrière-plan

Comme indiqué dans notre Code de Conduite , ORCID s’engage à adopter une conduite honnête, éthique et légale, ainsi qu’à respecter les lois, règles et réglementations applicables. ORCID attend de tous ses employés et partenaires qu'ils fassent preuve d'honnêteté et d'intégrité dans l'exercice de leurs responsabilités et qu'ils agissent conformément à toutes les lois, réglementations et ORCID Stratégies. Cette politique de dénonciation permet aux individus de signaler les préoccupations couvertes par cette politique sans crainte de représailles et de traiter ces signalements de manière professionnelle et approfondie. 

Qui et quoi est couvert par cette politique

Dans le cadre de cette politique, ORCIDLes administrateurs, dirigeants, employés actuels, sous-traitants et bénévoles de sont tenus de signaler de bonne foi toute action ou action suspectée entreprise par ou au sein de ORCID qui est illégal, frauduleux ou en violation de toute loi applicable ORCID politique ou toute activité, politique ou pratique de ORCID que l'individu croit raisonnablement présenter un danger spécifique pour la santé ou la sécurité publique. Les anciens employés sont également encouragés à signaler toute préoccupation et seront protégés contre les représailles par ORCID. Les préoccupations peuvent inclure, sans s’y limiter :

  • violations des lois ou réglementations nationales, étatiques ou locales ;
  • actes répréhensibles financiers (y compris le contournement des contrôles internes ou la violation des ORCIDles politiques comptables de, en fournissant de fausses informations ou en retenant des informations importantes, ORCIDles auditeurs de, ou en fournissant des informations fausses ou trompeuses sur ORCIDles déclarations de revenus de ; ainsi que le blanchiment d'argent, l'évasion fiscale ou d'autres délits financiers) ;
  • paiement de services non rendus ou de biens non livrés ; vol; détournement de fonds; corruption officielle ou commerciale ou trafic d'influence ; pots-de-vin ou utilisation de ORCIDla propriété, les ressources ou l'autorité de celui-ci à des fins personnelles ou autresORCID fins connexes ; et
  • détruire, modifier, dissimuler ou falsifier un document dans le cadre d'un litige, d'un dépôt réglementaire ou d'une enquête.

Cette politique n'est pas un moyen de signaler des problèmes liés au personnel, des violations des politiques de ressources humaines applicables, des problèmes avec des collègues ou des superviseurs, ni de signaler des problèmes liés à des allégations de discrimination sur le lieu de travail ou de harcèlement sexuel ou toute autre forme de harcèlement illégal, ce qui doit être traité conformément aux ORCIDles autres politiques applicables de.

Bonne foi

Les personnes qui signalent des préoccupations doivent faire preuve d’un bon jugement et croire raisonnablement et de bonne foi que les informations divulguées se rapportent à une conduite couverte par cette politique. Toute personne qui dépose intentionnellement un faux rapport peut être soumise à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'au licenciement ou à toute autre relation avec ORCID. 

Quand et comment signaler des préoccupations

Les individus doivent signaler leurs préoccupations dès que possible à leur superviseur (s'il s'agit d'un employé actuel) ou au directeur général. Les individus peuvent également signaler toute préoccupation directement au président du comité d’audit et des risques (le « président du comité ») et doivent toujours le faire si la préoccupation concerne le directeur général. Le président actuel du comité est inscrit sur ORCIDsite de. Toutes les personnes qui reçoivent des préoccupations en vertu de la présente politique doivent informer rapidement le directeur général (ou le président du comité si la préoccupation implique le directeur général) de ce rapport. Le directeur général informe le président du comité des préoccupations qui lui sont signalées. 

Les signalements de préoccupations peuvent également être effectués via notre ligne de signalement confidentielle, qui est activée sur un certain nombre de plateformes, notamment :

  • Site Web: https://report.syntrio.com/orcid
  • Application de reporting anonyme: Téléchargement des instructions détaillées de l'application ici. Remarque sur le mot-clé : orcid 
  • Téléphone sans frais:  
    • Numérotation directe en Amérique du Nord
      • États-Unis et Canada anglophones : 833-759-7400 
      • États-Unis et Canada hispanophones : 800-216-1288  
      • Canada francophone : 855-725-0002   
      • Mexique hispanophone : 800-681-5340  
    • AT&T USADirect pour accès mondial
      • Tous les autres pays : 800-603-2869 (vous devez d'abord composer le code d'accès du pays, cliquez sur ici pour les codes d'accès et les instructions de numérotation)
      • Codes d'accès internationaux
  • E-mail: [email protected] (doit inclure "ORCID» avec rapport)  
  • Fax : (215) 689-3885 (doit également inclure «ORCID avec rapport)  

Les rapports liés à cette politique rédigés via la ligne de signalement confidentielle seront transmis au président du comité, qui partagera ces rapports avec le directeur exécutif (à moins que le rapport ne concerne le directeur exécutif). Veuillez noter qu'il peut être plus difficile d'enquêter pleinement sur les signalements anonymes.  

