Cel
Komitet Audytu i Ryzyka („Komitet”) nadzoruje właściwy przegląd ORCIDzewnętrzny audyt finansowy oraz proces zarządzania ryzykiem w organizacji, w tym monitorowanie środowiska kontroli wewnętrznej i nadzór nad Polityką Sygnalistów.
Rodzaj komitetu
Komitet Audytu i Ryzyka jest Stałym Komitetem Spółki ORCID Zarządu („Zarząd”) i przekazał uprawnienia do podejmowania decyzji w imieniu Zarządu.
Raportowanie
Komitet podlega bezpośrednio Zarządowi, przedstawiając podsumowanie dyskusji, zawierające opinie odrębne i zalecenia, jeśli uzna to za stosowne. Komisja będzie sporządzać protokoły ze swoich posiedzeń i składać Radzie sprawozdanie na następnym posiedzeniu Zarządu z podjętych działań i decyzji.
Role i obowiązki Komitetu
Komitet Audytu i Ryzyka realizuje następujące funkcje:
Roczny audyt finansowy i formularz 990
- Zarekomendowanie Radzie powołania i zastąpienia niezależnego biegłego rewidenta
- Opracować i okresowo przeglądać zasady związane z audytem oraz prowadzić regularny proces ustalania, czy otrzymuje usługi audytu jakości za uczciwą cenę w oparciu o ustalone zasady i regulacje
- Co najmniej raz w roku spotykaj się z firmą audytorską na posiedzeniu wykonawczym, aby dokonać przeglądu zbadanego sprawozdania finansowego i uzyskać uwagi biegłego rewidenta na temat ORCIDrachunkowości, księgowości i procedur z nią związanych
- Zajmij się wszelkimi problemami zidentyfikowanymi podczas corocznego audytu, np. podniesionymi w liście z komunikatem z audytu, projekcie raportu i każdym piśmie od audytorów do kierownictwa
- Uzyskaj od firmy audytorskiej uwagi dotyczące umiejętności, kwalifikacji i wyników personelu związanych z kontrolowanymi funkcjami
- Dokonuj przeglądu wyników audytorów, zapewniając ciągłą niezależność
- Dokonaj przeglądu planów audytu na nadchodzący rok i omów je z zewnętrzną firmą audytorską i audytorem(-ami) wewnętrznym(-ymi) (jeśli występują)
- Przegląd procesu wewnętrznej kontroli finansowej wraz z kierownictwem, audytorami wewnętrznymi (jeśli istnieją) i audytorem zewnętrznym
- Przeglądanie opinii niezależnego audytora na temat sprawozdań finansowych przygotowanych przez kierownictwo i doradzanie Prezesowi Zarządu, Skarbnikowi i Dyrektorowi Wykonawczemu, czy opinia i sprawozdania finansowe zasługują na ich zatwierdzenie
- Co roku przeglądaj formularz US IRS 990 przed zatwierdzeniem przez przewodniczącego zarządu, skarbnika i dyrektora wykonawczego oraz przedłożeniem przez skarbnika
- Nadzorować przygotowanie i składanie oraz przeglądać wszelkie inne federalne lub stanowe roczne sprawozdania finansowe lub raporty
- Przegląd prezentacji informacji finansowych w raporcie rocznym przed publikacją
Zarządzanie ryzykiem
- Przejrzyj i zapewnij ogólny nadzór nad ORCIDprocesów zarządzania ryzykiem i ograniczania ryzyka
- Regularnie przeglądaj ORCIDrejestru ryzyka w celu zapewnienia, że wszystkie istotne ryzyka zostały zidentyfikowane, oceny wpływu i prawdopodobieństwa zostały odpowiednio zastosowane, a środki zaradcze, zarówno te już wdrożone, jak i te proponowane, są odpowiednie i proporcjonalne
- Regularnie monitoruj postępy względem uzgodnionego planu ograniczania ryzyka
- Co najmniej raz w roku składaj sprawozdania i rekomenduj, czy zaakceptować rejestr ryzyka dla Zarządu
Przeoczenie
- Niezwłocznie zgłaszaj Zarządowi wszelkie wykryte nieprawidłowości ORCIDpraktyk i procedur oraz rekomendować Zarządowi ulepszenia (jeśli istnieją)
- Nadzoruj politykę dotyczącą sygnalistów
Zasoby
Komisja może zaangażować niezależnego doradcę prawnego, niezależnych księgowych lub innych specjalistów, których uzna za odpowiednich, do pomocy we wszelkich swoich działaniach, w tym w dochodzeniach.
