sfondo
Questa Informativa sulla privacy ti fornisce le informazioni necessarie in merito ai tuoi diritti e ai nostri obblighi e spiega come, perché e quando ORCID, Inc ("ORCID"), tratta le tue informazioni personali ("Informazioni personali"). Le informazioni personali trattate da ORCID (che può essere conservata su carta o in formato elettronico o in qualsiasi altro formato) è soggetta a determinate garanzie legali specificate nelle leggi nazionali e internazionali sulla protezione dei dati applicabili, tra cui il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione europea (GDPR) e il Regno Unito sulla protezione dei dati Legge 2018. Questi regolamenti impongono restrizioni su come ORCID potrebbe trattare i Dati Personali. Questa informativa deve essere considerata complementare a qualsiasi altro accordo sulla privacy tra ORCID ed eventuali membri del suo personale.
ORCID's Attività di elaborazione dei dati
Nel corso della sua attività, ORCID raccoglierà, conserverà ed elaborerà le informazioni personali relative all'utente nel contesto lavorativo e riconosce che il trattamento corretto e lecito di tali informazioni manterrà la fiducia nell'organizzazione e garantirà operazioni commerciali di successo. ORCID tratta le tue informazioni personali in qualità di titolare del trattamento ai sensi del GDPR.
Informazioni che raccogliamo
ORCID tratta le tue informazioni personali per adempiere ai suoi obblighi legali, statutari e contrattuali e per consentire ORCID per assumerti e formarti nel corso del tuo lavoro. ORCID non raccoglierà alcuna informazione personale non necessaria da te e non elaborerà le tue informazioni in alcun modo, diverso da quanto specificato in questo avviso.
In particolare, ORCID può raccogliere ed elaborare le seguenti categorie di Dati Personali:
- dati identificativi e di contatto (nome e cognome, sesso, data di nascita, luogo di nascita, stato civile, numero di telefono, numero di identificazione personale, numero di dipendente, numero di passaporto, indirizzo e-mail, indirizzo di residenza permanente e temporanea, indirizzo postale, nazionalità, stato del visto, contatti di emergenza di persone vicine, preferenze alimentari, link a profili social, lingue parlate, educazione);
- informazioni relative alla posizione del dipendente e informazioni sullo stipendio (contratti di lavoro, emendamenti al rapporto di lavoro, CV, note di colloquio, informazioni sullo stipendio di un dipendente, informazioni fiscali e assicurative, informazioni relative a benefici, posizione lavorativa, dipartimento, istruzione, reddito da lavoro dipendente, numero e tipo di conto bancario, incluso istituto bancario ), informazioni sui viaggi di lavoro, giorni e ore di lavoro, registrazioni delle assenze, revisioni delle prestazioni, certificati di formazione e informazioni relative alle discipline.
ORCID tratta inoltre le seguenti categorie di Dati personali ai fini dei legittimi interessi del titolare del trattamento a proteggere la sua proprietà nella gestione della propria attività:
- Informazioni sull'attività del dipendente nei sistemi informativi allo scopo di rilevare e prevenire attività non autorizzate in tali sistemi, e
- Informazioni relative al normale svolgimento dell'attività e alle relative attività lavorative (fotografie, video).
Le informazioni di cui sopra sono raccolte con le seguenti modalità elencate di seguito:
- Domande di lavoro (copia cartacea o elettronica)
- Domande di lavoro elettroniche (inviate tramite modulo online)
- Curriculum vitae/curriculum vitae e qualsiasi altro materiale per la candidatura
- Informazioni fornite durante forum di lavoro ed eventi di reclutamento
- Informazioni trasmesse dalle agenzie di reclutamento
- Informazioni fornite direttamente dal dipendente
- Revisioni delle prestazioni
- Formazione e certificazioni
- Informazioni sull'utilizzo dai nostri sistemi IT e da quelli dei nostri fornitori
- Il processo generale di onboarding e l'invio di tutti i moduli e i dati pertinenti all'interno del nostro Sistema informativo delle risorse umane (HRIS).
