Účel
Finanční výbor (dále jen „Výbor“) poskytuje doporučení ORCID Představenstvo (dále jen „Rada“) pro rozpočtování a finanční plánování, finanční výkaznictví, pojištění a investice. Celá rada má svěřenské odpovědnosti za organizaci a zůstává odpovědná za ochranu finančního blahobytu organizace.
Typ výboru
Finanční výbor je stálým poradním výborem představenstva. Jako takový poskytuje vedení nebo doporučení představenstvu ke konkrétním otázkám nebo snahám, jak je stanoveno v této chartě nebo jak jinak výslovně požaduje představenstvo. Nemá přenesenou pravomoc rozhodovat jménem představenstva.
Hlášení
Výbor podává zprávy přímo představenstvu a poskytuje souhrnnou zprávu o svých diskusích, včetně nesouhlasných stanovisek a doporučení, pokud to považuje za vhodné. Výbor pořídí ze svých jednání zápisy a o přijatých krocích a rozhodnutích informuje představenstvo na příštím zasedání představenstva.
Úlohy a odpovědnosti výboru
Výbor se řídí podle ORCIDOrganizační hodnoty otevřenosti a transparentnosti a zásada, že obezřetné finanční řízení je nezbytné k zajištění udržitelnosti organizace a její schopnosti plnit své poslání. Výbor má stálou odpovědnost za poradenství správní radě ohledně ochrany dlouhodobého finančního blahobytu organizace a vypracuje roční pracovní plán, který správní rada přezkoumá.
Rozpočtování a finanční plánování.
- Zkontrolujte roční rozpočet a pravidelné přehodnocení připravované zaměstnanci před předložením představenstvu; a
- Modelujte dopad nových obchodních modelů, půjček nebo velkých programových výdajů, aby je mohla posoudit správní rada.
Finanční výkaznictví.
- Spolupracujte se zaměstnanci na vývoji užitečných a čitelných formátů pro prezentaci finančních zpráv představenstvu a výkonnému výboru.
Pojištění.
- Zkontrolujte pojistné krytí organizace, abyste se ujistili, že její majetek a lidé jsou náležitě chráněni, a doporučte představenstvu jakékoli změny.
Investice.
- Vyvíjet a doporučovat ke schválení investiční politiky a cíle pro investiční portfolio, které budou v souladu s jakýmkoli prohlášením o investiční politice přijatým představenstvem;
- dávat doporučení představenstvu ohledně správy investičního portfolia;
- doporučovat představenstvu ponechání nebo propuštění externích odborníků, jako jsou depozitní banky, investiční manažeři a investiční poradci;
- Monitorovat a vyhodnocovat výkon všech poskytovatelů služeb prostřednictvím pravidelného přezkumu zpráv poskytovaných výboru a prostřednictvím schůzek s poskytovateli služeb;
- Sledovat, zda jsou aktiva spravována obezřetně a efektivně, a doporučovat představenstvu změny, pokud tomu tak není;
- Přijímat a kontrolovat zprávy od zaměstnanců, investičních poradců a investičních manažerů ohledně stavu aktiv v rámci investičního portfolia;
- Pravidelně se scházet, abyste vyhodnotili, zda jakékoli prohlášení o investiční politice přijaté představenstvem, investiční aktivity a kontroly a procesy řízení rizik související s investicemi nadále účinně přispívají k plnění cílů a cílů stanovených pro investiční portfolio; a
- Provádět jakékoli další činnosti stanovené v jakémkoli prohlášení o investiční politice (nebo jeho dodatcích), přijatém představenstvem.
Zdroje
Výbor podporuje jeden nebo více ORCID kontaktní osoby vybrané výkonným ředitelem, které jsou odpovědné za plánování schůzí, vypracovávání pořadů jednání a souhrnných zpráv představenstva s předsedou výboru, vytváření a distribuci materiálů ze zasedání a pořizování zápisů ze zasedání, kteří však neslouží jako členové výboru s hlasovacím právem.
Výbor může, pokud si to přeje, čas od času konzultovat zvláštní témata s nezávislými finančními odborníky.
Cíle výboru, jeho rozsah a trvání by měl výbor každoročně přehodnocovat.
Jmenování, role a odpovědnosti předsedy
- Pokladník vykonává funkci předsedy finančního výboru.
- Předseda výboru odpovídá za identifikaci a navrhování externích členů výboru předsedovi představenstva ke schválení plénu.
- Předseda výboru slouží jako hlavní prostředník mezi výborem a představenstvem, spolupracuje se zaměstnanci na plánování a sestavování programu pro každé zasedání výboru a připravuje a rozesílá letáky a zprávy členům výboru před každým zasedáním.
Výběr a složení členů výboru
Jako Stálý poradní výbor představenstva jsou ředitel a neředitelé členové výboru jmenováni většinou všech členů představenstva a představenstvo každoročně přezkoumává složení výboru a stanovy.
- Výbor se skládá nejméně z pěti osob, z nichž nejméně tři jsou členové představenstva, z nichž jeden je pokladníkem.
- Ve výboru musí být alespoň jeden člen, který je zároveň členem výboru ORCID Výbor pro členství a poplatky.
- Žádný člen finančního výboru nesmí být současně členem výboru pro audit a rizika ani placeným zaměstnancem společnosti.
- Představenstvo se bude snažit obsadit všechna volná místa, jakmile to bude možné, ale výbor může pokračovat v činnosti, dokud budou volná místa.
- Ve výboru musí být členové s odpovídajícími finančními zkušenostmi a znalostmi neziskového sektoru.
- Všichni členové výboru mohou hlasovat v rozhodnutích výboru.
- Členové výboru neobdrží od společnosti žádné poplatky za konzultace, poradenství nebo jiné kompenzační poplatky a každý člen nesmí mít žádný vztah, který by narušoval nezávislý úsudek člena.
- Všichni členové výboru jsou jmenováni každý rok na období jednoho roku.
- Členové výboru vykonávají činnost podle vůle představenstva a mohou být odvoláni hlasováním představenstva. Jakýkoli člen, který je a poté přestane být ředitelem během svého funkčního období ve výboru, nemůže pokračovat ve výkonu funkce ve výboru, pokud to nebude schváleno představenstvem (s výhradou požadavků na složení výboru v první odrážce).
- Všichni členové výboru budou muset podepsat ORCIDZásady střetu zájmů.
Schůze a kvorum
Finanční výbor se schází podle potřeby k plnění svých povinností.
Předseda výboru oznámí zasedání výboru všem členům výboru. Schůzky mohou být vedeny osobně, telefonicky nebo prostřednictvím videokonference. Kvórum se skládá z většiny členů výboru a ke schválení záležitosti je třeba hlasů většiny členů. Případně může být záležitost schválena jednomyslným písemným souhlasem členů bez zasedání.
Členové výboru jsou odpovědní za kontrolu materiálů a za podstatné přispění k práci skupiny.
Historie výboru
Schváleno ORCID dne 17. září 2019 a změněno dne 23. února 2021 a 12. října 2023.
Členství ve výboru
2023: Clare Appavoo (předsedkyně), Gregory Gordon, Janet Remmington
2022: Daniel Hook (předseda), Clare Appavoo, Lisa Janicke Hinchliffe, Lori Schultz a externí členové Andrew Preston, Fedor Zeyer
2021: Daniel Hook (předseda), Clare Appavoo, Lisa Janicke Hinchliffe, Robert Kiley Andrew Preston, Fedor Zeyer
2020: Daniel Hook (předseda), Andrew Preston, Robert Kiley a externí členové Fedor Zeyer, Sarah Marr
2019: Daniel Hook (předseda)