Hintergrund
In dieser Datenschutzerklärung erhalten Sie die notwendigen Informationen zu Ihren Rechten und unseren Pflichten und erklären, wie, warum und wann ORCID, Inc („ORCID“), verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten („personenbezogene Daten“). Die von verarbeiteten personenbezogenen Daten ORCID (die auf Papier oder in elektronischer Form oder in einem anderen Format vorliegen können) unterliegen bestimmten rechtlichen Garantien, die in den geltenden nationalen und internationalen Datenschutzgesetzen festgelegt sind, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union und der Datenschutzrichtlinie des Vereinigten Königreichs Gesetz 2018. Diese Vorschriften sehen Beschränkungen vor, wie ORCID kann personenbezogene Daten verarbeiten. Dieser Hinweis sollte als Ergänzung zu allen anderen Datenschutzvereinbarungen zwischen uns betrachtet werden ORCID und alle Mitglieder seines Personals.
ORCIDDatenverarbeitungstätigkeiten
Im Rahmen seiner Tätigkeit ORCID erhebt, speichert und verarbeitet personenbezogene Daten, die Sie im Beschäftigungskontext betreffen, und erkennt an, dass die korrekte und rechtmäßige Behandlung dieser Daten das Vertrauen in die Organisation wahren und für erfolgreiche Geschäftsabläufe sorgen wird. ORCID verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in der Rolle eines Verantwortlichen im Sinne der DSGVO.
Informationen, die wir sammeln
ORCID verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um seinen gesetzlichen, satzungsmäßigen und vertraglichen Pflichten nachzukommen und diese zu ermöglichen ORCID um Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung zu beschäftigen und weiterzubilden. ORCID erhebt keine unnötigen personenbezogenen Daten von Ihnen und verarbeitet Ihre Daten in keiner Weise, außer wie in dieser Mitteilung angegeben.
Bestimmtes, ORCID kann die folgenden Kategorien personenbezogener Daten sammeln und verarbeiten:
- Identifikations- und Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand, Telefonnummer, persönliche Identifikationsnummer, Mitarbeiternummer, Passnummer, E-Mail-Adresse, ständige und vorübergehende Wohnadresse, Postanschrift, Nationalität, Visumstatus, Notfallkontakte von nahestehenden Personen, Ernährungspräferenzen, Links zu Social-Media-Profilen, gesprochene Sprachen, Bildung);
- Informationen zur Position des Mitarbeiters und Gehaltsinformationen (Arbeitsverträge, Beschäftigungsänderungen, Lebensläufe, Interviewnotizen, Informationen zum Gehalt eines Mitarbeiters, Steuer- und Versicherungsinformationen, Informationen zu Sozialleistungen, Arbeitsposition, Abteilung, Ausbildung, Einkommen aus der Beschäftigung, Nummer und Art des Bankkontos, einschließlich Bankinstitut ), Geschäftsreiseinformationen, Arbeitstage und -stunden, Abwesenheitsaufzeichnungen, Leistungsbeurteilungen, Schulungszertifikate und disziplinarbezogene Informationen.
ORCID verarbeitet darüber hinaus die folgenden Kategorien personenbezogener Daten zum Zwecke der berechtigten Interessen des Verantwortlichen, sein Eigentum beim Betrieb seiner Geschäftstätigkeit zu schützen:
- Informationen über die Aktivitäten des Mitarbeiters in Informationssystemen zum Zwecke der Erkennung und Verhinderung unbefugter Aktivitäten in solchen Systemen und
- Informationen im Zusammenhang mit dem normalen Geschäftsverlauf und den damit verbundenen Beschäftigungsaktivitäten (Fotos, Videos).
Die oben genannten Informationen werden mit den folgenden Methoden erfasst:
- Bewerbungen (gedruckt oder elektronisch)
- Elektronische Bewerbungen (Einreichung per Online-Formular)
- Lebenslauf(e) und sonstige Bewerbungsunterlagen
- Informationen, die im Rahmen von Jobforen und Rekrutierungsveranstaltungen bereitgestellt werden
- Von Personalvermittlungsagenturen weitergegebene Informationen
- Informationen direkt vom Mitarbeiter bereitgestellt
- Leistungsbeurteilungen
- Schulungen und Zertifizierungen
- Nutzungsinformationen aus unseren IT-Systemen und denen unserer Anbieter
- Der allgemeine Onboarding-Prozess und die Übermittlung aller relevanten Formulare und Daten innerhalb unseres Human Resources Information System (HRIS).
