الهدف
تشرف لجنة التدقيق والمخاطر ("اللجنة") على المراجعة السليمة ORCIDالتدقيق المالي الخارجي بالإضافة إلى عملية إدارة المخاطر في المنظمة، بما في ذلك مراقبة بيئة الرقابة الداخلية والإشراف على سياسة المبلغين عن المخالفات.
نوع اللجنة
لجنة التدقيق والمخاطر هي لجنة دائمة تابعة لـ ORCID مجلس الإدارة ("المجلس") وله سلطة مفوضة لاتخاذ القرارات نيابة عن مجلس الإدارة.
التقارير
وتقدم اللجنة تقاريرها مباشرة إلى مجلس الإدارة، وتقدم تقريرًا موجزًا عن مناقشاتها، بما في ذلك الآراء المخالفة والتوصيات التي تراها مناسبة. ستقوم اللجنة بحفظ محاضر اجتماعاتها وتقديم تقرير إلى مجلس الإدارة، في اجتماع مجلس الإدارة التالي، حول الإجراءات والقرارات المتخذة.
أدوار ومسؤوليات اللجنة
تتولى لجنة التدقيق والمخاطر القيام بالمهام التالية:
التدقيق المالي السنوي والنموذج 990
- التوصية لمجلس الإدارة بتعيين واستبدال مدقق الحسابات المستقل
- تطوير السياسات المتعلقة بالتدقيق ومراجعتها بشكل دوري والحصول على عملية منتظمة لتحديد ما إذا كانت تتلقى خدمات تدقيق عالية الجودة مقابل سعر عادل بناءً على السياسات واللوائح المعمول بها
- الاجتماع مع مكتب التدقيق في جلسة تنفيذية مرة واحدة على الأقل سنويًا لمراجعة البيانات المالية المدققة وتلقي تعليقات المدقق عليها ORCIDالمحاسبة ومسك الدفاتر والإجراءات ذات الصلة
- معالجة أي قضايا تم تحديدها أثناء المراجعة السنوية ، على سبيل المثال ، كما أثيرت في خطاب اتصالات التدقيق ومسودة التقرير وأي خطاب إداري من المراجعين
- اطلب من مكتب التدقيق ملاحظات على مهارات الموظفين ومؤهلاتهم وأدائهم فيما يتعلق بالوظائف الخاضعة للتدقيق
- مراجعة أداء المدققين وضمان الاستقلالية المستمرة
- قم بمراجعة خطط التدقيق للسنة القادمة ومناقشتها مع شركة التدقيق الخارجي والمدقق (المدققين) الداخليين (إن وجد).
- قم بمراجعة عملية الرقابة المالية الداخلية مع الإدارة والمدققين الداخليين (إن وجدوا) والمدقق الخارجي
- مراجعة رأي المدقق المستقل في البيانات المالية التي أعدتها الإدارة وتقديم المشورة لرئيس مجلس الإدارة وأمين الصندوق والمدير التنفيذي حول ما إذا كان الرأي والبيانات المالية تستحق موافقتهم
- قم بمراجعة نموذج IRS 990 الأمريكي سنويًا، قبل موافقة رئيس مجلس الإدارة وأمين الصندوق والمدير التنفيذي وتقديمه من قبل أمين الخزانة
- الإشراف على إعداد وتقديم ومراجعة أي ملفات أو تقارير مالية سنوية أخرى اتحادية أو حكومية
- مراجعة عرض المعلومات المالية في التقرير السنوي قبل نشره
خدمات إدارة المخاطر
- مراجعة وتوفير الإشراف العام على ORCIDإدارة المخاطر وعمليات التخفيف
- المراجعة بانتظام ORCIDسجل المخاطر لضمان تحديد جميع المخاطر الجوهرية ، وتطبيق درجات التأثير والاحتمال بشكل مناسب ، والتخفيف ، سواء تلك التي تم تنفيذها بالفعل أو تلك المقترحة ، كافية ومتناسبة
- مراقبة التقدم بشكل منتظم مقابل خطة التخفيف من المخاطر المتفق عليها
- تقديم تقرير والتوصية بقبول سجل المخاطر لمجلس الإدارة مرة واحدة على الأقل سنويًا
مراقبة
- إبلاغ الإدارة على وجه السرعة بأي مخالفات يتم اكتشافها ORCIDممارسات وإجراءات الشركة والتوصية لمجلس الإدارة بالتحسينات (إن وجدت)
- الإشراف على سياسة المبلغين عن المخالفات
الموارد
يجوز للجنة الاستعانة بأي مستشار مستقل أو محاسبين مستقلين أو غيرهم من المهنيين الذين تراهم مناسبين للمساعدة في أي من أنشطتها، بما في ذلك التحقيقات.
