Amaç
Denetim ve Risk Komitesi (“Komite”), ORCIDiç kontrol ortamının izlenmesi ve İhbar Politikasının gözetimi dahil olmak üzere kuruluşun dış mali denetiminin yanı sıra kurumun risk yönetimi süreci.
Komite Türü
Denetim ve Risk Komitesi, Şirketin Daimi Komitesidir. ORCID Yönetim Kurulu (“Kurul”), Yönetim Kurulu adına karar alma yetkisini devretmiştir.
Raporlama
Komite, muhalif görüşler ve uygun gördüğü tavsiyeler de dahil olmak üzere, tartışmalarının özet bir raporunu sunarak doğrudan Yönetim Kuruluna rapor verir. Komite toplantılarının tutanaklarını tutacak ve bir sonraki Yönetim Kurulu toplantısında alınan aksiyonlar ve alınan kararlar hakkında Yönetim Kuruluna rapor verecektir.
Komitenin Görev ve Sorumlulukları
Denetim ve Risk Komitesi aşağıdaki görevlerin yerine getirilmesinden sorumludur:
Yıllık Mali Denetim ve Form 990
- Bağımsız denetçinin atanmasını ve değiştirilmesini Kurula önermek
- Denetimle ilgili politikaları geliştirmek ve periyodik olarak gözden geçirmek ve yerleşik politika ve düzenlemelere dayalı olarak kaliteli denetim hizmetlerini adil bir fiyata alıp almadığını belirlemek için düzenli bir sürece sahip olmak
- Denetlenen mali tabloları gözden geçirmek ve denetçinin bu konudaki yorumlarını almak için yılda en az bir kez yönetim oturumunda denetim firmasıyla görüşün. ORCIDmuhasebe, defter tutma ve ilgili prosedürler
- Yıllık denetim sırasında belirlenen sorunları, örneğin denetim iletişim mektubunda, taslak raporda ve denetçilerden gelen herhangi bir yönetim mektubunda dile getirildiği gibi ele alın
- Denetim firmasından, denetlenen işlevlerle ilgili personel becerileri, nitelikleri ve performansı hakkında gözlemler isteme
- Sürekli bağımsızlığı sağlamak için denetçilerin performansını gözden geçirin
- Gelecek yılın denetim planlarını gözden geçirin ve dış denetim firması ve iç denetçi(ler) (varsa) ile görüşün
- Yönetimle, iç denetçilerle (varsa) ve dış denetçiyle birlikte iç mali kontrol sürecini gözden geçirin
- Yönetim tarafından hazırlanan mali tablolara ilişkin bağımsız denetçinin görüşünü gözden geçirin ve görüş ve mali tabloların onaylanmaya değer olup olmadığı konusunda Yönetim Kurulu Başkanı, Sayman Üye ve Murahhas Üyeye tavsiyede bulunun
- Yönetim Kurulu Başkanı, Sayman ve İcra Direktörü tarafından onaylanmadan ve Sayman tarafından sunulmadan önce ABD IRS Form 990'ı yıllık olarak gözden geçirin.
- Diğer federal veya eyalet yıllık mali beyannamelerinin veya raporlarının hazırlanmasını ve sunulmasını denetlemek ve gözden geçirmek
- Yıllık rapordaki mali bilgilerin sunumunu yayınlanmadan önce gözden geçirin
Risk Yönetimi
- Genel gözetimin gözden geçirilmesi ve sağlanması ORCIDrisk yönetimi ve hafifletme süreçleri
- Düzenli olarak gözden geçirin ORCIDTüm önemli risklerin tanımlandığından, etki ve olasılık puanlarının uygun şekilde uygulandığından ve hem hâlihazırda uygulanan hem de önerilen hafifletme önlemlerinin yeterli ve orantılı olduğundan emin olmak için risk listesi
- Kararlaştırılan risk azaltma planına göre ilerlemeyi düzenli olarak izleyin
- Yılda en az bir kez risk kaydının kabul edilip edilmeyeceği konusunda Kurula rapor verin ve öneride bulunun
gözetim
- Tespit edilen usulsüzlüklerin derhal Kurula bildirilmesi ORCIDuygulamaları ve prosedürleri hakkında bilgi verir ve Kurula iyileştirme önerilerinde bulunur (varsa)
- İhbar Politikasını Gözetin
Kaynaklar
Komite, soruşturmalar da dahil olmak üzere herhangi bir faaliyetine yardımcı olması için uygun gördüğü bağımsız danışmanları, bağımsız muhasebecileri veya diğer profesyonelleri görevlendirebilir.
