[avatar user=”Laure Haak” size=”thumbnail” align=”left” /]
İşte burada, evde oturuyoruz, favorinizi seçin web konferansı sistemi üzerinden birbirimizle konuşuyoruz, çocukları ve/veya evcil hayvanları ve/veya bant genişliğini birlikte yönetmeye çalışıyoruz. Ergenlik çağındaki çocuklarım bana kendi nesillerinin artık Yakınlaştırıcılar. Sayısız sosyal medya platformunda sürekli toplantı halinde olmanın, bunun ofise gidip yüz yüze görüşmekten daha yorucu olduğuna dair yorumlar gördüm. Ayrıca insanların sosyal mesafeden daha çok bir tecrit odasındaymış gibi hissetmekten bahsettiklerini duyuyorum. İnsanlar sosyal hayvanlardır (bizler bile çoğunlukla içe dönüküz) ve çoğumuz için bu bir işkence gibi geliyor.
COVID-19'un sosyal izolasyon yönü herkes için yeni olsa da, ORCID başından beri sanal bir ofiste faaliyet göstermektedir.
2010 yılında kurulan, ORCID hiçbir zaman merkezi bir ofise, binaya veya başka bir fiziksel ortak alana sahip olmadı. Tamamen sanal bir ofisin ilk öncülerinden biriydik. Sokak adından dolayı (kısmen) seçtiğimiz posta adresimiz için bir sanal ofis hizmeti kullanıyoruz. Yaklaşık iki yıl sonra Kurul, personele bir binaya ne zaman yatırım yapacağımızı sormayı bıraktı. Bir organizasyonu bir organizasyon olmadan yönetmenin tamamen mümkün olduğunu gördüler. Dünyanın her yerinden en iyi insanları işe alabilir, yaşadıkları topluluklarla ilişki kurabilir ve personelin hayatlarını daha kolay yönetmesini sağlayan bir iş günü yaratma esnekliği sunabiliriz. Sanal olmak dayanıklılığımızı artırır.
Peki, nasıl yapacağız?
Çeviklik ilkelerine göre yaşıyoruz. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş olarak misyonumuz, değerlerimiz ve ilkelerimiz çalışmalarımıza yön vermektedir. Yıllık hedefler belirlemek için kullandığımız temel stratejileri oluşturmak için senaryo planlaması yaptık. Eşzamanlılığı ve eşzamansızlığı benimsiyoruz. Şeffaf işbirliğini sağlamada da muhteşem olan çevrimiçi araçları kullanıyoruz. İşimizi nerede ve ne zaman olursak olalım bitirmek için birbirimize güveniyoruz. Topluluğumuzu derinden önemsiyoruz ve sorular sormamız, planlarımızı ve ilerlememizi toplulukla açıkça paylaşmamız gerektiğini biliyoruz.
Yeni bir kişi katıldığında ORCID ekip olarak bir dizüstü bilgisayar gönderiyoruz, tüm çevrimiçi araç ortamlarımıza kuruyoruz ve misyonumuzu ve hedeflerimizi gözden geçiriyoruz. Çoğu insan, teknoloji açısından bir haftadan daha kısa bir süre içinde gitmeye hazırdır. Daha zordur, çünkü her konumun kendi istihdam düzenlemeleri, vergileri, tatil günleri, emekli maaşı vb. vardır. Şu anda 37 ülkede ve her biri özel istihdam düzenlemelerine sahip birkaç ABD eyaletinde çalışan 15 personelimiz var.
Araçlar nasıl seçilir? Neyi başarmamız gerektiğine bağlı olarak. Burada bu, aktivite ve aciliyete göre bölünmüştür.
Fikirler ve Kararlar
Hem dahili (haftalık) hem de harici çalışma gruplarında (aylık) ve ilgi gruplarında (üç ayda bir) fikirleri tartışmak ve kararlar almak için eş zamanlı toplantılar kullanırız. Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack ve GoToMeeting gibi çeşitli çevrimiçi toplantı araçları kullanıyoruz. Toplantıların net bir gündemi olmasına ve gündemlerle bağlantılı materyaller hazırlamasına özen gösteririz. Notlar ve eylem maddeleri alıyoruz ve ilerlemeyi izliyoruz. Eşzamanlı toplantılar kritik ama tüm zamanımızı toplantılarda geçiremiyoruz. Alınan kararları harekete geçirmek için zamana ihtiyacımız var.
Malzemeler ve Kod
DropBox, Drupal ve WordPress ve Figshare gibi içerik yönetimi ve işbirliği araçlarıyla zenginleştirdiğimiz Google Docs ve Github dahil, eşzamanlı toplantılar için materyaller geliştirmek ve eylem öğelerini takip etmek için çeşitli platformlar kullanıyoruz. Bu işi yapmak için toplantılarda veya e-postalara yanıt vermede 2-4 saatlik bloklar ayırdık. Tepki vermek yerine düşünme zamanı. Bazı insanlar güne daha uzun konsantrasyon gerektiren işler yaparak başlamayı sever, bazıları da günü bu şekilde bitirmeyi sever. Her iki durumda da, bu korunan zaman, planlamanın gerektirdiği daha derin düşünmeyi mümkün kılar.
Projeler ve İlerleme
İşbirliği, temel bir değerdir ORCID. Trello, Salesforce ve Quickbooks kullanarak projeleri yönetiyor ve ilerlememizi takip ediyoruz. Temel ekip sorumluluklarını tanımlamaya ve iyileştirmeye ve ekipler içinde ve ekipler arasında anlaşmalar yapmaya zaman harcıyoruz. Çalışmalarımızı organize etmek, zaman çizelgelerini belirgin hale getirmek, görevleri paylaşmak ve kurum içinde ve genelinde projelerin tamamlanmasına yardımcı olabilecek @ kişiler için ekip ve proje Trello panolarını kullanıyoruz. Daha ayrıntılı ve daha hızlı iletişim için Slack kullanıyoruz. İstatistikleri haftalık olarak paylaşıyoruz ve ilerlemeyi ve boylamsal eğilimleri daha iyi görselleştirmek için bu yıl bir analitik tesisi kullanıma sunuyoruz.
Değerler ve Kültür
Her ekip farklı çalışır ve hangi araçların kullanıldığı ve nasıl dağıtıldığı konusunda çeviklik ve yaratıcılığa izin veririz. Ayrıca birçok ülkeden, kültürden ve zaman diliminden insanlarımız var. Çeşitliyiz ve kapsayıcı olmalıyız. Birlikte etkin bir şekilde çalışmamıza yardımcı olmak, bizimkinden daha fazlasını gerektirir. misyonumuz. Güven ve şeffaflık gerektirir. Büyüdükçe, değerlerimizi keşfetmek için daha fazla zaman harcadık. Kısa bir süre önce kullanıma sunduk İş Yerinde Onur politika. Her ekibin her yıl bir değeri yaşamasını sağlayarak değerlerimizi derinlemesine inceleriz ve personelin yıllık performans hedefleri, çalışmalarımızın ekip değerimizi nasıl desteklediğini içerir. Bu yıl ekipler, temel sorumluluklarını artırmak için sözleşmeler geliştiriyor. Bunu yapıyoruz çünkü nasıl çalıştığımız da en az ne üzerinde çalıştığımız kadar önemli.
İşbirliği araç kutumuz
Fikirler ve Kararlar |
|
Check-in, Sorular, Yükseltmeler |
|
Proje Planlama, Yönetim ve Raporlama |
|
İçerik Yönetimi |
|
donanım |
|