وتحظى اللجنة بدعم واحد أو أكثر ORCID موظفو الاتصال الذين يختارهم المدير التنفيذي، والمسؤولون عن جدولة الاجتماعات، وتطوير جداول أعمال الاجتماعات والتقارير الموجزة للمجلس مع رئيس اللجنة، وإنشاء مواد الاجتماع وتوزيعها، وتدوين محاضر الاجتماعات ولكنهم لا يعملون كأعضاء مصوتين في اللجنة.
تعيين الرئيس ودوره ومسؤولياته
- يتم تعيين رئيس لجنة التدقيق والمخاطر من قبل مجلس الإدارة بناءً على توصية رئيس مجلس الإدارة.
- يتم تعيين رئيس اللجنة كل عام لمدة سنة واحدة. لا يوجد حد لعدد الفترات المتتالية التي قد يخدمها الرئيس. الخدمة لمدة عامين على الأقل ستكون مثالية.
- رئيس اللجنة مسؤول عن تحديد واقتراح أعضاء اللجنة الخارجيين لرئيس مجلس الإدارة للحصول على موافقة مجلس الإدارة بالكامل.
- يعمل رئيس اللجنة كقناة رئيسية بين اللجنة ومجلس الإدارة، ويعمل مع فريق الاتصال لجدولة ووضع جدول أعمال لكل اجتماع للجنة، وإعداد وتوزيع النشرات والتقارير على أعضاء اللجنة قبل كل اجتماع.
اختيار أعضاء اللجنة وتكوينهم
باعتبارها لجنة دائمة تابعة لمجلس الإدارة، يتم تعيين عضو مجلس الإدارة والأعضاء غير الأعضاء في اللجنة بأغلبية أصوات مجلس الإدارة بأكمله، ويقوم مجلس الإدارة بمراجعة عضوية اللجنة وميثاقها سنويًا.
- تتكون اللجنة من ثلاثة إلى خمسة أشخاص، بأغلبية ويجب أن يكون ثلاثة منهم على الأقل من أعضاء مجلس الإدارة.
- يسعى مجلس الإدارة إلى ملء أي شواغر في أقرب وقت ممكن، ولكن يجوز للجنة الاستمرار في العمل أثناء وجود شواغر.
- ويشارك أعضاء اللجنة الذين ليسوا أعضاء في مجلس الإدارة بصفة استشارية وليس لهم حق التصويت.
- يجب أن تضم اللجنة أعضاء من ذوي الخبرة الأساسية في الإدارة المالية؛ وقد ترغب اللجنة في التشاور مع خبراء مستقلين بشأن مواضيع خاصة.
- لا يجوز لأعضاء لجنة (لجان) المالية والاستثمار (إن وجدوا) العمل في اللجنة.
- • ORCID لا يجوز للمدير التنفيذي وأمين الخزانة العمل في اللجنة لضمان الاستقلالية والسيطرة المناسبة.
- لا يجوز لأي موظف بأجر أن يعمل في اللجنة؛ ومع ذلك، يجوز لهم حضور الاجتماعات بناءً على دعوة من رئيس اللجنة لدعم عمل اللجنة، والتحدث عن الموضوعات قيد المراجعة والإجابة على الأسئلة.
- ولا يجوز لأعضاء اللجنة أن يتقاضوا أي أتعاب استشارية أو استشارية أو تعويضية أخرى ORCIDويجب أن يكون كل عضو خاليًا من أي علاقة من شأنها أن تتعارض مع الحكم المستقل للعضو.
- ويتم تعيين جميع أعضاء اللجنة كل عام لمدة سنة واحدة.
