如中所述 會員門戶組織管理指南 , 在您可以將隸屬關係數據添加到研究人員的 ORCID 記錄,您的研究人員首先需要通過單擊成員門戶生成的自定義鏈接來授予您的組織編輯其記錄的權限。
儘管成員門戶會生成權限鏈接,但您的組織必須通過電子郵件將其發送給您的研究人員。 使用貴組織的品牌從貴組織的電子郵件域(理想情況下)發送這些電子郵件具有以下優勢:
- 成功發送和打開電子郵件的可能性增加
- 降低研究人員將電子郵件視為潛在垃圾郵件或網絡釣魚企圖的可能性
- 能夠根據組織的需求和政策完全自定義消息和設計
許可電子郵件內容指南
必填
- 消息目的的簡要說明
- 由成員門戶生成的權限鏈接,為每個研究人員定制(由 從會員門戶下載的 CSV)
- 授予權限所需的步驟
- 簡要說明授予權限後會發生什麼
- 您組織內的聯繫人,以獲得有關您的幫助或問題的 ORCID
- 鏈接到有關的其他信息 ORCID
- 隱私政策聲明/鏈接,說明貴組織的隱私政策適用於上傳到會員門戶的附屬數據。 ORCID的隱私權政策 僅在添加到數據後才適用於數據 ORCID 註冊表。 在這種情況下 ORCID 會員門戶, ORCID 是數據處理者; 您的組織被視為數據控制者。
- 貴組織的批量電子郵件策略要求的任何其他文本或鏈接
推薦的
- 您組織的品牌(例如,在消息頁眉/頁腳中)
- 用研究人員的名字定制的問候語
- 機構支持聲明 ORCID
- 指向有關您組織的其他信息的鏈接 ORCID 主動
發送許可郵件
通過您組織的批量電子郵件工具(推薦)
許多組織提供用於批量發送電子郵件的工具/服務。 請酌情與您組織的通信、營銷和/或 IT 團隊聯繫,以確定可用的工具以及這些工具的使用政策。
在評估可用工具時,請記住該工具必須支持導入和動態插入成員門戶生成的權限鏈接。
通過組織電子郵件帳戶
如果您的組織不提供批量電子郵件工具,您可以使用常規的組織電子郵件帳戶。 請注意,某些電子郵件服務會限制您可以從您的帳戶發送的郵件數量。
但是,使用流行的企業電子郵件服務發送批量電子郵件的一般文檔如下, ORCID 不提供使用這些服務的支持。 請查閱您組織的文檔和/或 IT 團隊以獲取有關發送批量電子郵件的指導。
Outlook
郵件與 Microsoft Word 合併 (需要啟用 MAPI 支持)
Gmail 不支持開箱即用的“郵件合併”功能,但是,GSuite Marketplace 提供了多個附加組件,包括 另一個郵件合併
Gmail
示例消息文本
請參閱下面我們推薦的電子郵件模板或在 Google 文檔中查看 点击這裡. 將您希望研究人員執行的操作(單擊鏈接並授予權限)保留在電子郵件的頂部非常重要。 將更多信息放在頁面下方,以最大限度地提高他們在電子郵件中跟進的機會,而不會被信息淹沒。