Pozadí
Toto oznámení o ochraně osobních údajů vám poskytuje potřebné informace týkající se vašich práv a našich povinností a vysvětluje, jak, proč a kdy ORCID, Inc (“ORCID”), Zpracovává vaše osobní údaje („ osobní údaje “). Osobní údaje zpracované ORCID (které mohou být uchovávány na papíře nebo v elektronickém formátu nebo v jakémkoli jiném formátu) podléhá určitým právním zárukám stanoveným v příslušných vnitrostátních a mezinárodních zákonech o ochraně údajů, včetně obecného nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů (GDPR) a britské ochrany údajů Zákon 2018. Tato nařízení ukládají omezení, jak ORCID může zpracovávat osobní údaje. Toto oznámení by mělo být považováno za doplněk jakýchkoli jiných dohod o ochraně osobních údajů mezi ORCID a všichni její zaměstnanci.
ORCIDČinnosti zpracování dat
V průběhu své činnosti, ORCID bude shromažďovat, ukládat a zpracovávat osobní údaje, které se vás týkají v kontextu zaměstnání, a uznává, že správné a zákonné zacházení s těmito informacemi zachová důvěru v organizaci a zajistí úspěšné obchodní operace. ORCID zpracovává vaše osobní údaje v roli správce podle GDPR.
Informace, které shromažďujeme
ORCID zpracovává vaše osobní údaje za účelem splnění zákonných, zákonných a smluvních povinností a umožnění ORCID zaměstnávat a školit vás v průběhu zaměstnání. ORCID nebude od vás shromažďovat žádné zbytečné osobní údaje a nezpracovává vaše údaje žádným jiným způsobem, než jak je uvedeno v tomto oznámení.
Zejména, ORCID může shromažďovat a zpracovávat následující kategorie osobních údajů:
- identifikační a kontaktní údaje (jméno a příjmení, pohlaví, datum narození, místo narození, rodinný stav, telefonní číslo, osobní identifikační číslo, číslo zaměstnance, číslo pasu, e-mailová adresa, adresa trvalého a přechodného pobytu, poštovní adresa, státní příslušnost, status víza, nouzové kontakty blízkých osob, dietní preference, odkazy na profily sociálních médií, mluvené jazyky, vzdělávání);
- informace týkající se pozice zaměstnance a informace o mzdě (pracovní smlouvy, pracovní změny, životopisy, poznámky k pohovoru, informace o platu zaměstnance, daňové a pojistné informace, informace týkající se výhod, pracovní pozice, oddělení, vzdělání, příjem ze zaměstnání, číslo a typ bankovního účtu, včetně bankovního ústavu ), informace o pracovní cestě, dny a hodiny práce, záznamy o nepřítomnosti, recenze výkonu, osvědčení o školení a informace související s disciplinárními otázkami.
ORCID dále zpracovává následující kategorie osobních údajů pro účely oprávněných zájmů správce k ochraně jeho majetku při provozování jeho podnikání:
- Informace o aktivitě zaměstnance v informačních systémech za účelem detekce a prevence neoprávněných činností v těchto systémech, a
- Informace týkající se běžného podnikání a souvisejících pracovních činností (fotografie, videa).
Výše uvedené informace jsou shromažďovány následujícími způsoby uvedenými níže:
- Žádosti o zaměstnání (tištěná nebo elektronická kopie)
- Elektronické žádosti o zaměstnání (podané prostřednictvím online formuláře)
- Životopisy/životopisy a další aplikační materiály
- Informace poskytnuté během pracovních fór a náborových akcí
- Informace předávané náborovými agenturami
- Informace poskytovány přímo od zaměstnance
- Recenze výkonu
- Školení a certifikace
- Informace o použití z IT systémů našich a našich dodavatelů
- Obecný proces registrace a odeslání všech příslušných formulářů a údajů v rámci našeho informačního systému pro lidské zdroje (HRIS).
Všimněte si, že výše uvedené informace obdrží ORCID v různých formách včetně tištěné a elektronické formy doručované osobně nebo prostřednictvím e-mailu, faxu, webových stránek, sociálních médií atd.
