Как описано в Руководство администратора организации членского портала , прежде чем вы сможете добавить данные о принадлежности к вашему исследователю ORCID записей, ваши исследователи сначала должны предоставить вашей организации разрешение на редактирование своей записи, щелкнув настраиваемую ссылку, созданную порталом участников.
Хотя портал для участников генерирует ссылки для разрешений, ваша организация должна отправить их своим исследователям по электронной почте. Отправка этих писем из домена электронной почты вашей организации (в идеале) с использованием фирменного стиля вашей организации дает следующие преимущества:
- Повышенная вероятность того, что электронные письма будут успешно доставлены и открыты
- Снижение вероятности того, что исследователи будут рассматривать электронные письма как потенциальные попытки спама или фишинга.
- Возможность полностью настроить сообщение и дизайн в соответствии с потребностями и политиками вашей организации.
Рекомендации по содержанию разрешений электронной почты
необходимые
- Краткое объяснение цели сообщения
- Ссылка для разрешения, созданная порталом для участников, настроенная для каждого исследователя (как указано в адресе электронной почты в CSV загружен с членского портала)
- Шаги, необходимые для предоставления разрешения
- Краткое объяснение того, что произойдет после предоставления разрешения
- Контактное лицо в вашей организации для получения помощи или вопросов о вашем ORCID
- Ссылка на дополнительную информацию о ORCID
- Заявление о политике конфиденциальности / ссылка, поясняющая, что политика конфиденциальности вашей организации применяется к данным о членстве, загруженным на портал участников. ORCIDполитика конфиденциальности применяется к данным только после того, как они добавлены в ORCID Реестр. В случае ORCID Портал для членов, ORCID процессор данных; ваша организация считается контролером данных.
- Любой другой текст или ссылки, требуемые политиками массовой рассылки вашей организации.
Рекомендованные
- Брендирование вашей организации (например, в заголовке / нижнем колонтитуле сообщения)
- Приветствие с именем исследователя
- Заявление об институциональной поддержке ORCID
- Ссылки на дополнительную информацию о вашей организации ORCID инициатива
Отправка разрешительных писем
С помощью инструмента массовой рассылки электронной почты вашей организации (рекомендуется)
Многие организации предоставляют инструменты / услуги для массовой рассылки электронной почты. Свяжитесь с отделами коммуникаций, маркетинга и / или ИТ вашей организации, чтобы определить, какие инструменты доступны и какие политики использования существуют для этих инструментов.
При оценке доступных инструментов имейте в виду, что инструмент должен поддерживать импорт и динамическую вставку ссылок разрешений, созданных порталом участников.
Через учетную запись электронной почты организации
Если ваша организация не предоставляет инструмент массовой рассылки электронной почты, вы можете использовать обычную корпоративную учетную запись электронной почты. Обратите внимание, что некоторые почтовые службы ограничивают количество сообщений, которые вы можете отправлять из вашей учетной записи.
Однако ниже представлена общая документация по массовой рассылке электронных писем с использованием популярных корпоративных почтовых сервисов. ORCID не поддерживает использование этих сервисов. Пожалуйста, обратитесь к документации вашей организации и / или к ИТ-специалистам, чтобы узнать, как рассылать массовые электронные письма.
Outlook
Слияние писем с Microsoft Word (требуется поддержка MAPI)
Gmail не поддерживает функцию «слияния писем» из коробки, однако в GSuite Marketplace доступно несколько надстроек, в том числе Еще одно слияние
Gmail
Пример текста сообщения
См. наш рекомендуемый шаблон электронной почты ниже или просмотрите его в Документах Google. здесь. Важно указать действие, которое вы хотите, чтобы ваши исследователи выполнили (нажмите на ссылку и дайте разрешение), в верхней части электронного письма. Поместите дополнительную информацию дальше вниз по странице, чтобы максимизировать шансы на то, что они прочитают письмо и не будут перегружены информацией.