Komitet jest wspierany przez jednego lub więcej ORCID pracownicy wybrani przez dyrektora wykonawczego, którzy są odpowiedzialni za planowanie posiedzeń, opracowywanie porządków posiedzeń i podsumowań Zarządu wraz z przewodniczącym Komitetu, tworzenie i rozpowszechnianie materiałów z posiedzeń oraz sporządzanie protokołów posiedzeń, ale którzy nie pełnią roli członków Komitetu z prawem głosu.
Powołanie, rola i obowiązki przewodniczącego
- Przewodniczącego Komitetu Audytu i Ryzyka powołuje Zarząd na podstawie rekomendacji Przewodniczącego Rady.
- Przewodniczący Komitetu powoływany jest corocznie na roczną kadencję. Nie ma ograniczeń co do liczby kolejnych rocznych kadencji, jakie może pełnić Przewodniczący. Idealna byłaby usługa przez co najmniej dwa lata.
- Przewodniczący Komitetu jest odpowiedzialny za identyfikację i proponowanie zewnętrznych członków Komitetu Przewodniczącemu Zarządu do zatwierdzenia przez cały Zarząd.
- Przewodniczący Komitetu pełni funkcję głównego łącznika pomiędzy Komitetem a Zarządem, współpracuje z personelem łącznikowym przy planowaniu i ustalaniu porządku obrad każdego posiedzenia Komitetu oraz przygotowuje i rozdaje członkom Komitetu ulotki i raporty przed każdym posiedzeniem.
Wybór i skład członków Komitetu
Jako Stały Komitet Zarządu, dyrektor i członkowie Komitetu niebędący Dyrektorami są powoływani większością głosów całego Zarządu, a Zarząd corocznie dokonuje przeglądu członkostwa w komitecie i jego statutu.
- Komitet składa się z trzech do pięciu osób, większość i co najmniej trzech z nich musi być Dyrektorami Zarządu.
- Zarząd dołoży wszelkich starań, aby obsadzić wszelkie wakaty tak szybko, jak to będzie możliwe, jednakże Komitet może kontynuować działalność w miarę występowania wakatów.
- Członkowie Komisji niebędący członkami Zarządu mają głos doradczy i nie mają prawa głosu.
- W skład Komitetu wchodzą członkowie posiadający podstawową wiedzę fachową w zakresie zarządzania finansami; Komitet może chcieć skonsultować się z niezależnymi ekspertami w specjalnych kwestiach.
- Członkowie Komitetu(ów) ds. Finansów i Inwestycji (jeśli występują) nie mogą zasiadać w Komitecie.
- Kurs ORCID Dyrektor wykonawczy i skarbnik nie mogą pełnić funkcji w Komitecie w celu zapewnienia odpowiedniej niezależności i kontroli.
- W Komitecie nie mogą zasiadać pracownicy opłacani; mogą jednak uczestniczyć w posiedzeniach na zaproszenie Przewodniczącego Komisji w celu wsparcia funkcjonowania Komisji, występować w rozpatrywanych tematach oraz odpowiadać na pytania.
- Członkowie Komitetu nie będą otrzymywać żadnych opłat konsultacyjnych, doradczych ani innych wynagrodzeń od ORCID, a każdy członek jest wolny od wszelkich powiązań, które kolidowałyby z jego niezależną oceną.
- Wszyscy członkowie Komitetu powoływani są corocznie na roczną kadencję.
- Członkowie Komitetu pełnią swoje funkcje według uznania Zarządu i mogą być odwołani w drodze głosowania Zarządu. Każdy członek, który jest, a następnie przestaje pełnić funkcję Dyrektora w trakcie swojej kadencji w Komitecie, nie może dalej pełnić swojej funkcji w Komitecie, chyba że zostanie zatwierdzony przez Zarząd (z zastrzeżeniem wymogów dotyczących składu Komitetu określonych w punkcie pierwszym). Jeżeli Rada zatwierdzi tę osobę, pełni ona funkcję członka bez prawa głosu.