Enquêtes

Pour chaque préoccupation signalée qui n’est pas soumise de manière anonyme, un accusé de réception sera fourni dans les sept jours à la personne déclarante. Le directeur exécutif évaluera rapidement chaque préoccupation sur une base préliminaire afin de déterminer dans quelle mesure une enquête plus approfondie est justifiée et rendra compte de ses conclusions au président du comité.

Si le directeur exécutif et le président du comité déterminent qu'une enquête plus approfondie est nécessaire, le directeur exécutif coordonnera toute enquête résultante de la manière que le directeur exécutif et le président du comité jugent appropriée (ou selon les directives du comité d'audit et des risques). Le directeur exécutif informe le comité d'audit et des risques des conclusions de l'enquête et prend les mesures correctives que le comité d'audit et des risques juge justifiées, y compris, mais sans s'y limiter, le recours à des experts externes pour mener une enquête interne et faire rapport aux forces de l'ordre ou à d'autres. les autorités. Ceux qui mènent l’enquête peuvent consulter toute personne et/ou conseiller professionnel à leur discrétion.

Toute personne faisant l'objet d'une préoccupation signalée ne peut être présente ou participer à aucune délibération, vote ou autre résolution de la question relative à la préoccupation. De plus, un employé actuel qui est également membre du Conseil ne peut participer aux délibérations ou aux votes du Conseil ou des comités concernant l’administration de cette politique. Rien dans cette politique ne doit interdire ORCID de demander à la personne faisant l’objet de la préoccupation de présenter des informations générales ou de répondre à des questions avant le début des délibérations, du vote ou de la résolution.

Si le directeur général fait l'objet du rapport, le président du comité assumera les responsabilités du directeur général en vertu de cette section.   

Si le président du comité fait l'objet du rapport, le président du conseil assumera les responsabilités du président du comité en vertu de cette section.  

Pas de représailles

ORCID ne prendra aucune mesure de représailles contre toute personne soumise à cette politique et qui signale un problème de bonne foi conformément à cette politique, fournit des informations ou participe à une enquête ou à la mise en œuvre de mesures correctives liées à un tel problème, ou s'oppose à ou refuse de participer à toute activité, politique ou pratique donnant lieu à de telles préoccupations. Les actes de représailles doivent être signalés immédiatement au directeur exécutif (ou au président du comité si les représailles impliquent le directeur exécutif). Toute personne qui exerce des représailles contre une personne ayant signalé une préoccupation conformément à cette politique et de bonne foi peut faire l'objet de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'au licenciement de son emploi ou de sa relation avec ORCID.

Les mesures de représailles comprennent, sans s'y limiter, (i) l'intimidation, le harcèlement et la discrimination, (ii) la prise de mesures défavorables en matière d'emploi, telles que le licenciement, la rétrogradation, la suspension, la menace ou toute autre manière d'affecter l'emploi actuel ou futur de toute personne soumise à cette politique, et (iii) contacter les autorités de l'immigration au sujet de, ou signaler le statut d'immigration, de toute personne soumise à cette politique ou des membres de sa famille ou de son foyer, ou menaçant de le faire.

Nonobstant toute disposition contraire de cette politique, cette politique ne modifie en aucun cas la relation entre ORCID et ses employés ou sous-traitants ou créer un contrat de travail. En outre, le droit de ne pas subir de représailles n'empêche pas ORCID de prendre des mesures disciplinaires liées à la performance ou à toute autre conduite. 

Confidentialité

ORCID prend au sérieux sa responsabilité de faire respecter cette politique et encourage donc toute personne signalant un problème à s'identifier pour faciliter ORCIDl'enquête. L'identité de la personne signalant une préoccupation restera confidentielle dans la mesure du possible, conformément à la nécessité de mener une enquête approfondie et complète et de coopérer avec les forces de l'ordre ou les autorités réglementaires, le cas échéant.

Distribution

Cette politique doit être distribuée à tous les administrateurs, dirigeants, employés actuels et entrepreneurs indépendants de ORCID, et aux bénévoles qui fournissent des services substantiels à ORCID.  ORCID peut choisir de satisfaire à cette exigence de distribution en publiant cette politique sur son site Web.

Dossiers et rapports au conseil d'administration

Les enregistrements relatifs à toute préoccupation signalée ainsi qu'à l'enquête et à la résolution de celle-ci doivent être conservés par ORCID pour une période de sept ans (ou tel que requis par ailleurs en vertu ORCIDpolitiques de conservation et d'élimination des dossiers en vigueur de temps à autre, le cas échéant). 

Au moins une fois par an, le directeur général veille à ce que le conseil d'administration reçoive un rapport identifiant toutes les préoccupations signalées au cours de l'année précédente et leur résolution. Si le directeur général fait l’objet d’une préoccupation, le président du comité sera responsable d’en faire rapport au conseil. 

Si vous avez des questions sur cette politique, vous devez contacter le directeur exécutif. 

ORCID se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment.

ORCID s'engage à respecter toutes les réglementations et lois des pays dans lesquels nous opérons. Si une disposition de cette politique est incompatible avec le contrôle de la loi nationale ou locale, cette loi s'appliquera et remplacera cette politique.