Это руководство предназначено для сотрудников организаций, использующих ORCID Портал участников для добавления информации в ORCID записи исследователей, связанных с их организацией. Affiliation Manager можно использовать для добавления занятости, образования, квалификаций или профессиональной деятельности (членство, услуги, приглашенные должности и отличия) Affiliation Manager доступна только для членов консорциума.
ORCID персонал должен разрешить доступ к инструменту, поэтому, пожалуйста, запросить доступ здесь.
- Добавить филиалы на портал
- Отправка ссылок на разрешение
- Изменить принадлежность
- Удалить связи
- Отчет о статусе присоединения
- Статус принадлежности
- Предоставление разрешения (взгляд исследователя)
- Поиск неисправностей
- Часто задаваемые вопросы исследователя
Добавить филиалы на портал
Массовая загрузка CSV
- Создайте файл CSV со следующими полями для каждой организации, к которой вы хотите добавить ORCID. Имена полей должны быть включены в качестве заголовков. Видеть здесь например файл.
- Прежде чем загружать CSV-файл, убедитесь, что:
- Столбцы в вашем файле разделяются запятыми, а не точками с запятой или знаками табуляции.
- Никаких дополнительных изменений в строках не производилось, особенно в столбце идентификатора организации.
- Ваш файл был сохранен с использованием кодировки UTF-8, особенно если вы используете неанглийские символы (такие как тильды, седили, акулы или диэрезис).
- Ваш файл соответствует правилам проверки, указанным в следующей таблице.
- Прежде чем загружать CSV-файл, убедитесь, что:
| Название колонки | Описание | Правила валидации |
|---|---|---|
| Электронный адрес исследователя, которому принадлежит эта организация | необходимые. Адрес эл. почты должен быть действительным например: [электронная почта защищена] | |
| аффилированный раздел | ORCID раздел записи, в который следует добавить эту аффилированность | Необходимые. Должно быть одно из следующих значений: - работа - образование - квалификация - приглашенная должность - различие - услуга |
| название отдела | Название отдела | По желанию. Максимум 4000 символов. Примеры: Биология, факультет наук, журнал международного менеджмента |
| ролевой титул | Роль / звание / степень | По желанию. Максимум 4000 символов. Пример: доцент, член, магистр. |
| Дата начала | Дата начала присоединения | По желанию. Дата ISO 8601 с указанием не менее года и не более дня месяца. Примеры: -2019 - 2019-02 - 2019-02-20 |
| Дата окончания | Дата окончания аффилированности | По желанию. Дата ISO 8601 с указанием не менее года и не более дня месяца. Примеры: -2019 - 2019-02 - 2019-02-20 |
| название организации | Название вашей организации | Обязательный, 4000 |
| орг-страна | Страна, в которой находится ваша организация | необходимые, 2 символа iso-3166-код страны Пример: США, Германия, MX |
| орг-город | Город, в котором находится ваша организация | необходимые, 4000 знаков |
| орг-регион | Регион, в котором находится ваша организация | Необязательно, 4000 символов |
| устранено неоднозначность организация- идентификатор | Постоянный идентификатор вашей организации из одного из поддерживаемых источников ROR или Рингголд. | необходимые Пример ROR: ror.org/04fa4r544 |
| устранение неоднозначности источник | Источник идентификатора, используемого в однозначном - организация- Поле идентификатора | необходимые. Должно быть одно из следующих значений: РОР (предпочтительный вариант) Рингголд |
| URL | URL-адрес ресурса об аффилированности, например страницы контактов этого исследователя в каталоге вашей организации. | Необязательно, пример: https://info.orcid.org/orcid-team/ |
- Щелкните Инструменты > Affiliation Manager (или посетить https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Нажмите «Импорт связей из CSV», выберите CSV, созданный на шаге 1, и нажмите «Загрузить». Файл отправлен на обработку.
- Вы получите электронное письмо, как только файл будет обработан. В сообщении электронной почты будет указано, сколько филиалов было добавлено в соответствии с загрузкой. Выполняется проверка на наличие дубликатов принадлежности (точное совпадение). Также будет показано количество дубликатов, если они были включены в файл. Вы также получите электронное письмо, если по какой-либо причине произошла ошибка при обработке файла.
