Contexte
Cet avis de confidentialité vous fournit les informations nécessaires concernant vos droits et nos obligations, et explique comment, pourquoi et quand ORCID, Inc ("ORCID"), traite vos informations personnelles ("Informations personnelles"). Les informations personnelles traitées par ORCID (qui peut être conservé sur papier ou sous format électronique ou sous tout autre format) est soumis à certaines garanties légales spécifiées dans les lois nationales et internationales applicables en matière de protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne et le Royaume-Uni sur la protection des données Act 2018. Ces règlements imposent des restrictions sur la façon dont ORCID peut traiter des informations personnelles. Cet avis doit être considéré comme complémentaire à tout autre accord de confidentialité entre ORCID et tout membre de son personnel.
ORCIDActivités de traitement des données de
Dans le cadre de ses activités, ORCID collectera, stockera et traitera les informations personnelles vous concernant dans le contexte de l'emploi, et il reconnaît que le traitement correct et licite de ces informations maintiendra la confiance dans l'organisation et assurera le succès des opérations commerciales. ORCID traite vos informations personnelles dans le rôle d'un contrôleur en vertu du RGPD.
Informations que nous collectons
ORCID traite vos informations personnelles pour répondre à ses obligations légales, statutaires et contractuelles et pour permettre ORCID pour vous employer et vous former dans le cadre de votre emploi. ORCID ne collectera aucune information personnelle inutile de votre part et ne traitera pas vos informations de quelque manière que ce soit, autre que celle spécifiée dans le présent avis.
En particulier, ORCID peut collecter et traiter les catégories d'informations personnelles suivantes :
- identification et coordonnées (nom et prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, numéro de téléphone, numéro d'identification personnel, numéro d'employé, numéro de passeport, adresse e-mail, adresse de résidence permanente et temporaire, adresse postale, nationalité, statut de visa, contacts d'urgence de personnes proches, préférences alimentaires, liens vers des profils de réseaux sociaux, langues parlées, éducation) ;
- informations relatives au poste de l'employé et informations sur le salaire (contrats de travail, avenants à l'emploi, CV, notes d'entretien, informations concernant le salaire d'un employé, informations fiscales et d'assurance, informations relatives aux avantages sociaux, poste de travail, département, éducation, revenus d'emploi, nombre et type de compte bancaire, y compris l'institution bancaire ), les informations sur les voyages d'affaires, les jours et heures de travail, les registres d'absence, les évaluations de performance, les certificats de formation et les informations relatives à la discipline.
ORCID traite en outre les catégories suivantes d'informations personnelles aux fins des intérêts légitimes du responsable du traitement à protéger sa propriété dans le cadre de l'exploitation de son entreprise :
- Information sur l'activité du salarié dans les systèmes d'information dans le but de détecter et de prévenir les activités non autorisées dans ces systèmes, et
- Informations relatives au cours normal des affaires et aux activités professionnelles connexes (photographies, vidéos).
Les informations ci-dessus sont collectées selon les méthodes suivantes répertoriées ci-dessous :
- Demandes d'emploi (copie papier ou copie électronique)
- Candidatures électroniques (soumises via un formulaire en ligne)
- CV/curriculum vitae(s) et tout autre matériel de candidature
- Informations fournies lors des forums sur l'emploi et des événements de recrutement
- Informations transmises par les agences de recrutement
- Informations fournies directement par l'employé
- Examens des performances
- Formation et certifications
- Informations d'utilisation de nos systèmes informatiques et de ceux de nos fournisseurs
- Le processus général d'intégration et la soumission de tous les formulaires et données pertinents au sein de notre système d'information sur les ressources humaines (SIRH).
Notez que les informations ci-dessus sont reçues par ORCID sous diverses formes, y compris sous forme papier et électronique livrée en personne ou par e-mail, fax, site Web, médias sociaux, etc.
