BACKGROUND
Este Aviso de Privacidade fornece a você as informações necessárias sobre seus direitos e nossas obrigações, e explica como, por que e quando ORCID, Inc (“ORCID”), Processa suas informações pessoais (“ Informações pessoais ”). As informações pessoais processadas por ORCID (que pode ser mantido em papel ou em formato eletrônico ou em qualquer outro formato) está sujeito a certas salvaguardas legais especificadas nas leis de proteção de dados nacionais e internacionais aplicáveis, incluindo o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (GDPR) e o Regulamento de Proteção de Dados do Reino Unido Lei de 2018. Esses regulamentos impõem restrições sobre como ORCID pode processar informações pessoais. Este aviso deve ser considerado complementar a quaisquer outros acordos de privacidade entre ORCID e quaisquer membros de sua equipe.
ORCIDAtividades de processamento de dados de
No curso de suas atividades, ORCID irá coletar, armazenar e processar Informações Pessoais relacionadas a você no contexto de trabalho e reconhecer que o tratamento correto e legal dessas informações manterá a confiança na organização e proporcionará operações comerciais bem-sucedidas. ORCID processa suas informações pessoais na função de um controlador sob o GDPR.
Informações que coletamos
ORCID processa suas informações pessoais para cumprir suas obrigações legais, estatutárias e contratuais e para permitir ORCID para empregá-lo e treiná-lo no decorrer do seu trabalho. ORCID não coletará nenhuma informação pessoal desnecessária de você e não processará suas informações de nenhuma forma, exceto conforme especificado neste aviso.
Em particular, ORCID pode coletar e processar as seguintes categorias de informações pessoais:
- identificação e detalhes de contato (nome e sobrenome, sexo, data de nascimento, local de nascimento, estado civil, número de telefone, número de identificação pessoal, número do funcionário, número do passaporte, endereço de e-mail, endereço de residência permanente e temporária, endereço para correspondência, nacionalidade, status do visto, contatos de emergência de pessoas próximas, preferências alimentares, links para perfis de mídia social, línguas faladas, educação);
- informações relacionadas à posição do funcionário e informações de salário (contratos de trabalho, emendas de emprego, currículos, notas de entrevista, informações sobre o salário de um funcionário, informações fiscais e de seguros, informações relacionadas a benefícios, posição de trabalho, departamento, educação, renda do emprego, número e tipo de conta bancária, incluindo instituição bancária ), informações de viagens de negócios, dias e horas de trabalho, registros de ausências, análises de desempenho, certificados de treinamento e informações disciplinares.
ORCID processa posteriormente as seguintes categorias de informações pessoais para os fins dos interesses legítimos do controlador para proteger sua propriedade na operação de seus negócios:
- Informações sobre a atividade do funcionário em sistemas de informação com a finalidade de detectar e prevenir atividades não autorizadas em tais sistemas, e
- Informações relacionadas ao curso normal dos negócios e atividades de emprego relacionadas (fotos, vídeos).
As informações acima são coletadas nos seguintes métodos listados abaixo:
- Formulários de emprego (cópia impressa ou eletrônica)
- Candidaturas de emprego eletrônicas (enviadas por meio de formulário online)
- Currículo (s) / curriculum vitae (s) e quaisquer outros materiais de aplicação
- Informações fornecidas durante fóruns de empregos e eventos de recrutamento
- Informações encaminhadas por agências de recrutamento
- Informações fornecidas diretamente do funcionário
- Revisões de desempenho
- Treinamento e certificações
- Informações de uso de nossos sistemas de TI e de nossos fornecedores
- O processo geral de integração e envio de todos os formulários e dados relevantes em nosso Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS).
Observe que as informações acima são recebidas por ORCID em várias formas, incluindo cópia impressa e forma eletrônica, entregue pessoalmente ou via e-mail, fax, site, mídia social, etc.
