[avatar user = "Laure Haak" size = "thumbnail" align = "left" /]
Итак, мы сидим дома, разговариваем друг с другом через систему веб-конференций, которую вам больше всего нравится, пытаясь совместно управлять детьми и / или домашними животными и / или пропускной способностью. Мои дети-подростки говорят мне, что их поколение теперь называется Зумеры. Я видел комментарии на любом количестве платформ социальных сетей о том, что все время бывать на встречах, и о том, что это утомляет больше, чем ходить в офис и встречаться лицом к лицу. Я также слышу, как люди говорят о социальном дистанцировании, которое больше похоже на изоляцию. Люди - социальные животные (даже мы, в основном интроверты), и многим это кажется пыткой.
Хотя аспект социальной изоляции COVID-19 является новым для всех, ORCID с самого начала работает в виртуальном офисе.
Основанный в 2010 году, ORCID никогда не имел центрального офиса, здания или другого физического общего пространства. Мы были одними из первых, кто создал полностью виртуальный офис. Мы используем услугу виртуального офиса для нашего почтового адреса, который мы выбрали (частично) из-за названия улицы. Примерно через два года Правление перестало спрашивать сотрудников, когда мы будем инвестировать в здание. Они увидели, что управлять организацией без нее вполне возможно. Мы можем нанимать лучших людей из любой точки мира, взаимодействовать с сообществами, в которых они живут, и предлагать гибкость в создании рабочего дня, который позволяет сотрудникам с большей легкостью управлять своей жизнью. Виртуальность повышает нашу устойчивость.
Итак, как нам это сделать?
Мы живем по принципам ловкости. Наша некоммерческая организация руководствуется нашей миссией, ценностями и принципами. Мы занимались сценарным планированием, чтобы разработать основные стратегии, которые мы используем для установления годовых целей. Мы принимаем синхронность и асинхронность. Мы используем онлайн-инструменты, которые также отлично подходят для прозрачного сотрудничества. Мы доверяем друг другу выполнять свою работу в любое время и в любом месте. Мы глубоко заботимся о нашем сообществе и знаем, что должны задавать вопросы и открыто делиться своими планами и прогрессом с сообществом.
Когда новый человек присоединяется к ORCID Мы отправляем ноутбук, настраиваем его во всех наших онлайн-средах и анализируем нашу миссию и цели. С технологической точки зрения большинство людей готовы к работе менее чем за неделю. Труднее будет попасть в фонд заработной платы, потому что в каждом регионе действуют свои правила найма, налоги, выходные, пенсионные и т. Д. В настоящее время у нас есть 37 сотрудников, работающих в 15 странах и нескольких штатах США, в каждом из которых действуют особые правила найма.
Как выбрать инструменты? Основываясь на том, что нам нужно сделать. Здесь это разбито по активности и срочности.
Идеи и решения
Мы используем синхронные встречи для обсуждения идей и принятия решений как внутри (еженедельно), так и во внешних рабочих группах (ежемесячно) и группах по интересам (ежеквартально). Мы используем различные инструменты для онлайн-встреч, включая Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack и GoToMeeting. Мы внимательно следим за тем, чтобы иметь четкую повестку дня встреч и подготовить материалы, увязанные с повестками дня. Мы делаем заметки и действия, а также следим за прогрессом. Синхронные встречи очень важны, но мы не можем проводить на собраниях все время. Нам нужно время, чтобы принять решение.
Материалы и код
Мы используем различные платформы для разработки материалов для синхронных встреч и отслеживания действий, в том числе Google Docs и Github, которые мы дополняем инструментами управления контентом и совместной работой, включая DropBox, Drupal, WordPress и Figshare. Для выполнения этой работы мы выделяем 2–4-часовые блоки времени без встреч и ответов на электронную почту. Время думать, а не реагировать. Некоторым людям нравится начинать день с работы, требующей большей концентрации, другим нравится так же заканчивать день. В любом случае, это защищенное время дает возможность более глубокого мышления, необходимого для планирования.
Проекты и прогресс
Сотрудничество - это основополагающая ценность ORCID. Мы управляем проектами и отслеживаем наш прогресс с помощью Trello, Salesforce и Quickbooks. Мы тратим время на определение и уточнение основных обязанностей команды и формулирование соглашений внутри и между командами. Мы используем командные и проектные доски Trello для организации нашей работы, четкого определения сроков, обмена задачами и @ людей внутри и внутри организации, которые могут помочь в выполнении проектов. Для более детального и быстрого общения мы используем Slack. Мы еженедельно делимся статистикой и в этом году запускаем аналитическую функцию, чтобы лучше визуализировать прогресс и долгосрочные тенденции.
Ценности и культура
Каждая команда работает по-своему, и мы учитываем гибкость и творческий подход в выборе инструментов и способов их развертывания. Кроме того, у нас есть люди из многих стран, культур и часовых поясов. Мы разные, и мы должны быть инклюзивными. Чтобы помочь нам эффективно работать вместе, требуется больше, чем наши миссия. Это требует доверия и прозрачности. По мере того, как мы росли, мы тратили больше времени на изучение наших ценностей. Недавно мы развернули Достоинство на работе политика. Мы углубляемся в наши ценности, заставляя каждую команду жить в соответствии с ценностями каждый год, а ежегодные цели в отношении производительности сотрудников включают то, как наша работа поддерживает ценности нашей команды. В этом году команды разрабатывают уставы, чтобы расширить свои основные обязанности. Мы делаем это, потому что то, как мы работаем, не менее важно, чем то, над чем мы работаем.
Наш набор инструментов для совместной работы
Идеи и решения |
|
Регистрация, вопросы, эскалации |
|
Планирование проекта, управление и отчетность |
|
Управление контентом |
|
Аппаратные средства |
|