Beachten Sie, dass die oben genannten Informationen von empfangen werden ORCID in verschiedenen Formen, einschließlich gedruckter und elektronischer Form, persönlich oder per E-Mail, Fax, Website, soziale Medien usw.
Wie wir Ihre persönlichen Daten verwenden
ORCID nimmt den Schutz Ihrer Privatsphäre sehr ernst und wird Ihre Daten niemals ohne Ihr Wissen offenlegen, weitergeben oder verkaufen, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. ORCID speichert Ihre Daten nur so lange wie nötig und für die in dieser Mitteilung genannten Zwecke. Die personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke und Gründe verarbeitet:
ZIELE DER VERARBEITUNG | Art der personenbezogenen Daten | GRUNDLAGE DER VERARBEITUNG |
Personalbeschaffung/Mitarbeitermanagement Verwaltung der Belegschaft: Rekrutierung, Verwaltung der Arbeit, Bewertung der Arbeitsleistung der Mitarbeiter, Entwicklung und Verwaltung der Organisationsstruktur des Unternehmens, Verwaltung von Personal- und Teammanagement, Geschäftsreisen, Talentmanagement und Arbeitswachstumsberatung, Schulung, Verwaltung und Genehmigung von Arbeitsurlaub, Nachfolgeplanung, Bereitstellung von Referenzen auf Anfrage. | Daten im Zusammenhang mit der Arbeits- und Bildungsgeschichte des Mitarbeiters Identifikationsdaten Daten, die sich auf die Position des Mitarbeiters beziehen Gehaltsdaten und zugehörige Finanzdaten Benachrichtigung über krankheitsbedingte Abwesenheit eines Mitarbeiters | Verarbeitung: ist für die Durchführung vorwettbewerblicher Maßnahmen erforderlich, die vor dem Abschluss eines Arbeitsvertrags oder eines anderen Vertrags, dessen Vertragspartei der Arbeitnehmer als betroffene Person ist, erfolgen. kann gleichzeitig zur Wahrung der berechtigten Interessen von erforderlich sein ORCID oder eines Dritten, bei dem ein Interesse an der ordnungsgemäßen Beurteilung eines potenziellen Bewerbers in einem Ausschreibungsverfahren besteht. Es ist nach der Einstellung eines Arbeitnehmers erforderlich, den Arbeits- oder sonstigen Vertrag zu erfüllen, dessen Vertragspartei der Arbeitnehmer als betroffene Person ist. |
ZIELE DER VERARBEITUNG | Art der personenbezogenen Daten | GRUNDLAGE DER VERARBEITUNG |
Benefits Gehaltsplan, Leistungen und Zahlungen an Arbeitnehmer: Gehalt, Prämien und alle anderen Anreize und Leistungen, Einhaltung der gesetzlichen Sozialversicherungs- und Steuervorschriften. | Arbeitsadresse, Arbeits-/Bildungserfahrung, Identifikationsdaten, Daten im Zusammenhang mit der Position des Arbeitnehmers, Gehaltsdaten und zugehörige Finanzdaten, Informationen zu Versicherungen und Entschädigungen, Informationen zum Sozialversicherungssystem | Die Verarbeitung: • ist zur Erfüllung der geltenden gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ORCIDeschriebenen Art und Weise; und • kann gleichzeitig zur Erfüllung des Arbeits- oder sonstigen Vertrags, dessen Vertragspartei der Arbeitnehmer ist, erforderlich sein. |
Notfall Kommunikation mit Mitarbeitern und deren Ansprechpartnern im Notfall | Identifikationsdaten des Mitarbeiters, Identifikationsdaten des Mitarbeiters, Notfallkontaktdaten, Daten im Zusammenhang mit der dringenden Situation des Mitarbeiters | Die Verarbeitung ist erforderlich, um im Notfall lebenswichtige Interessen (Gesundheit) des Arbeitnehmers zu schützen. |
Gesetzliche Verpflichtungen Die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, einschließlich Verpflichtungen aus Arbeits- und Einwanderungsgesetzen, Steuergesetzen und Vorschriften in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz | Identifikationsdaten, Daten im Zusammenhang mit der Position des Mitarbeiters, Gehaltsdaten und zugehörige Finanzdaten, Informationen zu Versicherungen und Entschädigungen, Informationen zum Sozialversicherungssystem, Gesundheitsdaten | Die Verarbeitung ist erforderlich, um den geltenden gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen ORCID. |
