Ливерпульский университет, основанный в 1881 году, является престижным научно-исследовательским учреждением, расположенным в Ливерпуле, Великобритания. Известный своей приверженностью академическому совершенству, университет предлагает различные программы бакалавриата и магистратуры. Обладая богатой историей, яркой студенческой жизнью и глобальным мировоззрением, он способствует инновациям и научным достижениям. Имея разнообразное глобальное сообщество, насчитывающее более 27,000 4,000 студентов, в нем работают более XNUMX сотрудников, включая академических и неакадемических специалистов, которые занимаются созданием благоприятной среды обучения.
Ливерпульский университет стал ORCID членом в октябре 2015 года в составе нашего британского консорциума под руководством Jisc. Университет добавил Affiliation Manager предоставлять точные данные о принадлежности своим исследователям ORCID записи. Как и любой ORCID Членская организация, Ливерпульский университет имеет уникальную возможность добавлять проверенную информацию о принадлежности своих исследователей к своим ORCID записи. Поступая таким образом, наши члены работают вместе как распределенное глобальное сообщество проверенных поставщиков данных, чтобы повысить надежность и целостность научных данных в целом.
Недавно у нас была возможность взять интервью у Марайке Венер, специалиста по показателям исследовательских публикаций в Ливерпульском университете, о том, как они использовали существующие ORCID принятие среди своих исследователей и использовал Affiliation Manager— инструмент интеграции, не требующий технических навыков, доступный исключительно члены консорциума— гарантировать, что их авторы указаны правильно, а их исследования должным образом признаны и заметны. Их интеграция является хорошим недавним примером того, как организации могут использовать Постоянные идентификаторы (PID) дополнительным способом, в их случае, используя ROR, идентификатор реестра исследовательской организации, который помогает устранить неоднозначность определения принадлежности.
Можете ли вы описать тип аффилиации, которую вы добавляете в ORCID реестр с использованием Affiliation Manager?
Мы знаем, что в Ливерпульском университете многие сотрудники и студенты аспирантов (PGR), участвующие в исследованиях, уже подписались на ORCID идентификатор. На данном этапе мы на самом деле не знаем того, чего мы не знаем. Например, могут быть некоторые исследователи, которые случайно не связаны с Ливерпульским университетом и поэтому не фигурируют в определенных отчетах.
Цель введения Affiliation Manager заключалась в том, чтобы убедиться, что сотрудники/студенты, у которых есть ORCID iD правильно связаны с нашим учреждением — как для простоты и точности составления отчетов в будущем, так и для поощрения тех, у кого еще нет ORCID iD Зарегистрироваться. На самом деле мы включили информацию ROR, чтобы помочь с атрибуцией принадлежности.
В будущем мы надеемся использовать и другие интеграции. ORCID намекает на возможность включения публикаций для исследователей, предоставивших доступ, что будет хорошо сочетаться с нашей CRIS (Информационная система текущих исследований). Это требует дальнейшего изучения с нашей стороны; получение профилей для нашего учреждения является первоначальной целью.
Почему вы решили использовать Affiliation Manager? Каков ваш вариант использования?
ORCID поскольку это бесплатная некоммерческая организация, подписка на iD очень просто, а также тот факт, что спонсоры и издатели не только рекомендуют, но иногда требуют аутентификации ORCID iD в их системах вызвали у нас желание больше взаимодействовать с ним как с учреждением. Один случай вызвал особую дискуссию: исследователь из Ливерпуля опубликовал статью, но из-за своего почетного положения в другом учреждении (и указанное учреждение использовало Affiliation Manager требовать их аккаунта) конкретная публикация была указана только под принадлежностью другого учреждения, а не «Ливерпуля». Чтобы было ясно: мы не намерены подталкивать исследователей туда и обратно, а скорее стремимся к тому, чтобы публикации были правильно атрибутированы, оставляя на усмотрение исследователя, дадут ли они разрешение или нет. По крайней мере, это отличная подсказка для всех, у кого есть ORCID профиль, чтобы проверить текущие настройки.
