背景
本隱私聲明為您提供有關您的權利和我們的義務的必要信息,並解釋如何、為什麼和何時 ORCID, Inc (“ORCID”),處理您的個人信息(“個人信息”)。 處理的個人信息 ORCID (可能以紙質或電子格式或任何其他格式保存)受適用的國家和國際數據保護法規定的某些法律保障,包括歐盟的通用數據保護條例 (GDPR) 和英國數據保護2018 年法案。這些規定對如何 ORCID 可能會處理個人信息。 本通知應被視為對雙方之間任何其他隱私協議的補充 ORCID 及其任何員工。
ORCID的數據處理活動
在其活動過程中, ORCID 將在就業環境中收集、存儲和處理與您相關的個人信息,並承認正確合法地處理這些信息將保持對組織的信心,並將提供成功的業務運營。 ORCID 根據 GDPR 以控制者的身份處理您的個人信息。
我們收集的信息
ORCID 處理您的個人信息以履行其法律、法定和合同義務,並使 ORCID 在您的工作過程中僱用和培訓您。 ORCID 不會從您那裡收集任何不必要的個人信息,也不會以任何方式處理您的信息,除非在本通知中指定。
特別是, ORCID 可能會收集和處理以下類別的個人信息:
- 身份證明和聯繫方式 (姓名、性別、出生日期、出生地、婚姻狀況、電話號碼、個人身份證號碼、僱員號碼、護照號碼、電子郵件地址、永久和臨時居住地址、郵寄地址、國籍、簽證狀態、親密人士的緊急聯繫人、飲食偏好、社交媒體資料鏈接、語言、教育);
- 與員工的職位和工資信息相關的信息 (僱傭合同、僱傭修正、簡歷、面試記錄、關於僱員工資的信息、稅務和保險信息、與福利相關的信息、工作職位、部門、教育、就業收入、銀行賬戶的數量和類型,包括銀行機構)、出差信息、工作天數和時間、缺勤記錄、績效評估、培訓證書和紀律相關信息。
ORCID 為了控制者的合法利益,進一步處理以下類別的個人信息,以保護其在經營業務時的財產:
- 員工在信息系統中的活動信息 用於檢測和防止此類系統中未經授權的活動,以及
- 與日常業務和相關就業活動相關的信息 (照片、視頻)。
以上信息是通過以下列出的方法收集的:
- 工作申請(硬拷貝或電子拷貝)
- 電子工作申請(通過在線表格提交)
- 簡歷/履歷和任何其他申請材料
- 在工作論壇和招聘活動期間提供的信息
- 招聘機構轉發的信息
- 員工直接提供的信息
- 績效評估
- 培訓和認證
- 來自我們和我們供應商的 IT 系統的使用信息
- 在我們的人力資源信息系統 (HRIS) 中的一般入職流程和所有相關表格和數據的提交。
注意,以上信息由 ORCID 以各種形式,包括親自或通過電子郵件、傳真、網站、社交媒體等方式交付的硬拷貝和電子形式。
我們如何使用您的個人數據
ORCID 非常重視您的隱私,絕不會在您不知情的情況下披露、共享或出售您的數據,除非法律要求這樣做。 ORCID 僅在必要時並出於本通知中指定的目的保留您的數據。 處理個人信息的目的和原因如下:
處理目的 | 個人信息類型 | 加工基礎 |
招聘/員工管理 管理勞動力:招聘管理工作評估員工的工作績效開發和管理公司的組織結構管理員工和團隊管理,出差人才管理和工作成長諮詢培訓管理和批准工作休假繼任計劃根據要求提供參考。 | 與員工的工作和教育經歷相關的數據 身份資料 與員工職位相關的數據 薪資數據及相關財務數據 員工因病缺勤的通知 | 處理:在簽訂僱傭合同或僱員作為數據主體的其他合同之前採取的競爭前措施的實施所必需的。 同時可能出於合法利益的目的 ORCID 或第三方的利益,在競爭性招標程序中對潛在候選人進行適當評估。 在招聘員工後,有必要履行員工作為數據主體參與的僱傭合同或其他合同。 |
處理目的 | 個人信息類型 | 加工基礎 |
RSPO認證帶來的益處 工資議程、員工福利和付款:工資、獎勵和所有其他激勵和福利符合法定社會保障和稅收法規。 | 工作地址工作/教育經歷身份數據相關員工職位工資數據和相關財務數據保險和賠償信息社會保障系統信息 | 處理: • 是遵守適用於以下方面的法律義務所必需的 ORCID和 • 同時可能有必要履行僱員作為數據主體的僱傭合同或其他合同。 |
緊急新聞 緊急情況下與員工及其聯繫人的溝通 | 員工身份數據 員工緊急聯繫人身份數據 與員工緊急情況相關的數據 | 處理是必要的,以在緊急情況下保護員工的切身利益(健康)。 |
法律義務 履行我們的法律義務,包括與工作健康和安全相關的就業和移民法、稅法和法規所產生的義務 | 與員工職位相關的身份數據數據 工資數據和相關財務數據 保險和賠償信息,社會保障系統健康數據信息 | 處理是必要的,以遵守適用於的法律義務 ORCID. |
處理目的 | 個人信息類型 | 加工基礎 |
保護措施 檢測或預防任何不當行為或違反 ORCID 規則,包括保護我們的知識產權、機密信息和其他有形和無形財產。 | 與員工在資產使用和公司係統上的職位信息相關的身份數據數據 | 為了合法利益的目的,處理是必要的 ORCID,對於保護公司資產的利益。 |
