Questa guida è per il personale delle organizzazioni che utilizzano il ORCID Portale membri per aggiungere informazioni al ORCID record di ricercatori affiliati alla loro organizzazione. Affiliation Manager può essere utilizzato per aggiungere occupazione, istruzione, qualifiche o attività professionali (appartenenza, servizio, posizioni invitate e riconoscimenti) Affiliation Manager è disponibile solo per i membri del consorzio.
ORCID il personale deve consentire l'accesso allo strumento quindi per favore richiedi l'accesso qui.
- Aggiungi affiliazioni al portale
- Invio di link di autorizzazione
- Modifica affiliazioni
- Elimina affiliazioni
- Rapporto sullo stato dell'affiliazione
- Stato di affiliazione
- Concessione dell'autorizzazione (vista ricercatore)
- Risoluzione dei problemi
- Domande frequenti sui ricercatori
Aggiungi affiliazioni al portale
Caricamento collettivo CSV
- Crea un file CSV con i seguenti campi per ogni affiliazione a cui desideri aggiungere ORCID. I nomi dei campi devono essere inclusi come intestazioni. Vedere qui per esempio file.
- Prima di caricare il file CSV, controlla che:
- Le colonne all'interno del file sono separate da virgole e non da punto e virgola o tabulazioni.
- Non sono state apportate modifiche incrementali alle righe, in particolare nell'organizzazione ID colonna.
- Il tuo file è stato salvato utilizzando la codifica UTF-8, in particolare se utilizzi caratteri non inglesi (come tildi, cedille, acuti o dieresi).
- Il tuo file segue le regole di convalida nella tabella seguente
- Prima di caricare il file CSV, controlla che:
| Nome della colonna | Descrizione | Regole di convalida |
|---|---|---|
| Indirizzo email del ricercatore a cui appartiene questa affiliazione | Obbligatorio. Deve essere un indirizzo email valido Es: [email protected] | |
| sezione-affiliazione | ORCID sezione record a cui aggiungere questa affiliazione | Necessario. Deve essere uno dei seguenti valori: – occupazione - formazione scolastica – qualifica – posizione-invitata – distinzione - servizio |
| Nome Dipartimento | Nome del dipartimento | Opzionale. Massimo 4000 caratteri. Esempi: Biologia, Facoltà di Scienze, Journal of International Management |
| ruolo-titolo | Ruolo/titolo/laurea | Opzionale. Massimo 4000 caratteri. Es: Professore Associato, Membro, Laurea Magistrale |
| data d'inizio | Data di inizio dell'affiliazione | Opzionale. Data ISO 8601, con almeno un anno specificato e al massimo giorno del mese. Esempi: - 2019 - 2019-02 - 2019-02-20 |
| data di fine | Data di fine dell'affiliazione | Opzionale. Data ISO 8601, con almeno un anno specificato e al massimo giorno del mese. Esempi: - 2019 - 2019-02 - 2019-02-20 |
| nome-org | Nome della tua organizzazione | Necessario, 4000 caratteri |
| org-paese | Paese in cui si trova la tua organizzazione | Obbligatorio, codice paese iso-2 di 3166 caratteri Esempio: USA, DE, MX |
| città-org | Città in cui si trova la tua organizzazione | Obbligatorio, 4000 caratteri |
| regione-org | Regione in cui si trova la tua organizzazione | Opzionale, 4000 caratteri |
| disambiguato- organizzazione- identificatore | Identificatore permanente per la tua organizzazione, da una delle fonti supportate ROR o Ringgold. | Obbligatorio Esempio ROR: ror.org/04fa4r544 |
| disambigua- source | Fonte dell'identificatore utilizzato nel disambiguato- organizzazione- Campo identificatore | Obbligatorio. Deve essere uno dei seguenti valori: ROR (opzione preferita) Ringgold |
| URL | URL per una risorsa sull'affiliazione, come la pagina dei contatti di questo ricercatore nella directory della tua organizzazione | Facoltativo, Esempio: https://info.orcid. Org /orcid-squadra/ |
- Fare clic su Strumenti > Affiliation Manager (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Fai clic su Importa affiliazioni da CSV, scegli il CSV che hai creato nel passaggio 1 e fai clic su Carica. Il file è stato caricato per l'elaborazione.
