W tej serii blogów przeprowadzamy wywiady z członkami różnych organizacji ORCID konsorcjów na całym świecie, aby zobaczyć, w jaki sposób wykorzystują i czerpią korzyści z Affiliation Manager narzędzie. To narzędzie jest dostępne tylko dla ORCID członków konsorcjów i ma wiele różnych przypadków użycia, które omówimy w tej serii. Jeśli masz studium przypadku, które chciałbyś, abyśmy zamieścili w tej serii, skontaktuj się z Palomą Marín-Arraiza, naszym menedżerem ds. globalnych konsorcjów pod adresem p.arraiza@orcid. Org.
Winnicki Narodowy Uniwersytet Rolniczy (VNAU), z siedzibą w Winnicy na Ukrainie, jest wybitną instytucją edukacyjną zajmującą się studiami i badaniami rolniczymi. Uczelnia przekształciła się w wiodący ośrodek edukacji i innowacji rolniczych w kraju. Oferując szeroką gamę programów, Winnicki Narodowy Uniwersytet Rolniczy przygotowuje studentów do kariery w różnych dyscyplinach rolniczych, przyczyniając się do rozwoju i rozwoju ukraińskiego sektora rolnego.
VNAU był ORCID członek od października 2022, pełniąc funkcję lidera ukraińskiego konsorcjum Państwowej Biblioteki Naukowo-Technicznej Ukrainy (SSTL Ukrainy). Konsorcjum ułatwiło m.in tłumaczenie kilku materiałów, W tym Affiliation Manager przewodnik, na ukraiński. Odegrało to zasadniczą rolę w promowaniu przyjęcia i integracji ORCID w ukraińskim środowisku akademickim.
Aby udokumentować studium przypadku Affiliation Manager na VNAU przeprowadziliśmy wywiad z Inną Viktorivną Honcharuk, prorektorem ds. działalności naukowej, pedagogicznej, naukowej i innowacyjnej VNAU.
Czy możesz opisać typ powiązań, które dodajesz do pliku ORCID Rejestr za pomocą Affiliation Manager?
Najpierw wypełniliśmy krótki wniosek o uzyskanie dostępu do ww ORCID Affiliation Manager i otrzymał klucz API, który umożliwia integrację z ORCID. Korzystając z szablonu dostarczonego przez SSTL Ukrainy, zebraliśmy dane dotyczące pracowników naukowych i pedagogicznych oraz doktorantów WNAU i pogrupowaliśmy je w plik Excel. Następnie przekonwertowaliśmy ten plik na format CSV i przesłaliśmy go do portalu członkowskiego.
Dlaczego zdecydowałeś się użyć Affiliation Manager? Jaki jest twój przypadek użycia?
Wybraliśmy Affiliation Manager ponieważ pozwala nam organizować i identyfikować badaczy oraz ich działalność naukową w celu dołączania do nich metadanych ORCID. Zwiększa to widoczność ukraińskich naukowców i ich wkładu naukowego, zwłaszcza naukowców z Winnickiego Narodowego Uniwersytetu Rolniczego, na poziomie globalnym. Poprawia również pozycję ukraińskich instytucji badawczych w zakresie stosowania przyjętych praktyk zarządzania danymi badawczymi w celu tworzenia możliwości i kształtowania przyszłych kierunków światowych systemów badań i innowacji.
Jak wyglądał proces zbierania danych? Jak skoordynowaliście to wewnętrznie? Jakie jest Twoje źródło danych?
W 2018 roku moje biuro zainicjowało utworzenie ORCID profile wszystkich naukowców i młodych badaczy w VNAU powiązanych z odpowiednią jednostką, a także profile w innych naukometrycznych bazach danych. Ten krok pomógł ORCID zajęcia integracyjne.
Najpierw samodzielnie opracowaliśmy wytyczne z algorytmem działań i przykładem wizualnym ORCID rekord, wskazujący, które dane wymagają aktualizacji oraz na jaki adres e-mail mają zostać przesłane dane do profilu.
Następnie przeprowadziliśmy szkolenia dla odpowiednich jednostek (Dział Nauki, Dział Studiów Podyplomowych i Doktorskich, Dział Kadr, Biblioteka Naukowa) na temat tego, jakie dane należy przekazać. Na przykład Dział Kadr udostępnia dane o zatrudnieniu każdego pracownika akademickiego (data przyjęć, stanowisko itp.), a Dział Studiów Podyplomowych i Doktoranckich dane dotyczące doktorantów i ich afiliacji. Biblioteka Naukowa Uczelni udzielała konsultacji w zakresie przywracania danych profilowych. Po wszystkich konsultacjach naukowcy zredagowali swoje dane profilowe i przesłali zrzuty ekranowe potwierdzenia swoich profili, które zostały przesłane do odpowiedniej jednostki, w której byli afiliowani. Prodziekani ds. pracy naukowej sprawdzali te dane i grupowali je w jedną kartotekę dla każdej jednostki, a następnie te akta przesyłane były do Biblioteki Naukowej Uczelni, gdzie były grupowane w jedną kartotekę dla uczelni.
