Política de denuncia de irregularidades

Antecedentes

Como se indica en nuestro Código de Conducta, ORCID está comprometido con una conducta honesta, ética y legal, y con el cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos aplicables. ORCID espera que todos sus empleados y socios practiquen la honestidad y la integridad en el cumplimiento de sus responsabilidades y actúen de acuerdo con todas las leyes, regulaciones y ORCID políticas. Esta Política de denuncia de irregularidades proporciona un medio para que las personas informen inquietudes cubiertas por esta política sin temor a represalias y para que dichos informes se manejen de manera profesional y exhaustiva. 

Quién y qué está cubierto por esta póliza

Bajo esta política, ORCIDLos directores, funcionarios, empleados actuales, contratistas y voluntarios de están obligados a informar de buena fe cualquier acción o sospecha de acción tomada por o dentro de ORCID que sea ilegal, fraudulento o que viole cualquier ley aplicable ORCID política o cualquier actividad, política o práctica de ORCID que el individuo cree razonablemente que representa un peligro específico para la salud o la seguridad públicas. También se anima a los antiguos empleados a informar cualquier inquietud y se les protegerá contra represalias por parte de ORCID. Las preocupaciones pueden incluir, entre otras:

• violaciones de leyes o regulaciones nacionales, estatales o locales;
• irregularidades financieras (incluida la elusión de controles internos o la violación de ORCIDpolíticas contables de, proporcionar información falsa o retener información material de, ORCIDauditores de la empresa, o suministrar información falsa o engañosa sobre ORCIDdeclaraciones de impuestos; así como lavado de dinero, evasión fiscal u otros delitos financieros);
• pago por servicios que no se prestan o bienes que no se entregan; robo; malversación; soborno oficial o comercial o tráfico de influencias; sobornos o uso de ORCIDpropiedad, recursos o autoridad para beneficio personal u otros fines noORCID fines relacionados; y
• destruir, alterar, ocultar o falsificar un documento en relación con un litigio, presentación regulatoria o investigación.

Esta política no es un vehículo para informar asuntos relacionados con el personal, violaciones de las políticas de recursos humanos aplicables, problemas con compañeros de trabajo o supervisores, o para informar problemas relacionados con supuesta discriminación en el lugar de trabajo o acoso sexual o cualquier otra forma de acoso ilegal, todo lo cual debe ser tratado de acuerdo con ORCIDotras políticas aplicables.

Buena fe

Las personas que informen inquietudes deben ejercer un buen criterio y creer razonablemente y de buena fe que la información divulgada se relaciona con la conducta cubierta por esta política. Cualquier persona que presente intencionalmente un informe falso puede estar sujeta a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido del empleo u otra relación con ORCID. 

Cuándo y cómo informar inquietudes

Las personas deben informar sus inquietudes lo antes posible a su supervisor (si es un empleado actual) o al Director Ejecutivo. Las personas también pueden informar cualquier inquietud directamente al Presidente del Comité de Auditoría y Riesgos (el “Presidente del Comité”) y siempre deben hacerlo si la inquietud se relaciona con el Director Ejecutivo. El actual presidente del comité figura en ORCIDsitio web. Todas las personas que reciban inquietudes de conformidad con esta Política deberán informar de inmediato al Director Ejecutivo (o al Presidente del Comité si la inquietud involucra al Director Ejecutivo) de dicho informe. El Director Ejecutivo informará al Presidente del Comité de las inquietudes que se le hayan comunicado. 

Los informes de inquietudes también se pueden realizar a través de nuestra Línea de informes confidenciales, que está habilitada en varias plataformas, que incluyen:

• Página web: https://report.syntrio.com/orcid
• Aplicación de informes anónimos: Descarga de instrucciones detalladas de la aplicación aquí. Nota: palabra clave: orcid 
• Teléfono gratuito:  
  • Marcación directa de América del Norte
    • Estados Unidos y Canadá de habla inglesa: 833-759-7400 
    • Estados Unidos y Canadá de habla hispana: 800-216-1288  
    • Canadá francófono: 855-725-0002   
    • México de habla hispana: 800-681-5340  
  • AT&T USADirecto para acceso mundial
    • Todos los demás países: 800-603-2869 (primer clic debe marcar el código de acceso del país aquí para códigos de acceso e instrucciones de marcación)
    • Códigos de acceso internacionales
• Correo electrónico: [email protected] (debe incluir "ORCID”con informe)  
• Fax: (215) 689-3885 (también debe incluir “ORCID con informe)  

Los informes relacionados con esta política realizados a través de la Línea de Denuncia Confidencial se entregarán al Presidente del Comité, quien compartirá dichos informes con el Director Ejecutivo (a menos que el informe se relacione con el Director Ejecutivo). Tenga en cuenta que puede resultar más difícil investigar a fondo las denuncias anónimas.  

