Tato příručka je určena pro zaměstnance v organizacích, kteří používají ORCID Členský portál pro přidání informací do ORCID záznamy výzkumných pracovníků přidružených k jejich organizaci. Affiliation Manager lze použít k přidání zaměstnání, vzdělání, kvalifikace nebo profesních aktivit (členství, služba, pozvané pozice a vyznamenání) Affiliation Manager je k dispozici pouze členům konsorcia.
ORCID zaměstnanci musí umožnit přístup k nástroji, takže prosím požádat o přístup zde.
- Přidejte přidružení k portálu
- Odesílání odkazů na povolení
- Upravit přidružení
- Smazat přidružení
- Zpráva o stavu přidružení
- Stav přidružení
- Udělení povolení (pohled výzkumného pracovníka)
- Odstraňování problémů
- Časté dotazy výzkumného pracovníka
Přidejte přidružení k portálu
Hromadné nahrávání CSV
- Vytvořte soubor CSV s následujícími poli pro každé přidružení, které chcete přidat ORCID. Názvy polí musí být zahrnuty jako záhlaví. Vidět zde například soubor.
- Před nahráním souboru CSV zkontrolujte, zda:
- Sloupce v souboru jsou odděleny čárkami, nikoli středníky nebo tabulátory.
- Na řádcích, zejména ve sloupci ID organizace, nebyly provedeny žádné přírůstkové změny.
- Váš soubor byl uložen s použitím kódování UTF-8, zejména pokud používáte neanglické znaky (jako jsou tildy, cedillas, akutní nebo diaeresis).
- Váš soubor se řídí pravidly ověření v následující tabulce
- Před nahráním souboru CSV zkontrolujte, zda:
Název sloupce | Popis | Pravidla ověření |
---|---|---|
E-mailová adresa výzkumného pracovníka, k němuž toto přidružení patří | Požadovaný. Musí být platná e-mail adresa ex: [chráněno e-mailem] | |
sekce přidružení | ORCID sekce záznamu, do které by toto přidružení mělo být přidáno | Povinný. Musí to být jedna z následujících hodnot: - zaměstnání - vzdělání - kvalifikace - pozvána pozice - vyznamenání - služba |
název oddělení | Název oddělení | Volitelný. Maximálně 4000 znaků. Příklady: Biologie, Přírodovědecká fakulta, Časopis mezinárodního managementu |
název role | Role / titul / titul | Volitelný. Maximálně 4000 znaků. Příklad: docent, člen, magisterský titul |
datum začátku | Datum zahájení přidružení | Volitelný. Datum ISO 8601, s uvedením alespoň roku a maximálně dne v měsíci. Příklady: - 2019 - 2019-02 - 2019-02-20 |
datum ukončení | Datum ukončení přidružení | Volitelný. Datum ISO 8601, s uvedením alespoň roku a maximálně dne v měsíci. Příklady: - 2019 - 2019-02 - 2019-02-20 |
název-organizace | Název vaší organizace | Požadované, 4000 znaky |
org-země | Země, ve které se vaše organizace nachází | Požadovaný, Dvoumístný kód země ISO-2 Příklad: USA, DE, MX |
org-město | Město, ve kterém se vaše organizace nachází | Požadovaný, 4000 znaků |
org-region | Region, ve kterém se vaše organizace nachází | Volitelné, 4000 znaků |
jednoznačný- organizace- identifikátor | Trvalý identifikátor vaší organizace z jednoho z podporovaných zdrojů MMR nebo Ringgold. | Požadovaný Příklad ROR: ror.org/04fa4r544 |
rozcestník- zdroj | Zdroj identifikátoru použitého v disambiguated- organizace- Pole identifikátoru | Požadovaný. Musí to být jedna z následujících hodnot: ROR (preferovaná možnost) Ringgold |
url | URL zdroje o přidružení, například kontaktní stránka tohoto výzkumného pracovníka v adresáři vaší organizace | Volitelné, Příklad: https://info.orcid.org/orcid-team/ |
- Klikněte na Nástroje > Affiliation Manager (nebo navštívit https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Klikněte na Importovat přidružení z CSV, vyberte CSV, který jste vytvořili v kroku 1, a klikněte na Nahrát. Soubor byl nahrán ke zpracování.
