Esta guía está destinada al personal de las organizaciones que utilizan ORCID Portal de miembros para agregar información al ORCID registros de investigadores afiliados a su organización. Affiliation Manager se puede usar para agregar Empleo, Educación, Calificaciones o actividades profesionales (Membresía, Servicio, Puestos invitados y Distinciones) Affiliation Manager está disponible solo para los miembros del consorcio.
ORCID el personal tiene que habilitar el acceso a la herramienta, así que por favor solicite acceso aquí.
- Agregar afiliaciones al portal
- Envío de enlaces de permiso
- Editar afiliaciones
- Eliminar afiliaciones
- Informe de estado de afiliación
- Estado de afiliación
- Concesión de permiso (vista de investigador)
- Solución de problemas
- Preguntas frecuentes del investigador
Agregar afiliaciones al portal
CSV de carga masiva
- Cree un archivo CSV con los siguientes campos para cada afiliación a la que desee agregar ORCID. Los nombres de campo deben incluirse como encabezados. Ver aquí por ejemplo, archivo.
- Antes de cargar su archivo CSV, verifique que:
- Las columnas de su archivo están separadas por comas y no por punto y coma ni tabulaciones.
- No se han realizado cambios incrementales en las filas, particularmente en la organización. ID columna.
- Su archivo se guardó usando codificación UTF-8, particularmente si usa caracteres que no están en inglés (como tildes, cedillas, agudos o diéresis).
- Su archivo sigue las reglas de validación en la siguiente tabla
- Antes de cargar su archivo CSV, verifique que:
| Nombre de columna | Descripción | Reglas de validación |
|---|---|---|
| Dirección de correo electrónico del investigador al que pertenece esta afiliación | Requerido. Debe ser una dirección de correo electrónico válida por ejemplo: [email protected] | |
| sección de afiliación | ORCID sección de registro a la que se debe agregar esta afiliación | Necesario. Debe ser uno de los siguientes valores: - empleo - educación - calificación - puesto invitado - distinción - Servicio |
| Nombre de Departamento | Nombre del departamento | Opcional. 4000 caracteres como máximo. Ejemplos: Biología, Facultad de Ciencias, Revista de Gestión Internacional |
| título de rol | Rol / título / grado | Opcional. 4000 caracteres como máximo. Ej: Profesor Asociado, Miembro, Maestría |
| fecha de inicio | Fecha de inicio de la afiliación | Opcional. Fecha ISO 8601, con al menos un año especificado y como máximo el día del mes. Ejemplos: 2019 Mayo - 2019-02 - 2019-02-20 |
| fecha final | Fecha de finalización de la afiliación | Opcional. Fecha ISO 8601, con al menos un año especificado y como máximo el día del mes. Ejemplos: 2019 Mayo - 2019-02 - 2019-02-20 |
| nombre-org | Nombre de su organización | Requerido, 4000 caracteres |
| org-país | País en el que se encuentra su organización | Requerido, 2 caracteres iso-3166-código de país Ejemplo: EE. UU., DE, MX |
| ciudad-org | Ciudad en la que se encuentra su organización | Requerido, 4000 caracteres |
| región-org | Región en la que se encuentra su organización | Opcional, 4000 caracteres |
| desambiguado organización- identificador | Identificador persistente para su organización, de una de las fuentes admitidas ROR o Ringgold. | Requerido Ejemplo de ROR: ror.org/04fa4r544 |
| desambiguación fuente | Fuente del identificador utilizado en la desambigua- organización- Campo identificador | Requerido. Debe ser uno de los siguientes valores: ROR (opción preferida) Ringgold |
| url | URL de un recurso sobre la afiliación, como la página de contacto de este investigador en el directorio de su organización | Opcional, ejemplo: https: // info.orcid. Org /orcid-equipo/ |
- Haga clic en Herramientas > Affiliation Manager (o visitar https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Haga clic en Importar afiliaciones desde CSV, elija el CSV que creó en el paso 1 y haga clic en Cargar. El archivo ha sido subido para su procesamiento.