- Загруженные вами партнерства появятся в списке на https://member-portal.orcid.org/assertion
Добавить филиалы вручную
- Щелкните Инструменты > Affiliation Manager (или посетить https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Нажмите «Добавить партнерство», введите данные аффилированности и нажмите «Сохранить».
- Проверка завершена, чтобы убедиться, что дубликата не существует.
- Компания появится в списке на https://member-portal.orcid.org/assertion
Отправка ссылок на разрешение
Чтобы добавить данные в ORCID записей, владельцам записей сначала необходимо предоставить разрешение вашей организации, щелкнув персональную ссылку. Чтобы облегчить это, членский портал предоставляет персонализированные ссылки для разрешений, которые соответствуют элементам аффилированности, которые вы добавили на портал.
Есть 2 способа, которыми вы можете отправить ссылки на разрешение своим исследователям. Оба способа подробно описаны ниже:
Запрос ORCID для отправки ссылок на разрешение
Используя эту функцию, ORCID можете отправлять ссылки на разрешение вашим исследователям, добавив ORCID уведомление во входящих сообщениях, если ORCID iD существует или по электронной почте. Текст электронного письма является стандартным и не может быть изменен организацией-членом. Процесс запускает уведомление сразу, а затем через 7 и 30 дней, если пользователь еще не предоставил разрешение. Пожалуйста, посмотри Предоставление разрешений (представление исследователей) чтобы понять пользовательский опыт ваших исследователей.
- Щелкните Инструменты > Affiliation Manager (или посетить https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Щелкните Отправить уведомления о разрешениях. Это изменит статус всех аффилиаций на портале с «Ожидание» на «Запрошено уведомление».
- После завершения процесса статус изменится на «Уведомление отправлено». Принадлежности с этим статусом сигнализируют о том, что было создано входящее уведомление или отправлено электронное письмо. Мы сообщим вам по электронной почте, сколько уведомлений было отправлено.
После того, как пользователь щелкнет ссылку во входящем уведомлении или электронном письме, чтобы предоставить разрешение, все элементы принадлежности, связанные с этим пользователем, будут добавлены в его ORCID запись и статус этих аффилированных элементов в https://member-portal.orcid.org/assertion будет отображаться как «В ORCID». Пользователь ORCID iD появится рядом с их именем, а дата «Изменено» будет обновлена, чтобы отразить дату / время, когда время было добавлено к пользователю. ORCID записи.
Запрашивать и отправлять ссылки на разрешения вручную
Вы можете загрузить CSV-файл с адресом электронной почты и ссылками на разрешения для организаций исследователей, которые имеют на портале статус «ожидание» или «уведомление отправлено».
- Нажмите «Инструменты» > «Добавить филиалы» (или посетите https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Нажмите Запросить ссылки на разрешения, чтобы создать CSV-файл, содержащий адрес электронной почты и личную ссылку на разрешение для каждого уникального пользователя, для которого вы добавили элемент присоединения (в соответствии с адресом электронной почты). Внимание: Ссылки генерируются только для аффилиаций со статусом «Ожидание» и «Уведомление отправлено». Кроме того, если у пользователя несколько аффилиаций, будет сгенерирована только 1 ссылка.
- Отправлять ссылки пользователям по электронной почте (см. наше электронное руководство для получения дополнительной информации) с помощью инструмента слияния писем, чтобы встроить ссылку для каждого пользователя в соответствующий шаблон электронной почты. Видеть Предоставление разрешения (взгляд исследователя) для шагов, которые исследователи должны выполнить после получения ссылки на разрешение.
- После того, как пользователь (идентифицированный по адресу электронной почты) щелкнет ссылку для предоставления разрешения, все элементы аффилированности, связанные с этим пользователем, будут добавлены в его ORCID запись и статус этих аффилированных элементов в https://member-portal.orcid.org/assertion будет отображаться как «В ORCID». Пользователь ORCID iD появится рядом с их именем, а дата «Изменено» будет обновлена, чтобы отразить дату / время, когда время было добавлено к пользователю. ORCID записи.
Если пользователь отказывает в доступе или возникает ошибка при попытке обновить пользователя ORCID записи, столбец Статус будет соответствующим образом обновлен. Видеть Статус принадлежности для получения информации.
