[awatar user=”Laure Haak” size=”thumbnail” align=”left” /]
Siedzimy więc w domu, rozmawiając ze sobą przez system do konferencji internetowych typu „wybierz swój ulubiony”, próbując współzarządzać dziećmi i/lub zwierzętami domowymi i/lub przepustowością. Moje nastoletnie dzieci mówią mi, że ich pokolenie nazywa się teraz Zoomery. Widziałem komentarze na wielu platformach społecznościowych o ciągłym uczestnictwie w spotkaniach i o tym, że jest to bardziej wyczerpujące niż chodzenie do biura i spotykanie się twarzą w twarz. Słyszę też, jak ludzie mówią o dystansie społecznym, czując się bardziej jak w izolatce. Ludzie są zwierzętami społecznymi (nawet my, głównie introwertycy), i dla wielu wydaje się to torturą.
Chociaż aspekt izolacji społecznej COVID-19 jest nowy dla wszystkich, ORCID od początku działa w wirtualnym biurze.
Założona w 2010, ORCID nigdy nie miał centralnego biura, budynku ani innej fizycznej przestrzeni współdzielonej. Byliśmy jednymi z pierwszych pionierów całkowicie wirtualnego biura. Korzystamy z usługi wirtualnego biura dla naszego adresu korespondencyjnego, który wybraliśmy (po części) ze względu na nazwę ulicy. Po około dwóch latach zarząd przestał pytać pracowników, kiedy zainwestujemy w budynek. Zrozumieli, że prowadzenie organizacji bez niej jest całkowicie możliwe. Możemy zatrudniać najlepszych ludzi z dowolnego miejsca na świecie, współpracować ze społecznościami, w których żyją, i oferować elastyczność w tworzeniu dnia pracy, który umożliwia pracownikom łatwiejsze kierowanie swoim życiem. Bycie wirtualnym zwiększa naszą odporność.
Więc jak to zrobimy?
Żyjemy według zasad agility. Jako organizacja non-profit, nasza misja, wartości i zasady kierują naszą pracą. Zaangażowaliśmy się w planowanie scenariuszy, aby ustalić podstawowe strategie, które wykorzystujemy do ustalenia rocznych celów. Zajmujemy się synchronicznością i asynchronicznością. Korzystamy z narzędzi online, które są również spektakularne w umożliwianiu przejrzystej współpracy. Ufamy sobie nawzajem, że wykonujemy naszą pracę zawsze i wszędzie. Bardzo zależy nam na naszej społeczności i wiemy, że musimy zadawać pytania i otwarcie dzielić się naszymi planami i postępami ze społecznością.
Kiedy nowa osoba dołącza do ORCID zespołu, wysyłamy laptopa, konfigurujemy je we wszystkich naszych środowiskach narzędzi online i przeglądamy naszą misję i cele. Większość ludzi jest gotowa do pracy, z punktu widzenia technologii, w mniej niż tydzień. Trudniej jest wejść na listę płac, ponieważ każda lokalizacja ma swoje własne przepisy dotyczące zatrudnienia, podatków, dni urlopu, emerytury itp. Obecnie mamy 37 pracowników pracujących w 15 krajach i kilku stanach USA, w których obowiązują odrębne przepisy dotyczące zatrudnienia.
Jak wybrać narzędzia? Na podstawie tego, co musimy osiągnąć. Tutaj jest to podzielone według aktywności i pilności.
Pomysły i decyzje
Wykorzystujemy synchroniczne spotkania do omawiania pomysłów i podejmowania decyzji, zarówno wewnętrznie (co tydzień), jak iw zewnętrznych grupach roboczych (co miesiąc) i grupach interesu (co kwartał). Korzystamy z różnych narzędzi do spotkań online, w tym Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack i GoToMeeting. Dbamy o przejrzystą agendę spotkań i przygotowane materiały powiązane z agendą. Robimy notatki i działania oraz monitorujemy postępy. Synchroniczne spotkania są krytyczne, ale nie możemy spędzać całego czasu na spotkaniach. Potrzebujemy czasu na podjęcie działań w związku z decyzjami.
Materiały i kod
Korzystamy z różnych platform do opracowywania materiałów na synchroniczne spotkania i śledzenia działań, w tym Dokumentów Google i Github, które rozszerzamy o narzędzia do zarządzania treścią i współpracy, w tym DropBox, Drupal i WordPress oraz Figshare. Aby wykonać tę pracę, rezerwujemy 2-4 godzinne bloki czasu poza spotkaniami lub odpowiadaniem na e-maile. Czas pomyśleć, a nie reagować. Niektórzy lubią zaczynać dzień od pracy wymagającej dłuższego skupienia, inni lubią tak kończyć dzień. Tak czy inaczej, ten chroniony czas umożliwia głębsze myślenie, którego wymaga planowanie.
Projekty i postęp
Współpraca jest podstawową wartością ORCID. Zarządzamy projektami i śledzimy nasze postępy za pomocą Trello, Salesforce i Quickbooks. Poświęcamy czas na definiowanie i udoskonalanie podstawowych obowiązków zespołu oraz formułowanie umów w ramach zespołów i między zespołami. Używamy grupowych i projektowych tablic Trello do organizowania naszej pracy, określania harmonogramów, dzielenia się zadaniami oraz @ludzi w organizacji i w całej organizacji, którzy mogą pomóc w realizacji projektów. Do bardziej precyzyjnej i szybszej komunikacji używamy Slacka. Co tydzień udostępniamy statystyki, aw tym roku wprowadzamy narzędzie analityczne, aby lepiej wizualizować postępy i trendy długoterminowe.
Wartości i kultura
Każdy zespół pracuje inaczej, a my pozwalamy na elastyczność i kreatywność w zakresie używanych narzędzi i sposobu ich wdrażania. Ponadto mamy ludzi z wielu krajów, kultur i stref czasowych. Jesteśmy różnorodni i musimy być inkluzywni. Skuteczna współpraca wymaga czegoś więcej niż tylko naszego misja. Wymaga zaufania i przejrzystości. Wraz z rozwojem spędziliśmy więcej czasu na odkrywaniu naszych wartości. Niedawno rozwinęliśmy naszą Godność w pracy polityka. Wnikamy w nasze wartości, zmuszając każdy zespół do przestrzegania wartości każdego roku, a roczne cele wydajności pracowników obejmują sposób, w jaki nasza praca wspiera wartość naszego zespołu. W tym roku zespoły opracowują karty, aby rozszerzyć swoje podstawowe obowiązki. Robimy to, ponieważ sposób, w jaki pracujemy, jest co najmniej tak samo ważny w tym, nad czym pracujemy.
Nasz zestaw narzędzi do współpracy
Pomysły i decyzje |
|
Odprawa, pytania, eskalacje |
|
Planowanie projektów, zarządzanie i raportowanie |
|
Content Management |
|
sprzęt komputerowy |
|