Fondée en 2005, le Institut d'Okinawa pour la science et la technologie (OIST) a commencé comme une société de promotion dans le but de créer une université dédiée à contribuer à la croissance économique autonome d'Okinawa et à l'avancement de la science et de la technologie dans le monde entier.
Arrière-plan
En 2011, la société de promotion a été dissoute lors de l'inauguration de l'Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University. Aujourd'hui, l'OIST accueille des centaines de chercheurs du monde entier menant des recherches interdisciplinaires.
ID d'organisation
Les identifiants organisationnels sont un élément essentiel pour ajouter des informations fiables et faisant autorité à un ORCID enregistrement. En contrepartie des identifiants personnels, des registres tels que ROR, GRID et Ringgold offrent des identifiants persistants au niveau organisationnel pour les institutions de recherche. S'assurer que les informations PID d'une organisation sont exactes est souvent une exigence lors de l'évaluation de la production de publications et du suivi de l'influence des affiliations.
Pour refléter avec précision la permanence du corps professoral et l'emploi du personnel au cours du changement de statut organisationnel de l'OIST, nous avons demandé des modifications à l'OIST Identifiant ROR pour la distinguer de l'organisation précédente. En utilisant le Suivi des mises à jour ROR, il était possible de suivre l'approbation et le statut de notre demande. Ce processus a duré environ un mois.
OIST et le ORCID Affiliation Manager
Peu de temps après avoir rejoint le ORCID Consortium Japon, la bibliothèque universitaire diplômée de l'OIST a utilisé Affiliation Manager écrire des données d'affiliation faisant autorité (informations sur l'emploi et l'éducation) à nos chercheurs ORCID records, ainsi que d'accroître l'engagement avec ORCID à l'OIST. En utilisant deux PID pour chaque organisation, nous avons pu comptabiliser avec précision le personnel qui avait été employé par les deux organisations. Cependant, en raison des limites de nos exportations de données, il était difficile de tenir compte des changements de titres et de statuts au fil du temps. Par conséquent, nos données d'affiliation se sont limitées à un instantané de l'organisation dans sa forme actuelle.
ORCID offres utiles Ressources de sensibilisation pour faciliter la communication avec les utilisateurs sur ce ORCID c'est-à-dire comment son utilisation peut être bénéfique et ce que l'université leur demande. En appliquant ces recommandations, un e-mail d'information a été envoyé à tous les étudiants et chercheurs, suivi d'un e-mail individualisé contenant le lien et les instructions pour accorder à l'OIST un accès de confiance à leur ORCID enregistrement. De plus, nous avons distribué du matériel promotionnel comme des affiches et une courte vidéo sur le campus pour familiariser les chercheurs avec ORCID Records.
Après avoir communiqué aux chercheurs ce qui leur serait demandé, environ un tiers des étudiants diplômés et des membres du personnel ont autorisé l'université à consigner les données d'affiliation dans leurs dossiers. Nous nous attendions à ce que de nombreux chercheurs de l'OIST aient déjà cette information dans leur ORCID enregistrement et avait précédemment expliqué qu'après avoir ajouté des informations sur l'emploi et l'éducation avec le Affiliation Manager, de nombreux détenteurs de records trouveraient une entrée en double comme dans l'exemple ci-dessous. Nous avons en outre informé nos chercheurs qu'ils pouvaient soit supprimer la version auto-affirmée des données, soit définir sa visibilité sur "Moi uniquement".
Nous espérons qu'en continuant à offrir des données d'affiliation faisant autorité aux dossiers de nos chercheurs, ils économiseront du temps et des efforts lors de la réutilisation de ces données dans d'autres flux de travail, tels que la soumission de manuscrits et les demandes de financement, et que davantage de chercheurs de l'OIST s'engageront avec ORCID dans le futur.
