Комитет по аудиту и рискам

Цель

Комитет по аудиту и рискам («Комитет») контролирует надлежащую проверку ORCIDвнешний финансовый аудит, а также процесс управления рисками организации, включая мониторинг среды внутреннего контроля и надзор за Политикой информирования о нарушениях.

Тип комитета

Комитет по аудиту и рискам является постоянным комитетом ORCID Совет директоров («Совет») и делегировал полномочия принимать решения от имени Совета.

Reporting

Комитет подотчетен непосредственно Совету директоров, предоставляя краткий отчет о своих обсуждениях, включая особые мнения и рекомендации, если он сочтет это целесообразным. Комитет будет вести протоколы своих заседаний и сообщать Совету директоров на следующем заседании Совета о принятых действиях и решениях.

Роли и обязанности комитета

Комитет по аудиту и рискам несет ответственность за выполнение следующих функций:

Ежегодный финансовый аудит и форма 990

Рекомендовать Совету директоров назначение и замену независимого аудитора
Разработать и периодически пересматривать политику, связанную с аудитом, и регулярно определять, получает ли компания качественные аудиторские услуги по справедливой цене на основе установленных политик и правил.
Встречайтесь с аудиторской фирмой на исполнительном заседании не реже одного раза в год для проверки проаудированной финансовой отчетности и получения комментариев аудитора по ORCIDбухгалтерский учет, бухгалтерский учет и связанные с ними процедуры
Решите любые проблемы, выявленные в ходе ежегодного аудита, например, поднятые в письме аудиторских сообщений, проекте отчета и любом письме руководству от аудиторов.
Запросить у аудиторской фирмы замечания о навыках, квалификации и результатах работы персонала, связанных с проверяемыми функциями.
Проверяйте работу аудиторов, обеспечивая постоянную независимость
Рассмотрите планы аудита на предстоящий год и обсудите их с внешней аудиторской фирмой и внутренним аудитором(ами) (если таковые имеются).
Анализ с руководством, внутренними аудиторами (если таковые имеются) и внешним аудитором процесса внутреннего финансового контроля.
Проверить заключение независимого аудитора о финансовой отчетности, подготовленной руководством, и сообщить председателю совета директоров, казначею и исполнительному директору, заслуживают ли мнение и финансовая отчетность их одобрения.
Ежегодно просматривайте форму 990 IRS США до ее утверждения председателем совета директоров, казначеем и исполнительным директором и подачи казначеем.
Надзор за подготовкой и подачей и рассмотрение любых других федеральных или государственных годовых финансовых документов или отчетов
Проверьте представление финансовой информации в годовом отчете перед публикацией.

Управление рисками

Рассмотрение и обеспечение общего надзора за ORCIDпроцессы управления рисками и смягчения их последствий
Регулярно просматривайте ORCIDреестр рисков, чтобы гарантировать, что все существенные риски были идентифицированы, оценки воздействия и вероятности были применены надлежащим образом, а меры по смягчению последствий, как уже реализованные, так и предложенные, являются адекватными и пропорциональными
Регулярно отслеживайте прогресс в соответствии с согласованным планом снижения рисков.
Отчитываться и рекомендовать Совету принять реестр рисков не реже одного раза в год

надзор

Незамедлительно сообщать Совету директоров о любых нарушениях, обнаруженных в ORCIDпрактики и процедуры и рекомендовать Совету директоров улучшения (если таковые имеются).
Контролировать политику информирования о нарушениях

Полезные ресурсы

Комитет может нанять любого независимого адвоката, независимых бухгалтеров или других специалистов, которые он сочтет целесообразными для оказания помощи в любой его деятельности, включая расследования.

Комитет поддерживается одним или несколькими ORCID сотрудники по связям с персоналом, выбранные Исполнительным директором, которые отвечают за планирование заседаний, разработку повесток дня заседаний и кратких отчетов Совета вместе с председателем Комитета, создание и распространение материалов заседаний, а также ведение протоколов заседаний, но которые не являются членами Комитета с правом голоса.

Назначение, роль и обязанности председателя

Председатель Комитета по аудиту и рискам назначается Советом директоров по рекомендации Председателя Совета директоров.
Председатель Комитета назначается ежегодно сроком на один год. Количество последовательных однолетних сроков, на которые может исполнять обязанности Председателя, не ограничено. Идеально было бы прослужить хотя бы два года.
Председатель комитета несет ответственность за определение и предложение внешних членов комитета председателю правления для утверждения всем советом.
Председатель комитета служит основным связующим звеном между комитетом и советом, работает с сотрудником по связям с персоналом, чтобы составить график и установить повестку дня каждого заседания комитета, а также подготавливает и распространяет раздаточные материалы и отчеты среди членов комитета перед каждым заседанием.