Если по какой-либо причине вам необходимо повторно отправить ссылку для авторизации одному пользователю, вы можете скопировать ссылку в буфер обмена из организации исследователей, выполнив следующие действия:
- Щелкните Инструменты > Affiliation Manager (или посетить https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Найдите членство пользователей на портале, используя опцию поиска в опциях меню справа.
- Нажмите "Подробнее".
- Нажмите "Копировать в буфер обмена".
Изменить принадлежность
Помните об этом, как и о любом другом ORCID интеграция, с Affiliation Manager, вы можете редактировать только те организации, которые были добавлены с помощью этого инструмента. Связи, добавленные исследователями вручную, могут редактироваться только ими. Филиалы, добавленные другими интеграциями, можно редактировать только с помощью этих других интеграций.
Вам может потребоваться отредактировать существующую аффилированность, если аффилированность закончилась или если есть ошибка в данных.
Важный! Если у пользователя есть новая принадлежность к вашей организации (например, изменение должности), не редактируйте существующую принадлежность, чтобы отразить новую должность. Вместо этого обновите дату окончания существующей аффилированности и добавьте новую аффилированность с новым названием должности.
Редактировать членство вручную
- Щелкните Инструменты участника > Affiliation Manager (или посетить https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Нажмите кнопку «Изменить» рядом с соответствующей организацией.
- При необходимости отредактируйте данные и нажмите Сохранить.
- Если статус аффилированности «В ORCID», Аффилированность будет обновлена на странице пользователя. ORCID запись в течение нескольких минут. Если статус «Ожидание» или «Уведомление отправлено», исправленная принадлежность будет добавлена к записи пользователя, если/когда он предоставит разрешение.
Редактирование аффилированных лиц через загрузку CSV
Если у вас есть несколько филиалов, которые нужно обновить, вы можете использовать загрузку CSV.
- Щелкните Инструменты > Affiliation Manager (или посетить https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Нажмите «Запросить принадлежность для редактирования», чтобы создать CSV-файл со всеми вашими текущими связями на портале. Создаваемый файл содержит уникальный идентификатор филиала для каждой записи. Не редактируйте этот идентификатор.
- Внесите изменения в данные о принадлежности, требующие редактирования. Это могло быть исправление неточных данных или добавление дат окончания.
- Нажмите Импортировать связи из CSV, выберите CSV, созданный на шаге 2, и нажмите Загрузить (обработка файла может занять некоторое время).
- В сообщении электронной почты будет указано, сколько аффилиаций было обновлено в рамках загрузки файла после обработки.
- Соответствующие филиалы будут обновлены на портале и в ORCID (если они уже существуют). Обратите внимание, что те филиалы, которые останутся неотредактированными, не будут подвергнуты никаким изменениям и не получат никаких уведомлений.
Удалить связи
Удаление аффилированных лиц со статусом «В ORCID
Удаление аффилированности со статусом «В ORCID”С Портала участников также удалит его из пользовательского ORCID записывать. Это действие следует предпринимать только в редких случаях:
| Кейсы | Следует ли мне удалить аффилированность? |
|---|---|
| В филиале есть ошибки в данных | НЕТ. Измените существующую аффилированность, чтобы исправить данные, как описано выше в Изменить принадлежность |
| Пользователь больше не связан с моей организацией | НЕТ. Измените существующую аффилированность, чтобы добавить дату окончания, как описано выше в Изменить принадлежность |
| Принадлежность была добавлена в запись пользователя по ошибке (например, принадлежность к другому человеку) | ДА |
| Пользователь не начал позицию, как планировалось | ДА |
Удаление аффилированных лиц со статусом «Ожидание», «Ошибка» или «Пользователю отказано в доступе»
Связи со статусом «Ожидание», «Ошибка» или «Пользователю отказано в доступе» не были добавлены в ORCID, поэтому их удаление удаляет только данные с членского портала и не влияет на запись пользователя.
- Щелкните Инструменты > Affiliation Manager (или посетить https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Нажмите кнопку «Удалить» рядом с соответствующей организацией.
- При появлении запроса снова нажмите Удалить.
- Если статус удаленной аффилированности был «В ORCID", Может потребоваться несколько минут для удаления аффилированности из ORCID.
Удалить связи через CSV
Если у вас есть несколько филиалов, которые вам нужно удалить, вы можете использовать загрузку CSV.