- يعمل أعضاء اللجنة وفقًا لرغبة مجلس الإدارة ويجوز عزلهم عن طريق تصويت مجلس الإدارة. لا يجوز لأي عضو كان عضوًا في مجلس الإدارة ثم توقف عن منصبه أثناء فترة خدمته في اللجنة أن يستمر في العمل في اللجنة ما لم تتم الموافقة عليه من قبل مجلس الإدارة (مع مراعاة متطلبات تكوين اللجنة في النقطة الأولى). وفي حالة موافقة المجلس، يصبح هذا الشخص عضوًا ليس له حق التصويت.
- سيُطلب من جميع أعضاء اللجنة التوقيع ORCIDسياسة تضارب المصالح.
الاجتماعات والنصاب القانوني
تجتمع لجنة التدقيق والمخاطر حسب الحاجة للوفاء بمسؤولياتها ولكنها ستجتمع ثلاث مرات على الأقل سنويًا:
- مرة واحدة مع ORCIDمدققي الحسابات المستقلين لمراجعة تقرير التدقيق وتلقي تعليقات المدقق على المحاسبة ومسك الدفاتر والممارسات والإجراءات ذات الصلة بالمؤسسة. خلال هذا الاجتماع، تجتمع لجنة التدقيق والمخاطر مع المدققين في جلسة تنفيذية (أي بدون أعضاء فريق العمل)
- بمجرد مراجعة البيانات المالية المدققة ، نموذج IRS 990 والمستندات ذات الصلة ، والموافقة على مهمة التدقيق وأي تحقيقات خاصة تتعلق بالاحتيال والمخالفات المالية وفشل الرقابة الداخلية ، و
- مرة واحدة لمراجعة سجل المخاطر.
يوجه رئيس اللجنة إشعارًا بالاجتماعات إلى جميع أعضاء اللجنة. يمكن إجراء الاجتماعات شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر مؤتمر الفيديو. يتكون النصاب القانوني من أغلبية أعضاء اللجنة المصوتين، ويلزم تصويت أغلبية الأعضاء المصوتين للموافقة على المسألة. وبدلاً من ذلك، يمكن الموافقة على مسألة ما بموافقة كتابية بالإجماع من الأعضاء الذين لهم حق التصويت دون عقد اجتماع.
أعضاء اللجنة مسؤولون عن مراجعة المواد وتقديم مساهمات جوهرية لعمل المجموعة.
تاريخ اللجنة
تمت الموافقة على الميثاق من قبل ORCID مجلس إدارة الشركة بتاريخ 26 مارس 2013 وتم تعديله بتاريخ 17 نوفمبر 2021 و12 أكتوبر 2023.
عضوية اللجنة
2024: لوري شولتز (رئيس اللجنة) ، ستيف بينشوتي, مايكل أوليوت, جودي زيلك, ريان كو (عضو خارجي) ، مارلون دومينجوس (عضو خارجي)
2023: بول جيميل (رئيس اللجنة) ، نيكولاس فرسينجياس, ستيف بينشوتي, مارلون دومينجوس (عضو خارجي) ، ريان كو (عضو خارجي)
2022: كاثرينا روكستول (رئيس اللجنة) ، بول جيميل, كاثرين ماكنيل
2021: كاثرينا روكستول (رئيس اللجنة) ، بول جيميل, يوكو هاراياما, أندرو كورماك (عضو خارجي)
2020: سيميون وارنر (رئيس اللجنة) ، كارين وولف, كاثرينا روكستول, أندرو كورماك (عضو خارجي)
2019: Chris Shillum (رئيس اللجنة) ، أندرو كورماكليزا هارت سيميون وارنر
2018: Chris Shillum (رئيسة اللجنة) ليزا هارت، أليسون ميتشلو سيميون وارنر
2017: باتريشيا برينان (رئيسة اللجنة)، ليزا هارت، بيرني روسو Chris Shillum
2016: باتريشيا برينان (رئيسة اللجنة)، ليزا هارت، Chris Shillum، وتوم هيكي
2015: فيرونيك كيرمر (رئيس اللجنة، يناير-نوفمبر)، باتريشيا برينان (رئيسة اللجنة، نوفمبر-ديسمبر)، ليزا هارت، Chris Shillum، وتوم هيكي (نوفمبر - ديسمبر)
2014: سيميون وارنر (رئيس اللجنة، هيدياكي تاكيدا, فيرونيك كيرمر
2013: كريج فان ديك (رئيس اللجنة) ، هيدياكي تاكيدا, سيميون وارنر