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Hier sitzen wir also zu Hause, reden über unser bevorzugtes Webkonferenzsystem miteinander und versuchen, gemeinsam mit Kindern und/oder Haustieren und/oder der Bandbreite klarzukommen. Meine Kinder im Teenageralter erzählen mir, dass ihre Generation jetzt so heißt Zoomer. Ich habe auf unzähligen Social-Media-Plattformen Kommentare darüber gesehen, dass es anstrengender sei, ständig an Besprechungen teilzunehmen, als ins Büro zu gehen und sich persönlich zu treffen. Ich höre auch, wie Leute über soziale Distanzierung sprechen und sich eher wie in einer Isolationskammer fühlen. Menschen sind soziale Tiere (sogar wir größtenteils Introvertierten), und für viele fühlt sich das wie Folter an.
Obwohl der Aspekt der sozialen Isolation von COVID-19 für alle neu ist, ORCID hat von Anfang an in einem virtuellen Büro gearbeitet.
Gegründet in 2010, ORCID hatte noch nie ein zentrales Büro, ein Gebäude oder einen anderen physischen Gemeinschaftsraum. Wir waren einer der ersten Pioniere eines vollständig virtuellen Büros. Für unsere Postanschrift nutzen wir einen virtuellen Bürodienst, den wir (unter anderem) aufgrund des Straßennamens gewählt haben. Nach etwa zwei Jahren fragte der Vorstand die Mitarbeiter nicht mehr, wann wir in ein Gebäude investieren würden. Sie erkannten, dass es durchaus möglich war, eine Organisation ohne eine Organisation zu führen. Wir können die besten Leute von überall auf der Welt einstellen, mit den Gemeinden dort, wo sie leben, zusammenarbeiten und Flexibilität bei der Gestaltung eines Arbeitstages bieten, der es den Mitarbeitern ermöglicht, ihr Leben einfacher zu bewältigen. Virtuell zu sein stärkt unsere Widerstandsfähigkeit.
Also, wie machen wir das?
Wir leben die Prinzipien der Agilität. Als gemeinnützige Organisation leiten unsere Mission, Werte und Prinzipien unsere Arbeit. Wir haben uns mit der Szenarioplanung beschäftigt, um Kernstrategien festzulegen, die wir zur Festlegung von Jahreszielen nutzen. Wir begrüßen Synchronizität und Asynchronität. Wir nutzen Online-Tools, die auch eine transparente Zusammenarbeit hervorragend ermöglichen. Wir vertrauen einander darauf, dass wir unsere Arbeit erledigen, wann und wo immer wir gerade sind. Unsere Gemeinschaft liegt uns sehr am Herzen und wir wissen, dass wir Fragen stellen und unsere Pläne und Fortschritte offen mit der Gemeinschaft teilen müssen.
Wenn eine neue Person dem beitritt ORCID Wir schicken dem Team einen Laptop, richten es in allen unseren Online-Tool-Umgebungen ein und überprüfen unsere Mission und Ziele. Aus technischer Sicht sind die meisten Menschen in weniger als einer Woche startklar. Schwieriger ist die Einarbeitung in die Gehaltsabrechnung, da jeder Standort seine eigenen Beschäftigungsbestimmungen, Steuern, Urlaubstage, Renten usw. hat. Wir haben derzeit 37 Mitarbeiter, die in 15 Ländern und mehreren US-Bundesstaaten arbeiten, die jeweils spezifische Beschäftigungsbestimmungen haben.
Wie wählt man Werkzeuge aus? Basierend auf dem, was wir erreichen müssen. Hier wird dies nach Aktivität und Dringlichkeit aufgeschlüsselt.
Ideen und Entscheidungen
Wir nutzen synchrone Meetings, um Ideen zu besprechen und Entscheidungen zu treffen, sowohl intern (wöchentlich) als auch in externen Arbeitsgruppen (monatlich) und Interessengruppen (vierteljährlich). Wir nutzen eine Vielzahl von Online-Meeting-Tools, darunter Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack und GoToMeeting. Wir achten darauf, eine klare Tagesordnung für Sitzungen zu haben und über vorbereitete Materialien zu verfügen, die mit den Tagesordnungen verknüpft sind. Wir machen uns Notizen und Maßnahmen und überwachen den Fortschritt. Synchrone Meetings sind wichtig, aber wir können nicht unsere ganze Zeit in Meetings verbringen. Wir brauchen Zeit, um die Entscheidungen umzusetzen.
Materialien und Code
Wir nutzen eine Vielzahl von Plattformen, um Materialien für synchrone Meetings zu entwickeln und Aktionspunkte nachzuverfolgen, darunter Google Docs und Github, die wir durch Content-Management- und Kollaborationstools wie DropBox, Drupal und WordPress sowie Figshare ergänzen. Um diese Arbeit zu erledigen, nehmen wir uns 2–4 Stunden Zeit, um nicht an Besprechungen teilzunehmen oder auf E-Mails zu antworten. Zeit zum Nachdenken statt zu reagieren. Manche Menschen beginnen den Tag gerne mit Arbeiten, die eine längere Konzentration erfordern, andere beenden den Tag gerne auf diese Weise. In jedem Fall ermöglicht diese geschützte Zeit das tiefere Denken, das die Planung erfordert.
Projekte und Fortschritte
Zusammenarbeit ist ein Grundwert von ORCID. Wir verwalten Projekte und verfolgen unseren Fortschritt mithilfe von Trello, Salesforce und Quickbooks. Wir verbringen Zeit damit, die Kernaufgaben des Teams zu definieren und zu verfeinern und Vereinbarungen innerhalb und zwischen Teams zu formulieren. Wir verwenden Team- und Projekt-Trello-Boards, um unsere Arbeit zu organisieren, Zeitpläne klar festzulegen, Aufgaben zu teilen und Personen innerhalb und innerhalb der Organisation zu treffen, die bei der Fertigstellung von Projekten helfen können. Für eine detailliertere und schnellere Kommunikation verwenden wir Slack. Wir teilen wöchentlich Statistiken und führen dieses Jahr eine Analysefunktion ein, um Fortschritte und Längstrends besser zu visualisieren.
Werte und Kultur
Jedes Team arbeitet anders und wir ermöglichen Agilität und Kreativität bei der Verwendung und dem Einsatz von Tools. Darüber hinaus haben wir Menschen aus vielen Ländern, Kulturen und Zeitzonen. Wir sind vielfältig und müssen inklusiv sein. Damit wir effektiv zusammenarbeiten können, bedarf es mehr als unseres Mission. Es erfordert Vertrauen und Transparenz. Während wir gewachsen sind, haben wir mehr Zeit damit verbracht, unsere Werte zu erforschen. Wir haben kürzlich unsere eingeführt Würde bei der Arbeit Politik. Wir vertiefen uns in unsere Werte, indem wir dafür sorgen, dass jedes Team jedes Jahr einen Wert lebt. Zu den jährlichen Leistungszielen unserer Mitarbeiter gehört auch, wie unsere Arbeit unseren Teamwert unterstützt. In diesem Jahr entwickeln Teams Chartas, um ihre Kernaufgaben zu erweitern. Wir tun dies, weil die Art und Weise, wie wir arbeiten, mindestens genauso wichtig ist für das, woran wir arbeiten.
Unsere Toolbox für die Zusammenarbeit
Ideen und Entscheidungen |
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Einchecken, Fragen, Eskalationen |
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Projektplanung, -management und -berichterstattung |
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Content Management |
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Hardware |
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