- Щелкните Инструменты участника > Affiliation Manager (или посетить https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Нажмите «Загрузить филиалы для редактирования», чтобы создать файл CSV со всеми вашими текущими филиалами на портале. Создаваемый файл содержит уникальный идентификатор филиала для каждой записи. Не редактируйте этот идентификатор.
- Удалите все данные в столбцах AP, оставив только уникальный идентификатор филиала в столбце Q.
- Нажмите Импортировать связи из CSV, выберите CSV, созданный на шаге 2, и нажмите Загрузить (обработка файла может занять некоторое время).
- В сообщении будет показано, сколько аффилированных лиц было удалено при загрузке файла.
- Все филиалы, которые были включены в загрузку, в которую был включен только уникальный идентификатор филиала, были бы удалены с портала и пользователей. ORCID записать, если применимо.
Отчет о статусе присоединения
Вы можете запросить отчет, включающий сведения и статус принадлежности, которую вы добавили на портал для участников.
- Щелкните Инструменты > Affiliation Manager (или посетить https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Нажмите «Запросить отчет о статусе присоединения».
- Файл CSV будет сгенерирован и отправлен вам по электронной почте. Пример вывода:
Статус принадлежности
| Статус: | Описание |
|---|---|
| В ожидании | Пользователь не предпринял никаких действий (т. Е. Не щелкнул ссылку разрешения) |
| In ORCID | Пользователь предоставил разрешение, и элемент принадлежности был успешно добавлен в его ORCID записи. |
| Ожидается повторная попытка через ORCID | Пользователь предоставил разрешение, но членство еще не было добавлено или обновлено в его ORCID записывать. Этот статус будет отображаться на короткое время при возникновении ошибки, которая была исправлена вручную. |
| Ожидание обновления в ORCID | Этот статус будет виден в течение короткого времени после того, как принадлежность будет отредактирована в ожидании обновления для пользователей. ORCID записи. |
| Пользователю отказано в доступе | Пользователь щелкнул ссылку разрешения, но решил не предоставлять разрешение на обновление своего ORCID записывать. Элемент аффилированности не добавлен к пользователю ORCID записи. |
| Ошибка добавления в ORCID | Произошла системная ошибка в процессе предоставления разрешения или обновления пользователя. ORCID записывать. Также будет отображаться необработанный вывод сообщения об ошибке; вы можете отправить это на ORCID поддержка для устранения неполадок. |
| Ошибка обновления в ORCID | Произошла системная ошибка в процессе обновления аффилированности в ORCID. Также будет отображаться необработанный вывод сообщения об ошибке; вы можете отправить это на ORCID поддержка для устранения неполадок. |
| Ошибка удаления в ORCID | Произошла ошибка при удалении принадлежности пользователей ORCID записывать. Пожалуйста свяжитесь [электронная почта защищена] для оказания помощи |
| Пользователь удален из ORCID | Пользователь удалил принадлежность из своей записи. Вы не можете вносить какие-либо изменения. Если вы хотите снова добавить аффилированность, на портале нужно будет добавить новую аффилированность. |
| Пользователь отозвал разрешение | Пользователь удалил вашу организацию из своих списков доверенных организаций, поэтому у вас больше нет разрешения на обновление его записи. Вы можете запросить разрешение еще раз, используя функцию копирования в буфер обмена. |
| Запрошено уведомление | Это временный статус для организаций, которые были выбраны для процесса уведомления. |
| Уведомление отправлено | Пользователь получил уведомление от ORCID через их ORCID почтовый ящик или адрес электронной почты, используемый при загрузке аффилиации |
| Ошибка уведомления | Процесс уведомления не выполнен. Пожалуйста свяжитесь [электронная почта защищена] для оказания помощи |
Предоставление разрешения (взгляд исследователя)
- Нажмите ссылку/кнопку в электронном письме/уведомлении, которое вы получили от вашей организации или от ORCID
- Вы будете перенаправлены на ORCID экран входа / регистрации.
Примечание. Если вы ранее предоставили своему учреждению разрешение на обновление ORCID записи, вам не нужно предпринимать никаких дальнейших действий, и вы увидите следующее сообщение:
- Если у вас есть ORCID аккаунт, войдите в систему. Если нет, нажмите Зарегистрироваться сейчас.
