Tło
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności zawiera niezbędne informacje dotyczące Twoich praw i naszych obowiązków oraz wyjaśnia, w jaki sposób, dlaczego i kiedy ORCID, Inc („ORCID”), przetwarza Twoje dane osobowe („Dane osobowe”). Dane osobowe przetwarzane przez ORCID (które mogą być przechowywane na papierze, w formacie elektronicznym lub w dowolnym innym formacie) podlegają pewnym gwarancjom prawnym określonym w obowiązujących krajowych i międzynarodowych przepisach dotyczących ochrony danych, w tym w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych Unii Europejskiej (RODO) i brytyjskiej ustawie o ochronie danych Ustawa z 2018 r. Przepisy te nakładają ograniczenia w jaki sposób ORCID może przetwarzać dane osobowe. Niniejsze powiadomienie należy traktować jako uzupełnienie wszelkich innych umów o ochronie prywatności między ORCID oraz wszelkich członków jej personelu.
ORCIDDziałania związane z przetwarzaniem danych
W ramach swojej działalności m.in. ORCID będzie gromadzić, przechowywać i przetwarzać Dane Osobowe związane z Tobą w kontekście zatrudnienia i uznaje, że prawidłowe i zgodne z prawem traktowanie tych informacji utrzyma zaufanie do organizacji i zapewni udane operacje biznesowe. ORCID przetwarza Twoje Dane Osobowe w roli administratora w rozumieniu RODO.
Informacje, które zbieramy
ORCID przetwarza Twoje dane osobowe w celu wypełnienia swoich zobowiązań prawnych, ustawowych i umownych oraz w celu umożliwienia ORCID zatrudniać i szkolić Cię w trakcie Twojego zatrudnienia. ORCID nie będzie zbierać od Ciebie żadnych zbędnych Danych Osobowych i nie przetwarza Twoich danych w żaden sposób inny niż określony w niniejszym zawiadomieniu.
W szczególności, ORCID może gromadzić i przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, płeć, data urodzenia, miejsce urodzenia, stan cywilny, numer telefonu, numer PESEL, numer pracownika, numer paszportu, adres e-mail, adres stałego i czasowego zamieszkania, adres do korespondencji, narodowość, status wizowy, kontakty w nagłych wypadkach osób bliskich, preferencje żywieniowe, linki do profili w mediach społecznościowych, języki, wykształcenie);
- informacje związane ze stanowiskiem pracownika oraz informacje o wynagrodzeniu (umowy o pracę, aneksy do pracy, życiorysy, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, informacje dotyczące wynagrodzenia pracownika, informacje podatkowe i ubezpieczeniowe, informacje dotyczące świadczeń, stanowiska pracy, wydziału, wykształcenia, dochodów z zatrudnienia, numeru i rodzaju rachunku bankowego, w tym instytucji bankowej ), informacje o podróżach służbowych, dniach i godzinach pracy, rejestrach nieobecności, ocenach wyników, zaświadczeniach o szkoleniach i informacjach dyscyplinarnych.
ORCID dalej przetwarza następujące kategorie Danych Osobowych w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora polegających na ochronie jego własności w ramach prowadzonej działalności:
- Informacje o aktywności pracownika w systemach informatycznych w celu wykrywania i zapobiegania nieupoważnionym działaniom w takich systemach oraz
- Informacje związane ze zwykłym tokiem działalności gospodarczej i związanymi z nią czynnościami związanymi z zatrudnieniem (zdjęcia, filmy).
Powyższe informacje są zbierane za pomocą następujących metod wymienionych poniżej:
- Podania o pracę (wersja papierowa lub elektroniczna)
- Elektroniczne podania o pracę (składane przez formularz online)
- CV/życiorysy i wszelkie inne materiały aplikacyjne
- Informacje przekazywane podczas forów pracy i wydarzeń rekrutacyjnych
- Informacje przekazywane przez agencje rekrutacyjne
- Informacje przekazywane bezpośrednio od pracownika
- Recenzje wyników
- Szkolenia i certyfikaty
- Informacje o użytkowaniu z systemów informatycznych naszych i naszych dostawców
- Ogólny proces wdrażania i przesyłanie wszystkich odpowiednich formularzy i danych w naszym systemie informacji o zasobach ludzkich (HRIS).
