Antecedentes
Este Aviso de privacidad le proporciona la información necesaria sobre sus derechos y nuestras obligaciones, y explica cómo, por qué y cuándo ORCID, C ª ("ORCID”), Procesa su información personal (“ Información personal ”). La información personal procesada por ORCID (que puede mantenerse en papel o en formato electrónico o en cualquier otro formato) está sujeto a ciertas salvaguardas legales especificadas en las leyes de protección de datos nacionales e internacionales aplicables, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea y la Protección de Datos del Reino Unido. Ley 2018. Estas regulaciones imponen restricciones sobre cómo ORCID puede procesar información personal. Este aviso debe considerarse complementario a cualquier otro acuerdo de privacidad entre ORCID y cualquier miembro de su personal.
ORCIDActividades de procesamiento de datos
En el curso de sus actividades, ORCID recopilará, almacenará y procesará la Información personal relacionada con usted en el contexto laboral, y reconoce que el tratamiento correcto y legal de esta información mantendrá la confianza en la organización y proporcionará operaciones comerciales exitosas. ORCID procesa su información personal en el papel de controlador según el RGPD.
Información que recopilamos
ORCID procesa su información personal para cumplir con sus obligaciones legales, estatutarias y contractuales y para permitir ORCID para emplearlo y capacitarlo en el curso de su empleo. ORCID no recopilará ninguna información personal innecesaria de usted y no procesará su información de ninguna manera, que no sea la especificada en este aviso.
En particular, ORCID puede recopilar y procesar las siguientes categorías de información personal:
- datos de identificación y contacto (nombre y apellido, sexo, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, estado civil, número de teléfono, número de identificación personal, número de empleado, número de pasaporte, dirección de correo electrónico, dirección de residencia permanente y temporal, dirección postal, nacionalidad, estado de visa, contactos de emergencia de personas cercanas, preferencias dietéticas, enlaces a perfiles de redes sociales, idiomas hablados, educación);
- información relacionada con la posición del empleado y la información salarial (contratos de trabajo, enmiendas laborales, CV, notas de entrevistas, información sobre el salario de un empleado, información sobre impuestos y seguros, información relacionada con los beneficios, puesto de trabajo, departamento, educación, ingresos del empleo, número y tipo de cuenta bancaria, incluida la institución bancaria ), información de viajes de negocios, días y horas de trabajo, registros de ausencias, revisiones de desempeño, certificados de capacitación e información disciplinaria relacionada.
ORCID procesa además las siguientes categorías de información personal a los fines de los intereses legítimos del controlador para proteger su propiedad en la operación de su negocio:
- Información sobre la actividad del empleado en los sistemas de información. con el fin de detectar y prevenir actividades no autorizadas en dichos sistemas, y
- Información relacionada con el curso normal de los negocios y actividades laborales relacionadas (fotografías, videos).
La información anterior se recopila en los siguientes métodos que se enumeran a continuación:
- Solicitudes de empleo (copia impresa o copia electrónica)
- Solicitudes de empleo electrónicas (enviadas a través de un formulario en línea)
- Currículum vitae (s) / curriculum vitae (s) y cualquier otro material de solicitud
- Información proporcionada durante foros de empleo y eventos de contratación
- Información enviada por agencias de contratación
- Información proporcionada directamente por el empleado
- Evaluaciones de desempeño
- Formación y certificaciones
- Información de uso de nuestros sistemas de TI y de nuestros proveedores
- El proceso de incorporación general y el envío de todos los formularios y datos relevantes dentro de nuestro Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS).
Tenga en cuenta que la información anterior es recibida por ORCID en varias formas, incluidas copias impresas y electrónicas entregadas en persona o por correo electrónico, fax, sitio web, redes sociales, etc.
