Objectif
Le Comité des finances (le « Comité ») formule des recommandations au ORCID Conseil d'administration (le « Conseil ») chargé de la budgétisation et de la planification financière, de l'information financière, des assurances et des investissements. L'ensemble du conseil d'administration a des responsabilités fiduciaires envers l'organisation et reste responsable de la protection du bien-être financier de l'organisation.
Type de comité
Le Comité des finances est un comité consultatif permanent du Conseil. À ce titre, il fournit des conseils ou des recommandations au Conseil sur des questions ou des efforts spécifiques, comme indiqué dans la présente Charte ou comme demandé spécifiquement par le Conseil. Il ne dispose pas du pouvoir délégué pour prendre des décisions au nom du Conseil.
Reporting
Le Comité rend compte directement au Conseil et fournit un rapport sommaire de ses discussions, y compris les opinions dissidentes et les recommandations qu'il juge appropriées. Le Comité tiendra un procès-verbal de ses réunions et fera rapport au Conseil, lors de la prochaine réunion du Conseil, des actions et décisions prises.
Rôles et responsabilités du comité
Le Comité est guidé par ORCIDles valeurs organisationnelles d'ouverture et de transparence et le principe selon lequel une gestion financière prudente est nécessaire pour assurer la pérennité de l'organisation et sa capacité à remplir sa mission. Le comité a la responsabilité permanente de conseiller le conseil d'administration sur la protection du bien-être financier à long terme de l'organisation et élaborera un plan de travail annuel qui sera examiné par le conseil d'administration.
Budgétisation et planification financière.
- Examiner le budget annuel et les reprévisions périodiques préparées par le personnel avant leur présentation au Conseil ; et
- Modéliser l’impact des nouveaux modèles commerciaux, des prêts ou des dépenses de programmes majeurs, pour examen par le Conseil.
Rapport financier.
- Travailler avec le personnel pour développer des formats utiles et lisibles pour la présentation des rapports financiers au conseil d'administration et au comité exécutif.
D'assurance.
- Examiner la couverture d'assurance de l'organisation pour s'assurer que ses actifs et ses personnes sont adéquatement protégés et faire des recommandations au conseil d'administration pour tout changement.
Investissements.
- Élaborer et recommander à l'approbation du conseil des politiques et des objectifs d'investissement pour le portefeuille d'investissement, qui doivent être conformes à tout énoncé de politique d'investissement adopté par le conseil ;
- Faire des recommandations au Conseil concernant la gestion du portefeuille de placements ;
- Recommander au Conseil le maintien ou le licenciement de professionnels externes tels que les banques dépositaires, les gestionnaires d'investissement et les conseillers en investissement ;
- Surveiller et évaluer la performance de tous les prestataires de services par un examen régulier des rapports fournis au Comité et par des réunions avec les prestataires de services ;
- Surveiller si les actifs sont gérés avec prudence et efficacité et recommander au conseil des changements si ce n'est pas le cas ;
- Recevoir et examiner les rapports du personnel, des conseillers en placement et des gestionnaires de placements concernant l'état des actifs du portefeuille de placement ;
- Se réunir périodiquement pour évaluer si tout énoncé de politique d'investissement adopté par le conseil, les activités d'investissement ainsi que les contrôles et processus de gestion des risques liés aux investissements continuent de contribuer efficacement à l'atteinte des buts et objectifs fixés pour le portefeuille d'investissement ; et
- Entreprendre toute autre activité décrite dans toute déclaration de politique d'investissement (ou ses modifications), adoptée par le conseil.
Ressources
Le Comité est soutenu par un ou plusieurs ORCID agents de liaison du personnel sélectionnés par le directeur exécutif, qui sont responsables de la planification des réunions, de l'élaboration des ordres du jour des réunions et des rapports sommaires du conseil d'administration avec le président du comité, de la création et de la distribution des documents de réunion et de la rédaction des procès-verbaux des réunions, mais qui ne sont pas membres votants du comité.