Comment nous utilisons vos données personnelles
ORCID prend votre vie privée très au sérieux et ne divulguera, ne partagera ou ne vendra jamais vos données à votre insu, à moins que la loi ne l'y oblige. ORCID ne conserve vos données que le temps nécessaire et aux fins spécifiées dans le présent avis. Les Informations Personnelles sont traitées pour les finalités et les raisons suivantes :
OBJECTIFS DU TRAITEMENT | TYPE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS | BASE DE TRAITEMENT |
Recrutement/Gestion du personnel Gestion de la main-d'œuvre : recrutement gestion du travail évaluation de la performance au travail des employés développement et gestion de la structure organisationnelle de l'entreprise gestion du personnel et gestion d'équipe, voyages d'affaires gestion des talents et conseil en évolution du travail formation gestion et approbation des congés de travail planification de la relève mise à disposition de références sur demande. | données relatives au travail et aux études de l'employé données d'identification données relatives au poste de l'employé données salariales et données financières associées notification d'absence d'un employé pour cause de maladie | Traitement : est nécessaire à la mise en œuvre de mesures préconcurrentielles prises avant la conclusion d'un contrat de travail ou d'un autre contrat auquel l'employé en tant que personne concernée est partie. peut en même temps être nécessaire aux fins des intérêts légitimes de ORCID ou d'un tiers, pour lequel un intérêt à la bonne évaluation d'un candidat potentiel dans une procédure d'appel d'offres concurrentiel. il est nécessaire, après le recrutement d'un employé, de remplir l'emploi ou un autre contrat auquel l'employé est partie en tant que personne concernée. |
OBJECTIFS DU TRAITEMENT | TYPE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS | BASE DE TRAITEMENT |
Avantages Agenda salarial, avantages sociaux et paiements : salaire, récompenses et toutes autres incitations et avantages conformes aux réglementations légales en matière de sécurité sociale et de fiscalité. | adresse professionnelle expérience professionnelle/d'études données d'identification données relatives au poste de l'employé données salariales et données financières associées informations sur les assurances et les indemnités informations sur le système de sécurité sociale | Traitement : • est nécessaire au respect des obligations légales applicables aux ORCIDEt • peut en même temps être nécessaire à l'exécution du contrat de travail ou d'un autre contrat auquel l'employé est une personne concernée en tant que partie. |
Urgence Dentaire Communication avec les employés et leurs interlocuteurs en cas d'urgence | données d'identification de l'employé données d'identification du ou des contacts d'urgence de l'employé données relatives à la situation d'urgence de l'employé | Le traitement est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux (santé) de l'employé en cas d'urgence. |
Obligations légales Le respect de nos obligations légales, y compris les obligations découlant des lois sur l'emploi et l'immigration, les lois fiscales et les réglementations relatives à la santé et à la sécurité au travail | données d'identification données relatives au poste de l'employé données salariales et données financières associées informations sur les assurances et les indemnités, informations sur le système de sécurité sociale données sur la santé | Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales applicables aux ORCID. |
OBJECTIFS DU TRAITEMENT | TYPE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS | BASE DE TRAITEMENT |
Mesures protectives Détection ou prévention de tout comportement inapproprié ou violation des ORCID règles, y compris la protection de notre propriété intellectuelle, des informations confidentielles et d'autres biens matériels et immatériels. | données d'identification données relatives au poste de l'employé informations sur l'utilisation des actifs et les systèmes de l'entreprise | Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de ORCID, pour laquelle un intérêt à la protection des actifs d'une entreprise. |
Poursuite judiciaire Aux fins de tout litige ou enquête potentiel et/ou en cours nous concernant ou concernant l'une de nos sociétés du Groupe, les représentants de la société | données d'identification données relatives au poste de l'employé informations sur l'utilisation des actifs et les systèmes de l'entreprise | Le traitement est nécessaire pour ORCIDles intérêts légitimes de réclamer ORCIDles droits de tiers contre des tiers ou de se défendre contre des réclamations de tiers contre ORCID dans un éventuel litige ou pour se défendre et répondre aux exigences d'une enquête administrative. |
Partage de données avec des tiers et des processeurs tiers
Les informations personnelles seront traitées par le ORCID manuellement et automatiquement par des tiers engagés par le ORCID pour traiter les informations personnelles des employés. ORCID peut partager vos informations personnelles avec les tiers qui ont besoin d'effectuer ces activités de traitement.
La liste actuelle des destinataires des données personnelles est disponible sur demande auprès du People Operations Manager.
Transferts d'informations personnelles en dehors de l'UE
Afin de conserver le siège de ORCID informé, toutes les catégories de renseignements personnels décrites dans le présent avis de confidentialité peuvent être transférées à ORCIDSIRH de , situé aux États-Unis d'Amérique.
ORCID prend des mesures commercialement raisonnables pour confirmer que les informations personnelles transférées en dehors de l'UE sont fournies avec des mesures de sécurité adéquates et protégées contre tout accès non autorisé. De plus, dans la mesure où ORCID utilise des processeurs tiers (voir ci-dessus), ORCID conclura des clauses contractuelles types appropriées ou d'autres arrangements contractuels pour assurer une protection appropriée, comme l'exige le RGPD.
Mesures de sécurité
Tenant compte de l'état de l'art, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que du risque de probabilité et de gravité variables pour les droits et libertés des personnes physiques, ORCID (et l'une de ses sociétés affiliées) doit, en ce qui concerne les informations personnelles, mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité approprié à ce risque.