Nota, le informazioni di cui sopra vengono ricevute da ORCID in varie forme, inclusi moduli cartacei ed elettronici consegnati di persona o via e-mail, fax, sito Web, social media, ecc.
Come utilizziamo i tuoi dati personali
ORCID prende molto sul serio la tua privacy e non divulgherà, condividerà o venderà mai i tuoi dati a tua insaputa, a meno che non sia richiesto dalla legge. ORCID conserva i tuoi dati solo per il tempo necessario e per le finalità specificate nella presente informativa. I Dati Personali sono trattati per le seguenti finalità e motivazioni:
OBIETTIVI DEL TRATTAMENTO | TIPO DI INFORMAZIONI PERSONALI | BASE DEL TRATTAMENTO |
Reclutamento/Gestione dei dipendenti Gestione del personale: reclutamento gestione del lavoro valutazione delle prestazioni lavorative dei dipendenti sviluppo e gestione della struttura organizzativa aziendale gestione del personale e del team, trasferte aziendali gestione dei talenti e consulenza per la crescita del lavoro formazione gestione e approvazione dei congedi pianificazione della successione fornitura di referenze su richiesta. | dati relativi al lavoro e alla storia dell'istruzione del dipendente dati identificativi dati relativi alla posizione del dipendente dati salariali e relativi dati finanziari notifica di assenza del dipendente per malattia | Trattamento: è necessario per l'attuazione di misure precompetitive adottate prima della conclusione di un contratto di lavoro o di altro contratto di cui è parte il dipendente in qualità di interessato. può essere al tempo stesso necessario ai fini dei legittimi interessi di ORCID o di un terzo, per il quale un interesse alla corretta valutazione di un potenziale candidato in una procedura di gara competitiva. è necessario, dopo aver assunto un dipendente per adempiere al rapporto di lavoro o altro contratto di cui il dipendente è parte in qualità di interessato. |
OBIETTIVI DEL TRATTAMENTO | TIPO DI INFORMAZIONI PERSONALI | BASE DEL TRATTAMENTO |
Benefici Agenda salariale, benefici e pagamenti dei dipendenti: stipendio, premi e tutti gli altri incentivi e benefici nel rispetto delle normative previdenziali e fiscali di legge. | indirizzo di lavoro esperienza lavorativa/formativa dati identificativi dati relativi alla posizione del dipendente dati salariali e relativi dati finanziari info su assicurazioni e indennitàinformazioni sul sistema previdenziale | Il trattamento: • è necessario per adempiere agli obblighi di legge applicabili a ORCID, E • può essere al tempo stesso necessario per adempiere al rapporto di lavoro o ad altro contratto di cui il dipendente è soggetto interessato in quanto parte. |
Situazioni di Emergenza Comunicazione con i dipendenti e i loro referenti in caso di urgenza | dati identificativi del dipendentedati identificativi del contatto(i) di emergenza del dipendentedati relativi alla situazione urgente del dipendente | Il trattamento è necessario per tutelare gli interessi vitali (salute) del dipendente in caso di emergenza. |
Obblighi di legge L'adempimento dei nostri obblighi legali, inclusi gli obblighi derivanti dalle leggi sul lavoro e sull'immigrazione, dalle leggi e dai regolamenti fiscali in materia di salute e sicurezza sul lavoro | dati identificativi dati relativi alla posizione del dipendente dati salariali e relativi dati finanziari informazioni su assicurazioni e indennità, informazioni sul sistema previdenziale dati sanitari | Il trattamento è necessario per adempiere agli obblighi di legge applicabili a ORCID. |
OBIETTIVI DEL TRATTAMENTO | TIPO DI INFORMAZIONI PERSONALI | BASE DEL TRATTAMENTO |
Misure protettive Rilevamento o prevenzione di qualsiasi comportamento inappropriato o violazione delle ORCID regole, inclusa la protezione della nostra proprietà intellettuale, delle informazioni riservate e di altri beni materiali e immateriali. | dati identificativi dati relativi alla posizione del dipendente informazioni sull'utilizzo dei beni e sui sistemi aziendali | Il trattamento è necessario ai fini del legittimo interesse di ORCID, per i quali un interesse alla tutela del patrimonio di una società. |