- Recibirá un correo electrónico una vez que el archivo haya sido procesado. El mensaje de correo electrónico le informará cuántas afiliaciones se han agregado según la carga. Se completa una verificación de afiliaciones duplicadas (coincidencia exacta). El número de duplicados también se mostrará si se incluyeron algunos dentro del archivo. También recibirá un correo electrónico si por alguna razón hubo un error al procesar el archivo
- Las afiliaciones que cargó aparecerán en la lista en https://member-portal.orcid.org/assertion
Agregar afiliaciones manualmente
- Haga clic en Herramientas > Affiliation Manager (o visitar https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Haga clic en Agregar afiliación, ingrese los datos de afiliación y haga clic en Guardar
- Se completa una verificación para asegurarse de que no exista un duplicado.
- La afiliación aparecerá en la lista en https://member-portal.orcid.org/assertion
Envío de enlaces de permiso
Para agregar datos a ORCID registros, los propietarios de registros primero deben otorgar permiso a su organización haciendo clic en un enlace personalizado. Para facilitar esto, el portal de miembros proporciona enlaces de permisos personalizados que corresponden a los elementos de afiliación que ha agregado al portal.
Hay 2 formas de enviar enlaces de permiso a sus investigadores. Ambas formas se detallan a continuación:
SOLICITUDES ORCID para enviar enlaces de permiso
Usando esta función, ORCID puede enviar enlaces de permiso a sus investigadores agregando un ORCID notificación de la bandeja de entrada si un ORCID iD existe o por correo electrónico. El texto del correo electrónico es estándar y la organización miembro no puede modificarlo. El proceso activa una notificación inmediatamente, 7 y 30 días después si el usuario aún no ha otorgado el permiso. Por favor mira Conceder permisos (vista de investigadores) para comprender la experiencia de usuario de sus investigadores.
- Haga clic en Herramientas > Affiliation Manager (o visitar https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Haga clic en Enviar notificaciones de permisos. Esto cambiará el estado de todas las afiliaciones dentro del portal de 'Pendiente' a 'Notificación solicitada'
- Una vez que se haya completado el proceso, el estado cambiará a 'Notificación enviada'. Las afiliaciones con este estado indican que se ha generado una notificación en la bandeja de entrada o se ha enviado un correo electrónico. Le informaremos por correo electrónico cuántas notificaciones se han enviado.
Después de que un usuario haga clic en el enlace dentro de la notificación de la bandeja de entrada o en el correo electrónico para otorgar permiso, todos los elementos de afiliación asociados con ese usuario se agregarán a su ORCID registro y el estado de esos elementos de afiliación en https://member-portal.orcid.org/assertion aparecerá como "En ORCID”. Los usuarios ORCID iD aparecerá junto a su nombre y la fecha "Modificada" se actualizará para reflejar la fecha / hora en que se agregó la hora al usuario ORCID registro.
Solicitar y enviar enlaces de permisos manualmente
Puede descargar un archivo CSV de la dirección de correo electrónico y los enlaces de permiso para las afiliaciones de investigadores que tienen un estado "pendiente" o "notificación enviada" en el portal.
- Haga clic en Herramientas > Agregar afiliaciones (o visite https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Haga clic en Solicitar enlaces de permiso para generar un archivo CSV que contenga la dirección de correo electrónico y el enlace de permiso personalizado para cada usuario único para el que haya agregado un elemento de afiliación (identificado por dirección de correo electrónico). Note: Solo se generan enlaces para afiliaciones con estado “Pendiente” y “Notificación enviada”. Además, si un usuario tiene múltiples afiliaciones, solo se generará 1 enlace.
- Envíe enlaces a los usuarios por correo electrónico (consulte nuestra guía de correo electrónico para obtener más información) utilizando una herramienta de combinación de correspondencia para incrustar el enlace de cada usuario en una plantilla de correo electrónico adecuada. Ver Concesión de permiso (vista de investigador) para conocer los pasos que los investigadores deben completar después de recibir el enlace de permiso.
- Después de que un usuario (identificado por su dirección de correo electrónico) haga clic en el enlace para otorgar permiso, todos los elementos de afiliación asociados con ese usuario se agregarán a su ORCID registro y el estado de esos elementos de afiliación en https://member-portal.orcid.org/assertion aparecerá como "En ORCID”. Los usuarios ORCID iD aparecerá junto a su nombre y la fecha "Modificada" se actualizará para reflejar la fecha / hora en que se agregó la hora al usuario ORCID registro.
Si un usuario niega el acceso o se produce un error al intentar actualizar un usuario ORCID registro, la columna Estado se actualizará en consecuencia. Ver Estado de afiliación para obtener más detalles.