- Riceverai un'e-mail una volta che il file sarà stato elaborato. Il messaggio di posta elettronica indicherà quante affiliazioni sono state aggiunte in base al caricamento. Viene completato un controllo per le affiliazioni duplicate (corrispondenza esatta). Verrà visualizzato anche il numero di duplicati, se presenti nel file. Riceverai anche un'e-mail se per qualsiasi motivo si è verificato un errore durante l'elaborazione del file
- Le affiliazioni che hai caricato appariranno nell'elenco su https://member-portal.orcid.org/assertion
Aggiungi affiliazioni manualmente
- Fare clic su Strumenti > Affiliation Manager (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Fare clic su Aggiungi affiliazione, inserire i dati di affiliazione e fare clic su Salva
- Viene completato un controllo per assicurarsi che non esista un duplicato.
- L'affiliazione apparirà nell'elenco su https://member-portal.orcid.org/assertion
Invio di link di autorizzazione
Per aggiungere dati a ORCID record, i proprietari dei record devono prima concedere l'autorizzazione alla tua organizzazione facendo clic su un collegamento personalizzato. Per facilitare ciò, il portale dei membri fornisce collegamenti di autorizzazione personalizzati che corrispondono agli elementi di affiliazione che hai aggiunto al portale.
Ci sono 2 modi per inviare link di autorizzazione ai tuoi ricercatori. Entrambi i modi sono dettagliati di seguito:
RICHIEDI ORCID per inviare link di autorizzazione
Utilizzando questa funzione, ORCID può inviare link di autorizzazione ai tuoi ricercatori aggiungendo un ORCID notifica nella casella di posta se un ORCID iD esiste o via e-mail. Il testo dell'e-mail è standard e non può essere modificato dall'organizzazione membro. Il processo attiva una notifica immediatamente, quindi 7 e 30 giorni dopo se l'utente deve ancora concedere l'autorizzazione. Perfavore guarda Concessione delle autorizzazioni (vista Ricercatori) per comprendere l'esperienza utente dei tuoi ricercatori.
- Fare clic su Strumenti > Affiliation Manager (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Fare clic su Invia notifiche di autorizzazione. Questo cambierà lo stato di tutte le affiliazioni all'interno del portale da 'In attesa' a 'Notifica richiesta'
- Una volta completato il processo, lo stato cambierà in "Notifica inviata". Le affiliazioni con questo stato segnalano che è stata generata una notifica nella posta in arrivo o è stata inviata un'e-mail. Ti avviseremo via email quante notifiche sono state inviate.
Dopo che un utente fa clic sul collegamento all'interno della notifica della posta in arrivo o nell'e-mail per concedere l'autorizzazione, tutti gli elementi di affiliazione associati a quell'utente verranno aggiunti al proprio ORCID record e lo stato di tali elementi di affiliazione in https://member-portal.orcid.org/assertion apparirà come “In ORCID”. L'utente ORCID iD apparirà accanto al loro nome e la data "Modificata" verrà aggiornata per riflettere la data/ora in cui è stata aggiunta l'ora all'utente ORCID record.
Richiedi e invia manualmente i link di autorizzazione
È possibile scaricare un file CSV dell'indirizzo e-mail e dei link di autorizzazione per le affiliazioni dei ricercatori che hanno lo stato "in sospeso" o "notifica inviata" nel portale.
- Fai clic su Strumenti > Aggiungi affiliazioni (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Fai clic su Richiedi link di autorizzazione per generare un file CSV contenente l'indirizzo e-mail e il link di autorizzazione personalizzato per ogni utente univoco per cui hai aggiunto un elemento di affiliazione (come identificato dall'indirizzo e-mail). Note:: I link vengono generati solo per le affiliazioni con stato "In attesa" e "Notifica inviata". Inoltre, se un utente ha più affiliazioni, verrà generato solo 1 collegamento.