Примечание. Адрес электронной почты, связанный с вашим ORCID учетная запись НЕ должна совпадать с адресом, на который было отправлено электронное письмо со ссылкой для разрешения. - После входа в ORCID или создавая новую учетную запись, вам будет представлен экран с предложением предоставить вашему учреждению разрешение на обновление вашего ORCID записи.
- Если вы хотите, чтобы ваше учреждение обновило ORCID запишите информацию о вашей аффилированности, нажмите Авторизоваться; в противном случае нажмите «Запретить».
- Если вы нажали «Авторизовать», отобразится сообщение об успешном выполнении:
Если вы нажали «Запретить», отобразится сообщение об ошибке, и у вас будет еще одна возможность предоставить разрешение:
- Если вы нажали «Авторизовать», ваш ORCID запись будет обновлена информацией о принадлежности, предоставленной вашим учреждением, в течение нескольких минут!
Ваше учреждение может решить обновить эту принадлежность или добавить дополнительную информацию о принадлежности к вашему ORCID запись в будущем. Если вы больше не хотите, чтобы у вашего учреждения был доступ к обновлению ORCID записи, вы можете закрыть доступ в разделе "Надежные организации" своего ORCID Страница доверенных сторон
Поиск неисправностей
Ошибки предварительной проверки
Прежде чем мы обработаем ваш файл, мы проведем базовую проверку. Если есть какие-либо ошибки, вы получите электронное письмо с указанием, какая строка файла содержит ошибки.
Распространенные ошибки проверки:
- Отсутствуют обязательные поля. Обязательными полями являются адрес электронной почты исследователя, тип филиала, название организации, страна и город, идентификатор организации (ROR ID) и источник устранения неоднозначности (ROR).
- Неверный тип принадлежности. Тип принадлежности происходит от ORCID контролируемый словарь (работа, образование, квалификация, должность, отличие, служба), а не из внутренней классификации вашей организации.
- Неверный диапазон дат. Даты должны соответствовать формату ISO 8601, где год, месяц и день разделяются дефисом, а не косой чертой. Даты окончания могут быть датами в будущем.
- Неверный код страны. Коды стран должны представлять собой двухзначный код страны ISO-2.
- Неверный идентификатор ORG включен в файл. Это может быть несоответствием между неоднозначным источником и неоднозначным значением идентификатора организации или инкрементным добавлением к значению идентификатора ORG при обработке поля.
- Столбцы разделяются точкой с запятой, а не запятой.
- Проблемы с чтением строк из-за разрывов строк, добавляемых при обработке файла.
Мы настоятельно рекомендуем сохранять файлы с использованием кодировки UTF-8, особенно если вы используете неанглийские символы. Отсутствие использования кодировки UTF-8 не приведет к ошибке проверки, но приведет к неправильной обработке неанглийских символов, таких как тильды, седильи, акулы или диарезисы.
Ошибка добавления в ORCID/Ошибка обновления в ORCID
Произошла системная ошибка в процессе добавления/обновления аффилиации в ORCID. Будет отображен необработанный вывод сообщения об ошибке, который должен предоставить вам соответствующую информацию, необходимую для решения проблемы. Если у вас возникли проблемы, вы можете отправить копию сообщения об ошибке на ORCID поддержка для устранения неполадок.
Если вам нужно исправить подавляющее большинство аффилиаций, вы можете сделать это с помощью функции загрузки CSV или отредактировать отдельные аффилиации по мере необходимости. Пожалуйста, смотрите Руководство менеджера по работе с клиентами чтобы узнать, как выполнить это действие
Часто задаваемые вопросы исследователя
С кем мне связаться, если данные о членстве, добавленные в мою запись, неверны?
Пожалуйста, свяжитесь с назначенным ORCID контакт службы поддержки в вашей организации. Это должно быть указано в полученном вами электронном письме с запросом на разрешение.
Я уже добавил свою организацию [НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] в свой ORCID запись - как мне управлять этими дубликатами?
В настоящее время невозможно объединить элементы аффилированности из разных источников в вашем ORCID записывать. Мы предлагаем сохранить элементы, в которых указана ваша организация, в поле «Источник», поскольку они считаются более «авторитетными» другими системами, которые используют ORCID данные для таких целей, как предварительное заполнение форм (например, для подачи рукописей и форм заявки на грант).