Účel
Na řádnou kontrolu dohlíží Výbor pro audit a rizika (dále jen „Výbor“) ORCIDexterní finanční audit a také proces řízení rizik organizace, včetně monitorování prostředí vnitřní kontroly a dohledu nad zásadami oznamovatelů.
Typ výboru
Výbor pro audit a rizika je stálým výborem společnosti ORCID představenstvo (dále jen „představenstvo“) a má delegovanou pravomoc rozhodovat jménem představenstva.
Hlášení
Výbor podává zprávy přímo představenstvu a poskytuje souhrnnou zprávu o svých diskusích, včetně nesouhlasných stanovisek a doporučení, pokud to považuje za vhodné. Výbor pořídí ze svých jednání zápisy a o přijatých krocích a rozhodnutích informuje představenstvo na příštím zasedání představenstva.
Úlohy a odpovědnosti výboru
Výbor pro audit a rizika je odpovědný za plnění následujících funkcí:
Roční finanční audit a formulář 990
- Doporučit představenstvu jmenování a výměnu nezávislého auditora
- Vytvářejte a pravidelně kontrolujte zásady související s auditem a pravidelně určujte, zda dostává kvalitní auditorské služby za spravedlivou cenu na základě zavedených zásad a předpisů
- Setkejte se s auditorskou firmou na výkonném zasedání alespoň jednou ročně, abyste přezkoumali auditovanou účetní závěrku a získali připomínky auditora k ORCIDúčetnictví, vedení účetnictví a související postupy
- Řešte jakékoli problémy zjištěné během ročního auditu, např. ty, které byly uvedeny v dopise o auditu, návrhu zprávy a jakémkoli dopise vedení od auditorů
- Vyžádejte si od auditorské společnosti připomínky týkající se dovedností, kvalifikace a výkonu zaměstnanců souvisejících s auditovanými funkcemi
- Přezkoumat výkon auditorů a zajistit trvalou nezávislost
- Zkontrolujte plány auditu na nadcházející rok a prodiskutujte je s externí auditorskou firmou a interním auditorem (pokud existují)
- Prověřte s vedením, interními auditory (pokud existují) a externím auditorem proces vnitřní finanční kontroly
- Prověřte výrok nezávislého auditora k účetní závěrce připravené vedením a informujte předsedu představenstva, pokladníka a výkonného ředitele, zda si výrok a účetní závěrka zaslouží jejich schválení
- Před schválením předsedou představenstva, pokladníkem a výkonným ředitelem a předložením pokladníkem si každý rok zkontrolujte formulář 990 amerického IRS
- Dohlížet na přípravu a předkládání a přezkoumávat jakékoli další federální nebo státní výroční finanční záznamy nebo zprávy
- Před zveřejněním zkontrolujte prezentaci finančních informací ve výroční zprávě
Řízení rizik
- Zkontrolujte a poskytněte obecný přehled ORCID's řízení rizik a procesy zmírňování
- Pravidelně kontrolovat ORCIDregistru rizik, aby bylo zajištěno, že všechna podstatná rizika byla identifikována, hodnocení dopadu a pravděpodobnosti bylo použito vhodně a zmírnění, jak již implementovaná, tak navrhovaná, jsou adekvátní a přiměřená
- Pravidelně sledujte pokrok ve srovnání s dohodnutým plánem zmírňování rizik
- Podat zprávu a doporučit, zda registr rizik přijmout představenstvu alespoň jednou ročně
Přehlédnutí
- Okamžitě nahlaste představenstvu jakékoli nesrovnalosti zjištěné v ORCIDpraktiky a postupy a doporučit představenstvu zlepšení (pokud existují)
- Dohlížet na zásady oznamovatelů
Zdroje
Výbor si může ponechat nezávislého poradce, nezávislé účetní nebo jiné odborníky, které považuje za vhodné, aby mu pomohli s jakoukoli z jeho činností, včetně vyšetřování.
Výbor podporuje jeden nebo více ORCID kontaktní osoby vybrané výkonným ředitelem, které jsou odpovědné za plánování schůzí, vypracovávání pořadů jednání a souhrnných zpráv představenstva s předsedou výboru, vytváření a distribuci materiálů ze zasedání a pořizování zápisů ze zasedání, kteří však neslouží jako členové výboru s hlasovacím právem.
Jmenování, role a odpovědnosti předsedy
- Předsedu výboru pro audit a rizika jmenuje představenstvo na doporučení předsedy představenstva.
- Předseda výboru je jmenován každý rok na období jednoho roku. Počet po sobě jdoucích ročních období, která může předseda vykonávat, není omezen. Ideální by byl servis alespoň na dva roky.
- Předseda výboru odpovídá za identifikaci a navrhování externích členů výboru předsedovi představenstva ke schválení plénu.
- Předseda výboru slouží jako hlavní prostředník mezi výborem a představenstvem, spolupracuje se zaměstnanci na plánování a sestavování programu pro každé zasedání výboru a připravuje a rozesílá letáky a zprávy členům výboru před každým zasedáním.
Výběr a složení členů výboru
Jako Stálý výbor představenstva jsou ředitel a neředitelé členové výboru jmenováni většinou hlasů celého představenstva a představenstvo každoročně přezkoumává složení výboru a stanovy.