Uwaga, powyższa informacja jest odbierana przez ORCID w różnych formach, w tym w formie papierowej i elektronicznej, dostarczanych osobiście lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksu, strony internetowej, mediów społecznościowych itp.
Jak wykorzystujemy Twoje dane osobowe
ORCID bardzo poważnie traktuje Twoją prywatność i nigdy nie ujawni, nie udostępni ani nie sprzeda Twoich danych bez Twojej wiedzy, chyba że wymaga tego prawo. ORCID przechowuje Twoje dane tylko tak długo, jak jest to konieczne i w celach określonych w niniejszym zawiadomieniu. Dane Osobowe są przetwarzane w następujących celach i celach:
CELE PRZETWARZANIA | RODZAJ DANYCH OSOBOWYCH | PODSTAWA PRZETWARZANIA |
Rekrutacja/Zarządzanie Pracownikami Zarządzanie personelem: rekrutacja zarządzanie pracą ocenianie wydajności pracy pracowników tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną firmy zarządzanie personelem i zespołem, delegacje zarządzanie talentami i doradztwo w zakresie rozwoju pracy szkolenia zarządzanie i zatwierdzanie urlopów pracy planowanie sukcesji dostarczanie referencji na żądanie. | dane związane z przebiegiem pracy i wykształceniem pracownika dane identyfikacyjne dane związane ze stanowiskiem pracownika dane płacowe i powiązane dane finansowe zgłoszenie absencji pracownika związanej z chorobą | Przetwarzanie: jest niezbędne do realizacji działań przedkonkurencyjnych podjętych przed zawarciem umowy o pracę lub innej umowy, której stroną jest pracownik jako osoba, której dane dotyczą. może być jednocześnie niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów ORCID lub osoby trzeciej, dla których jest interes w prawidłowej ocenie potencjalnego kandydata w przetargu. jest to niezbędne po zatrudnieniu pracownika do wykonania umowy o pracę lub innej umowy, której stroną jest pracownik jako osoba, której dane dotyczą. |
CELE PRZETWARZANIA | RODZAJ DANYCH OSOBOWYCH | PODSTAWA PRZETWARZANIA |
Benefity Plan wynagrodzeń, świadczenia pracownicze i płatności: wynagrodzenie, nagrody oraz wszelkie inne zachęty i świadczenia zgodne z ustawowymi przepisami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych i podatków. | adres pracydoświadczenie zawodowe/wykształcenie dane identyfikacyjne dane związane ze stanowiskiem pracy dane dotyczące wynagrodzenia i związane z tym dane finansowe informacje o ubezpieczeniu i odszkodowaniu informacje o systemie ubezpieczeń społecznych | Przetwarzanie: • jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych mających zastosowanie do ORCIDOraz • może być jednocześnie niezbędne do wykonania umowy o pracę lub innej umowy, której stroną jest pracownik. |
Awaryjne Komunikacja z pracownikami i ich osobami kontaktowymi w nagłych przypadkach | dane identyfikacyjne pracownika dane identyfikacyjne pracownika dane kontaktowe w nagłych wypadkach dane związane z pilną sytuacją pracownika | Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów (zdrowia) pracownika w nagłym przypadku. |
Zobowiązania prawne Wypełnianie naszych zobowiązań prawnych, w tym zobowiązań wynikających z prawa pracy i prawa imigracyjnego, prawa podatkowego oraz przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy | dane identyfikacyjne dane związane ze stanowiskiem pracownika dane dotyczące wynagrodzenia i związane z nim dane finansowe informacje o ubezpieczeniu i odszkodowaniu, informacje o systemie ubezpieczeń społecznych dane dotyczące zdrowia | Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych, którym podlega ORCID. |
CELE PRZETWARZANIA | RODZAJ DANYCH OSOBOWYCH | PODSTAWA PRZETWARZANIA |