Czy napotkałeś jakieś trudności podczas korzystania z narzędzia? Jak je pokonałeś?
Podczas korzystania z narzędzia wystąpiły pewne trudności. Na przykład w adresach e-mail występowały błędy typograficzne, które wymagały starannego sprawdzenia i spowalniały proces przesyłania pliku CSV do portalu. Wszystko musiało zostać sprawdzone, aby system nie zgłaszał błędu. Portal posiada funkcję „Dodaj afiliację” (ręczne dodawanie uczestników), co znacznie uprościło pracę nad wgraniem pliku CSV, dlatego wykorzystaliśmy tę funkcję do zintegrowania Affiliation Manager z naukowcami z VNAU. To było bardziej wydajne i niezawodne.
Co zadziałało podczas komunikacji z badaczami? Jakie wnioski uzyskałeś lub czego się nauczyłeś?
Pomógł nam przejrzysty algorytm działań i koordynacja prac. Najpierw dokładnie przestudiowaliśmy tzw Affiliation Manager instrukcje przesłane jako wzór pliku Excel przez koordynatorów SSTL Ukrainy, następnie opracowaliśmy własne rekomendacje metodyczne wraz z przykładami, przeprowadziliśmy szkolenia dla odpowiednich działów, komunikowaliśmy się z naukowcami i zgłaszaliśmy wszelkie nieścisłości, które znaleźliśmy w ich profilu i co należało poprawić . Musieliśmy uzbroić się w cierpliwość i otwartość na potrzeby wszystkich, służąc pomocą i odpowiadając na wszystkie pytania. Zawsze staraliśmy się doprowadzić zadanie do końca i nie bać się niczego nowego i skomplikowanego.
Jak planujesz nadal używać tego narzędzia? Planujesz regularne aktualizacje?
Planujemy regularne aktualizacje; dodawać nowych naukowców; uruchomić cykl szkoleń z algorytmu działań i zaleceń metodycznych dotyczących jakości metadanych badawczych oraz powiązania innych profili ze Scopus, Web of Science, Google Scholar z autoryzowanymi ORCID profile; monitorować dokładność informacji i wprowadzać niezbędne zmiany. Planujemy zintegrować repozytorium instytucjonalne i czasopisma (kategoria B) VNAU.
Czy masz jakieś zalecenia, którymi chciałbyś się podzielić z innymi członkami planującymi korzystanie z tego narzędzia?
Zalecenia dotyczące korzystania z narzędzia:
- Postępuj zgodnie z instrukcjami i przykładami dostarczonymi przez Lidera Konsorcjum (w naszym przypadku na Ukrainie SSTL Ukrainy);
- Nie poddawaj się, jeśli coś nie działa lub jest niezrozumiałe;
- Opracuj jasny plan działania i kontroluj każdą operację.
Jaki jest Twój kluczowy wniosek, którym chcesz się podzielić na temat swoich doświadczeń?
W pracy z Affiliation Manager, stwierdziliśmy, że system jest prosty i przydatny w działalności naukowej każdego naukowca w VNAU. Affiliation Manager to wizytówka naukowca, która otwiera przestrzeń w świecie nauki na światowym poziomie.
Współpracownik
Inna Wiktoriwna Honczaruk
Inna Viktorivna Honcharuk jest obecnym prorektorem ds. działalności naukowej, pedagogicznej, naukowej i innowacyjnej VNAU. Posiada tytuł magistra rachunkowości i audytu oraz tytuł doktora nauk ekonomicznych. Dzięki bogatemu doświadczeniu w środowisku akademickim i na różnych stanowiskach administracyjnych otrzymała uznanie i nagrody za swój wkład w tę dziedzinę. Inna jest autorką wielu prac naukowych, w tym monografii, patentów i artykułów naukowych. Uczestniczyła również w konferencjach międzynarodowych oraz pełniła funkcję redaktora naczelnego publikacji naukowej. Jej badania koncentrują się na zrównoważonym rozwoju, niezależności energetycznej i kompleksie rolno-przemysłowym.