Scopo
Il Comitato Controllo e Rischi (il “Comitato”) supervisiona la corretta revisione di ORCIDl'audit finanziario esterno di , nonché il processo di gestione del rischio dell'organizzazione, compreso il monitoraggio dell'ambiente di controllo interno e la supervisione della politica sugli informatori.
Tipo di Comitato
Il Comitato Controllo e Rischi è un comitato permanente del ORCID Consiglio di Amministrazione (il “Consiglio”) e ha il potere delegato di prendere decisioni per conto del Consiglio.
Reportistica
Il Comitato riferisce direttamente al Consiglio, fornendo un resoconto sintetico delle discussioni svolte, comprese le opinioni dissenzienti e le raccomandazioni che ritiene opportune. Il Comitato redige verbale delle proprie riunioni e riferisce al Consiglio, in occasione della successiva riunione consiliare, sugli atti e sulle decisioni assunte.
Ruoli e responsabilità del Comitato
Il Comitato Controllo e Rischi ha il compito di svolgere le seguenti funzioni:
Revisione finanziaria annuale e modulo 990
- Propone al Consiglio la nomina e la sostituzione della società di revisione
- Sviluppare e rivedere periodicamente le politiche relative agli audit e disporre di un processo regolare per determinare se riceve servizi di audit di qualità a un prezzo equo sulla base di politiche e regolamenti stabiliti
- Incontrare la società di revisione in sessione esecutiva almeno una volta all'anno per esaminare i rendiconti finanziari sottoposti a revisione e ricevere i commenti del revisore in merito ORCIDcontabilità, contabilità e procedure correlate
- Affrontare eventuali problemi identificati durante l'audit annuale, ad esempio, come sollevati nella lettera di comunicazione dell'audit, nel progetto di relazione e in qualsiasi lettera di gestione dei revisori dei conti
- Sollecitare dalla società di revisione le osservazioni sulle competenze, le qualifiche e le prestazioni del personale relative alle funzioni controllate
- Riesaminare le prestazioni dei revisori dei conti, garantendo la continua indipendenza
- Riesaminare i piani di audit per il prossimo anno e discuterne con la società di revisione esterna e i revisori interni (se presenti)
- Riesaminare con la direzione, i revisori interni (se presenti) e il revisore esterno, il processo di controllo finanziario interno
- Esaminare il parere del revisore indipendente sui rendiconti finanziari preparati dalla direzione e consigliare il presidente del consiglio, il tesoriere e il direttore esecutivo se il parere e i rendiconti finanziari meritano la loro approvazione
- Esaminare annualmente il modulo 990 dell'IRS statunitense, prima dell'approvazione da parte del presidente del consiglio, del tesoriere e del direttore esecutivo e della presentazione da parte del tesoriere
- Supervisionare la preparazione, la presentazione e la revisione di qualsiasi altra documentazione o rapporto finanziario annuale federale o statale
- Rivedere la presentazione delle informazioni finanziarie nella relazione annuale prima della pubblicazione
Risk Management
- Revisionare e fornire una supervisione generale ORCIDdei processi di gestione e mitigazione del rischio
- Revisione regolarmente ORCIDdel registro dei rischi per garantire che tutti i rischi sostanziali siano stati identificati, che i punteggi di impatto e di probabilità siano stati applicati in modo appropriato e le mitigazioni, sia quelle già implementate che quelle proposte, siano adeguate e proporzionate
- Monitorare regolarmente i progressi rispetto al piano di mitigazione del rischio concordato
- Riferire e raccomandare se accettare il registro dei rischi al Consiglio almeno una volta all'anno
svista
- Segnalare tempestivamente al Consiglio eventuali irregolarità riscontrate ORCIDdelle pratiche e delle procedure e raccomandare al Consiglio i miglioramenti (se presenti)
- Supervisionare la politica sugli informatori
Risorse
Il Comitato può avvalersi di consulenti legali indipendenti, contabili indipendenti o altri professionisti che ritiene appropriati per assisterlo in qualsiasi sua attività, comprese le indagini.
Il Comitato è supportato da uno o più ORCID collegamenti del personale selezionati dal direttore esecutivo, che sono responsabili della pianificazione delle riunioni, dello sviluppo degli ordini del giorno delle riunioni e delle relazioni riassuntive del consiglio con il presidente del comitato, della creazione e distribuzione dei materiali delle riunioni e della stesura dei verbali delle riunioni, ma che non fungono da membri votanti del comitato.
Nomina, ruolo e responsabilità del presidente
- Il Presidente del Comitato Controllo e Rischi è nominato dal Consiglio su proposta del Presidente del Consiglio.
- Il presidente del comitato è nominato ogni anno per un mandato di un anno. Non vi è alcun limite al numero di mandati consecutivi di un anno che il presidente può svolgere. Il servizio per almeno due anni sarebbe l'ideale.
- Il Presidente del Comitato è responsabile dell'identificazione e della proposta dei membri esterni del Comitato al Presidente del Consiglio per l'approvazione da parte dell'intero Consiglio.
- Il Presidente del Comitato funge da tramite principale tra il Comitato e il Consiglio, collabora con il personale di collegamento per programmare e definire un ordine del giorno per ciascuna riunione del Comitato e preparare e distribuire dispense e relazioni ai membri del Comitato prima di ogni riunione.