- Jakmile bude soubor zpracován, obdržíte e-mail. E-mailová zpráva bude informovat o tom, kolik přidružení bylo přidáno podle nahrání. Je dokončena kontrola duplicitních přidružení (přesná shoda). Zobrazí se také počet duplikátů, pokud nějaké byly v souboru zahrnuty. Obdržíte také e-mail, pokud z nějakého důvodu došlo k chybě při zpracování souboru
- Přidružení, která jste nahráli, se objeví v seznamu https://member-portal.orcid.org/assertion
Přidejte přidružení ručně
- Klikněte na Nástroje > Affiliation Manager (nebo navštívit https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Klikněte na Přidat přidružení, zadejte údaje o přidružení a klikněte na Uložit
- Je dokončena kontrola, zda duplikát neexistuje.
- Příslušnost se objeví v seznamu dne https://member-portal.orcid.org/assertion
Odesílání odkazů na povolení
Za účelem přidání dat do ORCID záznamy, vlastníci záznamů musí nejprve udělit povolení vaší organizaci kliknutím na osobní odkaz. Aby to usnadnil, poskytuje členský portál personalizované odkazy na oprávnění, která odpovídají přidruženým položkám, které jste přidali na portál.
Existují 2 způsoby, jak můžete poslat odkazy na povolení svým výzkumníkům. Oba způsoby jsou podrobně popsány níže:
Žádost ORCID k odeslání odkazů na povolení
Pomocí této funkce ORCID můžete posílat odkazy na povolení vašim výzkumníkům přidáním ORCID oznámení doručené pošty, pokud ano ORCID iD existuje nebo prostřednictvím e-mailu. Text e-mailu je standardní a nemůže být upraven členskou organizací. Proces spustí oznámení okamžitě, poté 7 a 30 dní poté, pokud uživatel ještě neudělil oprávnění. Prosím podívej se Udělení oprávnění (zobrazení Výzkumníci) abyste porozuměli uživatelské zkušenosti vašich výzkumníků.
- Klikněte na Nástroje > Affiliation Manager (nebo navštívit https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Klikněte na Odeslat oznámení o povolení. Tím se změní stav všech přidružení v rámci portálu z „Čeká na vyřízení“ na „Vyžádáno oznámení“
- Po dokončení procesu se stav změní na „Oznámení odesláno“. Přidružení s tímto stavem signalizují, že bylo vygenerováno oznámení doručené pošty nebo byl odeslán e-mail. E-mailem vám sdělíme, kolik oznámení bylo odesláno.
Poté, co uživatel klikne na odkaz v oznámení doručené pošty nebo e-mailu, aby udělil oprávnění, budou všechny položky přidružené k tomuto uživateli přidány do jeho ORCID záznam a stav těchto přidružených položek v https://member-portal.orcid.org/assertion se zobrazí jako „v ORCID“. Uživatele ORCID iD se zobrazí vedle jejich jména a datum „Změněno“ bude aktualizováno tak, aby odráželo datum / čas, kdy byl čas přidán do ORCID záznam.
Vyžádejte si a odešlete odkazy na povolení ručně
Můžete si stáhnout soubor CSV s e-mailovou adresou a odkazy na povolení pro afilace výzkumníků, které mají na portálu stav „nevyřízeno“ nebo „oznámení odesláno“.