Cómo usamos sus datos personales
ORCID se toma muy en serio su privacidad y nunca divulgará, compartirá o venderá sus datos sin su conocimiento, a menos que así lo exija la ley. ORCID solo conserva sus datos durante el tiempo que sea necesario y para los fines especificados en este aviso. La información personal se procesa para los siguientes propósitos y razones:
OBJETIVOS DEL TRATAMIENTO | TIPO DE INFORMACIÓN PERSONAL | BASE PARA EL PROCESAMIENTO |
Reclutamiento / Gestión de empleados Gestión de la plantilla: contratación gestión del trabajo evaluación del desempeño laboral de los empleados desarrollo y gestión de la estructura organizativa de la empresa gestión del personal y gestión de equipos, viajes de negocios gestión del talento y crecimiento laboral asesoramiento formación gestión y aprobación de permisos laborales planificación de la sucesión suministro de referencias a petición. | datos relacionados con el historial laboral y educativo del empleado datos identificativos datos relacionados con el puesto del empleado datos salariales y datos financieros relacionados notificación de ausencia del empleado relacionada con enfermedad | Procesamiento: es necesario para la implementación de medidas precompetitivas tomadas antes de la celebración de un contrato de trabajo u otro contrato en el que el empleado como sujeto de los datos sea parte. puede ser al mismo tiempo necesario para los fines de los intereses legítimos de ORCID o de un tercero, para el cual un interés en la evaluación adecuada de un candidato potencial en un procedimiento de licitación competitivo. es necesario, después de contratar a un empleado para cumplir con el contrato de trabajo u otro contrato en el que el empleado es parte como sujeto de datos. |
OBJETIVOS DEL TRATAMIENTO | TIPO DE INFORMACIÓN PERSONAL | BASE PARA EL PROCESAMIENTO |
Beneficios Agenda Salarial, Beneficios y Pagos de los Empleados: salario, recompensas y todos los demás incentivos y beneficios en cumplimiento de las regulaciones impositivas y de seguridad social. | Dirección de trabajo Experiencia laboral / educativa Datos de identificación Datos relacionados con el puesto del empleado Datos salariales y datos financieros relacionados Información sobre seguros e indemnizaciones Información sobre el sistema de seguridad social | Procesamiento: • es necesario para cumplir con las obligaciones legales aplicables a ORCID; y • puede ser al mismo tiempo necesario para cumplir con el contrato de trabajo u otro contrato del cual el empleado es un sujeto de datos como parte. |
EMERGENCIA Comunicación con los empleados y sus personas de contacto en caso de urgencia | datos de identificación del empleado datos de identificación de los contactos de emergencia del empleado datos relacionados con la situación urgente del empleado | El procesamiento es necesario para proteger los intereses vitales (salud) del empleado en caso de una emergencia. |
Obligaciones legales El cumplimiento de nuestras obligaciones legales, incluidas las obligaciones derivadas de las leyes laborales y de inmigración, las leyes fiscales y los reglamentos relacionados con la salud y la seguridad en el trabajo. | datos de identificación datos relacionados con el puesto del empleado datos salariales y datos financieros relacionados información sobre seguros e indemnizaciones, información sobre el sistema de seguridad social datos de salud | El procesamiento es necesario para cumplir con las obligaciones legales aplicables a ORCID. |
OBJETIVOS DEL TRATAMIENTO | TIPO DE INFORMACIÓN PERSONAL | BASE PARA EL PROCESAMIENTO |
Medidas de protección Detección o prevención de cualquier comportamiento inapropiado o violación de la ORCID reglas, incluida la protección de nuestra propiedad intelectual, información confidencial y otra propiedad tangible e intangible. | datos de identificación datos relacionados con el puesto del empleado información sobre el uso de activos y los sistemas de la empresa | El procesamiento es necesario para los fines de los intereses legítimos de ORCID, por lo que un interés en la protección de los activos de una empresa. |
Procedimientos legales A los efectos de cualquier litigio o consulta potencial y / o en curso sobre nosotros o una de las empresas de nuestro Grupo, representantes de la empresa | datos de identificación datos relacionados con el puesto del empleado información sobre el uso de activos y los sistemas de la empresa | El procesamiento es necesario para ORCIDintereses legítimos para reclamar ORCIDderechos frente a terceros o para defenderse frente a reclamaciones de terceros contra ORCID en un posible litigio o para defender y cumplir con los requisitos de una averiguación administrativa. |
Uso compartido de datos con terceros y procesadores de terceros
La información personal será procesada por el ORCID manual y automáticamente por terceros contratados por el ORCID para procesar la información personal de los empleados. ORCID puede compartir su información personal con terceros que necesiten realizar estas actividades de procesamiento.
La lista actual de destinatarios de datos personales está disponible a pedido del Gerente de Operaciones de Personas.
Transferencias de información personal fuera de la UE
Para mantener la sede de ORCID informado, todas las categorías de información personal descritas en este Aviso de privacidad se pueden transferir a ORCIDHRIS, ubicado en los Estados Unidos de América.
ORCID toma medidas comercialmente razonables para confirmar que la información personal transferida fuera de la UE cuenta con las medidas de seguridad adecuadas y está protegida contra el acceso no autorizado. Además, en la medida en que ORCID utiliza procesadores de terceros (ver arriba), ORCID entrará en cláusulas contractuales estándar apropiadas u otros arreglos contractuales para garantizar la protección adecuada según lo requiere el GDPR.
Medidas de Seguridad
Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costos de implementación y la naturaleza, alcance, contexto y propósitos del procesamiento, así como el riesgo de variabilidad y severidad de los derechos y libertades de las personas físicas, ORCID (y cualquiera de sus afiliadas), en relación con la Información personal, implementará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad apropiado para ese riesgo.
