利物浦大學成立於1881年,是位於英國利物浦的一所著名的研究密集型機構。該大學以其對學術卓越的承諾而聞名,提供各種本科和研究生課程。憑藉豐富的歷史、充滿活力的校園生活和全球視野,它促進了創新和學術成就。它擁有由 27,000 多名學生組成的多元化全球社區,擁有 4,000 多名員工,其中包括致力於提供支持性學習環境的學術和非學術專業人員。
利物浦大學成為 ORCID 於 2015 年 XNUMX 月成為 Jisc 領導的英國聯盟的成員。該大學增加了 Affiliation Manager 向研究者提供準確的從屬關係數據 ORCID 記錄。與任何 ORCID 作為成員組織,利物浦大學處於獨特的地位,可以將有關其研究人員隸屬關係的經過驗證的資訊添加到其 ORCID 記錄。透過這樣做,我們的成員作為一個由經過驗證的數據貢獻者組成的分散式全球社區共同努力,以提高整個學術記錄的可信度和完整性。
我們最近有機會採訪了利物浦大學研究出版指標官員 Mareike Wehner,了解他們如何利用現有的 ORCID 研究人員採用並使用 Affiliation Manager— 一種不需要技術技能的整合工具,專門用於 財團成員——確保他們的歸屬正確,並且他們的研究得到適當的認可和可見。他們的整合是組織如何使用最近的一個很好的例子 持久標識符 (PID)以補充的方式,在他們的情況下,使用 ROR,研究組織註冊標識符,有助於消除隸屬關係的歧義。
您能描述一下您要添加到的從屬關係類型嗎? ORCID 註冊表使用 Affiliation Manager?
在利物浦大學,我們知道許多參與研究的教職員和研究生 (PGR) 學生已經報名參加 ORCID ID。現階段我們並不真正知道我們不知道什麼。例如,可能有些研究人員可能意外地沒有正確隸屬於利物浦大學,因此沒有出現在某些報告中。
推出的目的是 Affiliation Manager 是為了確保確實擁有 ORCID iD 正確地隸屬於我們的機構——既是為了將來運行報告的簡單性和準確性,也是為了鼓勵那些尚未擁有報告的人 ORCID iD 註冊。在實際推播中,我們加入了ROR訊息來幫助進行從屬歸因。
將來,我們希望利用其他整合。 ORCID 暗示能夠包含已授予存取權限的研究人員的出版物,這將與我們的 CRIS(當前研究資訊系統)很好地結合起來。這需要我們進一步探索;索取我們機構的簡介是我們的最初目標。
您為什麼決定使用 Affiliation Manager? 您的用例是什麼?
ORCID 作為一個免費的非營利組織,註冊 iD 非常簡單,事實上資助者和出版商不僅推薦而且有時需要經過驗證 ORCID 他們系統中的 iD 讓我們想要更多地與它作為一個機構互動。有一個案例特別引發了這場爭論:利物浦的一位研究人員發表了一篇論文,但由於他們在另一家機構的榮譽職位(並表示該機構使用 Affiliation Manager 聲稱他們的帳戶)特定出版物僅列在其他機構的隸屬關係下,而不是利物浦。需要明確的是:我們並不是打算來回推動研究人員,而是希望出版物能正確歸屬,同時讓研究人員自行決定是否授予許可。如果不出意外的話,這對每個有能力的人來說都是一個很好的提示 ORCID 設定檔以檢查其目前設定。
受此案例的啟發,能夠找到並獲取已經存在但目前由於隸屬關係錯誤歸屬而丟失的數據的可能性是一個很大的動機。我們決定不僅包括研究人員和教研人員,還包括 PGR 學生,因為他們也參與研究。養成使用設定檔的習慣,例如 ORCID 從一開始也只會有助於減輕行政負擔。對於未來的推動,我們的目標是調查其他類型的合約。
準確的數據顯然在策略規劃中發揮關鍵作用,並確保機構了解我們從事研究的員工和學生的輝煌成就。這 Affiliation Manager,以及它的通知(或我們稱之為“加入邀請”),似乎是一個足夠簡單的工具,可以在這種認可和意識方面邁出一大步,因為 ORCID的支援和可用資源,以及發送通知本身的簡單過程,我們透過 ORCID 系統而不是透過郵件合併手動。
數據收集過程是怎樣的? 你們內部是如何協調的? 您的數據源是什麼?
該計畫由圖書館開放研究團隊內的一個小團隊領導,接觸其他利害關係人,如行銷、策略規劃/商業智慧、人力資源,當然還有需要時的研究人員。一個小型核心團隊可以輕鬆協調不同的步驟,從收集初始數據到溝通策略,再到外展和最終推動。
在利物浦人力資源團隊的幫助下,收集了所有研究人員、教學和研究人員以及 PGR 學生的名單(僅 7,000 多名聯絡人)。該電子表格還包含了列出的信息 Affiliation Manager 指南 從一開始就擁有盡可能完整的資料集。這是人力資源團隊所能提供的。
我們發現通知的電子郵件地址不必與實際發送的電子郵件地址相同非常有用。 ORCID 設定檔可能已經設定完畢。要取得這些資訊幾乎是不可能的,但要建立所有相關員工/學生的清單卻很簡單。

您在使用該工具時遇到過任何挑戰嗎? 你是如何克服它們的?