- Klikněte na Nástroje > Přidat přidružení (nebo navštivte https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Kliknutím na možnost Požádat o odkazy na povolení vygenerujete soubor CSV obsahující e-mailovou adresu a odkaz na přizpůsobená oprávnění pro každého jedinečného uživatele, pro kterého jste přidali položku přidružení (podle e-mailové adresy). Pozor: Odkazy jsou generovány pouze pro přidružení se stavem „Čeká na vyřízení“ a „Oznámení odesláno“. Pokud má uživatel více přidružení, vygeneruje se pouze 1 odkaz.
- Posílejte odkazy uživatelům prostřednictvím e-mailu (Další informace najdete v našem e-mailovém průvodci) pomocí nástroje pro hromadnou korespondenci k vložení odkazu pro každého uživatele do příslušné šablony e-mailu. Vidět Udělení povolení (pohled výzkumného pracovníka) pro kroky, které musí výzkumníci dokončit po obdržení odkazu na povolení.
- Poté, co uživatel (identifikovaný e-mailovou adresou) klikne na odkaz pro udělení povolení, budou všechny přidružené položky přidružené k tomuto uživateli přidány do jeho ORCID záznam a stav těchto přidružených položek v https://member-portal.orcid.org/assertion se zobrazí jako „v ORCID“. Uživatele ORCID iD se zobrazí vedle jejich jména a datum „Změněno“ bude aktualizováno tak, aby odráželo datum / čas, kdy byl čas přidán do ORCID záznam.
Pokud uživatel odepře přístup nebo dojde k chybě při pokusu o aktualizaci uživatele ORCID záznamu, sloupec Stav bude odpovídajícím způsobem aktualizován. Vidět Stav přidružení Podrobnosti.
Pokud z jakéhokoli důvodu potřebujete znovu odeslat autorizační odkaz jednomu uživateli, můžete odkaz zkopírovat do své schránky z přidružení výzkumných pracovníků podle následujících kroků:
- Klikněte na Nástroje > Affiliation Manager (nebo navštívit https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Najděte příslušnost uživatelů v rámci portálu pomocí možnosti vyhledávání pod možnostmi nabídky vpravo
- Klikněte na „Zobrazit podrobnosti“
- Klikněte na „Kopírovat do schránky“
Upravit přidružení
Pamatujte na to, jako na všechny ostatní ORCID integrace, s Affiliation Manager, můžete upravovat pouze přidružení, která byla přidána pomocí tohoto nástroje. Přidružení přidaná ručně výzkumníky mohou upravovat pouze oni. Přidružení přidaná jinými integracemi lze upravovat pouze těmito jinými integracemi.
Možná bude nutné upravit existující přidružení, pokud přidružení skončilo nebo pokud došlo k chybě v datech.
Důležité! Pokud má uživatel nové přidružení k vaší organizaci (například změnu pozice), neměňte stávající přidružení tak, aby odráželo novou pozici. Místo toho aktualizujte datum ukončení existujícího přidružení a přidejte nové přidružení s novým názvem pozice.
Upravit přidružení ručně
- Klikněte na položku Nástroje členů > Affiliation Manager (nebo navštívit https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Klikněte na tlačítko Upravit vedle příslušného přidružení
- Upravte data podle potřeby a klikněte na Uložit.
- Pokud je stav přidružení „In ORCID”, Přidružení bude aktualizováno u uživatele ORCID záznam během několika minut. Pokud je stav „Čeká na vyřízení“ nebo „Oznámení odesláno“, opravená příslušnost bude přidána do záznamu uživatele, pokud/když udělí oprávnění.
Úpravy přidružení pomocí nahrávání CSV
Pokud máte k aktualizaci řadu přidružení, můžete použít upload CSV.
- Klikněte na Nástroje > Affiliation Manager (nebo navštívit https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Kliknutím na „Požádat o přidružení k úpravě“ vygenerujete soubor CSV všech vašich aktuálních přidružení v rámci portálu. Vytvořený soubor obsahuje jedinečné ID přidružení pro každý záznam, toto ID prosím neupravujte.