Como usamos seus dados pessoais
ORCID leva sua privacidade muito a sério e nunca divulgará, compartilhará ou venderá seus dados sem o seu conhecimento, a menos que seja exigido por lei. ORCID retém seus dados apenas pelo tempo necessário e para os fins especificados neste aviso. As informações pessoais são processadas para os seguintes fins e razões:
OBJETIVOS DO PROCESSAMENTO | TIPO DE INFORMAÇÃO PESSOAL | BASE PARA PROCESSAMENTO |
Recrutamento / Gestão de Funcionários Gestão da força de trabalho: recrutamento gestão de trabalho avaliação do desempenho laboral dos colaboradores desenvolvimento e gestão da estrutura organizacional da empresa gestão de pessoal e gestão de equipas, viagens de negócios gestão de talentos e aconselhamento de crescimento do trabalho formação gestão e aprovação de licenças de trabalho planeamento de sucessão fornecimento de referências a pedido. | dados relacionados ao trabalho e histórico educacional do funcionário dados de identificação dados relacionados à posição do funcionário dados de salários e dados financeiros relacionados notificação de ausência de funcionário por motivo de doença | Processamento: é necessário para a implementação de medidas pré-competitivas tomadas antes da celebração de um contrato de trabalho ou outro contrato do qual o trabalhador como titular dos dados seja parte. pode, ao mesmo tempo, ser necessário para os fins dos legítimos interesses de ORCID ou de um terceiro, pelo qual tenha interesse na avaliação adequada de um potencial candidato em procedimento de concurso público. é necessário, após o recrutamento de um colaborador, para cumprir o contrato de trabalho ou outro contrato de que o colaborador seja parte como titular dos dados. |
OBJETIVOS DO PROCESSAMENTO | TIPO DE INFORMAÇÃO PESSOAL | BASE PARA PROCESSAMENTO |
Benefícios Agenda Salarial, Benefícios a Empregados e Pagamentos: salário, recompensas e todos os demais incentivos e benefícios de acordo com as regulamentações fiscais e previdenciárias. | endereço de trabalho / experiência educacional dados de identificação relacionados aos dados de salário do cargo do funcionário e informações de dados financeiros relacionados sobre seguro e indenização informações sobre o sistema de previdência social | Processamento: • é necessário para cumprir as obrigações legais aplicáveis a ORCID; e • pode, ao mesmo tempo, ser necessário para cumprir o contrato de trabalho ou outro contrato do qual o funcionário é titular de dados como parte. |
Urgência Comunicação com funcionários e suas pessoas de contato em caso de urgência | dados de identificação do funcionário dados de identificação do (s) contato (s) de emergência do funcionário dados relacionados à situação de urgência do funcionário | O processamento é necessário para proteger os interesses vitais (saúde) do funcionário em caso de emergência. |
Obrigações legais O cumprimento de nossas obrigações legais, incluindo obrigações decorrentes de leis trabalhistas e de imigração, leis tributárias e regulamentos relativos à saúde e segurança no trabalho | dados de identificação dados relativos aos dados do salário do cargo do funcionário e dados financeiros relacionados informações sobre seguro e indenização, informações sobre o sistema de previdência social dados de saúde | O processamento é necessário para cumprir as obrigações legais aplicáveis a ORCID. |
OBJETIVOS DO PROCESSAMENTO | TIPO DE INFORMAÇÃO PESSOAL | BASE PARA PROCESSAMENTO |
Medidas protetoras Detecção ou prevenção de qualquer comportamento impróprio ou violação do ORCID regras, incluindo a proteção de nossa propriedade intelectual, informações confidenciais e outras propriedades tangíveis e intangíveis. | dados de identificação de dados relacionados às informações de posição do funcionário sobre o uso de ativos e sistemas da empresa | O processamento é necessário para os fins dos legítimos interesses de ORCID, para o qual um interesse na proteção dos ativos de uma empresa. |
Procedimentos legais Para efeitos de qualquer litígio potencial e / ou em curso ou inquéritos relativos a nós ou a uma das empresas do nosso Grupo, representantes da empresa | dados de identificação de dados relacionados às informações de posição do funcionário sobre o uso de ativos e sistemas da empresa | O processamento é necessário para ORCIDlegítimos interesses de reivindicar ORCIDde direitos contra terceiros ou de se defender contra reclamações de terceiros contra ORCID em eventual contencioso ou para defender e cumprir os requisitos de um inquérito administrativo. |
Compartilhamento de dados com terceiros e processadores terceirizados
As Informações Pessoais serão processadas pelo ORCID manual e automaticamente por terceiros contratados pelo ORCID para processar informações pessoais de funcionários. ORCID pode compartilhar suas informações pessoais com terceiros que precisam realizar essas atividades de processamento.
A lista atual de destinatários de dados pessoais está disponível mediante solicitação ao People Operations Manager.
Transferências de informações pessoais para fora da UE
A fim de manter a sede da ORCID informado, todas as categorias de Informações Pessoais descritas neste Aviso de Privacidade podem ser transferidas para ORCIDda HRIS, localizada nos Estados Unidos da América.
ORCID toma medidas comercialmente razoáveis para confirmar que as informações pessoais transferidas para fora da UE são fornecidas com medidas de segurança adequadas e protegidas contra acesso não autorizado. Além disso, na medida em que ORCID usa qualquer processador de terceiros (veja acima), ORCID celebrará cláusulas contratuais padrão adequadas ou outros acordos contratuais para garantir a proteção adequada conforme exigido pelo GDPR.
Medidas de Segurança
Levando em consideração o estado da arte, os custos de implementação e a natureza, escopo, contexto e finalidades do processamento, bem como o risco de probabilidade e severidade variadas para os direitos e liberdades das pessoas físicas, ORCID (e qualquer uma de suas afiliadas), em relação às Informações Pessoais, implementará medidas técnicas e organizacionais adequadas para garantir um nível de segurança adequado a esse risco.