- Invia link agli utenti via e-mail (vedere la nostra guida e-mail per ulteriori informazioni) utilizzando uno strumento di stampa unione per incorporare il collegamento per ogni utente in un modello di email appropriato. Vedere Concessione dell'autorizzazione (vista ricercatore) per i passaggi che i ricercatori devono completare dopo aver ricevuto il link di autorizzazione.
- Dopo che un utente (identificato dall'indirizzo e-mail) fa clic sul collegamento per concedere l'autorizzazione, tutti gli elementi di affiliazione associati a quell'utente verranno aggiunti al suo ORCID record e lo stato di tali elementi di affiliazione in https://member-portal.orcid.org/assertion apparirà come “In ORCID”. L'utente ORCID iD apparirà accanto al loro nome e la data "Modificata" verrà aggiornata per riflettere la data/ora in cui è stata aggiunta l'ora all'utente ORCID record.
Se un utente nega l'accesso o si verifica un errore durante il tentativo di aggiornare il ORCID record, la colonna Stato verrà aggiornata di conseguenza. Vedere Stato di affiliazione per i dettagli.
Se per qualsiasi motivo hai bisogno di inviare nuovamente il link di autorizzazione a un utente, puoi copiare il link negli appunti dall'affiliazione dei ricercatori seguendo i passaggi seguenti:
- Fare clic su Strumenti > Affiliation Manager (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Trova l'affiliazione degli utenti all'interno del portale utilizzando l'opzione di ricerca sotto le opzioni del menu a destra
- Fare clic su "Visualizza dettagli"
- Fare clic su "Copia negli appunti"
Modifica affiliazioni
Per favore ricordatelo, come qualsiasi altro ORCID integrazione, con il Affiliation Manager, puoi modificare solo le affiliazioni che sono state aggiunte utilizzando lo strumento. Le affiliazioni aggiunte manualmente dai ricercatori possono essere modificate solo da loro. Le affiliazioni aggiunte da altre integrazioni possono essere modificate solo da queste altre integrazioni.
Potrebbe essere necessario modificare un'affiliazione esistente se l'affiliazione è terminata o se c'è un errore nei dati.
Importante! Se l'utente ha una nuova affiliazione con la tua organizzazione (ad esempio un cambio di posizione), non modificare l'affiliazione esistente per riflettere la nuova posizione. Aggiorna invece la data di fine dell'affiliazione esistente e aggiungi una nuova affiliazione con il nuovo titolo di posizione.
Modifica manualmente le affiliazioni
- Fare clic su Strumenti membri > Affiliation Manager (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Fare clic sul pulsante Modifica accanto all'affiliazione pertinente
- Modifica i dati secondo necessità e fai clic su Salva.
- Se lo stato di affiliazione è “In ORCID”, l'affiliazione verrà aggiornata sul dell'utente ORCID registrare in pochi minuti. Se lo stato è "In attesa" o "Notifica inviata", l'affiliazione corretta verrà aggiunta al record dell'utente se/quando concedono l'autorizzazione.
Modifica delle affiliazioni tramite caricamento CSV
Se hai un numero di affiliazioni da aggiornare, puoi utilizzare il caricamento CSV.
- Fare clic su Strumenti > Affiliation Manager (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Fai clic su "Richiedi affiliazioni per la modifica" per generare un file CSV di tutte le tue attuali affiliazioni all'interno del portale. Il file che viene prodotto contiene un'affiliazione univoca ID per ogni voce, non modificare questo ID.
- Modificare i dati per le affiliazioni che richiedono una modifica. Questo potrebbe essere la correzione di dati imprecisi o l'aggiunta di date di fine.