Le Comité peut, s'il le souhaite, consulter de temps à autre des experts financiers indépendants sur des sujets particuliers.
Les objectifs du Comité, sa portée et sa durée devraient être réévalués annuellement par le Conseil.
Nomination, rôle et responsabilités du président
- Le trésorier préside le comité des finances.
- Le président du comité est chargé d'identifier et de proposer des membres externes du comité au président du conseil pour approbation par l'ensemble du conseil.
- Le président du comité sert de principal intermédiaire entre le comité et le conseil, travaille avec le personnel de liaison pour planifier et établir un ordre du jour pour chaque réunion du comité, et prépare et distribue des documents et des rapports aux membres du comité avant chaque réunion.
Sélection et composition des membres du comité
En tant que comité consultatif permanent du conseil, le directeur et les membres non-administrateurs du comité sont nommés par la majorité de l'ensemble du conseil, et le conseil examine chaque année la composition et la charte du comité.
- Le comité est composé d'au moins cinq personnes, dont au moins trois sont des administrateurs du conseil d'administration, dont un est le trésorier.
- Il doit y avoir au moins un membre du Comité qui est également membre du ORCID Comité des adhésions et des cotisations.
- Aucun membre du comité des finances ne peut être simultanément membre du comité d'audit et des risques ou employé rémunéré de la société.
- Le Conseil s'efforcera de combler tout poste vacant dès que possible, mais le Comité peut continuer d'agir tant qu'il y a des postes vacants.
- Le comité doit comprendre des membres possédant une expérience financière appropriée et une connaissance du secteur sans but lucratif.
- Tous les membres du Comité peuvent voter aux décisions du Comité.
- Les membres du comité ne recevront aucun honoraire de consultation ou autre rémunération compensatoire de la Société et chaque membre sera libre de toute relation qui pourrait interférer avec son jugement indépendant.
- Tous les membres du Comité sont nommés chaque année pour un mandat d'un an.
- Les membres du comité siègent au gré du conseil et peuvent être révoqués par vote du conseil. Tout membre qui est puis cesse d'être administrateur au cours de son mandat au sein du comité ne peut pas continuer à siéger au comité à moins d'être approuvé par le conseil (sous réserve des exigences de composition du comité au premier point).
- Tous les membres du comité devront signer ORCIDPolitique de Conflit d'Intérêts.
Réunions et quorum
Le Comité des Finances se réunit au besoin pour s'acquitter de ses responsabilités.
Les avis de convocation seront donnés par le président du comité à tous les membres du comité. Les réunions peuvent avoir lieu en personne, par téléphone ou par vidéoconférence. Le quorum sera constitué de la majorité des membres du Comité, et un vote de la majorité des membres sera requis pour approuver une question. Alternativement, une question peut être approuvée par consentement écrit unanime des membres sans réunion.
Les membres du comité sont chargés d'examiner les documents et d'apporter des contributions substantielles aux travaux du groupe.
Historique du comité
Approuvé par ORCID Conseil d'Administration de le 17 septembre 2019 et modifié le 23 février 2021 et le 12 octobre 2023.
Composition du comité
2024 : Gregory Gordon (Président), Clare Appavoo, Alla Zharinova, Kate Motonaga (membre externe), Tony Alves (membre externe)
2023 : Clare Appavoo (présidente), Gregory Gordon, Janet Remmington
2022 : Daniel Hook (président), Clare Appavoo, Lisa Janicke Hinchliffe, Lori Schultz et les membres externes Andrew Preston, Fedor Zeyer
2021 : Daniel Hook (président), Clare Appavoo, Lisa Janicke Hinchliffe, Robert Kiley Andrew Preston, Fedor Zeyer
2020 : Daniel Hook (président), Andrew Preston, Robert Kiley et les membres externes Fedor Zeyer, Sarah Marr
2019 : Daniel Hook (président)