Por quanto tempo mantemos seus dados (ou seja, duração do processamento e retenção de dados)
ORCID não manterá suas Informações Pessoais por mais tempo do que o necessário para a finalidade para a qual foram coletadas. ORCID processará as informações pessoais do funcionário durante a relação de trabalho entre ORCID e o funcionário e, além disso, pelo período de seis (6) anos a partir da data de rescisão da relação de trabalho, a menos que seja necessário manter as Informações Pessoais por um período mais longo sob qualquer obrigação legal. As informações pessoais e os documentos do funcionário podem ser processados posteriormente, se necessário, para a determinação, exercício ou defesa de ORCIDpara reclamações legais ou por um período que seja exigido por lei.
Seus direitos
De acordo com vários regulamentos de privacidade de dados, os funcionários (como titulares de dados) têm vários direitos em relação às Informações Pessoais que são processadas por ORCID.
Direito de acesso
Os funcionários têm o direito de acessar seus dados pessoais processados por ORCID. Especificamente, você tem o direito de acessar quaisquer informações pessoais que ORCID processos sobre você e para solicitar informações sobre:
- Quais dados pessoais temos sobre você;
- Os objetivos do processamento;
- As categorias de dados pessoais em questão;
- Os destinatários aos quais os dados pessoais foram / serão divulgados;
- Quão mais ORCID pretende armazenar seus dados pessoais para; e
- Se não coletamos os dados diretamente de você, informações sobre a fonte.
Você tem o direito de obter de ORCID dados pessoais relativos a você, que foram fornecidos a ORCID por você. ORCID deverá, a seu pedido, fornecer-lhe dados sem atrasos indevidos em um formato estruturado, comumente usado e legível por máquina. Este direito não se aplica a Informações Pessoais que não são processadas automaticamente.
Além disso, além do direito de acesso aos dados pessoais, você tem o direito de retificação ou apagamento, ou limitação de processamento, e o direito de se opor ao processamento de tais dados.
Direito à retificação
Se você acredita nisso ORCID mantém quaisquer dados incompletos ou imprecisos sobre você, você tem o direito de perguntar ORCID para corrigir e / ou completar as informações e ORCID se esforçará para fazê-lo o mais rápido possível, a menos que haja um motivo válido para não fazê-lo, momento em que você será notificado.
Direitos de Apagar (Excluir), Restringir ou Objeto
Você também tem o direito de solicitar o apagamento de seus dados pessoais ou de restringir o processamento (onde aplicável) de acordo com as leis de proteção de dados; bem como se opor a qualquer marketing direto de ORCID.
Outros Direitos
Quando aplicável, você tem o direito de portabilidade de dados de suas informações e o direito de ser informado sobre qualquer tomada de decisão automatizada ORCID pode utilizar.
Solicitações de titulares de dados
Para exercer seus direitos sob este Aviso de Privacidade e as leis de proteção de dados aplicáveis, você pode enviar um e-mail para ORCIDGerente de Operações de Pessoas.
If ORCID recebe uma solicitação sua para exercer qualquer um dos direitos acima, ORCID pode pedir que você verifique sua identidade antes de atender à solicitação; isso é para garantir que seus dados sejam protegidos e mantidos seguros.
Reclamações de titulares de dados
Você tem o direito de registrar uma reclamação junto a uma Autoridade Supervisora em relação a qualquer um dos direitos descritos acima. As Autoridades de Supervisão são encarregadas de garantir o cumprimento das leis de proteção de dados aplicáveis. Para encontrar as informações de contato da sua Autoridade de Supervisão da UE, visite o site da Comissão Europeia, encontrado aqui: https://edps.europa.eu/data-protection_en.
Consequências de não fornecer seus dados
Você não é obrigado a fornecer suas informações pessoais para ORCID. No entanto, como esta informação é necessária para ORCID para empregar você, ORCID pode não ser capaz de estender uma oferta de emprego ou contratá-lo sem o fornecimento de certas Informações Pessoais.
Mantendo Suas Informações Pessoais Seguras
ORCID usa medidas de segurança comercialmente razoáveis para evitar que as informações pessoais sejam acidentalmente perdidas ou usadas ou acessadas de forma não autorizada. Limitamos o acesso às suas informações pessoais àqueles que têm uma necessidade comercial genuína de conhecê-las. Aqueles que processam suas Informações Pessoais o farão apenas de maneira autorizada e estão sujeitos ao dever de confidencialidade. Também temos procedimentos em vigor para lidar com qualquer suspeita de violação de segurança de dados. Notificaremos você e qualquer regulador aplicável sobre uma suspeita de violação de segurança de dados quando for legalmente obrigado a fazê-lo.
Informações de contato sobre privacidade
ORCID nomeou / designou um oficial de proteção de dados / pessoa designada que é responsável pela proteção de dados:
Nome: Will Simpson
Cargo: Diretor de Tecnologia
E-mail: w.simpson@orcid.org
Endereço: ORCID Inc., 10411 Motor City Drive, Suite 750, Bethesda MD 20817, EUA
Alterações
Este Aviso de Privacidade foi publicado em 20 de agosto de 2021 e atualizado pela última vez em 20 de agosto de 2021. Podemos alterar este Aviso de Privacidade de tempos em tempos, quando o fizermos, iremos informá-lo por e-mail.