Investigaciones

Para cada inquietud reportada que no se presente de forma anónima, se proporcionará un acuse de recibo dentro de los siete días a la persona que informa. El Director Ejecutivo evaluará prontamente cada inquietud de manera preliminar para determinar en qué medida se justifica una investigación adicional e informará sus hallazgos al Presidente del Comité.

Si el Director Ejecutivo y el Presidente del Comité determinan que se necesita una investigación adicional, el Director Ejecutivo coordinará cualquier investigación resultante de la manera que el Director Ejecutivo y el Presidente del Comité consideren apropiado (o según lo indique el Comité de Auditoría y Riesgos). El Director Ejecutivo informará al Comité de Auditoría y Riesgos sobre los hallazgos de la investigación y tomará medidas correctivas según el Comité de Auditoría y Riesgos lo considere justificado, incluido, entre otros, contratar expertos externos para realizar una investigación interna e informar a las autoridades policiales u otras autoridades. autoridades. Quienes realicen la investigación podrán consultar con cualquier persona y/o asesor profesional a su discreción.

Cualquier persona que sea objeto de una inquietud reportada no puede estar presente ni participar en ninguna deliberación, votación u otra resolución del asunto relacionado con la inquietud. Además, un empleado actual que también sea miembro de la Junta no podrá participar en ninguna deliberación o votación de la Junta o comité relacionada con la administración de esta política. Nada en esta política prohibirá ORCID de solicitar que la persona que es objeto de la preocupación presente información de antecedentes o responda preguntas antes del inicio de las deliberaciones, votaciones o resoluciones.

Si el tema del informe es el Director Ejecutivo, el Presidente del Comité asumirá las responsabilidades del Director Ejecutivo en virtud de esta sección.   

Si el presidente del comité es el tema del informe, el presidente de la junta asumirá las responsabilidades del presidente del comité según esta sección.  

Sin represalias

ORCID no tomará ninguna represalia contra ninguna persona que esté sujeta a esta política y que informe una inquietud de buena fe de acuerdo con esta política, proporcione información o participe en una investigación o implementación de medidas correctivas relacionadas con dicha inquietud, o se oponga a o se niega a participar en cualquier actividad, política o práctica que dé lugar a dicha preocupación. Los actos de represalia deben informarse inmediatamente al Director Ejecutivo (o al Presidente del Comité si la represalia involucra al Director Ejecutivo). Cualquier persona que tome represalias contra una persona que haya informado una inquietud de acuerdo con esta política y de buena fe puede estar sujeta a medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación de su empleo o relación con ORCID.

Las acciones de represalia incluyen, entre otras, (i) intimidación, acoso y discriminación, (ii) tomar medidas laborales adversas, como despedir, degradar, suspender, amenazar o afectar de otro modo el empleo actual o futuro de cualquier individuo que esté sujeto a esta política, y (iii) contactar a las autoridades de inmigración o informar sobre el estado migratorio de cualquier individuo que esté sujeto a esta política o de sus familiares o miembros de su hogar, o amenazar con hacerlo.

Sin perjuicio de cualquier disposición en contrario contenida en esta política, esta política no modifica de ninguna manera la relación entre ORCID y sus empleados o contratistas o crear un contrato de trabajo. Además, el derecho a no sufrir represalias no impide ORCID tomar medidas disciplinarias relacionadas con el desempeño u otra conducta. 

Confidencialidad

ORCID toma en serio su responsabilidad de hacer cumplir esta política y, por lo tanto, alienta a cualquier persona que informe una inquietud a identificarse para facilitar ORCIDLa investigación. La identidad de la persona que informa una inquietud se mantendrá confidencial en la medida de lo posible, de acuerdo con la necesidad de realizar una investigación exhaustiva y completa y de cooperar con las autoridades reguladoras o de aplicación de la ley cuando corresponda.

Distribuidores

Esta Política se distribuirá a todos los directores, funcionarios, empleados actuales y contratistas independientes de ORCIDy a los voluntarios que brindan servicios sustanciales a ORCID.  ORCID puede optar por satisfacer este requisito de distribución publicando esta política en su sitio web.

Registros e informes a la junta

Los registros relacionados con cualquier inquietud reportada y con la investigación y resolución de la misma serán mantenidos por ORCID por un período de siete años (o según lo exija lo contrario ORCIDlas políticas de retención y eliminación de registros vigentes de vez en cuando, si las hubiera). 

Al menos una vez al año, el Director Ejecutivo se asegurará de que se proporcione a la Junta un informe que identifique todas las inquietudes reportadas durante el año anterior y su resolución. Si el Director Ejecutivo es objeto de una inquietud, el Presidente del Comité será responsable de informar dicha inquietud a la Junta. 

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, debe comunicarse con el Director Ejecutivo. 

ORCID se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento.

ORCID está comprometido con el cumplimiento de todas las regulaciones y leyes en los países donde operamos. Si alguna disposición de esta política es incompatible con la ley nacional o local de control, dicha ley se aplicará y reemplazará esta política.