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Então, aqui estamos nós sentados, em casa, conversando uns com os outros no sistema de conferência web de escolha do seu favorito, tentando co-gerenciar crianças e / ou animais de estimação e / ou largura de banda. Meus filhos adolescentes me dizem que sua geração agora é chamada de Zoomers. Já vi comentários em várias plataformas de mídia social sobre estar em reuniões o tempo todo e como isso é mais cansativo do que ir ao escritório e encontrar-se cara a cara. Também ouço pessoas falando sobre distanciamento social, sentindo-se mais como em uma câmara de isolamento. Os humanos são animais sociais (até nós, na maioria introvertidos), e para muitos isso parece uma tortura.
Embora o aspecto de isolamento social do COVID-19 seja novo para todos, ORCID opera em um escritório virtual desde o início.
Fundada em 2010, ORCID nunca teve um escritório central, prédio ou outro espaço físico compartilhado. Fomos um dos pioneiros de um escritório totalmente virtual. Usamos um serviço de escritório virtual para nosso endereço de correspondência, que escolhemos (em parte) devido ao nome da rua. Depois de cerca de dois anos, o Conselho parou de perguntar aos funcionários quando investiríamos em um prédio. Eles viram que era inteiramente possível administrar uma organização sem um. Podemos contratar as melhores pessoas de qualquer lugar do mundo, nos envolver com as comunidades onde vivem e oferecer flexibilidade na criação de um dia de trabalho que permite aos funcionários administrar suas vidas com mais facilidade. Ser virtual aumenta nossa resiliência.
Então, como fazemos isso?
Vivemos pelos princípios da agilidade. Como uma organização sem fins lucrativos, nossa missão, valores e princípios norteiam nosso trabalho. Nós nos engajamos no planejamento de cenários para estabelecer estratégias centrais, que usamos para estabelecer metas anuais. Abraçamos a sincronicidade e a assincronicidade. Usamos ferramentas online que também são espetaculares para permitir uma colaboração transparente. Confiamos uns nos outros para realizar nosso trabalho quando e onde estivermos. Nós nos preocupamos profundamente com nossa comunidade e sabemos que devemos fazer perguntas e compartilhar nossos planos e progresso abertamente com a comunidade.
Quando uma nova pessoa se junta ao ORCID equipe, enviamos um laptop, os configuramos em todos os nossos ambientes de ferramentas online e revisamos nossa missão e objetivos. A maioria das pessoas está pronta para começar, do ponto de vista da tecnologia, em menos de uma semana. Harder está integrado na folha de pagamento, porque cada local tem seus próprios regulamentos trabalhistas, impostos, dias de férias, pensão, etc. Atualmente, temos 37 funcionários trabalhando em 15 países e vários estados dos EUA, cada um com regulamentos trabalhistas específicos.
Como escolher ferramentas? Com base no que precisamos realizar. Aqui, isso é dividido por atividade e urgência.
Ideias e Decisões
Usamos reuniões síncronas para discutir ideias e tomar decisões, tanto internamente (semanalmente) como em grupos de trabalho externos (mensal) e grupos de interesse (trimestral). Usamos uma variedade de ferramentas de reunião online, incluindo Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack e GoToMeeting. Temos o cuidado de ter uma agenda clara para as reuniões e de preparar materiais que estejam vinculados às agendas. Tomamos notas e ações, e monitoramos o progresso. As reuniões síncronas são críticas, mas não podemos gastar todo o nosso tempo em reuniões. Precisamos de tempo para agir sobre as decisões.
Materiais e Código
Usamos uma variedade de plataformas para desenvolver materiais para reuniões síncronas e acompanhamento de itens de ação, incluindo Google Docs e Github, que aumentamos com gerenciamento de conteúdo e ferramentas de colaboração, incluindo DropBox, Drupal e WordPress e Figshare. Para fazer esse trabalho, reservamos blocos de tempo de 2 a 4 horas sem reuniões ou respostas a e-mails. É hora de pensar em vez de reagir. Algumas pessoas gostam de começar o dia fazendo trabalhos que exijam mais concentração, outras gostam de terminar assim. De qualquer forma, esse tempo protegido permite uma reflexão mais profunda que o planejamento exige.
Projetos e progresso
A colaboração é um valor fundamental de ORCID. Gerenciamos projetos e acompanhamos nosso progresso usando Trello, Salesforce e Quickbooks. Gastamos tempo definindo e refinando as responsabilidades centrais da equipe e articulando acordos dentro e entre as equipes. Usamos quadros Trello de equipe e projeto para organizar nosso trabalho, tornar os cronogramas explícitos, compartilhar tarefas e @ pessoas dentro e em toda a organização que podem ajudar a concluir projetos. Para uma comunicação mais precisa e rápida, usamos o Slack. Compartilhamos estatísticas semanalmente e estamos lançando um recurso de análise este ano para visualizar melhor o progresso e as tendências longitudinais.
Valores e Cultura
Cada equipe trabalha de forma diferente e permitimos agilidade e criatividade nas ferramentas utilizadas e na forma como são implantadas. Além disso, temos pessoas de muitos países, culturas e fusos horários. Somos diversos e devemos ser inclusivos. Para nos ajudar a trabalhar juntos de forma eficaz requer mais do que nosso missão. Requer confiança e transparência. À medida que crescemos, passamos mais tempo explorando nossos valores. Recentemente, lançamos nosso Dignidade no Trabalho política. Investigamos nossos valores fazendo com que cada equipe viva um valor a cada ano, e as metas de desempenho anual da equipe incluem como nosso trabalho apóia o valor de nossa equipe. Este ano, as equipes estão desenvolvendo estatutos para aumentar suas responsabilidades centrais. Fazemos isso porque a forma como trabalhamos é pelo menos tão importante naquilo em que trabalhamos.
Nossa caixa de ferramentas de colaboração
Ideias e Decisões |
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Check-in, perguntas, encaminhamentos |
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Planejamento, gerenciamento e relatórios de projetos |
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Gerenciamento de Conteúdo |
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Hardware |
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