Azioni legali Ai fini di qualsiasi potenziale e/o contenzioso o richiesta in corso che riguardi noi o una delle nostre società del Gruppo, rappresentanti della società | dati identificativi dati relativi alla posizione del dipendente informazioni sull'utilizzo dei beni e sui sistemi aziendali | Il trattamento è necessario per ORCIDgli interessi legittimi di rivendicare ORCIDdiritti di terzi nei confronti di terzi o per difendersi da pretese di terzi contro ORCID in un eventuale contenzioso o per difendere e soddisfare i requisiti di un'indagine amministrativa. |
Condivisione dei dati con terze parti e processori di terze parti
I Dati Personali saranno trattati dal ORCID manualmente e automaticamente da terze parti incaricate dal ORCID per elaborare le informazioni personali dei dipendenti. ORCID può condividere le tue Informazioni Personali con le terze parti che hanno bisogno di eseguire queste attività di trattamento.
L'elenco aggiornato dei destinatari dei dati personali è disponibile su richiesta al People Operations Manager.
Trasferimenti di informazioni personali al di fuori dell'UE
Per mantenere la sede di ORCID informato, tutte le categorie di Informazioni personali descritte nella presente Informativa sulla privacy possono essere trasferite a ORCID's HRIS, con sede negli Stati Uniti d'America.
ORCID adotta misure commercialmente ragionevoli per confermare che le Informazioni personali trasferite al di fuori dell'UE siano dotate di adeguate misure di sicurezza e protette da accessi non autorizzati. Inoltre, nella misura in cui ORCID utilizza processori di terze parti (vedi sopra), ORCID stipulerà adeguate clausole contrattuali standard o altri accordi contrattuali per garantire un'adeguata protezione come richiesto dal GDPR.
Misure di sicurezza
Tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione e della natura, dell'ambito, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, ORCID (e qualsiasi delle sue affiliate) in relazione alle Informazioni personali implementerà misure tecniche e organizzative appropriate per garantire un livello di sicurezza adeguato a tale rischio.
Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati (vale a dire, durata del trattamento e conservazione dei dati)
ORCID non conserverà le tue informazioni personali più a lungo del necessario per lo scopo per il quale sono state raccolte. ORCID tratterà le Informazioni personali del dipendente per la durata del rapporto di lavoro tra ORCID e il dipendente e inoltre per il periodo di sei (6) anni dalla data di cessazione del rapporto di lavoro, a meno che non sia richiesto di conservare i Dati Personali per un periodo più lungo ai sensi di qualsiasi obbligo legale. Le informazioni personali e i documenti del dipendente possono essere ulteriormente elaborati, se necessario, per la determinazione, l'esercizio o la difesa di ORCID's legali o per un periodo che è richiesto dalla legge.
I tuoi diritti
In base a varie normative sulla privacy dei dati, i dipendenti (in quanto interessati) hanno vari diritti relativi alle informazioni personali che vengono elaborate da ORCID.
Diritto di accesso
I dipendenti hanno il diritto di accedere ai propri dati personali trattati da ORCID. In particolare, hai il diritto di accedere a qualsiasi informazione personale che ORCID processi su di te e per richiedere informazioni su:
- Quali dati personali conserviamo su di te;
- Le finalità del trattamento;
- Le categorie di dati personali interessati;
- I destinatari a cui i dati personali sono/saranno comunicati;
- Per quanto ORCID intende conservare i tuoi dati personali per; e
- Se non abbiamo raccolto i dati direttamente da te, informazioni sulla fonte.