Jak používáme vaše osobní údaje
ORCID bere vaše soukromí velmi vážně a nikdy nezveřejní, nesdílí ani neprodá vaše data bez vašeho vědomí, pokud to nevyžaduje zákon. ORCID uchovává vaše údaje pouze tak dlouho, jak je nutné, a pro účely uvedené v tomto oznámení. Osobní údaje jsou zpracovávány pro následující účely a důvody:
CÍLE ZPRACOVÁNÍ | TYP OSOBNÍCH INFORMACÍ | ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ |
Nábor/Vedení zaměstnanců Řízení pracovní síly: nábor řídící práce vyhodnocování pracovních výkonů zaměstnanců rozvoj a řízení organizační struktury společnosti řízení zaměstnanců a vedení týmu, služební cesty poradenství v oblasti talentového managementu a pracovního růstu školení řízení a schvalování plánování nástupnictví pracovní dovolené poskytování referencí na vyžádání. | údaje týkající se pracovní a vzdělávací historie zaměstnance identifikační údaje údaje týkající se pozice zaměstnance údaje o platech a související finanční údaje oznámení o nepřítomnosti zaměstnance související s nemocí | Zpracování: je nezbytné k provedení předsoutěžních opatření přijatých před uzavřením pracovní smlouvy nebo jiné smlouvy, jejíž smluvní stranou je zaměstnanec jako subjekt údajů. může být současně nezbytné pro účely oprávněných zájmů ORCID nebo třetí strany, u nichž je zájem na řádném posouzení potenciálního uchazeče v rámci výběrového řízení. po náboru zaměstnance je nutné plnit pracovní nebo jinou smlouvu, jejíž smluvní stranou je zaměstnanec jako subjekt údajů. |
CÍLE ZPRACOVÁNÍ | TYP OSOBNÍCH INFORMACÍ | ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ |
Výhody Mzdová agenda, zaměstnanecké výhody a platby: plat, odměny a všechny další pobídky a výhody v souladu se zákonnými předpisy o sociálním zabezpečení a daních. | pracovní adresa pracovní/vzdělávací zkušenosti identifikační údaje vztahující se k pozici zaměstnance údaje o platech a související finanční údaje informace o pojištění a odškodném info v systému sociálního zabezpečení | Zpracování: • je nezbytné pro dodržení zákonných povinností, které se na něj vztahují ORCIDA • může být současně nezbytné k plnění pracovní nebo jiné smlouvy, jejímž je zaměstnanec subjektem údajů jako stranou. |
Nouzový Komunikace se zaměstnanci a jejich kontaktními osobami v případě naléhavosti | identifikační údaje zaměstnance identifikační údaje nouzových kontaktních údajů zaměstnance související s naléhavou situací zaměstnance | Zpracování je nezbytné k ochraně životně důležitých zájmů (zdraví) zaměstnance v případě nouze. |
Právní povinnosti Plnění našich zákonných povinností, včetně povinností vyplývajících ze zákonů o zaměstnanosti a přistěhovalectví, daňových zákonů a předpisů týkajících se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci | identifikační údaje údaje týkající se pozice zaměstnance údaje o platech a související finanční údaje informace o pojištění a pojistném plnění, informace o systému sociálního zabezpečení zdravotní údaje | Zpracování je nezbytné pro splnění zákonných povinností, které se na ně vztahují ORCID. |
CÍLE ZPRACOVÁNÍ | TYP OSOBNÍCH INFORMACÍ | ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ |
Ochranná opatření Zjišťování nebo prevence jakéhokoli nevhodného chování nebo porušení pravidel ORCID pravidla, včetně ochrany našeho duševního vlastnictví, důvěrných informací a dalšího hmotného a nehmotného majetku. | identifikační údaje související s informacemi o pozici zaměstnance o využití majetku a systémech společnosti | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů ORCID, u nichž zájem na ochraně majetku společnosti. |
Soudní řízení Pro účely jakýchkoli potenciálních a / nebo probíhajících soudních sporů nebo dotazů týkajících se nás nebo jedné ze společností naší skupiny, zástupců společnosti | identifikační údaje související s informacemi o pozici zaměstnance o využití majetku a systémech společnosti | Zpracování je nutné pro ORCIDoprávněné zájmy ORCIDpráva proti třetím stranám nebo na obranu proti nárokům třetích stran vůči ORCID v případném soudním sporu nebo k obraně a splnění požadavků správního šetření. |
Sdílení dat s třetími stranami a zpracovateli třetích stran
Osobní údaje budou zpracovány ORCID ručně a automaticky třetími stranami zapojenými do ORCID zpracovávat osobní údaje zaměstnanců. ORCID může sdílet vaše osobní údaje s třetími stranami, které potřebují provádět tyto činnosti zpracování.
Aktuální seznam příjemců osobních údajů je k dispozici na vyžádání od People Operations Manager.
Přenosy osobních údajů mimo EU
Aby bylo zachováno sídlo společnosti ORCID informováni, mohou být přeneseny všechny kategorie osobních údajů uvedené v tomto oznámení o ochraně osobních údajů ORCID's HRIS, nacházející se ve Spojených státech amerických.
ORCID přijímá obchodně přiměřená opatření k potvrzení, že osobní údaje přenášené mimo EU jsou opatřeny odpovídajícími bezpečnostními opatřeními a chráněny před neoprávněným přístupem. Dále do té míry ORCID používá jakékoli procesory třetích stran (viz výše), ORCID uzavře příslušná standardní smluvní ustanovení nebo jiná smluvní ujednání, aby zajistila odpovídající ochranu podle požadavků GDPR.
Bezpečnostní opatření
S přihlédnutím k aktuálnímu stavu techniky, nákladům na implementaci a povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování, jakož i riziku různé pravděpodobnosti a závažnosti práv a svobod fyzických osob, ORCID (a jakákoli z jejích poboček) zavede ve vztahu k Osobním informacím vhodná technická a organizační opatření k zajištění úrovně zabezpečení přiměřené tomuto riziku.
