[utente avatar=”Laure Haak” size=”miniatura” align=”sinistra” /]
Quindi qui ci sediamo, a casa, a parlare tra di noi su un sistema di conferenza web preferito, cercando di co-gestire bambini e/o animali domestici e/o banda larga. I miei figli adolescenti mi dicono che la loro generazione ora si chiama Zoomer. Ho visto commenti su un numero qualsiasi di piattaforme di social media sull'essere sempre in riunione e su come questo sia più estenuante che andare in ufficio e incontrarsi faccia a faccia. Sento anche persone che parlano di distanza sociale sentendosi più come essere in una camera di isolamento. Gli umani sono animali sociali (anche noi per lo più introversi), e per molti questo sembra una tortura.
Sebbene l'aspetto dell'isolamento sociale del COVID-19 sia nuovo per tutti, ORCID ha operato in un ufficio virtuale dal nostro inizio.
Fondata nel 2010, ORCID non ha mai avuto un ufficio centrale, un edificio o altri spazi fisici condivisi. Siamo stati uno dei primi pionieri di un ufficio completamente virtuale. Usiamo un servizio di ufficio virtuale per il nostro indirizzo postale, che abbiamo scelto (in parte) a causa del nome della via. Dopo circa due anni, il Consiglio ha smesso di chiedere al personale quando avremmo investito in un edificio. Hanno visto che era del tutto possibile gestire un'organizzazione senza. Possiamo assumere le persone migliori da qualsiasi parte del mondo, interagire con le comunità in cui vivono e offrire flessibilità nella creazione di una giornata lavorativa che consenta al personale di gestire la propria vita con maggiore facilità. Essere virtuali migliora la nostra resilienza.
Quindi come lo facciamo?
Viviamo secondo i principi dell'agilità. In quanto organizzazione no-profit, la nostra missione, i valori e i principi guidano il nostro lavoro. Ci siamo impegnati nella pianificazione degli scenari per stabilire strategie di base, che usiamo per stabilire obiettivi annuali. Abbracciamo la sincronicità e l'asincronicità. Utilizziamo strumenti online che sono anche spettacolari nel consentire una collaborazione trasparente. Ci fidiamo l'uno dell'altro per portare a termine il nostro lavoro quando e dove ci capita di essere. Teniamo molto alla nostra comunità e sappiamo che dobbiamo porre domande e condividere apertamente i nostri piani e i nostri progressi con la comunità.
Quando una nuova persona si unisce al ORCID team, inviamo un laptop, li configuriamo in tutti i nostri ambienti di strumenti online e rivediamo la nostra missione e i nostri obiettivi. La maggior parte delle persone è pronta a partire, dal punto di vista tecnologico, in meno di una settimana. Harder si sta occupando delle buste paga, perché ogni sede ha le proprie norme in materia di occupazione, tasse, giorni di ferie, pensione, ecc. Attualmente abbiamo 37 dipendenti che lavorano in 15 paesi e diversi stati degli Stati Uniti, ciascuno con regolamenti specifici sul lavoro.
Come scegliere gli strumenti? In base a ciò che dobbiamo realizzare. Qui questo è suddiviso per attività e urgenza.
Idee e Decisioni
Utilizziamo riunioni sincrone per discutere idee e prendere decisioni, sia internamente (settimanale) che in gruppi di lavoro esterni (mensile) e gruppi di interesse (trimestrale). Utilizziamo una varietà di strumenti per riunioni online, tra cui Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack e GoToMeeting. Siamo attenti ad avere un'agenda chiara per gli incontri e ad avere materiali preparati che siano collegati agli ordini del giorno. Prendiamo appunti e azioni e monitoriamo i progressi. Le riunioni sincrone sono fondamentali, ma non possiamo dedicare tutto il nostro tempo alle riunioni. Abbiamo bisogno di tempo per agire sulle decisioni.
Materiali e Codice
Utilizziamo una varietà di piattaforme per sviluppare materiali per riunioni sincrone e follow-up su elementi di azione, tra cui Google Docs e Github, che aumentiamo con la gestione dei contenuti e strumenti di collaborazione tra cui DropBox, Drupal e WordPress e Figshare. Per fare questo lavoro, mettiamo da parte blocchi di tempo di 2-4 ore non durante le riunioni o per rispondere alle e-mail. Tempo per pensare piuttosto che reagire. Ad alcune persone piace iniziare la giornata facendo un lavoro che richiede una maggiore concentrazione, ad altre piace concludere la giornata in quel modo. In ogni caso, questo tempo protetto consente il pensiero più profondo che la pianificazione richiede.
Progetti e Progressi
La collaborazione è un valore fondamentale di ORCID. Gestiamo progetti e monitoriamo i nostri progressi utilizzando Trello, Salesforce e Quickbooks. Dedichiamo tempo alla definizione e al perfezionamento delle responsabilità principali del team e all'articolazione degli accordi all'interno e tra i team. Usiamo le bacheche Trello del team e del progetto per organizzare il nostro lavoro, rendere esplicite le scadenze, condividere le attività e @ persone all'interno e all'interno dell'organizzazione che possono aiutare a completare i progetti. Per una comunicazione più precisa e veloce utilizziamo Slack. Condividiamo statistiche su base settimanale e quest'anno stiamo implementando una struttura di analisi per visualizzare meglio i progressi e le tendenze longitudinali.
Valori e Cultura
Ogni team lavora in modo diverso e consentiamo agilità e creatività in quali strumenti vengono utilizzati e come vengono distribuiti. Inoltre, abbiamo persone provenienti da molti paesi, culture e fusi orari. Siamo diversi e dobbiamo essere inclusivi. Per aiutarci a lavorare insieme in modo efficace è necessario più del nostro - mission. Richiede fiducia e trasparenza. Man mano che siamo cresciuti, abbiamo dedicato più tempo all'esplorazione dei nostri valori. Di recente abbiamo lanciato il nostro Dignità al lavoro politica. Scaviamo nei nostri valori facendo in modo che ogni team viva un valore ogni anno e gli obiettivi di prestazione annuali del personale includono il modo in cui il nostro lavoro supporta il valore del nostro team. Quest'anno, i team stanno sviluppando carte per aumentare le loro responsabilità principali. Lo facciamo perché il modo in cui lavoriamo è almeno altrettanto importante in ciò su cui lavoriamo.
La nostra cassetta degli attrezzi per la collaborazione
Idee e Decisioni |
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Check-in, domande, escalation |
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Pianificazione, gestione e reporting del progetto |
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Content Management |
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Hardware |
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