In questa serie di blog intervistiamo membri di vari ORCID consorzi di tutto il mondo per vedere come stanno utilizzando e beneficiando del Affiliation Manager attrezzo. Questo strumento è disponibile solo per ORCID membri di consorzi e ha una serie di diversi casi d'uso che evidenzieremo in questa serie. Se hai un caso di studio che vorresti includere in questa serie, contatta Paloma Marín-Arraiza, il nostro responsabile per i consorzi globali all'indirizzo p.arraiza@orcid.org.
La Hogeschool Utrecht (in inglese, Università di Scienze Applicate Utrecht—UAS Utrecht) si trova nel campus accanto all'Università di Utrecht. Essendo una delle più grandi istituzioni educative dei Paesi Bassi, UAS Utrecht vanta un corpo studentesco di oltre 35,000 e impiega 3,000 professionisti dedicati. Collaborando strettamente con l'Università di Utrecht, UAS Utrecht offre agli studenti l'accesso a strutture di prim'ordine e stimati membri della facoltà. La ricerca è un obiettivo chiave, con quattro centri di conoscenza che ospitano 42 gruppi di ricerca (o lectoraten).
La Hogeschool Utrecht divenne una ORCID membro nell'ottobre 2022 come parte del ns Consorzio olandese guidato da SURF. Ha avviato il processo di integrazione ORCID istituzionalmente utilizzando il Affiliation Manager.
In questo blog, Appie Bieze, del Team Research Support & IT presso la Hogeschool Utrecht, condivide l'uso del software da parte dell'Università di Scienze Applicate Affiliation Manager.
Puoi descrivere il tipo di affiliazioni che stai aggiungendo al ORCID Registro utilizzando il Affiliation Manager?
Abbiamo utilizzato i dati di affiliazione degli attuali dipendenti della nostra istituzione. Pertanto, stiamo aggiungendo i dati sull'occupazione al Registro.
Perché hai deciso di utilizzare il Affiliation Manager? Qual è il tuo caso d'uso?
Abbiamo deciso di iniziare a utilizzare il Affiliation Manager per ottenere il massimo dal nostro ORCID appartenenza. Il nostro caso d'uso iniziale prevedeva l'aggiunta di affiliazioni lavorative per 500 ricercatori utilizzando la funzionalità di caricamento collettivo.
Qual è stato il processo di raccolta dei dati? Come lo hai coordinato internamente? Qual è la tua fonte di dati?
Uno dei nostri ingegneri di sviluppo ha scritto uno script per eseguire un webscrape della pagina del profilo di ciascun ricercatore. Lo script raccoglieva i campi necessari, come nomi, indirizzi email e dipartimento. Per completare il file CSV necessario per aggiungere dati al Registro utilizzando il file Affiliation Manager, abbiamo successivamente incluso il ROR ID della nostra organizzazione e della pagina web.
Hai incontrato difficoltà durante l'utilizzo dello strumento? Come li hai superati?
Lo strumento è facile da usare. Abbiamo trovato utile anche la guida. Tuttavia, abbiamo investito tempo per garantire che il file CSV fosse corretto. Ciò è dovuto principalmente alla separazione delle colonne, che nel nostro software per fogli di calcolo veniva effettuata con punto e virgola invece che con virgole, come richiesto dallo strumento.
Cosa ha funzionato durante la comunicazione con i ricercatori? Quali intuizioni hai acquisito o lezioni hai imparato?
Nel corso di sei mesi abbiamo mantenuto una comunicazione frequente, il che ha notevolmente aiutato i nostri progressi. A ciò si aggiunge il fatto che il 35% dei ricercatori lo utilizzava già ORCID facilitato ulteriormente il processo.
Come pensi di continuare a utilizzare lo strumento? Stai pianificando aggiornamenti regolari?
Come parte dei nostri piani, abbiamo incluso aggiornamenti ogni tre mesi, in particolare per i membri del personale appena assunti. Il nostro impegno si estende al raggiungimento attivo di questi nuovi ricercatori, assicurandoci che si sentano apprezzati e compresi all'interno della nostra comunità.
Separatamente, il nostro piano prevede diverse misure proattive per migliorare il nostro impegno con i ricercatori. Innanzitutto, compileremo un elenco di ricercatori che non hanno risposto ai nostri precedenti sforzi di sensibilizzazione e ristabiliremo i contatti con loro in autunno (inizio dell'anno accademico). Inoltre, ci concentreremo sull'identificazione dei ricercatori che hanno impostato i propri account su privato, poiché alcuni potrebbero non essere a conoscenza di questo stato, e vogliamo garantire che ricevano il supporto di cui hanno bisogno. Per supportare ulteriormente i nuovi ricercatori, introdurremo “Corsi di caloroso benvenuto” specializzati, di cui sottolineeremo l’importanza ORCID e le sue possibilità. Come tocco finale, prevediamo di incorporare un file facilmente accessibile ORCID pulsante sulle pagine del loro profilo, semplificando la loro esperienza e migliorando la loro connessione con la nostra piattaforma.
Hai qualche consiglio che vorresti condividere con altri membri che intendono utilizzare lo strumento?
Consigliamo agli altri membri di iniziare con i dati di origine corretti per garantire risultati accurati.
Qual è il punto chiave che vuoi condividere sulla tua esperienza?
Il punto chiave di questa esperienza è che nel complesso è stata molto efficiente. Non abbiamo riscontrato alcun problema particolare nella comunicazione con i nostri ricercatori e la loro risposta è stata complessivamente positiva.
Contributore
Appie Bieze
Appie Bieze si è laureato in Scienze Politiche e si è ritrovato a lavorare nel mondo delle biblioteche (scientifiche). Negli ultimi anni è entrato a far parte del Team Research Support & IT presso l'Università di Scienze Applicate di Utrecht, Paesi Bassi. Il suo lavoro si concentra sulla gestione degli account degli strumenti software a supporto della ricerca. La crescente domanda di gestione dei risultati ha portato l'istituzione a decidere di unirsi agli olandesi ORCID consorzio.