ZIELE DER VERARBEITUNG | Art der personenbezogenen Daten | GRUNDLAGE DER VERARBEITUNG |
Schutzmaßnahmen Erkennung oder Verhinderung von unangemessenem Verhalten oder Verstößen gegen die ORCID Regeln, einschließlich des Schutzes unseres geistigen Eigentums, vertraulicher Informationen und anderen materiellen und immateriellen Eigentums. | Identifikationsdaten, Daten im Zusammenhang mit der Position des Mitarbeiters, Informationen zur Anlagennutzung und zu Unternehmenssystemen | Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von erforderlich ORCID, bei dem ein Interesse am Schutz des Vermögens eines Unternehmens besteht. |
Gerichtsverfahren Für die Zwecke möglicher und/oder laufender Rechtsstreitigkeiten oder Anfragen, die uns oder eines unserer Konzernunternehmen betreffen, Vertreter des Unternehmens | Identifikationsdaten, Daten im Zusammenhang mit der Position des Mitarbeiters, Informationen zur Anlagennutzung und zu Unternehmenssystemen | Die Verarbeitung ist erforderlich für ORCIDberechtigte Interessen geltend zu machen ORCIDRechte von Dritten gegenüber Dritten geltend zu machen oder Ansprüche Dritter abzuwehren ORCID in einem möglichen Rechtsstreit oder zur Verteidigung und Erfüllung der Anforderungen einer Verwaltungsuntersuchung. |
Datenweitergabe an Dritte und Drittverarbeiter
Die personenbezogenen Daten werden von der verarbeitet ORCID manuell und automatisch durch von ihm beauftragte Dritte ORCID um personenbezogene Daten von Mitarbeitern zu verarbeiten. ORCID kann Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, die diese Verarbeitungsaktivitäten durchführen müssen.
Die aktuelle Liste der Empfänger personenbezogener Daten ist auf Anfrage beim People Operations Manager erhältlich.
Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU
Um den Hauptsitz von zu behalten ORCID Wenn Sie darüber informiert sind, können alle in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Kategorien personenbezogener Daten an übertragen werden ORCID's HRIS mit Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika.
ORCID ergreift wirtschaftlich angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten, die außerhalb der EU übertragen werden, mit angemessenen Sicherheitsmaßnahmen versehen und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Darüber hinaus in dem Maße, in dem ORCID etwaige Auftragsverarbeiter Dritter einsetzt (siehe oben), ORCID wird entsprechende Standardvertragsklauseln oder andere vertragliche Vereinbarungen treffen, um einen angemessenen Schutz gemäß der DSGVO zu gewährleisten.
Sicherheitsmaßnahmen
Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, ORCID (und alle seine verbundenen Unternehmen) müssen in Bezug auf die personenbezogenen Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um ein diesem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.
Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren (d. h. Dauer der Verarbeitung und Datenaufbewahrung)
ORCID wird Ihre personenbezogenen Daten nicht länger aufbewahren, als es für den Zweck, für den sie erfasst wurden, erforderlich ist. ORCID verarbeitet personenbezogene Daten des Arbeitnehmers für die Dauer des Arbeitsverhältnisses ORCID und des Mitarbeiters und darüber hinaus für den Zeitraum von sechs (6) Jahren ab dem Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung, die personenbezogenen Daten für einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Die personenbezogenen Daten und Dokumente des Mitarbeiters können bei Bedarf zur Feststellung, Ausübung oder Verteidigung weiterverarbeitet werden ORCIDder gesetzlichen Ansprüche oder für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum.
Ihre Rechte
Gemäß verschiedenen Datenschutzbestimmungen haben Mitarbeiter (als betroffene Personen) verschiedene Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die von verarbeitet werden ORCID.