Środki ochronne Wykrywanie lub zapobieganie wszelkim niewłaściwym zachowaniom lub naruszeniom ORCID zasad, w tym ochrony naszej własności intelektualnej, informacji poufnych oraz innej własności materialnej i niematerialnej. | dane identyfikacyjne dane związane ze stanowiskiem pracownika informacje o wykorzystaniu aktywów i systemach firmy | Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów ORCID, dla których interes w ochronie majątku spółki. |
Postępowanie sądowe Na potrzeby wszelkich potencjalnych i/lub toczących się postępowań sądowych lub zapytań dotyczących nas lub jednej ze spółek naszej Grupy, przedstawiciele firmy | dane identyfikacyjne dane związane ze stanowiskiem pracownika informacje o wykorzystaniu aktywów i systemach firmy | Przetwarzanie jest niezbędne do ORCIDprawnie uzasadnionych interesów do dochodzenia ORCIDswoich praw wobec osób trzecich lub obrony przed roszczeniami osób trzecich ORCID w ewentualnym sporze sądowym lub w celu obrony i spełnienia wymogów dochodzenia administracyjnego. |
Udostępnianie danych stronom trzecim i zewnętrznym podmiotom przetwarzającym
Dane osobowe będą przetwarzane przez ORCID ręcznie i automatycznie przez strony trzecie zaangażowane przez ORCID do przetwarzania danych osobowych pracowników. ORCID może udostępniać Twoje dane osobowe stronom trzecim, które muszą wykonywać te czynności przetwarzania.
Aktualna lista odbiorców danych osobowych jest dostępna na żądanie u People Operations Manager.
Przekazywanie danych osobowych poza UE
W celu utrzymania siedziby ORCID poinformowany, wszystkie kategorie Danych Osobowych wyszczególnionych w niniejszej Informacji o Prywatności mogą zostać przesłane do ORCID's HRIS z siedzibą w Stanach Zjednoczonych Ameryki.
ORCID podejmuje uzasadnione handlowo środki w celu potwierdzenia, że Dane Osobowe przekazywane poza UE są wyposażone w odpowiednie środki bezpieczeństwa i chronione przed nieupoważnionym dostępem. Dalej, o ile ORCID korzysta z zewnętrznych procesorów (patrz wyżej), ORCID zawrze odpowiednie standardowe klauzule umowne lub inne ustalenia umowne w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony wymaganej na mocy RODO.
Środki bezpieczeństwa
Uwzględniając stan techniki, koszty wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze, ORCID (i każdy z jej podmiotów stowarzyszonych) w odniesieniu do Danych Osobowych wdroży odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia poziomu bezpieczeństwa odpowiedniego do tego ryzyka.
Jak długo przechowujemy Twoje dane (tj. czas przetwarzania i przechowywania danych)
ORCID nie będzie przechowywać Twoich danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne do celu, dla którego zostały zebrane. ORCID będzie przetwarzać Dane Osobowe pracownika przez okres trwania stosunku pracy pomiędzy ORCID a pracownikiem, a ponadto przez okres sześciu (6) lat od dnia ustania stosunku pracy, chyba że przechowywanie Danych Osobowych przez dłuższy okres jest wymagane przez jakikolwiek obowiązek prawny. Dane osobowe i dokumenty pracownika mogą być dalej przetwarzane w razie potrzeby w celu ustalenia, wykonania lub obrony ORCIDroszczeń prawnych lub przez okres wymagany przez prawo.
Twoje prawa
Zgodnie z różnymi przepisami dotyczącymi prywatności danych pracownicy (jako osoby, których dane dotyczą) mają różne prawa dotyczące danych osobowych przetwarzanych przez ORCID.
Prawo dostępu
Pracownicy mają prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez ORCID. W szczególności masz prawo dostępu do wszelkich Danych Osobowych, które ORCID procesów dotyczących Ciebie i żądania informacji o:
- Jakie dane osobowe na Twój temat przechowujemy;
- Cele przetwarzania;
- kategorie danych osobowych, których to dotyczy;
- Odbiorcy, którym dane osobowe zostały/zostaną ujawnione;
- Jak długo ORCID zamierza przechowywać Twoje dane osobowe dla; I
- Jeśli nie zebraliśmy danych bezpośrednio od Ciebie, informacja o źródle.
