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Así que aquí nos sentamos, en casa, hablando entre nosotros sobre el sistema de conferencias web que elija, tratando de administrar conjuntamente a los niños y / o mascotas y / o el ancho de banda. Mis hijos adolescentes me dicen que su generación ahora se llama la Zoomers. He visto comentarios en varias plataformas de redes sociales sobre estar en reuniones todo el tiempo, y cómo esto es más agotador que ir a la oficina y reunirse cara a cara. También escucho a la gente hablar sobre el distanciamiento social sintiéndose más como estar en una cámara de aislamiento. Los humanos somos animales sociales (incluso nosotros, en su mayoría, introvertidos), y para muchos esto se siente como una tortura.
Aunque el aspecto de aislamiento social de COVID-19 es nuevo para todos, ORCID ha operado en una oficina virtual desde nuestros inicios.
Fundada en 2010, ORCID nunca ha tenido una oficina central, un edificio u otro espacio físico compartido. Fuimos uno de los pioneros de una oficina completamente virtual. Usamos un servicio de oficina virtual para nuestra dirección postal, que elegimos (en parte) por el nombre de la calle. Después de aproximadamente dos años, la Junta dejó de preguntarle al personal cuándo invertiríamos en un edificio. Vieron que era completamente posible dirigir una organización sin una. Podemos contratar a las mejores personas de cualquier parte del mundo, relacionarnos con las comunidades donde viven y ofrecer flexibilidad para crear una jornada laboral que permita al personal administrar sus vidas con más facilidad. Ser virtual mejora nuestra resiliencia.
¿Entonces, Cómo lo hacemos?
Vivimos según los principios de la agilidad. Como organización sin fines de lucro, nuestra misión, valores y principios guían nuestro trabajo. Participamos en la planificación de escenarios para establecer estrategias centrales, que utilizamos para establecer metas anuales. Adoptamos la sincronicidad y la asincronicidad. Usamos herramientas en línea que también son espectaculares para permitir una colaboración transparente. Confiamos el uno en el otro para hacer nuestro trabajo cuando y donde sea que estemos. Nos preocupamos profundamente por nuestra comunidad y sabemos que debemos hacer preguntas y compartir nuestros planes y progresos abiertamente con la comunidad.
Cuando una nueva persona se une al ORCID equipo, enviamos una computadora portátil, los instalamos en todos nuestros entornos de herramientas en línea y revisamos nuestra misión y objetivos. La mayoría de las personas están listas para comenzar, desde una perspectiva tecnológica, en menos de una semana. Más difícil es incorporarse a la nómina, porque cada ubicación tiene sus propias regulaciones laborales, impuestos, días de vacaciones, pensión, etc. Actualmente tenemos 37 empleados que trabajan en 15 países y varios estados de EE. UU., Cada uno de los cuales tiene regulaciones laborales específicas.
¿Cómo elegir herramientas? Basado en lo que necesitamos lograr. Aquí esto se desglosa por actividad y urgencia.
Ideas y decisiones
Utilizamos reuniones sincrónicas para discutir ideas y tomar decisiones, tanto a nivel interno (semanal) como en grupos de trabajo externos (mensual) y grupos de interés (trimestral). Usamos una variedad de herramientas para reuniones en línea, que incluyen Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack y GoToMeeting. Tenemos cuidado de tener una agenda clara para las reuniones y de tener materiales preparados que estén vinculados a las agendas. Tomamos notas y elementos de acción, y monitoreamos el progreso. Las reuniones sincrónicas son fundamentales, pero no podemos dedicar todo nuestro tiempo a reuniones. Necesitamos tiempo para actuar sobre las decisiones.
Materiales y código
Usamos una variedad de plataformas para desarrollar materiales para reuniones sincrónicas y hacer un seguimiento de los elementos de acción, incluidos Google Docs y Github, que aumentamos con herramientas de colaboración y administración de contenido que incluyen DropBox, Drupal y WordPress, y Figshare. Para hacer este trabajo, reservamos bloques de tiempo de 2 a 4 horas, no en reuniones o respondiendo correos electrónicos. Es hora de pensar en lugar de reaccionar. A algunas personas les gusta comenzar el día haciendo un trabajo que requiere mayor concentración, a otras les gusta terminar el día de esa manera. De cualquier manera, este tiempo protegido permite el pensamiento más profundo que requiere la planificación.
Proyectos y avances
La colaboración es un valor fundamental de ORCID. Gestionamos proyectos y realizamos un seguimiento de nuestro progreso mediante Trello, Salesforce y Quickbooks. Dedicamos tiempo a definir y perfeccionar las responsabilidades del equipo central y a articular acuerdos dentro y entre equipos. Usamos tableros de Trello para equipos y proyectos para organizar nuestro trabajo, hacer explícitos los cronogramas, compartir tareas y @ personas dentro y en toda la organización que pueden ayudar a completar proyectos. Para una comunicación más precisa y rápida, usamos Slack. Compartimos estadísticas semanalmente y estamos implementando una función de análisis este año para visualizar mejor el progreso y las tendencias longitudinales.
Valores y cultura
Cada equipo trabaja de manera diferente y permitimos la agilidad y la creatividad en las herramientas que se utilizan y cómo se implementan. Además, contamos con personas de muchos países, culturas y zonas horarias. Somos diversos y debemos ser inclusivos. Ayudarnos a trabajar juntos de manera eficaz requiere más que nuestro misión. Requiere confianza y transparencia. A medida que hemos crecido, hemos dedicado más tiempo a explorar nuestros valores. Recientemente lanzamos nuestro Dignidad en el trabajo política. Profundizamos en nuestros valores al hacer que cada equipo viva un valor cada año, y los objetivos de desempeño anual del personal incluyen cómo nuestro trabajo respalda el valor de nuestro equipo. Este año, los equipos están desarrollando estatutos para aumentar sus responsabilidades principales. Hacemos esto porque la forma en que trabajamos es al menos tan importante en lo que trabajamos.
Nuestra caja de herramientas de colaboración
Ideas y decisiones |
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Registro, preguntas, derivaciones |
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Planificación, gestión e informes de proyectos |
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Administración de Contenidos |
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Materiales |
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