法律程序 出於與我們或我們集團公司之一有關的任何潛在和/或正在進行的訴訟或查詢的目的,該公司的代表 | 與員工在資產使用和公司係統上的職位信息相關的身份數據數據 | 處理是必要的 ORCID主張的合法權益 ORCID對第三方的權利或針對第三方索賠的抗辯權 ORCID 在可能的訴訟中或進行辯護並滿足行政調查的要求。 |
與第三方和第三方處理器共享數據
個人信息將由 ORCID 由委託方聘用的第三方手動和自動 ORCID 處理員工個人信息。 ORCID 可能會與需要執行這些處理活動的第三方共享您的個人信息。
個人數據接收者的當前列表可應人員運營經理的要求提供。
在歐盟以外轉移個人信息
為了保持總部 ORCID 通知,本隱私聲明中概述的所有類別的個人信息可能會轉移到 ORCID的 HRIS,位於美國境內。
ORCID 採取商業上合理的措施來確認向歐盟以外傳輸的個人信息提供了足夠的安全措施並防止未經授權的訪問。 此外,在某種程度上, ORCID 使用任何第三方處理器(見上文), ORCID 將簽訂適當的標準合同條款或其他合同安排,以確保 GDPR 要求的適當保護。
保安措施
考慮到現有技術、實施成本和處理的性質、範圍、背景和目的,以及自然人權利和自由的不同可能性和嚴重程度的風險, ORCID (及其任何附屬公司)應就個人信息實施適當的技術和組織措施,以確保與該風險相適應的安全級別。
我們維護您的數據的時間(即處理和數據保留的持續時間)
ORCID 不會保留您的個人信息超過收集目的所需的時間。 ORCID 將在雙方僱傭關係期間處理員工的個人信息 ORCID 以及僱員,以及自僱傭關係終止之日起六 (6) 年,除非根據任何法律義務需要將個人信息保留更長的時間。 如有必要,可能會進一步處理員工的個人信息和文件,以確定、行使或辯護 ORCID的合法索賠或法律要求的期限。
您的權利
根據各種數據隱私法規,員工(作為數據主體)對由 ORCID.
訪問權
員工有權訪問其處理的個人數據 ORCID. 具體而言,您有權訪問任何個人信息 ORCID 處理有關您的信息並請求有關以下方面的信息:
- 我們持有關於您的哪些個人數據;
- 處理的目的;
- 有關個人資料的類別;
- 已/將向其披露個人數據的接收者;
- 多久 ORCID 打算存儲您的個人數據; 和
- 如果我們沒有直接從您那裡收集數據,有關來源的信息。
您有權從 ORCID 與您有關的個人數據,這些數據已提供給 ORCID 由你。 ORCID 應您的要求,以結構化、常用和機器可讀的格式向您提供數據,而不會無故拖延。 此權利不適用於未自動處理的個人信息。
此外,除了訪問個人數據的權利外,您還有權更正或刪除,或限制處理,以及反對處理此類數據的權利。
整改權
如果你相信 ORCID 持有關於您的任何不完整或不准確的數據,您有權要求 ORCID 更正和/或完成信息和 ORCID 將努力盡快這樣做,除非有正當理由不這樣做,屆時您將收到通知。
擦除(刪除)、限製或反對的權利
您還有權要求刪除您的個人數據或限制處理(在適用的情況下) 根據數據保護法; 以及反對任何直接營銷 ORCID.
其他權利
在適用的情況下,您有權對您的信息進行數據移植,並有權了解任何自動決策 ORCID 可以使用。
數據主體請求
為了根據本隱私聲明和適用的數據保護法行使您的權利,您可以發送電子郵件至 ORCID的人事運營經理。
If ORCID 收到您要求行使上述任何權利的請求, ORCID 在根據請求採取行動之前,可能會要求您驗證您的身份; 這是為了確保您的數據受到保護並保持安全。
數據主體投訴
您有權就上述任何權利向監管機構提出投訴。 監管機構負責確保遵守適用的數據保護法律。 要查找您的歐盟監管機構的聯繫信息,請訪問歐盟委員會的網站,可在此處找到: https://edps.europa.eu/data-protection_en.
不提供您的數據的後果
您沒有義務將您的個人信息提供給 ORCID. 但是,由於需要這些信息 ORCID 僱用你, ORCID 如果不提供某些個人信息,則可能無法提供工作機會或僱用您。
確保您的個人信息安全
ORCID 使用商業上合理的安全措施來防止個人信息意外丟失或以未經授權的方式使用或訪問。 我們將您的個人信息的訪問權限限制為真正有業務需要的人。 處理您的個人信息的人員將僅以授權方式進行處理,並負有保密義務。 我們還制定了程序來處理任何可疑的數據安全漏洞。 在法律要求我們這樣做的情況下,我們將向您和任何適用的監管機構通知可疑的數據安全漏洞。
隱私聯繫信息
ORCID 已任命/指定負責數據保護的數據保護官/指定人員:
姓名:威爾·辛普森
職位:技術總監
電子郵件:w.simpson@orcid。ORG
地址: ORCID Inc., 10411 Motor City Drive, Suite 750, Bethesda MD 20817, 美國
變化
本隱私聲明於 20 年 2021 月 20 日發布,最後更新於 2021 年 XNUMX 月 XNUMX 日。我們可能會不時更改本隱私聲明,屆時我們將通過電子郵件通知您。