[avatar user = "Laure Haak" size = "thumbnail" align = "left" /]
لذلك نجلس هنا ، في المنزل ، نتحدث مع بعضنا البعض حول نظام مؤتمرات الويب المفضل لديك ، في محاولة لإدارة الأطفال و / أو الحيوانات الأليفة و / أو النطاق الترددي. أخبرني أطفالي في سن المراهقة أن جيلهم يسمى الآن الزوم. لقد رأيت تعليقات على أي عدد من منصات التواصل الاجتماعي حول التواجد في الاجتماعات طوال الوقت ، وكيف أن هذا مرهق أكثر من الذهاب إلى المكتب والاجتماع وجهًا لوجه. أسمع أيضًا الأشخاص الذين يتحدثون عن التباعد الاجتماعي يشعرون وكأنهم في غرفة معزولة. البشر حيوانات اجتماعية (حتى نحن في الغالب من الانطوائيين) ، وهذا بالنسبة للكثيرين يبدو وكأنه تعذيب.
على الرغم من أن جانب العزلة الاجتماعية لـ COVID-19 جديد للجميع ، ORCID يعمل في مكتب افتراضي منذ البداية.
تأسست في 2010، ORCID لم يكن لديه مكتب مركزي أو مبنى أو مساحة مادية أخرى مشتركة. كنا من أوائل الرواد في إنشاء مكتب افتراضي بالكامل. نستخدم خدمة مكتب افتراضية لعنواننا البريدي ، والذي اخترناه (جزئيًا) بسبب اسم الشارع. بعد حوالي عامين ، توقف المجلس عن سؤال الموظفين عن موعد الاستثمار في المبنى. لقد رأوا أنه من الممكن تمامًا إدارة منظمة بدون واحدة. يمكننا توظيف أفضل الأشخاص من أي مكان في العالم ، والتفاعل مع المجتمعات التي يعيشون فيها ، وتقديم المرونة في إنشاء يوم عمل يمكّن الموظفين من إدارة حياتهم بسهولة أكبر. كوننا افتراضيًا يعزز مرونتنا.
أذا كيف يمكننا فعل هذا؟
نحن نعيش بمبادئ الرشاقة. بصفتنا منظمة غير ربحية ، فإن مهمتنا وقيمنا ومبادئنا توجه عملنا. شاركنا في تخطيط السيناريو لوضع الاستراتيجيات الأساسية ، والتي نستخدمها لوضع أهداف سنوية. نحن نحتضن التزامن وعدم التزامن. نحن نستخدم أدوات عبر الإنترنت والتي تعتبر أيضًا مذهلة في تمكين التعاون الشفاف. نحن نثق في بعضنا البعض لإنجاز عملنا في أي وقت وفي أي مكان. نحن نهتم بشدة بمجتمعنا ، ونعلم أنه يجب علينا طرح الأسئلة ومشاركة خططنا والتقدم بشكل مفتوح مع المجتمع.
عندما ينضم شخص جديد إلى ORCID فريق ، نرسل جهاز كمبيوتر محمول ، ونقوم بإعدادها في جميع بيئات الأدوات عبر الإنترنت ، ونراجع مهمتنا وأهدافنا. معظم الناس على استعداد للذهاب ، من منظور تكنولوجي ، في أقل من أسبوع. يعمل Harder على الانضمام إلى كشوف المرتبات ، لأن لكل موقع لوائح العمل الخاصة به ، والضرائب ، وأيام الإجازة ، والمعاشات التقاعدية ، وما إلى ذلك. لدينا حاليًا 37 موظفًا يعملون في 15 دولة ، والعديد من الولايات الأمريكية التي لكل منها لوائح توظيف محددة.
كيف تختار الأدوات؟ بناء على ما نحتاج إلى تحقيقه. هنا يتم تقسيم هذا حسب النشاط والإلحاح.