Affiliation Manager 它本身有一個非常簡單的介面,只有幾個按鈕,這意味著出錯的可能性很小。出現的唯一問題是在測試中以及在最初的完整上傳中,當時 CSV 未被按原樣接受,並在「消除歧義的組織標識符」(例如 ROR)字段中拋出錯誤。這 ORCID 團隊非常樂於助人並及時修復了它,因為我們無法識別我們這邊的錯誤。
不知何故,從 Microsoft Excel 儲存到 csv 時會建立空白行或列,因此應該提前測試這一點,以避免在預定日期出現問題(請參閱下面的進一步建議)。我們非常讚賞 ORCID 團隊的即時幫助!
與研究人員溝通時什麼有效? 您獲得了哪些見解或吸取了哪些教訓?
對於傳播策略,我們選擇了多管齊下的方法:
- 全體員工通訊
- 全員內網新聞報道
- 學院/部門通訊
- 圖書館通訊
- 圖書館部落格文章
- 社會化媒體
- 校園數位螢幕
- 專門介紹研究人員簡介的網頁
- 直接向所有受影響的員工/學生發送電子郵件,讓他們了解通知
除了校園內的數位螢幕和研究人員簡介網頁之外的所有通訊都直接且僅與附屬項目相關。當然,對於那些不熟悉的人來說,其中包括關於內容和原因的簡短評論 ORCID。然而,螢幕上顯示了一張圖表,鼓勵任何參與研究的人報名參加 ORCID iD 首先,而網頁進入 有關研究人員簡介的更多詳細信息 一般來說(不只是 ORCID ID)。後者是一個很好的資源,可以指導參與研究的教職員工和學生以及管理人員,以便更好地了解其中的聯繫。溝通策略的這一部分在長期計劃中發揮作用,使研究人員意識到 ORCID 如果他們還沒有,那麼它不僅會出現在他們的入職培訓中,而且會出現在他們在利物浦的整個時間裡。目標是確保研究人員熟悉 ORCID 以及其他研究人員的資料,並且可以充分利用它們的潛力。
主要的經驗教訓是與盡可能多的來自不同部門的人交談。感謝這些同事,一路上將項目添加到溝通策略中,並提供了新的路線和可能性(例如校園內的數位螢幕)。所提供的參與和幫助值得讚揚。
您打算如何繼續使用該工具? 您計劃定期更新嗎?
是的。我們的計劃是每三個月收到更新的 HR 列表,並將新的 CSV 上傳到 Affiliation Manager。然後,通知將發送給先前推播的待處理聯絡人,以及清單中提供的新員工和學生。
您有什麼建議想與計劃使用該工具的其他成員分享嗎?
事實證明,在開始溝通之前確保一切都井然有序是成功的。這意味著一旦我們知道一切準備就緒,我們就可以自信地設定日期並進行溝通,並迅速採取行動。
上傳測試文件也很有用。這樣,我們就可以只需要團隊中的一名成員接收通知來完成確切的流程,以準確地了解介面的外觀以及從用戶的角度來看它將如何變化,而且還可以在 Affiliation Manager,以及報告會是什麼樣子。這些報告對於追蹤情況非常有價值 ORCID 正在內部採用。
由於我們選擇透過該工具發送通知而不是進行郵件合併,因此我們認為在推播前一天發送電子郵件以「預警」教職員工和學生會很有用。該網域事先被標記為本地,但它讓我們有機會聲明即將發送的電子郵件中的連結可以安全點擊、預期會發生什麼以及授予權限會帶來什麼好處。雖然這意味著處理退回郵件和外出通知,但它實際上幫助更新了許多電子郵件地址,其中外出通知建議使用其他電子郵件會更合適。如果資源可用,值得考慮將此作為額外步驟。
關於您的經歷,您想分享的一個重要收穫是什麼?
關鍵要點是 Affiliation Manager 該計畫不僅對於與更多已經擁有研究成果的研究人員建立聯繫的直接結果有用 ORCID iD,它也引發了現有團隊和計畫內的許多對話和聯繫,從而提高了對研究人員概況的整體認識。
我們希望這種火花能轉化為更多的接觸機會,讓研究人員和學生在整個職業生涯中(在許多情況下,從一開始)就了解研究人員檔案的好處和應用。從長遠來看,持續且方便地提供知識,以及引入可提供幫助的聯絡人,有望使我們更接近減輕教職員工和學生的行政負擔的目標。
貢獻者

馬雷克·韋納
Mareike Wehner(她/她)是英國利物浦大學圖書館、博物館和畫廊的研究出版物指標官員。她的職責重點是全校範圍內的舉措,旨在提高人們對負責任地使用指標的認識,以及研究人員檔案如何幫助參與研究的教職員工和學生保持他們的研究活動井井有條。此前,她在學術出版部門從事數位產品管理工作。