- Fai clic su Importa affiliazioni da CSV, scegli il CSV che hai creato nel passaggio 2 e fai clic su Carica (l'elaborazione del file potrebbe richiedere alcuni istanti)
- Un messaggio di posta elettronica indicherà quante affiliazioni sono state aggiornate come parte del caricamento del file una volta elaborato
- Le affiliazioni pertinenti verranno aggiornate nel portale e in ORCID (se già esistente). Tieni presente che le affiliazioni che rimangono invariate non subiranno alcun cambiamento né riceveranno alcuna notifica.
Elimina affiliazioni
Eliminazione delle affiliazioni con stato “In ORCID"
Eliminazione di un'affiliazione con stato “In ORCID” dal Portale membri lo cancellerà anche da quello dell'utente ORCID disco. Questa azione dovrebbe essere intrapresa solo in rari casi:
| Custodie | Devo cancellare l'affiliazione? |
|---|---|
| Ci sono errori di dati in un'affiliazione | NO. Modifica l'affiliazione esistente per correggere i dati come descritto sopra in Modifica affiliazioni |
| Un utente non è più affiliato alla mia organizzazione | NO. Modifica l'affiliazione esistente per aggiungere una data di fine come descritto sopra in Modifica affiliazioni |
| Un'affiliazione è stata aggiunta per errore al record di un utente (es: l'affiliazione è per un'altra persona) | SI |
| Un utente non ha iniziato una posizione come previsto | SI |
Eliminazione delle affiliazioni con stato "In sospeso", "Errore" o "Accesso negato all'utente"
Le affiliazioni con stato "In attesa", "Errore" o "Accesso negato all'utente" non sono state aggiunte a ORCID, pertanto la loro eliminazione rimuove solo i dati dal Portale membri e non influisce sul record dell'utente.
- Fare clic su Strumenti > Affiliation Manager (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Fare clic sul pulsante Elimina accanto all'affiliazione pertinente
- Fare nuovamente clic su Elimina quando richiesto
- Se lo stato dell'affiliazione eliminata era “In ORCID", potrebbero essere necessari diversi minuti prima che l'affiliazione venga rimossa da ORCID.
Elimina affiliazioni tramite CSV
Se hai un numero di affiliazioni che devi eliminare, puoi utilizzare il caricamento CSV.
- Fare clic su Strumenti membri > Affiliation Manager (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Fai clic su "Scarica affiliazioni per modifica" per generare un file CSV di tutte le tue affiliazioni attuali all'interno del portale. Il file che viene prodotto contiene un'affiliazione univoca ID per ogni voce, non modificare questo ID.
- Rimuovi tutti i dati nelle colonne AP, che dovrebbero lasciare solo l'affiliazione univoca ID nella colonna Q
- Fai clic su Importa affiliazioni da CSV, scegli il CSV che hai creato nel passaggio 2 e fai clic su Carica (l'elaborazione del file potrebbe richiedere alcuni istanti)
- Un messaggio mostrerà quante affiliazioni sono state eliminate come parte del caricamento del file.
- Tutte le affiliazioni incluse nel caricamento che avevano appena l'affiliazione univoca ID incluso sarebbe stato cancellato dal portale e dagli utenti ORCID registrare se applicabile.
Rapporto sullo stato dell'affiliazione
Puoi richiedere un rapporto che includa i dettagli e lo stato di affiliazione che hai aggiunto al Portale membri.