الأفكار والقرارات
نستخدم الاجتماعات المتزامنة لمناقشة الأفكار واتخاذ القرارات ، داخليًا (أسبوعيًا) وفي مجموعات العمل الخارجية (شهريًا) ومجموعات المصالح (كل ثلاثة أشهر). نحن نستخدم مجموعة متنوعة من أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت ، بما في ذلك Zoom و Google Hangouts و Skype و Slack و GoToMeeting. نحن حريصون على وجود جدول أعمال واضح للاجتماعات وإعداد المواد التي ترتبط بجداول الأعمال. نقوم بتدوين الملاحظات وبنود العمل ، ونراقب التقدم. الاجتماعات المتزامنة مهمة ولكن لا يمكننا قضاء كل وقتنا في الاجتماعات. نحن بحاجة إلى وقت لاتخاذ إجراءات بشأن القرارات.
المواد والكود
نستخدم مجموعة متنوعة من الأنظمة الأساسية لتطوير مواد للاجتماعات المتزامنة ومتابعة عناصر العمل ، بما في ذلك محرّر مستندات Google و Github ، والتي نزيدها من خلال أدوات إدارة المحتوى والتعاون بما في ذلك DropBox و Drupal و WordPress و Figshare. للقيام بهذا العمل ، نخصص 2-4 ساعات من الوقت خارج الاجتماعات أو الرد على البريد الإلكتروني. حان الوقت للتفكير بدلاً من الرد. يحب بعض الأشخاص بدء يومهم في القيام بعمل يتطلب تركيزًا أطول ، بينما يحب البعض الآخر إنهاء اليوم بهذه الطريقة. في كلتا الحالتين ، يتيح هذا الوقت المحمي التفكير الأعمق الذي يتطلبه التخطيط.
المشاريع والتقدم
التعاون هو أساس قيمة ORCID. نحن ندير المشاريع ونتتبع تقدمنا باستخدام Trello و Salesforce و Quickbooks. نحن نقضي الوقت في تحديد وصقل مسؤوليات الفريق الأساسية وصياغة الاتفاقيات داخل الفرق وفيما بينها. نحن نستخدم لوحات Trello للفريق والمشروع لتنظيم عملنا ، وجعل الجداول الزمنية واضحة ، ومشاركة المهام ، و @ الأشخاص داخل وعبر المؤسسة الذين يمكنهم المساعدة في إكمال المشاريع. لمزيد من الاتصالات الدقيقة والأسرع ، نستخدم Slack. نحن نشارك الإحصاءات على أساس أسبوعي ونقوم بإطلاق مرفق تحليلات هذا العام لتصور التقدم والاتجاهات الطولية بشكل أفضل.
القيم والثقافة
يعمل كل فريق بشكل مختلف ، ونحن نسمح بالرشاقة والإبداع في الأدوات المستخدمة وكيفية نشرها. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا أشخاص من العديد من البلدان والثقافات والمناطق الزمنية. نحن متنوعون ويجب أن نكون شاملين. لمساعدتنا على العمل معا بشكل فعال يتطلب أكثر من مهمتنا. يتطلب الثقة والشفافية. مع تقدمنا ، أمضينا المزيد من الوقت في استكشاف قيمنا. لقد طرحنا مؤخرًا ملف الكرامة في العمل سياسات. نحن نتعمق في قيمنا من خلال جعل كل فريق يعيش قيمة كل عام ، وتشمل أهداف الأداء السنوية للموظفين كيف يدعم عملنا قيمة فريقنا. هذا العام ، تعمل الفرق على تطوير مواثيق لزيادة مسؤولياتها الأساسية. نقوم بذلك لأن طريقة عملنا لها نفس الأهمية على الأقل فيما نعمل عليه.
صندوق أدوات التعاون لدينا
الأفكار والقرارات |
|
تسجيل الوصول ، الأسئلة ، التصعيد |
|
تخطيط المشروع وإدارته وإعداد التقارير |
|
إدارة المحتوى |
|
أجهزة التبخير |
|