Masz prawo uzyskać od ORCID dotyczące Państwa dane osobowe, które zostały przekazane ORCID przez Ciebie. ORCID na Twoje żądanie dostarczy Ci dane bez zbędnej zwłoki w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Prawo to nie ma zastosowania do Danych Osobowych, które nie są przetwarzane automatycznie.
Ponadto, oprócz prawa dostępu do danych osobowych, przysługuje Ci prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych.
Prawo do sprostowania
Jeśli w to wierzysz ORCID przechowuje jakiekolwiek niekompletne lub niedokładne dane na Twój temat, masz prawo zapytać ORCID poprawiania i/lub uzupełniania informacji i ORCID dołoży wszelkich starań, aby to zrobić tak szybko, jak to możliwe, chyba że istnieje ważny powód, aby tego nie robić, w którym to momencie zostaniesz o tym powiadomiony.
Prawa do usunięcia (usunięcia), ograniczenia lub sprzeciwu
Masz również prawo żądania usunięcia swoich danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania (w stosownych przypadkach) zgodnie z przepisami o ochronie danych; jak również sprzeciwić się wszelkim marketingom bezpośrednim ORCID.
Inne prawa
W stosownych przypadkach masz prawo do przenoszenia swoich danych oraz prawo do otrzymywania informacji o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji ORCID może użyć.
Żądania podmiotu danych
Aby skorzystać z praw wynikających z niniejszej Informacji o ochronie prywatności i obowiązujących przepisów o ochronie danych, możesz wysłać wiadomość e-mail na adres ORCIDMenadżer Operacji Ludowych.
If ORCID otrzyma od Ciebie żądanie skorzystania z któregokolwiek z powyższych praw, ORCID może poprosić Cię o zweryfikowanie Twojej tożsamości przed podjęciem działań w związku z żądaniem; ma to na celu zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa Twoich danych.
Skargi osób, których dane dotyczą
Masz prawo złożyć skargę do Organu Nadzorczego w odniesieniu do któregokolwiek z praw opisanych powyżej. Organy nadzorcze są odpowiedzialne za zapewnienie przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie danych. Aby znaleźć dane kontaktowe swojego organu nadzorczego UE, odwiedź witrynę internetową Komisji Europejskiej, którą można znaleźć tutaj: https://edps.europa.eu/data-protection_en.
Konsekwencje niepodania danych
Nie jesteś zobowiązany do przekazywania swoich danych osobowych ORCID. Ponieważ jednak ta informacja jest wymagana dla ORCID zatrudnić cię, ORCID może nie być w stanie przedłużyć oferty zatrudnienia lub zatrudnić Cię bez podania pewnych Danych Osobowych.
Zapewnienie bezpieczeństwa Twoich danych osobowych
ORCID stosuje uzasadnione handlowo środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub uzyskaniu dostępu do Danych Osobowych w nieautoryzowany sposób. Ograniczamy dostęp do Twoich danych osobowych do tych osób, które mają rzeczywistą potrzebę biznesową, aby je poznać. Osoby przetwarzające Twoje dane osobowe będą robić to wyłącznie w sposób autoryzowany i podlegają obowiązkowi zachowania poufności. Posiadamy również procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych. Powiadomimy Ciebie i wszelkie właściwe organy regulacyjne o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa danych, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.
Prywatność Informacje kontaktowe
ORCID wyznaczył/wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych/Wyznaczoną Osobę, który jest odpowiedzialny za ochronę danych:
Imię i nazwisko: Will Simpson
Tytuł: Dyrektor, Technologia
E-mail: w.simpson@orcid. Org
Adres: ORCID Inc., 10411 Motor City Drive, Suite 750, Bethesda MD 20817, USA
Zmiany
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności została opublikowana 20 sierpnia 2021 r., a ostatnia aktualizacja miała miejsce 20 sierpnia 2021 r. Możemy od czasu do czasu zmieniać niniejszą Informację o ochronie prywatności, o czym poinformujemy Cię e-mailem.