Si por alguna razón necesita reenviar el enlace de autorización a un usuario, puede copiar el enlace a su portapapeles desde la afiliación de investigadores siguiendo los pasos a continuación:
- Haga clic en Herramientas > Affiliation Manager (o visitar https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Encuentre la afiliación de los usuarios dentro del portal usando la opción de búsqueda debajo de las opciones del menú a la derecha
- Haga clic en 'Ver detalles'
- Haga clic en 'Copiar al portapapeles'
Editar afiliaciones
Recuerde que, como ocurre con cualquier otro ORCID integración, con la Affiliation Manager, solo puedes editar las afiliaciones que se hayan agregado usando la herramienta. Las afiliaciones agregadas manualmente por los investigadores solo pueden ser editadas por ellos. Las afiliaciones agregadas por otras integraciones solo pueden ser editadas por estas otras integraciones.
Es posible que deba editar una afiliación existente si la afiliación ha finalizado o si hay un error en los datos.
¡Importante! Si el usuario tiene una nueva afiliación con su organización (como un cambio de posición), no edite la afiliación existente para reflejar la nueva posición. En su lugar, actualice la fecha de finalización de la afiliación existente y agregue una nueva afiliación con el nuevo título del puesto.
Editar afiliaciones manualmente
- Haga clic en Herramientas para miembros > Affiliation Manager (o visitar https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Haga clic en el botón Editar junto a la afiliación relevante.
- Edite los datos según sea necesario y haga clic en Guardar.
- Si el estado de afiliación es "En ORCID", La afiliación se actualizará en el usuario ORCID grabar en unos minutos. Si el estado es "Pendiente" o "Notificación enviada", la afiliación corregida se agregará al registro del usuario si otorga el permiso.
Edición de afiliaciones mediante carga CSV
Si tiene varias afiliaciones para actualizar, puede usar la carga de CSV.
- Haga clic en Herramientas > Affiliation Manager (o visitar https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Haga clic en 'Solicitar afiliaciones para editar' para generar un archivo CSV de todas sus afiliaciones actuales dentro del portal. El archivo que se produce contiene una afiliación única. ID para cada entrada, no edite este ID.
- Modifique los datos de las afiliaciones que requieran una edición. Esto podría consistir en corregir datos inexactos o agregar fechas de finalización.
- Haga clic en Importar afiliaciones desde CSV, elija el CSV que creó en el paso 2 y haga clic en Cargar (puede llevar unos minutos procesar el archivo)
- Un mensaje de correo electrónico informará cuántas afiliaciones se actualizaron como parte de la carga del archivo una vez procesada
- Las afiliaciones relevantes se actualizarán en el portal y en ORCID (si ya existe). Tenga en cuenta que aquellas afiliaciones que permanezcan sin editar no sufrirán ningún cambio ni recibirán ninguna notificación.
Eliminar afiliaciones
Eliminando afiliaciones con estado "En ORCID"
Eliminar una afiliación con el estado "En ORCID”Del Portal para miembros también lo eliminará del ORCID registro. Esta acción solo debe realizarse en casos excepcionales:
| Caso | ¿Debo eliminar la afiliación? |
|---|---|
| Hay errores de datos en una afiliación. | NO. Edite la afiliación existente para corregir los datos como se describe arriba en Editar afiliaciones |
| Un usuario ya no está afiliado a mi organización. | NO. Edite la afiliación existente para agregar una fecha de finalización como se describe arriba en Editar afiliaciones |
| Se agregó una afiliación al registro de un usuario por error (p. Ej., La afiliación es para otra persona) | Si |
| Un usuario no comenzó una posición como estaba planeado. | Si |
Eliminación de afiliaciones con estado "Pendiente", "Error" o "Acceso denegado al usuario"
Las afiliaciones con el estado "Pendiente", "Error" o "Acceso denegado al usuario" no se han agregado a ORCID, por lo tanto, eliminarlos solo elimina los datos del Portal de miembros y no afecta el registro del usuario.
- Haga clic en Herramientas > Affiliation Manager (o visitar https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Haga clic en el botón Eliminar junto a la afiliación relevante.
- Haga clic en Eliminar nuevamente cuando se le solicite
- Si el estado de la afiliación eliminada era "En ORCID", La afiliación puede tardar varios minutos en eliminarse de ORCID.