- Upravit data pro přidružení, která vyžadují úpravu. Může to být oprava nepřesných údajů nebo přidání dat ukončení.
- Klikněte na Importovat přidružení z CSV, vyberte soubor CSV, který jste vytvořili v kroku 2, a klikněte na Nahrát (zpracování souboru může chvíli trvat)
- E-mailová zpráva sdělí, kolik přidružení bylo aktualizováno v rámci nahrání souboru po zpracování
- Příslušná přidružení budou aktualizována na portálu a v ORCID (pokud již existují). Vezměte prosím na vědomí, že ty přidružení, které zůstanou neupravené, nebudou nijak změněny ani neobdrží žádné upozornění.
Smazat přidružení
Mazání přidružení se stavem „V ORCID"
Odstranění přidružení se stavem „V ORCID”Z členského portálu jej také smaže z uživatelského portálu ORCID záznam. Tato akce by měla být provedena pouze ve výjimečných případech:
Ukázkové | Mám odstranit přidružení? |
---|---|
V přidružení existují chyby v datech | NE. Upravte stávající přidružení a opravte data, jak je popsáno výše v Upravit přidružení |
Uživatel již není přidružen k mé organizaci | NE. Upravte stávající přidružení a přidejte datum ukončení, jak je popsáno výše v Upravit přidružení |
Přidružení k záznamu uživatele bylo přidáno omylem (např. Přidružení je pro jinou osobu) | ANO |
Uživatel nezačal pozici podle plánu | ANO |
Mazání přidružení se stavem „Nevyřízeno“, „Chyba“ nebo „Uživatel odepřen přístup“
Přidružení se stavem „Nevyřízeno“, „Chyba“ nebo „Uživatel odepřen přístup“ nebyla přidána ORCID, proto jejich odstranění pouze odstraní data z Portálu členů a neovlivní záznam uživatele.
- Klikněte na Nástroje > Affiliation Manager (nebo navštívit https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Klikněte na tlačítko Odstranit vedle příslušného přidružení
- Po zobrazení výzvy klikněte znovu na Odstranit
- Pokud byl stav odstraněného přidružení „In ORCID“, Může trvat několik minut, než bude přidružení odstraněno ORCID.
Smazat přidružení pomocí CSV
Pokud máte několik přidružení, které potřebujete smazat, můžete použít upload CSV.
- Klikněte na položku Nástroje členů > Affiliation Manager (nebo navštívit https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Kliknutím na „Stáhnout přidružení pro úpravy“ vygenerujete soubor CSV se všemi svými aktuálními přidruženími na portálu. Vytvořený soubor obsahuje jedinečné ID přidružení pro každý záznam, toto ID prosím neupravujte.
- Odstraňte všechna data ve sloupcích AP, které by měly pouze ponechat jedinečné ID přidružení ve sloupci Q
- Klikněte na Importovat přidružení z CSV, vyberte soubor CSV, který jste vytvořili v kroku 2, a klikněte na Nahrát (zpracování souboru může chvíli trvat)
- Zpráva zobrazí, kolik přidružení bylo v rámci nahrávání souboru odstraněno.
- Všechna přidružení, která byla zahrnuta do nahrání a která právě obsahovala jedinečné ID přidružení, by byla smazána z portálu a uživatelů ORCID zaznamenejte, pokud je to relevantní.
Zpráva o stavu přidružení
Můžete si vyžádat zprávu včetně podrobností a stavu přidružení, které jste přidali na Členský portál.