- Podpisy będą zobowiązani wszyscy członkowie Komisji ORCIDPolityka dotycząca konfliktu interesów.
Spotkania i kworum
Komitet Audytu i Ryzyka spotyka się w miarę potrzeb, aby wypełniać swoje obowiązki, ale będzie się spotykał co najmniej trzy razy w roku:
- Raz z ORCIDniezależnym audytorom możliwość przeglądu raportu z audytu i otrzymania komentarzy audytora na temat rachunkowości, księgowości oraz powiązanych praktyk i procedur Spółki. Podczas takiego spotkania Komitet Audytu i Ryzyka spotyka się z audytorami na posiedzeniu wykonawczym (tj. bez personelu)
- raz w celu przeglądu zbadanych sprawozdań finansowych, formularza IRS 990 i powiązanych dokumentów oraz zatwierdzenia zlecenia badania i wszelkich specjalnych dochodzeń związanych z nadużyciami finansowymi, nieprawidłowościami finansowymi i błędami kontroli wewnętrznej oraz
- Jednorazowy przegląd rejestru ryzyka.
O posiedzeniach Przewodniczący Komitetu zawiadamia wszystkich członków Komitetu. Spotkania mogą odbywać się osobiście, telefonicznie lub w formie wideokonferencji. Kworum stanowi większość członków Komitetu posiadających prawo głosu, a do zatwierdzenia danej sprawy wymagane jest głosowanie większości członków z prawem głosu. Alternatywnie, sprawa może zostać zatwierdzona za jednomyślną pisemną zgodą członków z prawem głosu, bez konieczności przeprowadzania zgromadzenia.
Członkowie komisji są odpowiedzialni za recenzowanie materiałów i wnoszenie merytorycznego wkładu w prace grupy.
Historia Komitetu
Statut został zatwierdzony przez ORCID Zarządu w dniu 26 marca 2013 r. i zmienione w dniu 17 listopada 2021 r. i 12 października 2023 r.
Członkostwo Komitetu
2024: Lori Schultz (Przewodniczący Komitetu), Steve'a Pinchottiego, Michaela Ullyota, Judy Zielke, Ryan Ko (członek zewnętrzny), Marlona Domingusa (członek zewnętrzny)
2023: Paweł Gemmill (Przewodniczący Komitetu), Nicolasa Fressengeasa, Steve'a Pinchottiego, Marlona Domingusa (członek zewnętrzny), Ryan Ko (członek zewnętrzny)
2022: Katarzyny Ruckstuhl (Przewodniczący Komitetu), Paweł Gemmill, Katarzyny McNeill
2021: Katarzyny Ruckstuhl (Przewodniczący Komitetu), Paweł Gemmill, Yuko Harayama, Andrzej Kormak (członek zewnętrzny)
2020: Szymon Warner (Przewodniczący Komitetu), Karina Wulf, Katarzyny Ruckstuhl, Andrzej Kormak (członek zewnętrzny)
2019: Chris Shillum (Przewodniczący Komitetu), Andrzej Kormak, Lisa Hart, Szymon Warner
2018: Chris Shillum (przewodnicząca komisji) Lisa Hart, Alison Mitchell, Szymon Warner
2017: Patrycja Brennan (przewodnicząca komisji), Lisa Hart, Berniego Rousa, Chris Shillum
2016: Patrycja Brennan (przewodnicząca komisji), Lisa Hart, Chris Shillumi Thoma Hickeya
2015: Weronika Kiermer (Przewodniczący Komisji, styczeń-listopad), Patrycja Brennan (przewodnicząca komisji, listopad–grudzień), Lisa Hart, Chris Shillumi Thom Hickey (listopad-grudzień)
2014: Szymon Warner (Przewodniczący Komisji, Hideakiego Takedy, Weronika Kiermer
2013: Craiga van Dycka (Przewodniczący Komitetu), Hideakiego Takedy, Szymon Warner