Отбор и состав членов комитета

Члены Постоянного комитета Совета директоров и члены, не являющиеся членами Совета, назначаются большинством голосов всего Совета, а Совет ежегодно пересматривает членство и устав комитета.

Комитет состоит из трех-пяти человек, большинство из которых, как минимум трое, должны быть членами Совета директоров.
Совет старается заполнить любые вакансии, как только это станет практически возможным, однако Комитет может продолжать действовать, пока есть вакансии.
Члены Комитета, не являющиеся членами Совета директоров, участвуют с совещательным голосом и не имеют права голоса.
В состав Комитета должны входить члены, обладающие базовыми знаниями в области финансового управления; Комитет, возможно, пожелает проконсультироваться с независимыми экспертами по специальным темам.
Члены Комитета(ов) по финансам и инвестициям (если таковые имеются) не могут входить в состав Комитета.
Это ORCID Исполнительный директор и казначей не могут входить в состав Комитета для обеспечения соответствующей независимости и контроля.
Никакие оплачиваемые сотрудники не могут работать в Комитете; однако они могут присутствовать на заседаниях по приглашению Председателя Комитета для поддержки работы Комитета, выступать по рассматриваемым темам и отвечать на вопросы.
Члены Комитета не получают никаких консультационных, совещательных или других компенсационных гонораров от ORCIDи каждый член должен быть свободен от любых отношений, которые могли бы помешать его независимому суждению.
Все члены Комитета назначаются ежегодно сроком на один год.
Члены комитета работают по усмотрению Совета и могут быть отстранены от должности голосованием Совета. Любой член, который является, а затем перестает быть Директором в течение срока службы в Комитете, не может продолжать работать в Комитете, если это не одобрено Советом директоров (с учетом требований к составу Комитета, указанных в первом пункте). В случае одобрения Советом такое лицо является членом без права голоса.
Все члены Комитета должны будут подписать ORCIDПолитика в отношении конфликта интересов.

Собрания и кворум

Комитет по аудиту и рискам собирается по мере необходимости для выполнения своих обязанностей, но не реже трех раз в год:

Однажды с ORCIDнезависимым аудиторам компании для рассмотрения аудиторского отчета и получения комментариев аудитора по бухгалтерскому учету, бухгалтерскому учету и связанным с ними практикам и процедурам Корпорации. Во время такого заседания Комитет по аудиту и рискам должен встретиться с аудиторами на исполнительном заседании (т.е. без сотрудников).
Один раз для проверки проверенных финансовых отчетов, формы IRS 990 и связанных документов, а также для утверждения аудиторского задания и любых специальных расследований, связанных с мошенничеством, финансовыми нарушениями и сбоями внутреннего контроля, и
Один раз для просмотра реестра рисков.

Уведомление о проведении заседания направляется Председателем Комитета всем членам Комитета. Встречи могут проводиться лично, по телефону или посредством видеоконференции. Кворум должен составлять большинство членов Комитета с правом голоса, а для одобрения вопроса необходимо голосование большинства членов Комитета с правом голоса. В качестве альтернативы вопрос может быть одобрен единогласным письменным согласием членов с правом голоса без проведения собрания.

Члены комитета несут ответственность за рассмотрение материалов и внесение существенного вклада в работу группы.

История комитета

Устав был одобрен ORCID Советом директоров 26 марта 2013 г., с изменениями от 17 ноября 2021 г. и 12 октября 2023 г.

Членство в комитете

2023: Пол Геммилл (Председатель комитета), Николя Фресенгеас, Стив Пинчотти, Марлон Домингус (внешний член), Райан Ко (внешний участник)

2022: Катарина Рукштуль (Председатель комитета), Пол Геммилл, Кэтрин Макнил

2021: Катарина Рукштуль (Председатель комитета), Пол Геммилл, Юко Хараяма, Эндрю Кормак (внешний участник)

2020: Симеон Уорнер (Председатель комитета), Карин Вульф, Катарина Рукштуль, Эндрю Кормак (внешний участник)

2019: Крис Шиллум (Председатель комитета), Эндрю Кормак, Лиза Харт, Симеон Уорнер

2018: Крис Шиллум (Председатель комитета) Лиза Харт, Элисон Митчелл, и Симеон Уорнер

2017: Патрисия Бреннан (Председатель комитета), Лиза Харт, Берни Роус, и Крис Шиллум

2016: Патрисия Бреннан (Председатель комитета), Лиза Харт, Крис Шиллум, и Том Хикки

2015: Вероник Кирмер (председатель комитета, январь-ноябрь), Патрисия Бреннан (Председатель комитета, ноябрь-декабрь), Лиза Харт, Крис Шиллум, и Том Хики (ноябрь-декабрь)

2014: Симеон Уорнер (председатель комитета, Хидеаки Такеда, Вероник Кирмер

2013: Крейг ван Дайк (Председатель комитета), Хидеаки Такеда, Симеон Уорнер