- Klikněte na Nástroje > Affiliation Manager (nebo navštívit https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Klikněte na „Požádat o zprávu o stavu přidružení“
- Bude vygenerován soubor CSV a zaslán na váš e-mail. Ukázkový výstup:
Stav přidružení
Status | Popis |
---|---|
Vyhledávání | Uživatel nepodnikl žádnou akci (tj. Neklikl na odkaz oprávnění) |
In ORCID | Uživatel udělil oprávnění a položka přidružení byla úspěšně přidána do jeho ORCID záznam. |
Čeká se na opakování ORCID | Uživatel udělil povolení, ale přidružení k němu ještě nebylo přidáno ani aktualizováno ORCID záznam. Tento stav se na chvíli zobrazí, když dojde k chybě, která byla ručně opravena. |
Čeká na aktualizaci ORCID | Tento stav se zobrazí krátkou dobu po úpravě přidružení, než dojde k aktualizaci uživatelů ORCID záznam. |
Uživatel odepřel přístup | Uživatel klikl na odkaz oprávnění, ale rozhodl se neudělit oprávnění k aktualizaci svého ORCID záznam. Přidružená položka nebyla přidána do položky uživatele ORCID záznam. |
Chyba při přidávání do ORCID | Došlo k systémové chybě buď během procesu udělování oprávnění, nebo aktualizace uživatele ORCID záznam. Zobrazí se také hrubý výstup chybové zprávy; můžete to poslat na ORCID podpora při odstraňování problémů. |
Chyba při aktualizaci v ORCID | Během procesu aktualizace přidružení v systému došlo k systémové chybě ORCID. Zobrazí se také hrubý výstup chybové zprávy; můžete to poslat na ORCID podpora při odstraňování problémů. |
Chyba při mazání ORCID | Při mazání přidružení u uživatelů došlo k chybě ORCID záznam. Prosím kontaktujte [chráněno e-mailem] pro pomoc |
Uživatel odstraněn z ORCID | Uživatel odstranil přidružení ze svých záznamů. Nelze provádět žádné úpravy. Pokud byste chtěli přidat přidružení znovu, bude nutné přidat nové přidružení na portál |
Uživatel zrušil oprávnění | Uživatel odebral vaši organizaci ze svých seznamů důvěryhodných organizací, proto již nemáte oprávnění aktualizovat jejich záznam. O povolení můžete znovu požádat pomocí funkce odkazu zkopírovat do schránky |
Vyžádáno oznámení | Toto je dočasný stav pro přidružení, která byla vybrána pro proces oznámení |
Oznámení odesláno | Uživatel obdržel upozornění od ORCID přes jejich ORCID Doručená pošta nebo e-mailová adresa použitá při nahrávání přidružení |
Oznámení se nezdařilo | Proces oznámení se nezdařil. Prosím kontaktujte [chráněno e-mailem] pro pomoc |
Udělení povolení (pohled výzkumného pracovníka)
- Klikněte na odkaz/tlačítko v e-mailu/oznámení, které vám bylo zasláno z vaší organizace nebo z ní ORCID
- Budete přesměrováni na ORCID obrazovka přihlášení / registrace.
Poznámka: Pokud jste dříve udělili instituci oprávnění aktualizovat váš ORCID záznam, nemusíte podnikat žádné další kroky a zobrazí se následující zpráva:
- Pokud máte ORCID účet, přihlaste se. Pokud ne, klikněte na Registrovat nyní.
Poznámka: E-mailová adresa spojená s vaším ORCID účet NEMUSÍ odpovídat adrese, na kterou byl odeslán e-mail s odkazem na oprávnění. - Po přihlášení do ORCID nebo vytvoření nového účtu, zobrazí se obrazovka s výzvou k udělení oprávnění vaší instituci k aktualizaci vašeho účtu ORCID záznam.
- Pokud chcete, aby vaše instituce aktualizovala vaše ORCID zaznamenejte své informace o přidružení, klikněte na Autorizovat; pokud ne, klikněte na Odepřít.
- Pokud jste klikli na Autorizovat, zobrazí se zpráva o úspěchu:
Pokud jste klikli na Odmítnout, zobrazí se chybová zpráva a budete mít další příležitost udělit oprávnění:
- Pokud jste klikli na Autorizovat, vaše ORCID záznam bude během několika minut aktualizován o informace o přidružení poskytnuté vaší institucí!