Combien de temps nous conservons vos données (c'est-à-dire la durée du traitement et la conservation des données)
ORCID ne conservera pas vos informations personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. ORCID traitera les informations personnelles de l'employé pour la durée de la relation de travail entre ORCID et l'employé et en outre pendant une période de six (6) ans à compter de la date de cessation de la relation de travail, à moins qu'il ne soit nécessaire de conserver les informations personnelles pendant une période plus longue en vertu d'une obligation légale. Les informations personnelles et les documents de l'employé peuvent être traités ultérieurement si nécessaire, pour la détermination, l'exercice ou la défense de ORCIDles droits légaux de ou pour une période qui est requise par la loi.
Vos droits
En vertu de diverses réglementations sur la confidentialité des données, les employés (en tant que personnes concernées) ont divers droits concernant les informations personnelles traitées par ORCID.
Droit d'accès
Les employés ont le droit d'accéder à leurs données personnelles traitées par ORCID. Plus précisément, vous avez le droit d'accéder à toute information personnelle qui ORCID processus vous concernant et pour demander des informations sur :
- Quelles données personnelles nous détenons à votre sujet ;
- Les finalités du traitement ;
- Les catégories de données personnelles concernées ;
- Les destinataires auxquels les données personnelles ont/seront divulguées ;
- Combien de temps ORCID a l'intention de stocker vos données personnelles pour ; et
- Si nous n'avons pas collecté les données directement auprès de vous, des informations sur la source.
Vous avez le droit d'obtenir de ORCID données personnelles vous concernant, qui ont été fournies à ORCID par toi. ORCID doit, à votre demande, vous fournir des données sans retard injustifié dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ce droit ne s'applique pas aux Informations personnelles qui ne sont pas traitées automatiquement.
Par ailleurs, outre le droit d'accès aux données personnelles, vous disposez des droits de rectification ou d'effacement, ou de limitation du traitement, et du droit de vous opposer au traitement de ces données.
Droit de rectification
Si tu crois ça ORCID détient des données incomplètes ou inexactes vous concernant, vous avez le droit de demander ORCID corriger et/ou compléter les informations et ORCID s'efforcera de le faire le plus rapidement possible, à moins qu'il n'y ait une raison valable de ne pas le faire, auquel cas vous en serez informé.
Droits d'effacement (suppression), de restriction ou d'objection
Vous avez également le droit de demander l'effacement de vos données personnelles ou d'en restreindre le traitement (le cas échéant) conformément aux lois sur la protection des données ; ainsi que de s'opposer à tout marketing direct de ORCID.
Autres droits
Le cas échéant, vous avez le droit à la portabilité des données de vos informations et le droit d'être informé de toute prise de décision automatisée ORCID peut utiliser.
Demandes de la personne concernée
Afin d'exercer vos droits en vertu du présent avis de confidentialité et des lois applicables en matière de protection des données, vous pouvez envoyer un e-mail à ORCIDResponsable des opérations de personnes.
If ORCID reçoit une demande de votre part pour exercer l'un des droits ci-dessus, ORCID peut vous demander de vérifier votre identité avant de donner suite à la demande ; c'est pour s'assurer que vos données sont protégées et sécurisées.
Plaintes des personnes concernées
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance concernant l'un des droits décrits ci-dessus. Les Autorités de contrôle sont chargées de veiller au respect des lois applicables en matière de protection des données. Pour trouver les coordonnées de votre autorité de surveillance de l'UE, veuillez visiter le site Web de la Commission européenne, disponible ici : https://edps.europa.eu/data-protection_en.
Conséquences de la non-fourniture de vos données
Vous n'êtes pas obligé de fournir vos informations personnelles à ORCID. Cependant, comme ces informations sont nécessaires pour ORCID pour vous employer, ORCID peut ne pas être en mesure de prolonger une offre d'emploi ou de vous employer sans la fourniture de certains renseignements personnels.
Assurer la sécurité de vos informations personnelles
ORCID utilise des mesures de sécurité commercialement raisonnables pour empêcher que les informations personnelles ne soient accidentellement perdues ou utilisées ou consultées de manière non autorisée. Nous limitons l'accès à vos informations personnelles à ceux qui ont un réel besoin commercial de les connaître. Les personnes qui traitent vos informations personnelles le feront uniquement de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité. Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données. Nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d'une violation présumée de la sécurité des données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.
Coordonnées de confidentialité
ORCID a nommé/désigné un délégué à la protection des données/une personne désignée responsable de la protection des données :
Nom : Will Simpson
Titre : Directeur, Technologie
Courriel : w.simpson@orcid. Org
Adresse : ORCID Inc., 10411 Motor City Drive, Suite 750, Bethesda MD 20817, États-Unis
Modifications
Cet avis de confidentialité a été publié le 20 août 2021 et mis à jour pour la dernière fois le 20 août 2021. Nous pouvons modifier cet avis de confidentialité de temps à autre, lorsque nous le ferons, nous vous en informerons par e-mail.