Komite bir veya daha fazla kişi tarafından desteklenmektedir. ORCID Toplantıların planlanmasından, Komite Başkanı ile birlikte toplantı gündemlerinin ve Yönetim Kurulu özet raporlarının geliştirilmesinden, toplantı materyallerinin oluşturulmasından ve dağıtılmasından ve toplantı tutanaklarının tutulmasından sorumlu olan ancak Komitenin oy hakkına sahip üyeleri olarak görev yapmayan, İcra Direktörü tarafından seçilen personel irtibat kişileri.
Başkanın Atanması, Görev ve Sorumlulukları
- Denetim ve Risk Komitesi Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanının önerisi üzerine Yönetim Kurulu tarafından atanır.
- Komite Başkanı her yıl bir yıllık süre için atanır. Başkanın ardı ardına görev yapabileceği bir yıllık dönem sayısında herhangi bir sınırlama yoktur. En az iki yıl hizmet ideal olacaktır.
- Komite Başkanı, dış Komite üyelerinin belirlenmesinden ve Yönetim Kurulunun onayına sunulmak üzere Yönetim Kurulu Başkanına teklif edilmesinden sorumludur.
- Komite Başkanı, Komite ile Yönetim Kurulu arasında ana kanal görevi görür, her Komite toplantısının planlanması ve gündeminin belirlenmesi için personel irtibatıyla birlikte çalışır ve her toplantıdan önce Komite üyelerine bildiriler ve raporlar hazırlayıp dağıtır.
Komite Üye Seçimi ve Oluşumu
Kurulun Daimi Komitesi olarak, Komitenin Direktörü ve Direktör olmayan üyeleri tüm Kurulun oy çokluğuyla atanır ve Kurul, komite üyeliğini ve tüzüğünü yıllık olarak gözden geçirir.
- Komite, çoğunluğu ve en az üçü Yönetim Kurulu Üyesi olmak üzere üç ila beş kişiden oluşur.
- Kurul, mümkün olan en kısa sürede boş pozisyonları doldurmaya çalışacaktır, ancak Komite, boş pozisyonlar olduğu sürece görevine devam edebilir.
- Yönetim Kurulu üyesi olmayan Komite üyeleri danışman sıfatıyla katılırlar ve oy kullanma hakkına sahip değildirler.
- Komite, mali yönetim konusunda temel uzmanlığa sahip üyelerden oluşacaktır; Komite özel konularda bağımsız uzmanlara danışmak isteyebilir.
- Finans ve Yatırım Komite(ler)inin üyeleri (varsa) Komitede görev alamazlar.
- The ORCID İcra Direktörü ve Sayman, uygun bağımsızlığın ve kontrolün sağlanması amacıyla Komitede görev yapamaz.
- Komitede ücretli personel görev alamaz; ancak Komite Başkanının daveti üzerine Komitenin işleyişini desteklemek amacıyla toplantılara katılabilir, incelenen konularda sunum yapabilir ve soruları yanıtlayabilirler.
- Komite üyeleri, Komite üyelerinden herhangi bir danışmanlık, danışmanlık veya başka telafi edici ücret almayacaktır. ORCIDve her üye, üyenin bağımsız muhakemesine müdahale edecek her türlü ilişkiden arınmış olacaktır.
- Komite üyelerinin tamamı her yıl bir yıllık süre için atanır.