Vaše instituce se může rozhodnout aktualizovat toto přidružení nebo přidat další informace o přidružení k vašemu ORCID rekord v budoucnosti. Pokud již nechcete, aby vaše instituce měla přístup k aktualizaci vašeho ORCID záznamu, můžete odebrat přístup v části Důvěryhodné organizace ve vašem účtu ORCID Stránka důvěryhodných stran
Odstraňování problémů
Chyby ověření předem
Před zpracováním vašeho souboru dokončíme základní kontrolu ověření. Pokud se vyskytnou nějaké chyby, obdržíte e-mail s upozorněním, který řádek souboru obsahuje chyby.
Běžné chyby ověřování jsou:
- Chybí povinná pole. Povinná pole jsou e-mailová adresa výzkumníka, typ afiliace, název organizace, země a město, jednoznačný identifikátor organizace (ID ROR) a zdroj disambiguace (ROR).
- Neplatný typ přidružení. Typ přidružení pochází z ORCID řízenou slovní zásobu (zaměstnání, vzdělání, kvalifikace, pozvaná pozice, vyznamenání, služba) a nikoli z interní klasifikace vaší organizace.
- Neplatné časové období. Data musí být ve formátu ISO 8601, kde jsou rok, měsíc a den odděleny pomlčkami, nikoli lomítky. Data ukončení mohou být budoucí data.
- Neplatný kód země. Kódy zemí musí být dvoumístný kód země ISO-2.
- Soubor obsahuje neplatné ORG ID. Může se jednat o nesoulad mezi jednoznačným zdrojem a hodnotou jednoznačného identifikátoru organizace nebo o přírůstkové přidání k hodnotě ORG ID při zpracování pole.
- Sloupce jsou odděleny středníky, nikoli čárkami.
- Problémy při čtení řádků kvůli zalomení řádků přidaným při zpracování souboru.
Důrazně doporučujeme ukládat soubory pomocí kódování UTF-8, zejména pokud používáte neanglické znaky. Nepoužití kódování UTF-8 nevygeneruje chybu ověření, ale povede to k nesprávnému zpracování neanglických znaků, jako jsou tildy, cedillas, akutní nebo diaeresis.
Chyba při přidávání do ORCID/Chyba aktualizace v ORCID
Během procesu přidávání/aktualizace přidružení došlo k systémové chybě ORCID. Zobrazí se nezpracovaný výstup chybové zprávy, který by vám měl poskytnout relevantní informace potřebné k vyřešení problému. Pokud máte problémy, můžete poslat kopii chybové zprávy na ORCID podpora při odstraňování problémů.
Pokud potřebujete opravit převážnou většinu přidružení, můžete to udělat pomocí funkce nahrávání CSV nebo můžete upravit jednotlivé přidružení podle potřeby. Podívejte se prosím na Průvodce Account Manager pro kroky k dokončení této akce
Časté dotazy výzkumného pracovníka
Na koho se mám obrátit, pokud jsou údaje o přidružení přidané do mého záznamu nesprávné?
Kontaktujte prosím určené ORCID kontakt na podporu ve vaší organizaci. To by mělo být uvedeno v e-mailu s žádostí o povolení, který jste obdrželi.
Již jsem přidal své přidružení [ORGANIZAČNÍ JMÉNO] ke svým ORCID záznam - jak mám spravovat tyto duplikáty?
V tuto chvíli není možné sloučit položky přidružení z různých zdrojů ve vašem ORCID záznam. Doporučujeme ponechat položky, které uvádějí vaši organizaci, v poli „Zdroj“, protože tyto systémy jsou považovány za „autoritativnější“ jinými systémy, které používají ORCID údaje pro účely, jako jsou předem vyplněné formuláře (například formuláře pro odeslání rukopisu a žádosti o grant).