Вдохновленная этим случаем, возможность найти и использовать данные, которые уже существуют, но в настоящее время теряются из-за неправильного указания принадлежности, была отличной мотивацией. Мы решили привлечь не только научных сотрудников и профессорско-преподавательский состав, но и студентов PGR, поскольку они так же участвуют в научных исследованиях. Выработайте привычку использовать такие профили, как ORCID с самого начала может также помочь лишь снизить административную нагрузку. В будущем мы планируем изучить и другие типы контрактов.
Точные данные, очевидно, играют ключевую роль в стратегическом планировании и гарантируют, что учреждение узнает о блестящих достижениях наших сотрудников и студентов, занимающихся исследованиями. Affiliation Manager, а вместе с ним и его уведомления (или, как мы их называли, «приглашения к присоединению»), казались достаточно простым инструментом, позволяющим сделать большие шаги к этому признанию и осведомленности из-за ORCIDподдержка и доступные ресурсы, а также простой процесс отправки самих уведомлений, что мы и сделали через ORCID системе, а не вручную посредством слияния почты.
Каков был процесс сбора данных? Как вы координировали это внутри? Каков ваш источник данных?
Проект возглавила небольшая группа в составе группы открытых исследований библиотеки, которая по мере необходимости обращалась к другим заинтересованным сторонам, таким как отделы маркетинга, стратегического планирования/бизнес-аналитики, HR и, конечно же, к исследователям. Небольшая основная команда позволила легко координировать различные этапы: от сбора исходных данных до коммуникационной стратегии, информационно-просветительской деятельности и финального этапа.
С помощью HR-команды Ливерпуля был собран список всех научных сотрудников, преподавателей и научных сотрудников, а также студентов PGR (чуть более 7,000 контактов). В таблицу также включена информация, указанная в Affiliation Manager Гид чтобы с самого начала иметь как можно более полный набор данных. Это было то, что смогла обеспечить HR-команда.
Нам показалось очень полезным, что адреса электронной почты для уведомления не обязательно должны совпадать с адресами, ORCID профиль, возможно, уже настроен. Получить эту информацию было бы практически невозможно, но составить список всех соответствующих сотрудников/студентов было несложно.
Сталкивались ли вы с какими-либо трудностями при использовании инструмента? Как вы их преодолели?
Ассоциация Affiliation Manager сам по себе имеет очень простой интерфейс, состоящий всего из нескольких кнопок, что означает очень малую вероятность сделать что-то не так. Единственная проблема, которая возникла, была при тестировании, а также при первоначальной полной загрузке, когда CSV не был принят в том виде, в котором он был, и выдавал ошибки в поле «определенный идентификатор организации» (например, ROR). ORCID Команда очень помогла и быстро исправила проблему, так как мы не смогли выявить ошибку с нашей стороны.
Каким-то образом при сохранении из Microsoft Excel в CSV была создана пустая строка или столбец, поэтому это следует проверить заранее, чтобы избежать проблем в запланированный день (см. рекомендации ниже). Мы очень высоко оценили ORCID Немедленная помощь команды!
Что сработало при общении с исследователями? Какие выводы или уроки вы извлекли?
Для коммуникационной стратегии мы выбрали многосторонний подход:
- Информационный бюллетень для всех сотрудников
- Новости во внутренней сети для всех сотрудников
- Информационные бюллетени факультетов/кафедр
- Информационный бюллетень библиотеки
- Сообщение в блоге библиотеки
- Социальные Сети
- Цифровые экраны в кампусе
- Веб-страницы, посвященные профилям исследователей
- Направьте электронное письмо всем затронутым сотрудникам/студентам, чтобы сообщить им об уведомлении.