Jak dlouho uchováváme vaše údaje (tj. Doba zpracování a uchovávání údajů)
ORCID nebude uchovávat vaše osobní údaje déle, než je nutné pro účel, pro který byly shromážděny. ORCID bude zpracovávat Osobní údaje zaměstnance po dobu trvání pracovního poměru mezi ORCID a zaměstnancem a dále po dobu šesti (6) let ode dne ukončení pracovního poměru, pokud není vyžadováno uchovávání osobních údajů delší dobu na základě jakékoli zákonné povinnosti. Osobní údaje a dokumenty zaměstnance mohou být v případě potřeby dále zpracovávány za účelem určení, výkonu nebo obrany ORCIDprávní nároky nebo po dobu, která je vyžadována zákonem.
Vaše práva
Podle různých předpisů o ochraně osobních údajů mají zaměstnanci (jako subjekty údajů) různá práva týkající se osobních údajů, které zpracovává ORCID.
Právo na přístup
Zaměstnanci mají právo na přístup ke svým osobním údajům, které zpracovává ORCID. Konkrétně máte právo přístupu k jakýmkoli osobním údajům, které ORCID zpracovává o vás a požadovat informace o:
- Jaké osobní údaje o vás uchováváme;
- Účely zpracování;
- Dotčené kategorie osobních údajů;
- Příjemci, kterým jsou/budou zpřístupněny osobní údaje;
- Jak dlouho ORCID má v úmyslu uchovávat vaše osobní údaje; a
- Pokud jsme údaje neshromáždili přímo od vás, informace o zdroji.
Máte právo získat od ORCID osobní údaje, které se vás týkají, které byly poskytnuty ORCID Vámi. ORCID vám na vaši žádost poskytne údaje bez zbytečného odkladu ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Toto právo se nevztahuje na osobní údaje, které nejsou zpracovávány automaticky.
Kromě práva na přístup k osobním údajům máte kromě toho právo na opravu nebo vymazání nebo omezení zpracování a právo vznést námitku proti zpracování těchto údajů.
Právo na opravu
Pokud tomu věříš ORCID uchovává jakékoli neúplné nebo nepřesné údaje o vás, máte právo se zeptat ORCID opravit a/nebo doplnit informace a ORCID bude se snažit tak učinit co nejrychleji, pokud pro to neexistuje platný důvod, kdy budete upozorněni.
Práva na vymazání (odstranění), omezení nebo objekt
Máte také právo požadovat vymazání vašich osobních údajů nebo omezit zpracování (případně) v souladu se zákony o ochraně údajů; jakož i vznést námitku proti jakémukoli přímému marketingu od ORCID.
Další práva
Pokud je to relevantní, máte právo na přenositelnost svých údajů a právo být informován o jakémkoli automatizovaném rozhodování ORCID může použít.
Žádosti subjektu údajů
Chcete -li uplatnit svá práva podle tohoto oznámení o ochraně osobních údajů a příslušných zákonů o ochraně údajů, můžete zaslat e -mail na adresu ORCID'People Operations Manager.
If ORCID obdrží od vás žádost o uplatnění některého z výše uvedených práv, ORCID může vás požádat, abyste před jednáním na žádost ověřili svou totožnost; to má zajistit, aby vaše data byla chráněna a chráněna.
Stížnosti subjektu údajů
Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu ohledně jakýchkoli práv uvedených výše. Dozorové orgány jsou pověřeny zajišťováním souladu s příslušnými zákony o ochraně údajů. Kontaktní údaje svého orgánu dohledu EU najdete na webových stránkách Evropské komise, které najdete zde: https://edps.europa.eu/data-protection_en.
Důsledky neposkytnutí vašich údajů
Nejste povinni poskytnout své osobní údaje ORCID. Jak však tyto informace vyžadují ORCID zaměstnat tě, ORCID nemusí být schopen rozšířit nabídku zaměstnání nebo vás zaměstnat bez poskytnutí určitých osobních údajů.
Zabezpečení vašich osobních údajů
ORCID používá komerčně přiměřená bezpečnostní opatření, aby zabránil náhodnému ztrátě nebo neoprávněnému použití osobních údajů nebo k neoprávněnému přístupu k nim. Omezujeme přístup k vašim osobním informacím na ty, kteří je potřebují znát. Zpracovatelé vašich osobních údajů tak budou činit pouze autorizovaným způsobem a podléhají povinnosti důvěrnosti. Máme také zavedené postupy pro řešení jakéhokoli podezření na porušení zabezpečení dat. Upozorníme vás a všechny příslušné regulační orgány na podezření na porušení zabezpečení údajů, pokud je to ze zákona vyžadováno.
Kontaktní informace o ochraně osobních údajů
ORCID jmenoval/jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů/jmenovanou osobu odpovědnou za ochranu údajů:
Jméno: Will Simpson
Název: Director, Technology
E-mail: w.simpson@orcid.org
Adresa: ORCID Inc., 10411 Motor City Drive, Suite 750, Bethesda MD 20817, USA
Změny
Toto Oznámení o ochraně osobních údajů bylo zveřejněno 20. srpna 2021 a naposledy aktualizováno 20. srpna 2021. Toto Oznámení o ochraně osobních údajů můžeme čas od času změnit, o tom vás budeme informovat e-mailem.