- Fare clic su Strumenti > Affiliation Manager (o visita https://member-portal.orcid.org/assertion)
- Fai clic su "Richiedi rapporto sullo stato dell'affiliazione"
- Un file CSV verrà generato e inviato via email. Esempio di output:
Stato di affiliazione
| Stato dell'ordine | Descrizione |
|---|---|
| Attesa Pagamento | L'utente non ha eseguito alcuna azione (ad es. non ha fatto clic sul collegamento di autorizzazione) |
| In ORCID | L'utente ha concesso l'autorizzazione e l'elemento di affiliazione è stato aggiunto con successo al suo ORCID record. |
| In attesa di riprovare tra ORCID | L'utente ha concesso l'autorizzazione ma l'affiliazione non è stata ancora aggiunta o aggiornata al proprio ORCID disco. Questo stato verrà visualizzato per un breve periodo quando si è verificato un errore che è stato corretto manualmente. |
| In attesa di aggiornamento in ORCID | Questo stato verrà visualizzato per un breve periodo dopo che l'affiliazione è stata modificata in attesa di un aggiornamento sugli utenti ORCID record. |
| Accesso negato all'utente | L'utente ha fatto clic sul collegamento di autorizzazione, ma ha scelto di non concedere l'autorizzazione per aggiornare il proprio ORCID disco. L'elemento di affiliazione non è stato aggiunto a quello dell'utente ORCID record. |
| Errore durante l'aggiunta a ORCID | Si è verificato un errore di sistema durante il processo di concessione dell'autorizzazione o durante l'aggiornamento del ORCID disco. Verrà visualizzato anche l'output grezzo del messaggio di errore; puoi inviarlo a ORCID supporto per la risoluzione dei problemi. |
| Errore durante l'aggiornamento in ORCID | Si è verificato un errore di sistema durante il processo di aggiornamento dell'affiliazione in ORCID. Verrà visualizzato anche l'output grezzo del messaggio di errore; puoi inviarlo a ORCID supporto per la risoluzione dei problemi. |
| Errore durante l'eliminazione ORCID | Si è verificato un errore durante l'eliminazione dell'affiliazione sugli utenti ORCID disco. Si prega di contattare [email protected] per assistenza |
| Utente eliminato da ORCID | L'utente ha cancellato l'affiliazione dal proprio record. Non puoi eseguire alcuna modifica. Se desideri aggiungere nuovamente l'affiliazione, una nuova affiliazione dovrà essere aggiunta nel portale |
| Autorizzazione revocata dall'utente | L'utente ha rimosso la tua organizzazione dai suoi elenchi di organizzazioni attendibili, quindi non hai più l'autorizzazione per aggiornare il suo record. Puoi richiedere nuovamente l'autorizzazione utilizzando la funzionalità di collegamento copia negli appunti |
| Notifica richiesta | Questo è uno stato temporaneo per le affiliazioni che sono state selezionate per il processo di notifica |
| Notifica inviata | L'utente ha ricevuto una notifica da ORCID tramite loro ORCID casella di posta o indirizzo e-mail utilizzato durante il caricamento dell'affiliazione |
| Notifica fallita | Il processo di notifica non è riuscito. Si prega di contattare [email protected] per assistenza |
Concessione dell'autorizzazione (vista ricercatore)
- Fai clic sul collegamento/pulsante nell'e-mail/notifica che ti è stata inviata dalla tua organizzazione o da ORCID
- Sarai reindirizzato al ORCID schermata di accesso/registrazione.
Nota: se in precedenza hai concesso al tuo istituto il permesso di aggiornare il tuo ORCID record, non è necessario eseguire ulteriori azioni e verrà visualizzato il seguente messaggio:
- Se si dispone di un ORCID account, accedi. In caso contrario, fai clic su Registrati ora.
Nota: l'indirizzo email associato al tuo ORCID L'account NON deve corrispondere all'indirizzo a cui è stata inviata l'e-mail con il collegamento di autorizzazione. - Dopo aver effettuato l'accesso a ORCID o creando un nuovo account, ti verrà presentata una schermata che ti chiederà di concedere al tuo istituto il permesso di aggiornare il tuo ORCID record.
- Se desideri che il tuo istituto aggiorni il tuo ORCID registra con le tue informazioni di affiliazione, fai clic su Autorizza; in caso contrario, fare clic su Nega.
- Se hai fatto clic su Autorizza, verrà visualizzato un messaggio di successo:
Se hai fatto clic su Nega, verrà visualizzato un messaggio di errore e avrai un'altra opportunità per concedere l'autorizzazione:
- Se hai fatto clic su Autorizza, il tuo ORCID il record verrà aggiornato con le informazioni di affiliazione fornite dal tuo istituto in pochi minuti!
