[頭像用戶=“Laure Haak”大小=“縮略圖”對齊=“左”/]
所以我們坐在家裡,通過選擇您最喜歡的網絡會議系統互相交談,試圖共同管理孩子和/或寵物和/或帶寬。 我十幾歲的孩子告訴我他們這一代人現在被稱為 放大鏡. 我在任何數量的社交媒體平台上都看到過關於一直開會的評論,這比去辦公室和麵對面開會更讓人筋疲力盡。 我還聽到人們談論保持社交距離的感覺更像是在隔離室中。 人類是群居動物(甚至我們大多是內向的人),對許多人來說這感覺就像是一種折磨。
儘管 COVID-19 的社會隔離對每個人來說都是新的, ORCID 從一開始就在虛擬辦公室中運作。
公司成立於2010, ORCID 從未有過中央辦公室、建築物或其他物理共享空間。 我們是完全虛擬辦公室的早期先驅之一。 我們為我們的郵寄地址使用虛擬辦公室服務,我們選擇(部分)是因為街道名稱。 大約兩年後,董事會不再詢問員工我們何時會投資一棟建築。 他們看到完全有可能在沒有組織的情況下運營一個組織。 我們可以從世界任何地方僱傭最優秀的人,與他們居住的社區互動,並提供靈活性來創建工作日,使員工能夠更輕鬆地管理他們的生活。 虛擬化增強了我們的彈性。
那麼,我們該怎麼做呢?
我們遵循敏捷的原則。 作為非營利組織,我們的使命、價值觀和原則指導著我們的工作。 我們參與情景規劃以建立核心戰略,我們用它來製定年度目標。 我們擁抱同步性和異步性。 我們使用在線工具,這些工具在實現透明協作方面也非常出色。 我們彼此信任,無論何時何地,我們都能完成我們的工作。 我們非常關心我們的社區,我們知道我們必須向社區提出問題並公開分享我們的計劃和進展。
當一個新人加入 ORCID 團隊,我們發送了一台筆記本電腦,在我們所有的在線工具環境中設置它們,並審查我們的使命和目標。 從技術角度來看,大多數人都已準備好在不到一周的時間內開始工作。 Harder 正在加入工資單,因為每個地點都有自己的就業規定、稅收、假期、養老金等。我們目前有 37 名員工在 15 個國家和幾個美國州工作,每個州都有具體的就業規定。
如何選擇工具? 基於我們需要完成的任務。 此處按活動和緊迫性細分。
想法和決定
我們使用同步會議來討論想法並做出決策,包括內部(每週)和外部工作組(每月)和興趣組(每季度)。 我們使用各種在線會議工具,包括 Zoom、Google Hangouts、Skype、Slack 和 GoToMeeting。 我們謹慎地制定明確的會議議程,並準備好與議程相關的材料。 我們記錄筆記和行動項目,並監控進度。 同步會議很重要,但我們不能把所有時間都花在會議上。 我們需要時間對決定採取行動。
材料和代碼
我們使用各種平台來為同步會議開發材料並跟進行動項目,包括 Google Docs 和 Github,我們通過內容管理和協作工具(包括 DropBox、Drupal 和 WordPress 以及 Figshare)對其進行了擴充。 為了完成這項工作,我們留出 2-4 小時的時間,而不是在會議或回復電子郵件中。 是思考而不是反應的時候了。 有些人喜歡以需要更長時間專注的工作開始新的一天,有些人喜歡以這種方式結束一天。 無論哪種方式,這段受保護的時間都可以實現規劃所需的更深入的思考。
項目和進展
協作是基礎價值 ORCID. 我們使用 Trello、Salesforce 和 Quickbooks 管理項目並跟踪我們的進度。 我們花時間定義和完善核心團隊職責並闡明團隊內部和團隊之間的協議。 我們使用團隊和項目 Trello 看板來組織我們的工作、明確時間表、共享任務以及@組織內部和組織內可以幫助完成項目的人員。 為了實現更細粒度和更快的通信,我們使用 Slack。 我們每週都會分享統計數據,並在今年推出分析工具,以更好地可視化進度和縱向趨勢。
價值觀和文化
每個團隊的工作方式不同,我們允許在使用哪些工具以及如何部署這些工具方面具有敏捷性和創造力。 此外,我們有來自許多國家、文化和時區的人。 我們是多元化的,必須具有包容性。 幫助我們有效地合作需要的不僅僅是我們的 使命. 它需要信任和透明度。 隨著我們的成長,我們花了更多時間探索我們的價值觀。 我們最近推出了我們的 工作中的尊嚴 政策。 我們通過讓每個團隊每年實現一個價值來挖掘我們的價值觀,員工年度績效目標包括我們的工作如何支持我們的團隊價值。 今年,團隊正在製定章程以增加他們的核心職責。 我們這樣做是因為我們的工作方式至少與我們的工作一樣重要。
我們的協作工具箱
想法和決定 |
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簽到、問題、升級 |
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項目規劃、管理和報告 |
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內容管理 |
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硬體規格 |
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