Recht auf Zugang
Mitarbeiter haben das Recht auf Auskunft über ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten ORCID. Insbesondere haben Sie das Recht, auf alle personenbezogenen Daten zuzugreifen ORCID Prozesse über Sie und um Informationen anzufordern über:
- Welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern;
- Die Zwecke der Verarbeitung;
- Die Kategorien der betroffenen personenbezogenen Daten;
- Die Empfänger, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt wurden/werden;
- Wie lang ORCID beabsichtigt, Ihre personenbezogenen Daten zu speichern; Und
- Sofern wir die Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben haben, Angaben zur Quelle.
Sie haben das Recht, von zu erhalten ORCID die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die uns zur Verfügung gestellt wurden ORCID von dir. ORCID stellt Ihnen auf Wunsch unverzüglich Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Dieses Recht gilt nicht für personenbezogene Daten, die nicht automatisch verarbeitet werden.
Darüber hinaus haben Sie neben dem Recht auf Zugang zu personenbezogenen Daten das Recht auf Berichtigung oder Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht, der Verarbeitung dieser Daten zu widersprechen.
Recht auf Richtigstellung
Wenn du das glaubst ORCID Wenn wir über unvollständige oder unrichtige Daten über Sie verfügen, haben Sie das Recht, dies zu verlangen ORCID die Informationen zu korrigieren und/oder zu vervollständigen und ORCID Wir werden uns bemühen, dies so schnell wie möglich zu tun, es sei denn, es gibt einen triftigen Grund, dies nicht zu tun. Sie werden dann benachrichtigt.
Rechte auf Löschung (Löschen), Einschränkung oder Widerspruch
Sie haben außerdem das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (wo anwendbar) in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen; sowie jeglichem Direktmarketing von zu widersprechen ORCID.
Andere Rechte
Gegebenenfalls haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer Daten und das Recht, über eine automatisierte Entscheidungsfindung informiert zu werden ORCID verwenden darf.
Anfragen betroffener Personen
Um Ihre Rechte gemäß dieser Datenschutzerklärung und den geltenden Datenschutzgesetzen auszuüben, können Sie eine E-Mail an senden ORCID's People Operations Manager.
If ORCID von Ihnen eine Anfrage zur Ausübung eines der oben genannten Rechte erhält, ORCID kann Sie auffordern, Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir auf die Anfrage reagieren; Dadurch soll sichergestellt werden, dass Ihre Daten geschützt und sicher aufbewahrt werden.
Beschwerden betroffener Personen
Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde eine Beschwerde bezüglich der oben genannten Rechte einzureichen. Die Aufsichtsbehörden haben die Aufgabe, die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze sicherzustellen. Die Kontaktinformationen Ihrer EU-Aufsichtsbehörde finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission: https://edps.europa.eu/data-protection_en.
Folgen der Nichtbereitstellung Ihrer Daten
Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten anzugeben ORCID. Da diese Informationen jedoch erforderlich sind ORCID Dich zu beschäftigen, ORCID ohne die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist es uns möglicherweise nicht möglich, Ihnen ein Stellenangebot zu unterbreiten oder Sie einzustellen.
Schützen Sie Ihre persönlichen Daten
ORCID setzt wirtschaftlich angemessene Sicherheitsmaßnahmen ein, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gehen oder auf unbefugte Weise verwendet oder abgerufen werden. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre persönlichen Daten auf Personen, die ein echtes geschäftliches Bedürfnis haben, diese zu kennen. Diejenigen, die Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, tun dies nur auf autorisierte Weise und unterliegen der Geheimhaltungspflicht. Wir verfügen außerdem über Verfahren zum Umgang mit vermuteten Datenschutzverletzungen. Wir werden Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über einen vermuteten Verstoß gegen die Datensicherheit informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Datenschutz Kontaktinformationen
ORCID hat einen Datenschutzbeauftragten/eine benannte Person ernannt/benannt, die/der für den Datenschutz verantwortlich ist:
Name: Will Simpson
Titel: Direktor, Technologie
E-Mail: w.simpson@orcid.org €XNUMX
Adresse ORCID Inc., 10411 Motor City Drive, Suite 750, Bethesda MD 20817, USA
Änderungen
Diese Datenschutzerklärung wurde am 20. August 2021 veröffentlicht und zuletzt am 20. August 2021 aktualisiert. Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ändern. Wenn wir dies tun, werden wir Sie per E-Mail informieren.