Все сообщения, за исключением цифровых экранов в кампусе и веб-страниц с профилями исследователей, относятся непосредственно и только к партнерскому проекту. Разумеется, для тех, кто не знаком с этим, были включены краткие замечания о том, что и почему. ORCID. Однако на экранах появилась графика, призывающая всех, кто участвует в исследованиях, подписаться на участие в опросе. ORCID iD в первую очередь, тогда как веб-страницы переходят в подробнее в профилях исследователей вообще (не только ORCID идентификаторы). Последний является отличным источником информации как для сотрудников и студентов, участвующих в исследованиях, так и для административного персонала, чтобы лучше понять взаимосвязи. Эта часть коммуникационной стратегии играет роль в долгосрочной инициативе, информирующей исследователей о ORCID если они еще этого не сделали, и возникало ли это не только во время их вступления в должность, но и на протяжении всего их времени в Ливерпуле. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что исследователи знакомы с ORCID и другие профили исследователей и могут использовать их в полной мере.
Главный урок, который я извлек, заключался в том, чтобы поговорить с как можно большим количеством людей из разных отделов. Благодаря этим коллегам в коммуникационную стратегию были добавлены элементы, а также стали доступны новые маршруты и возможности (например, цифровые экраны в кампусе). Участие и предложенная помощь заслуживают похвалы.
Как вы планируете продолжать использовать этот инструмент? Планируете ли вы регулярные обновления?
Да. Мы планируем получать обновленные списки кадров каждые три месяца и загружать новый CSV-файл в Affiliation Manager. Затем уведомления будут отправлены ожидающим контактам из предыдущих отправок, а также новым сотрудникам и студентам, указанным в списках.
Есть ли у вас какие-либо рекомендации, которыми вы хотели бы поделиться с другими участниками, планирующими использовать этот инструмент?
Прежде чем начать общение, убедитесь, что все в порядке. Это означало, что как только мы узнаем, что у нас все готово к работе, мы сможем уверенно назначить даты, сообщить их и действовать быстро.
Загрузка тестового файла также была полезна. Таким образом, мы могли воспроизвести точный процесс, при этом только один член команды получал уведомления, чтобы точно знать, как выглядит интерфейс и как он изменится с точки зрения пользователя, а также внутри Affiliation Managerи как будут выглядеть отчеты. Отчеты будут полезны для отслеживания того, насколько хорошо ORCID в дальнейшем принимается внутри страны.
Поскольку мы решили, что уведомления будут отправляться с помощью инструмента, а не выполнять слияние писем, мы решили, что было бы полезно отправить электронное письмо за день до отправки, чтобы «предупредить» сотрудников и студентов. Домен заранее был помечен как локальный, но это дало нам возможность заявить, что ссылка в предстоящем электронном письме безопасна для перехода, чего ожидать и какие преимущества будет иметь предоставление разрешения. Хотя это означало необходимость иметь дело с возвратами и уведомлениями об отсутствии на работе, на самом деле это помогло обновить ряд адресов электронной почты, где уведомления об отсутствии на работе сообщали, что другой адрес электронной почты был бы более подходящим. При наличии ресурсов стоит рассматривать это как дополнительный шаг.
Каков ваш ключевой вывод, которым вы хотите поделиться о своем опыте?
Ключевой вывод заключается в том, что Affiliation Manager проект был полезен не только благодаря прямым результатам общения с большим количеством исследователей, у которых уже есть ORCID iD, это также вызвало множество разговоров и связей внутри существующих команд и проектов, тем самым повысив осведомленность о профилях исследователей в целом.
Мы надеемся, что эта искра может привести к более широкому освещению, когда сотрудники исследователей и студенты узнают о преимуществах и применении профилей исследователей на протяжении всей своей карьеры, а во многих случаях - с самого начала. Последовательное и доступное предоставление знаний, а также установление контактов, которые могут оказать помощь, мы надеемся, приблизят нас к цели снижения административного бремени для сотрудников и студентов в долгосрочной перспективе.
Участник
Марейке Венер
Марейке Венер (она/она) — специалист по показателям исследовательских публикаций в библиотеках, музеях и галереях Ливерпульского университета, Великобритания. Ее роль сосредоточена на общеуниверситетских инициативах, направленных на повышение осведомленности об ответственном использовании показателей, а также на том, как профили исследователей могут помочь сотрудникам и студентам, участвующим в исследованиях, поддерживать организованность своей исследовательской деятельности. Ранее она работала в академическом издательском секторе, занимаясь управлением цифровыми продуктами.