[avatar user = ”Laure Haak” size = ”thumbnail” align = ”left” /]
Takže tady sedíme doma a povídáme si mezi vámi vybraným webovým konferenčním systémem a snažíme se společně spravovat děti a / nebo domácí mazlíčky a / nebo šířku pásma. Moje dospívající děti mi říkají, že jejich generace se nyní nazývá Lupy. Viděl jsem komentáře na libovolném počtu platforem sociálních médií o tom, že jsem pořád na schůzkách, a jak je to více vyčerpávající, než chodit do kanceláře a setkávat se tváří v tvář. Slyšel jsem také, jak lidé mluví o společenském distancování, cítí se spíš jako v izolační komoře. Lidé jsou společenská zvířata (dokonce i my většinou introvertní) a pro mnohé to připadá jako mučení.
Ačkoli je aspekt sociální izolace COVID-19 pro každého nový, ORCID působí ve virtuální kanceláři od našeho začátku.
Společnost byla založena v 2010, ORCID nikdy neměl ústřední kancelář, budovu nebo jiný fyzický sdílený prostor. Byli jsme jedním z prvních průkopníků zcela virtuální kanceláře. Pro naši poštovní adresu používáme službu virtuální kanceláře, kterou jsme (částečně) vybrali z důvodu názvu ulice. Asi po dvou letech přestal představenstvo žádat zaměstnance, kdy bychom měli investovat do budovy. Viděli, že je zcela možné provozovat organizaci bez ní. Můžeme najmout ty nejlepší lidi z kteréhokoli místa na světě, zapojit se do komunit, kde žijí, a nabídnout flexibilitu při vytváření pracovního dne, který zaměstnancům umožní snadnější správu jejich životů. Být virtuální zvyšuje naši odolnost.
Jak na to?
Žijeme podle principů agility. Jako nezisková organizace se naší prací řídí naše poslání, hodnoty a zásady. Zapojili jsme se do plánování scénářů, abychom vytvořili základní strategie, které používáme ke stanovení ročních cílů. Přijímáme synchronicitu a asynchronicitu. Používáme online nástroje, které jsou také působivé v tom, že umožňují transparentní spolupráci. Věříme si, že můžeme svou práci dokončit kdykoli a kdekoli jsme. Velmi nám záleží na naší komunitě a víme, že musíme klást otázky a sdílet své plány a otevřeně postupovat s komunitou.
Když se nová osoba připojí k ORCID týmu, pošleme notebook, nastavíme je ve všech našich prostředích online nástrojů a zkontrolujeme naše poslání a cíle. Většina lidí je připravena jít, z technologického hlediska, za méně než týden. Harder se připojuje k výplatní listině, protože každé místo má své vlastní pracovní předpisy, daně, dny dovolené, důchod atd. V současné době máme 37 zaměstnanců pracujících v 15 zemích a několik států USA, z nichž každý má konkrétní pracovní předpisy.
Jak si vybrat nástroje? Na základě toho, čeho musíme dosáhnout. Zde je to rozděleno podle aktivity a naléhavosti.
Nápady a rozhodnutí
Synchronní schůzky používáme k diskusi o nápadech a rozhodování, a to jak interně (týdně), tak v externích pracovních skupinách (měsíčně) a zájmových skupinách (čtvrtletně). Používáme řadu online nástrojů pro schůzky, včetně Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack a GoToMeeting. Dbáme na to, abychom měli jasnou agendu pro schůze a připravovali materiály, které jsou spojeny s agendami. Děláme si poznámky a úkoly a sledujeme pokrok. Synchronní schůzky jsou zásadní, ale nemůžeme trávit veškerý náš čas schůzkami. Potřebujeme čas, abychom učinili rozhodnutí.
Materiály a kód
K vývoji materiálů pro synchronní schůzky a sledování akčních položek používáme různé platformy, včetně Google Docs a Github, které rozšiřujeme o nástroje pro správu a spolupráci, včetně DropBox, Drupal a WordPress a Figshare. Abychom tuto práci mohli vykonat, vyhradili jsme si 2–4 hodinové bloky času mimo schůzky nebo odpovědi na e-mail. Je čas spíše myslet, než reagovat. Někteří lidé rádi začínají den prací, která vyžaduje delší soustředění, jiní tak rádi den končí. Ať tak či onak, tento chráněný čas umožňuje hlubší myšlení, které plánování vyžaduje.
Projekty a pokrok
Spolupráce je základní hodnotou ORCID. Spravujeme projekty a sledujeme náš pokrok pomocí Trello, Salesforce a Quickbooks. Trávíme čas definováním a zdokonalováním hlavních odpovědností týmu a formulováním dohod uvnitř a mezi týmy. Týmové a projektové desky Trello používáme k organizaci naší práce, k explicitnímu stanovení časových harmonogramů, sdílení úkolů a @ lidí v organizaci i mimo ni, kteří mohou pomoci dokončit projekty. Pro jemnější a rychlejší komunikaci používáme Slack. Statistiky sdílíme každý týden a letos zavádíme analytické zařízení, abychom lépe vizualizovali pokrok a dlouhodobé trendy.
Hodnoty a kultura
Každý tým pracuje odlišně a my připouštíme hbitost a kreativitu v tom, jaké nástroje se používají a jak se nasazují. Kromě toho máme lidi z mnoha zemí a kultur a časových pásem. Jsme různí a musíme být inkluzivní. Pomáhat nám efektivně spolupracovat vyžaduje více než naše mise. Vyžaduje důvěru a transparentnost. Jak jsme rostli, strávili jsme více času zkoumáním našich hodnot. Nedávno jsme uvedli naše Důstojnost při práci politika. Zabýváme se našimi hodnotami tím, že každý tým každoročně žije v hodnotě a roční cíle výkonu zaměstnanců zahrnují, jak naše práce podporuje naši týmovou hodnotu. V letošním roce týmy vyvíjejí charty, aby rozšířily své hlavní odpovědnosti. Děláme to proto, že to, jak pracujeme, je přinejmenším stejně důležité v tom, na čem pracujeme.
Naše sada nástrojů pro spolupráci
Nápady a rozhodnutí |
|
Přihlášení, dotazy, eskalace |
|
Plánování, řízení a podávání zpráv o projektech |
|
Správa obsahu |
|
technické vybavení |
|