- Komite üyeleri Yönetim Kurulunun takdiri doğrultusunda görev yapar ve Yönetim Kurulunun oyuyla görevden alınabilirler. Komitede görev yaptığı süre içerisinde Direktör olan ve daha sonra bu görevinden ayrılan herhangi bir üye, Yönetim Kurulu tarafından onaylanmadığı sürece (ilk maddede yer alan Komite oluşumu şartlarına tabi olarak) Komitede görev yapmaya devam edemez. Kurul tarafından onaylanması halinde söz konusu kişi oy hakkı olmayan üye olarak görev yapar.
- Tüm Komite üyelerinin imzalaması gerekecek ORCID'nin Çıkar Çatışması politikası.
Toplantılar ve Nisap
Denetim ve Risk Komitesi, sorumluluklarını yerine getirmek için ihtiyaç duyuldukça ve yılda en az üç kez toplanır:
- bir kez ORCIDbağımsız denetçileri, denetim raporunu inceler ve denetçinin, Şirketin muhasebe, defter tutma ve ilgili uygulama ve prosedürlerine ilişkin yorumlarını alır. Bu toplantı sırasında Denetim ve Risk Komitesi, icra oturumunda (yani personel olmadan) denetçilerle buluşacaktır.
- Denetlenmiş mali tabloları, IRS Form 990'ı ve ilgili belgeleri bir kez gözden geçirmek ve denetim sözleşmesini ve dolandırıcılık, mali usulsüzlükler ve iç kontrol başarısızlıklarıyla ilgili özel soruşturmaları onaylamak için ve
- Bir kez risk kaydını gözden geçirmek için.
Toplantı duyurusu Komite Başkanı tarafından tüm Komite üyelerine duyurulur. Toplantılar şahsen, telefonla veya video konferans yoluyla yapılabilir. Yeter sayısı oy kullanan Komite üyelerinin çoğunluğundan oluşacaktır ve bir konunun onaylanması için oy kullanan üyelerin çoğunluğunun oyu gerekecektir. Alternatif olarak, bir konu, oy kullanan üyelerin yazılı oybirliğiyle, toplantı yapılmaksızın onaylanabilir.
Komite üyeleri, materyalleri gözden geçirmekten ve grubun çalışmasına önemli katkılarda bulunmaktan sorumludur.
Komite Geçmişi
Şart onaylandı ORCID 26 Mart 2013 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından kabul edilmiş ve 17 Kasım 2021 ve 12 Ekim 2023 tarihlerinde değiştirilmiştir.
Komite Üyeliği
2024: Lori Schultz (Komite Başkanı), Steve Pinchotti, Michael Ullyot, Judi Zielke, Ryan Ko (dış üye), Marlon Domingus (harici üye)
2023: Paul Gemmill (Komite Başkanı), Nicolas Fressengeas, Steve Pinchotti, Marlon Domingus (dış üye), Ryan Ko (harici üye)
2022: Katharina Ruckstuhl (Komite Başkanı), Paul Gemmill, Katherine McNeill
2021: Katharina Ruckstuhl (Komite Başkanı), Paul Gemmill, Yuko Harayama, Andrew Cormak (harici üye)
2020: Simeon Warner (Komite Başkanı), karin kurt, Katharina Ruckstuhl, Andrew Cormak (harici üye)
2019: Chris Shillum (Komite Başkanı), Andrew Cormak, Lisa Hart, Simeon Warner
2018: Chris Shillum (Komite Başkanı) Lisa Hart, Alison Mitchell, ve Simeon Warner
2017: Patricia Brennan (Komite Başkanı), Lisa Hart, Bernie Rous, ve Chris Shillum
2016: Patricia Brennan (Komite Başkanı), Lisa Hart, Chris Shillumve Thom Hickey
2015: Veronique Kiermer (Komite Başkanı, Ocak-Kasım), Patricia Brennan (Komite Başkanı, Kasım-Aralık), Lisa Hart, Chris Shillumve Thom Hickey (Kas-Aralık)
2014: Simeon Warner (Komite Başkanı, Hideaki Takeda, Veronique Kiermer
2013: Craig van Dyck (Komite Başkanı), Hideaki Takeda, Simeon Warner