Cuánto tiempo conservamos sus datos (es decir, duración del procesamiento y retención de datos)
ORCID no conservará su información personal más tiempo del necesario para el propósito para el que fue recopilada. ORCID procesará la información personal del empleado durante la duración de la relación laboral entre ORCID y el empleado y además por el período de seis (6) años a partir de la fecha de terminación de la relación laboral, a menos que se requiera mantener la Información Personal por un período más largo bajo cualquier obligación legal. La información personal y los documentos del empleado pueden procesarse adicionalmente si es necesario, para la determinación, el ejercicio o la defensa de ORCIDreclamos legales o por un período que sea requerido por la ley.
Sus derechos
Según diversas regulaciones de privacidad de datos, los empleados (como sujetos de datos) tienen varios derechos con respecto a la Información personal que es procesada por ORCID.
Derecho de acceso
Los empleados tienen derecho a acceder a sus datos personales procesados por ORCID. Específicamente, tiene derecho a acceder a cualquier Información personal que ORCID procesos sobre usted y para solicitar información sobre:
- Qué datos personales tenemos sobre usted;
- Los fines del procesamiento;
- Las categorías de datos personales en cuestión;
- Los destinatarios a los que se han comunicado o se divulgarán los datos personales;
- Cuánto tiempo ORCID tiene la intención de almacenar sus datos personales para; y
- Si no recopilamos los datos directamente de usted, información sobre la fuente.
Tiene derecho a obtener de ORCID datos personales relacionados con usted, que se proporcionaron a ORCID por ti. ORCID deberá, a petición suya, proporcionarle datos sin demoras indebidas en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina. Este derecho no se aplica a la información personal que no se procesa automáticamente.
Además, además del derecho a acceder a los datos personales, tiene los derechos de rectificación o supresión, o la limitación del procesamiento, y el derecho a oponerse al procesamiento de dichos datos.
Derecho a la rectificación
Si tu crees eso ORCID tiene datos incompletos o inexactos sobre usted, tiene derecho a preguntar ORCID para corregir y / o completar la información y ORCID se esforzará por hacerlo lo más rápido posible a menos que exista una razón válida para no hacerlo, momento en el que se le notificará.
Derechos para borrar (borrar), restringir u objetar
También tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales o restringir el procesamiento (donde corresponda) de acuerdo con las leyes de protección de datos; así como oponerse a cualquier marketing directo de ORCID.
Otros derechos
Cuando corresponda, tiene derecho a la portabilidad de los datos de su información y el derecho a ser informado sobre cualquier toma de decisiones automatizada. ORCID puede usar.
Solicitudes de sujetos de datos
Para ejercer sus derechos en virtud de este Aviso de privacidad y las leyes de protección de datos aplicables, puede enviar un correo electrónico a ORCIDGerente de Operaciones de Personas.
If ORCID recibe una solicitud suya para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, ORCID puede pedirle que verifique su identidad antes de actuar sobre la solicitud; esto es para garantizar que sus datos estén protegidos y se mantengan seguros.
Quejas de los interesados
Tiene derecho a presentar una queja ante una autoridad supervisora con respecto a cualquiera de los derechos descritos anteriormente. Las Autoridades de Supervisión están encargadas de garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos aplicables. Para encontrar la información de contacto de su Autoridad de Supervisión de la UE, visite el sitio web de la Comisión Europea, que se encuentra aquí: https://edps.europa.eu/data-protection_en.
Consecuencias de no proporcionar sus datos
No está obligado a proporcionar su información personal a ORCID. Sin embargo, como esta información es necesaria para ORCID para emplearte, ORCID es posible que no pueda extender una oferta de empleo o contratarlo sin la provisión de cierta Información personal.
Mantener segura su información personal
ORCID utiliza medidas de seguridad comercialmente razonables para evitar que la información personal se pierda o utilice accidentalmente o se acceda a ella de forma no autorizada. Limitamos el acceso a su información personal a aquellos que tienen una necesidad comercial genuina de conocerla. Aquellos que procesan su información personal lo harán solo de manera autorizada y están sujetos a un deber de confidencialidad. También contamos con procedimientos para hacer frente a cualquier sospecha de violación de la seguridad de los datos. Le notificaremos a usted y a cualquier regulador aplicable de una sospecha de violación de la seguridad de los datos cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.
Privacidad Información de contacto
ORCID ha designado / designado un Delegado de Protección de Datos / Persona Designada que es responsable de la protección de datos:
Nombre: Will Simpson
Título: Director, Tecnología
Correo electrónico: w.simpson@orcid.org
Dirección: ORCID Inc., 10411 Motor City Drive, Suite 750, Bethesda MD 20817, EE. UU.
Cambios
Este Aviso de privacidad se publicó el 20 de agosto de 2021 y se actualizó por última vez el 20 de agosto de 2021. Podemos cambiar este Aviso de privacidad de vez en cuando, cuando lo hagamos le informaremos por correo electrónico.