Hai il diritto di ottenere da ORCID dati personali che ti riguardano, che sono stati forniti a ORCID da te. ORCID dovrà, su tua richiesta, fornirti i dati senza ingiustificato ritardo in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Questo diritto non si applica alle informazioni personali che non vengono elaborate automaticamente.
Inoltre, oltre al diritto di accesso ai dati personali, hai i diritti di rettifica o cancellazione, o limitazione del trattamento, e il diritto di opporti al trattamento di tali dati.
Diritto alla rettifica
Se ci credi ORCID detiene dati incompleti o inesatti su di te, hai il diritto di chiedere ORCID correggere e/o completare le informazioni e ORCID si impegnerà a farlo il più rapidamente possibile a meno che non vi sia un motivo valido per non farlo, a quel punto sarai avvisato.
Diritti di cancellazione (cancellazione), limitazione o oggetto
Hai anche il diritto di richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali o di limitare il trattamento (ove applicabile) in conformità con le leggi sulla protezione dei dati; nonché di opporsi a qualsiasi marketing diretto da ORCID.
Altri diritti
Ove applicabile, hai il diritto alla portabilità dei dati delle tue informazioni e il diritto di essere informato su qualsiasi processo decisionale automatizzato ORCID può utilizzare.
Richieste dell'interessato
Per esercitare i diritti previsti dalla presente Informativa sulla privacy e dalle leggi sulla protezione dei dati applicabili, è possibile inviare un'e-mail a ORCID's People Operations Manager.
If ORCID riceve una richiesta da parte tua per esercitare uno dei diritti di cui sopra, ORCID potrebbe chiederti di verificare la tua identità prima di dar seguito alla richiesta; questo per garantire che i tuoi dati siano protetti e mantenuti al sicuro.
Reclami degli interessati
Hai il diritto di presentare un reclamo a un'Autorità di controllo in merito a uno qualsiasi dei diritti sopra descritti. Le Autorità di controllo hanno il compito di garantire il rispetto delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Per trovare le informazioni di contatto dell'Autorità di vigilanza dell'UE, visitare il sito Web della Commissione europea, disponibile qui: https://edps.europa.eu/data-protection_en.
Conseguenze del mancato conferimento dei dati
Non sei obbligato a fornire le tue informazioni personali a ORCID. Tuttavia, poiché queste informazioni sono necessarie per ORCID per impiegarti, ORCID potrebbe non essere in grado di estendere un'offerta di lavoro o assumere l'utente senza la fornitura di determinate Informazioni personali.
Mantenere le tue informazioni personali al sicuro
ORCID utilizza misure di sicurezza commercialmente ragionevoli per impedire che le Informazioni personali vengano perse accidentalmente o utilizzate o accessibili in modo non autorizzato. Limitiamo l'accesso alle tue informazioni personali a coloro che hanno una reale necessità aziendale di conoscerle. Coloro che trattano le tue informazioni personali lo faranno solo in modo autorizzato e sono soggetti a un obbligo di riservatezza. Disponiamo inoltre di procedure per far fronte a qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati. Informeremo te e qualsiasi autorità di regolamentazione applicabile di una sospetta violazione della sicurezza dei dati laddove siamo legalmente obbligati a farlo.
Informativa sulla privacy
ORCID ha nominato/designato un Responsabile/Incaricato della protezione dei dati che è responsabile della protezione dei dati:
Nome: Will Simpson
Titolo: Direttore, Tecnologia
E-mail: w.simpson@orcid.org
Indirizzo: ORCID Inc., 10411 Motor City Drive, Suite 750, Bethesda MD 20817, Stati Uniti
Modifiche
Questa Informativa sulla privacy è stata pubblicata il 20 agosto 2021 e aggiornata l'ultima volta il 20 agosto 2021. Potremmo modificare questa Informativa sulla privacy di volta in volta, quando lo faremo ti informeremo via e-mail.