Il tuo istituto può scegliere di aggiornare questa affiliazione o aggiungere ulteriori informazioni sull'affiliazione al tuo ORCID registrare in futuro. Se non desideri più che il tuo istituto abbia accesso per aggiornare il tuo ORCID record, puoi rimuovere l'accesso nella sezione Organizzazioni attendibili del tuo ORCID Pagina delle parti fidate
Risoluzione dei problemi
Errori di convalida anticipata
Prima di elaborare il tuo file completiamo un controllo di convalida di base. Se sono presenti errori, riceverai un'e-mail che ti informa su quale riga del file include errori.
Gli errori di convalida comuni sono:
- Campi obbligatori mancanti. I campi obbligatori sono l'indirizzo e-mail del ricercatore, il tipo di affiliazione, il nome dell'organizzazione, il paese e la città, l'identificatore disambiguato dell'organizzazione (l'ID ROR) e la fonte di disambiguazione (ROR).
- Tipo di affiliazione non valido. Il tipo di affiliazione deriva da ORCID vocabolario controllato (impiego, istruzione, qualifica, posizione invitata, distinzione, servizio) e non dalla classificazione interna della tua organizzazione.
- Intervallo di date non valido. Le date devono seguire il formato ISO 8601, dove l'anno, il mese e il giorno sono separati da trattini e non da barre. Le date di fine possono essere date future.
- Codice paese non valido. I codici paese devono essere il codice paese ISO-2 a 3166 caratteri.
- ORG non valido ID incluso all'interno del file. Potrebbe trattarsi di una mancata corrispondenza tra la fonte disambiguata e il valore dell'identificatore disambiguato dell'organizzazione o un'aggiunta incrementale all'ORG ID valore durante l'elaborazione del campo.
- Le colonne sono separate da punto e virgola e non da virgole.
- Problemi nella lettura delle righe dovuti alle interruzioni di riga aggiunte durante l'elaborazione del file.
Ti consigliamo vivamente di salvare i file utilizzando la codifica UTF-8, in particolare se utilizzi caratteri non inglesi. Il mancato utilizzo della codifica UTF-8 non genererà un errore di convalida, ma porterà a un'elaborazione errata di caratteri non inglesi come tildi, cedille, acuti o dieresi.
Errore durante l'aggiunta a ORCID/Errore durante l'aggiornamento ORCID
Si è verificato un errore di sistema durante il processo di aggiunta/aggiornamento dell'affiliazione in ORCID. Verrà visualizzato l'output non elaborato del messaggio di errore che dovrebbe fornire le informazioni pertinenti necessarie per risolvere il problema. In caso di problemi è possibile inviare una copia del messaggio di errore a ORCID supporto per la risoluzione dei problemi.
Se devi correggere la stragrande maggioranza delle affiliazioni, puoi farlo tramite la funzionalità di caricamento CSV oppure puoi modificare le singole affiliazioni come e quando necessario. Si prega di vedere il Guida al gestore dell'account per i passaggi per completare questa azione
Domande frequenti sui ricercatori
Chi devo contattare se i dati di affiliazione aggiunti al mio record non sono corretti?
Si prega di contattare il designato ORCID contatto di supporto presso la tua organizzazione. Questo dovrebbe essere elencato nell'e-mail di richiesta di autorizzazione che hai ricevuto.
Ho già aggiunto le mie affiliazioni [NOME ORGANIZZAZIONE] a my ORCID record – come devo gestire questi duplicati?
Al momento, non è possibile unire elementi di affiliazione provenienti da fonti diverse nel tuo ORCID disco. Ti suggeriamo di mantenere gli elementi che elencano la tua organizzazione nel campo "Sorgente", poiché questi sono considerati più "autorevoli" da altri sistemi che utilizzano ORCID dati per scopi quali moduli precompilati (ad esempio, presentazione di manoscritti e moduli di domanda di sovvenzione).