Eliminar afiliaciones a través de CSV
Si tiene varias afiliaciones que necesita eliminar, puede usar la carga de CSV.
- Haga clic en Herramientas para miembros > Affiliation Manager (o visitar https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Haga clic en 'Descargar afiliaciones para editar' para generar un archivo CSV de todas sus afiliaciones actuales dentro del portal. El archivo que se produce contiene una afiliación única ID para cada entrada, no edite este ID.
- Elimine todos los datos en las columnas AP, que deberían dejar la afiliación única ID en la columna Q
- Haga clic en Importar afiliaciones desde CSV, elija el CSV que creó en el paso 2 y haga clic en Cargar (puede llevar unos minutos procesar el archivo)
- Un mensaje mostrará cuántas afiliaciones se eliminaron como parte de la carga del archivo.
- Todas las afiliaciones que se incluyeron en la carga que acababan de tener la afiliación única. ID incluido habría sido eliminado del portal y los usuarios ORCID registrar si corresponde.
Informe de estado de afiliación
Puede solicitar un informe que incluya los detalles y el estado de la afiliación que ha agregado al Portal de miembros.
- Haga clic en Herramientas > Affiliation Manager (o visitar https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Haga clic en 'Solicitar informe de estado de afiliación'
- Se generará un archivo CSV y se le enviará por correo electrónico. Salida de muestra:
Estado de afiliación
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | El usuario no ha realizado ninguna acción (es decir, no ha hecho clic en el enlace de permiso) |
| In ORCID | El usuario ha concedido permiso y el elemento de afiliación se ha añadido correctamente a su ORCID registro. |
| Pendiente de reintentar ORCID | El usuario ha otorgado permiso, pero la afiliación aún no se ha agregado ni actualizado a su ORCID registro. Este estado se verá por un momento cuando ocurrió un error que se había corregido manualmente. |
| Actualización pendiente en ORCID | Este estado se verá por un corto tiempo después de que se haya editado la afiliación pendiente de una actualización sobre los usuarios. ORCID registro. |
| El usuario ha denegado el acceso | El usuario hizo clic en el enlace de permiso, pero eligió no otorgar permiso para actualizar su ORCID registro. El elemento de afiliación no se agregó al usuario. ORCID registro. |
| Error al agregar a ORCID | Ocurrió un error del sistema durante el proceso de otorgar permiso o actualizar la información del usuario. ORCID registro. También se mostrará la salida sin procesar del mensaje de error; puedes enviar esto a ORCID soporte para ayudar a solucionar problemas. |
| Error al actualizar en ORCID | Se produjo un error del sistema durante el proceso de actualización de la afiliación en ORCID. También se mostrará la salida sin procesar del mensaje de error; puedes enviar esto a ORCID soporte para ayudar a solucionar problemas. |
| Error al eliminar en ORCID | Ha habido un error al eliminar la afiliación en los usuarios. ORCID registro. Por favor contactar [email protected] para asistencia |
| Usuario eliminado de ORCID | El usuario ha eliminado la afiliación de su registro. No puede realizar ninguna edición. Si desea agregar la afiliación nuevamente, deberá agregar una nueva afiliación en el portal. |
| Permiso revocado por el usuario | El usuario ha eliminado su organización de sus listas de Organizaciones de confianza, por lo que ya no tiene permiso para actualizar su registro. Puede solicitar permiso nuevamente utilizando la función de enlace de copia al portapapeles |
| Notificación solicitada | Este es un estado temporal para las afiliaciones que han sido seleccionadas para el proceso de notificación |
| Notificación enviada | El usuario ha recibido una notificación de ORCID a través de su ORCID bandeja de entrada o dirección de correo electrónico utilizada al cargar la afiliación |
| Error de notificación | El proceso de notificación ha fallado. Por favor contactar [email protected] para asistencia |
Concesión de permiso (vista de investigador)
- Haga clic en el enlace/botón en el correo electrónico/notificación que le han enviado desde su organización o desde ORCID
- Usted será redirigido a la ORCID pantalla de inicio de sesión / registro.
Nota: Si previamente otorgó permiso a su institución para actualizar su ORCID registro, no es necesario que realice ninguna otra acción y verá el siguiente mensaje:
- Si tienes una cuenta de ORCID cuenta, inicie sesión. De lo contrario, haga clic en Registrarse ahora.