- Výbor se skládá ze tří až pěti osob, z nichž většinu musí tvořit alespoň tři členové představenstva.
- Představenstvo se bude snažit obsadit všechna volná místa, jakmile to bude možné, ale výbor může pokračovat v činnosti, dokud budou volná místa.
- Členové výboru, kteří nejsou členy představenstva, se účastní s hlasem poradním a nemají hlasovací právo.
- Výbor tvoří členové se základními odbornými znalostmi v oblasti finančního řízení; výbor může chtít konzultovat zvláštní témata s nezávislými odborníky.
- Členové finančního a investičního výboru (jsou-li nějací) nesmějí ve výboru působit.
- Jedno ORCID Výkonný ředitel a pokladník nesmí působit ve výboru, aby zajistili náležitou nezávislost a kontrolu.
- Ve výboru nesmí působit žádní placení zaměstnanci; mohou se však na pozvání předsedy výboru účastnit schůzí, aby podpořili fungování výboru, prezentovali se k projednávaným tématům a odpovídali na otázky.
- Členové výboru neobdrží žádné poplatky za konzultace, poradenství ani jiné kompenzační poplatky ORCIDa každý člen nesmí mít žádný vztah, který by narušoval nezávislý úsudek člena.
- Všichni členové výboru jsou jmenováni každý rok na období jednoho roku.
- Členové výboru vykonávají činnost podle vůle představenstva a mohou být odvoláni hlasováním představenstva. Jakýkoli člen, který je a poté přestane být ředitelem během svého funkčního období ve výboru, nemůže pokračovat ve výkonu funkce ve výboru, pokud to nebude schváleno představenstvem (s výhradou požadavků na složení výboru v první odrážce). Po schválení představenstvem je tato osoba členem bez hlasovacího práva.
- Všichni členové výboru budou muset podepsat ORCIDZásady střetu zájmů.
Schůze a kvorum
Výbor pro audit a rizika se schází podle potřeby k plnění svých povinností, ale bude se scházet nejméně třikrát ročně:
- Jednou s ORCIDnezávislí auditoři, aby přezkoumali zprávu o auditu a obdrželi připomínky auditora k účetnictví, vedení účetnictví a souvisejícím praktikám a postupům společnosti. Během tohoto jednání se Výbor pro audit a rizika sejde s auditory na výkonném zasedání (tj. bez zaměstnanců)
- Jednou ke kontrole auditované účetní závěrky, formuláře IRS 990 a souvisejících dokumentů a ke schválení zakázky na audit a jakýchkoli zvláštních vyšetřování souvisejících s podvody, finančními nesrovnalostmi a selháními vnitřní kontroly a
- Jednou k nahlédnutí do registru rizik.
Předseda výboru oznámí zasedání výboru všem členům výboru. Schůzky mohou být vedeny osobně, telefonicky nebo prostřednictvím videokonference. Kvórum se skládá z většiny hlasujících členů výboru a ke schválení záležitosti je zapotřebí hlas většiny hlasujících členů. Případně může být záležitost schválena jednomyslným písemným souhlasem hlasujících členů bez zasedání.
Členové výboru jsou odpovědní za kontrolu materiálů a za podstatné přispění k práci skupiny.
Historie výboru
Charta byla schválena o ORCID dne 26. března 2013 a změněno dne 17. listopadu 2021 a 12. října 2023.
Členství ve výboru
2025: Lori Schultzová (Předseda výboru), Heath Marks, Janet Remmingtonová, Alla Zharinová, Ryan Ko (externí člen), Marlon Domingus (externí člen)
2024: Lori Schultzová (Předseda výboru), Steve Pinchotti, Michael Ullyot, Judi Zielke, Ryan Ko (externí člen), Marlon Domingus (externí člen)
2023: Paul Gemmill (Předseda výboru), Nicolas Fressengeas, Steve Pinchotti, Marlon Domingus (externí člen), Ryan Ko (externí člen)
2022: Katharina Ruckstuhlová (Předseda výboru), Paul Gemmill, Katherine McNeill
2021: Katharina Ruckstuhlová (Předseda výboru), Paul Gemmill, Yuko Harayama, Andrew Cormack (externí člen)
2020: Simeon Warner (Předseda výboru), Karin Wulfová, Katharina Ruckstuhlová, Andrew Cormack (externí člen)
2019: Chris Shillum (Předseda výboru), Andrew CormackLisa Hartová Simeon Warner
2018: Chris Shillum (předsedkyně výboru) Lisa Hart, Alison Mitchellová, a Simeon Warner
2017: Patricia Brennanová (předsedkyně výboru), Lisa Hart, Bernie Rous, a Chris Shillum
2016: Patricia Brennanová (předsedkyně výboru), Lisa Hart, Chris Shilluma Thom Hickey
2015: Veronique Kiermerová (předseda výboru, leden-listopad), Patricia Brennanová (předsedkyně výboru, listopad–prosinec), Lisa Hart, Chris Shilluma Thom Hickey (listopad - prosinec)
2014: Simeon Warner (předseda výboru, Hideaki Takeda, Veronique Kiermerová
2013: Craig van Dyck (Předseda výboru), Hideaki Takeda, Simeon Warner