Selezione e composizione dei membri del comitato
In quanto Comitato permanente del Consiglio, i membri Amministratore e non Amministratore del Comitato sono nominati con voto a maggioranza dell'intero Consiglio e il Consiglio esamina annualmente l'appartenenza e lo statuto del Comitato.
- Il Comitato sarà composto da tre a cinque persone, la maggioranza delle quali almeno tre devono essere Amministratori del Consiglio.
- Il Consiglio si impegnerà a coprire eventuali posti vacanti non appena possibile, ma il Comitato può continuare ad agire mentre ci sono posti vacanti.
- I membri del Comitato che non sono membri del Consiglio partecipano con voto consultivo e senza diritto di voto.
- Il Comitato comprende membri con competenze di base in materia di gestione finanziaria; il Comitato può avvalersi della consulenza di esperti indipendenti su tematiche particolari.
- I membri del/i Comitato/i Finanze e Investimenti (se esistenti) non possono far parte del Comitato.
- Le ORCID Il Direttore esecutivo e il Tesoriere non possono far parte del Comitato per garantire un'adeguata indipendenza e controllo.
- Nessun membro del personale retribuito può far parte del Comitato; possono tuttavia partecipare alle riunioni su invito del Presidente del Comitato per supportare il funzionamento del Comitato, intervenire sugli argomenti all'esame e rispondere a quesiti.
- I membri del comitato non riceveranno alcun compenso di consulenza, consulenza o altro compenso da ORCIDe ciascun membro deve essere libero da qualsiasi relazione che possa interferire con il suo giudizio indipendente.
- Tutti i membri del Comitato sono nominati ogni anno per un mandato di un anno.
- I membri del Comitato prestano servizio a discrezione del Consiglio e possono essere rimossi con voto del Consiglio. Qualsiasi membro che sia e poi cessi di essere un Amministratore durante il suo mandato nel Comitato non può continuare a far parte del Comitato senza l'approvazione del Consiglio (fatti salvi i requisiti di composizione del Comitato di cui al primo punto). Se approvato dal Consiglio, tale persona fungerà da membro senza diritto di voto.
- Tutti i membri del Comitato saranno tenuti a firmare ORCIDla politica sul conflitto di interessi di.
Incontri e Quorum
Il Comitato Controllo e Rischi si riunisce secondo necessità per adempiere alle proprie responsabilità, ma si riunisce almeno tre volte all'anno:
- Una volta con ORCIDi revisori indipendenti di esaminare la relazione di revisione e ricevere i commenti del revisore sulla contabilità, sulla contabilità e sulle relative pratiche e procedure della Società. Durante tale riunione, il Comitato Controllo e Rischi si riunirà con i revisori in sessione esecutiva (cioè senza membri del personale)
- Una volta per esaminare i rendiconti finanziari sottoposti a revisione, il modulo IRS 990 e i relativi documenti, e per approvare l'incarico di revisione e qualsiasi indagine speciale relativa a frode, irregolarità finanziarie e fallimenti del controllo interno, e
- Una volta per rivedere il registro dei rischi.
L'avviso di convocazione delle riunioni sarà comunicato dal Presidente del Comitato a tutti i membri del Comitato. Gli incontri possono essere condotti di persona, telefonicamente o in videoconferenza. Il quorum sarà costituito dalla maggioranza dei membri votanti del Comitato e per approvare una questione sarà necessario il voto della maggioranza dei membri votanti. In alternativa, una questione può essere approvata con il consenso scritto unanime dei membri votanti senza riunione.
I membri del comitato sono responsabili della revisione dei materiali e di contributi sostanziali al lavoro del gruppo.
Storia del Comitato
La Carta è stata approvata da ORCID Consiglio di Amministrazione del 26 marzo 2013 e modificato in data 17 novembre 2021 e 12 ottobre 2023.
Membro del comitato
2024: Lori Schultz (presidente del comitato), Steve Pinchotti, Michele Ulliot, Judi Zielke, Ryan Ko (membro esterno), Marlon Domingus (membro esterno)
2023: Paolo Gemmill (presidente del comitato), Nicolas Fressengeas, Steve Pinchotti, Marlon Domingus (membro esterno), Ryan Ko (membro esterno)
2022: Katharina Ruckstuhl (presidente del comitato), Paolo Gemmill, Katherine McNeill
2021: Katharina Ruckstuhl (presidente del comitato), Paolo Gemmill, Yuko Haryama, Andrea Cormack (membro esterno)
2020: Simeone Warner (presidente del comitato), Karin Wulf, Katharina Ruckstuhl, Andrea Cormack (membro esterno)
2019: Chris Shillum (presidente del comitato), Andrea Cormack, Lisa Hart, Simeone Warner
2018: Chris Shillum (Presidente della commissione) Lisa Hart, Alison Mitchelle Simeone Warner
2017: Patrizia Brennan (Presidente della commissione), Lisa Hart, Bernie Rousse Chris Shillum
2016: Patrizia Brennan (Presidente della commissione), Lisa Hart, Chris Shillume Thom Hickey
2015: Veronica Kiermer (Presidente della commissione, gennaio-novembre), Patrizia Brennan (Presidente della commissione, novembre-dicembre), Lisa Hart, Chris Shillume Thom Hickey (nov-dic)
2014: Simeone Warner (Presidente della commissione, Hideaki Takeda, Veronica Kiermer
2013: Craig Van Dyck (presidente del comitato), Hideaki Takeda, Simeone Warner