Nota: la dirección de correo electrónico asociada a su ORCID La cuenta NO necesita coincidir con la dirección a la que se envió el correo electrónico con el enlace de permiso. - Después de iniciar sesión ORCID o creando una nueva cuenta, se le presentará una pantalla que le pedirá que otorgue permiso a su institución para actualizar ORCID registro.
- Si desea que su institución actualice su ORCID registrar con su información de afiliación, haga clic en Autorizar; si no es así, haga clic en Denegar.
- Si hizo clic en Autorizar, se mostrará un mensaje de éxito:
Si hizo clic en Denegar, se mostrará un mensaje de error y tendrá otra oportunidad de otorgar permiso:
- Si hizo clic en Autorizar, su ORCID El registro se actualizará con la información de afiliación proporcionada por su institución en cuestión de minutos.
Su institución puede optar por actualizar esta afiliación o agregar información de afiliación adicional a su ORCID grabar en el futuro. Si ya no desea que su institución tenga acceso para actualizar su ORCID registro, puede eliminar el acceso en la sección Organizaciones de confianza de su ORCID Página de partes de confianza
Solución de problemas
Errores de validación por adelantado
Antes de procesar su archivo, completamos una verificación de validación básica. Si hay algún error, recibirá un correo electrónico indicándole qué línea del archivo incluye errores.
Los errores comunes de validación son:
- Faltan campos obligatorios. Los campos obligatorios son la dirección de correo electrónico del investigador, el tipo de afiliación, el nombre de la organización, el país y la ciudad, el identificador desambiguado de la organización (el ROR ID) y la fuente de desambiguación (ROR).
- Tipo de afiliación no válido. El tipo de afiliación proviene de ORCID vocabulario controlado (empleo, educación, calificación, puesto invitado, distinción, servicio) y no de la clasificación interna de su organización.
- Intervalo de fechas no válido. Las fechas deben seguir el formato ISO 8601, donde el año, mes y día están separados por guiones y no por barras. Las fechas de finalización pueden ser fechas futuras.
- Código de país no válido. Los códigos de país deben ser el código de país ISO-2 de 3166 caracteres.
- ORG no válido ID incluido dentro del archivo. Esto podría ser una falta de coincidencia entre la fuente sin ambigüedad y el valor del identificador de la organización sin ambigüedad, o una adición incremental al ORG. ID valor al procesar el campo.
- Las columnas están separadas por punto y coma y no por comas.
- Problemas en la lectura de filas debido a saltos de fila agregados al procesar el archivo.
Recomendamos encarecidamente guardar archivos utilizando codificación UTF-8, especialmente si utiliza caracteres que no sean ingleses. No utilizar la codificación UTF-8 no generará un error de validación, pero sí provocará un procesamiento incorrecto de caracteres que no están en inglés, como tildes, cedillas, agudas o diéresis.
Error al agregar a ORCID/Error al actualizar en ORCID
Ocurrió un error del sistema durante el proceso de agregar/actualizar la afiliación en ORCID. Se mostrará la salida sin procesar del mensaje de error que debería proporcionarle la información relevante necesaria para que resuelva el problema. Si tiene problemas, puede enviar una copia del mensaje de error a ORCID soporte para ayudar a solucionar problemas.
Si necesita corregir la gran mayoría de las afiliaciones, puede hacerlo a través de la funcionalidad de carga de CSV o puede editar afiliaciones individuales cuando sea necesario. Por favor vea el Guía del administrador de cuentas para los pasos para completar esta acción
Preguntas frecuentes del investigador
¿Con quién debo comunicarme si los datos de afiliación agregados a mi registro son incorrectos?
Por favor contacte al designado ORCID contacto de soporte en su organización. Esto debe aparecer en el correo electrónico de solicitud de permiso que recibió.
Ya agregué mis afiliaciones de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] a mi ORCID registro: ¿cómo debo gestionar estos duplicados?
En este momento, no es posible fusionar elementos de afiliación de diferentes fuentes en su ORCID registro. Sugerimos mantener los elementos que enumeran su organización en el campo "Fuente", ya que otros sistemas que utilizan ORCID datos para fines tales como formularios de llenado previo (por ejemplo, formularios de solicitud de subvención y envío de manuscritos).