A Universidade de Liverpool, fundada em 1881, é uma prestigiada instituição de pesquisa intensiva localizada em Liverpool, Reino Unido. Reconhecida por seu compromisso com a excelência acadêmica, a universidade oferece diversos programas de graduação e pós-graduação. Com uma história rica, uma vida vibrante no campus e uma perspectiva global, promove a inovação e o sucesso acadêmico. Com uma comunidade global diversificada de mais de 27,000 estudantes, emprega mais de 4,000 funcionários, incluindo profissionais acadêmicos e não acadêmicos, dedicados a fornecer um ambiente de aprendizagem favorável.
A Universidade de Liverpool tornou-se uma ORCID membro em outubro de 2015 como parte de nosso consórcio no Reino Unido liderado por Jisc. A Universidade adicionou o Affiliation Manager para fornecer dados precisos de afiliação aos seus pesquisadores ORCID registros. Como acontece com qualquer ORCID organização membro, a Universidade de Liverpool está em uma posição única para adicionar informações validadas sobre a afiliação de seus pesquisadores ao seu ORCID registros. E ao fazê-lo, os nossos membros trabalham juntos como uma comunidade global distribuída de contribuidores de dados validados para melhorar a fiabilidade e integridade do registo académico como um todo.
Recentemente tivemos a oportunidade de entrevistar Mareike Wehner, Diretora de Métricas de Publicações de Pesquisa da Universidade de Liverpool, sobre como eles aproveitaram ORCID adoção entre seus pesquisadores e utilizou o Affiliation Manager—uma ferramenta de integração que não requer conhecimentos técnicos, disponível exclusivamente para membros do consórcio—para garantir que sejam atribuídos corretamente e que a sua investigação seja devidamente reconhecida e visível. A sua integração é um bom exemplo recente de como as organizações podem utilizar Identificadores Persistentes (PIDs) de forma complementar, no caso deles, utilizando MMR, o identificador do Registro da Organização de Pesquisa, para ajudar a desambiguar a atribuição de afiliação.
Você pode descrever o tipo de afiliações que está adicionando ao ORCID registro usando o Affiliation Manager?
Na Universidade de Liverpool, estamos cientes de que muitos funcionários e estudantes de Pós-Graduação (PGR) envolvidos em pesquisa já estão inscritos em um programa ORCID eu ia. Nós realmente não sabemos nesta fase o que não sabemos. Por exemplo, pode haver alguns investigadores que acidentalmente não estejam afiliados corretamente à Universidade de Liverpool e, portanto, não apareçam em determinados relatórios.
O objectivo de introduzir o Affiliation Manager era garantir que os funcionários/alunos que tivessem um ORCID iD estão corretamente afiliados à nossa instituição - tanto pela facilidade e precisão da geração de relatórios no futuro, como também para encorajar aqueles que ainda não têm um ORCID iD para se inscrever. No push real, incluímos informações ROR para ajudar na atribuição de afiliação.
No futuro, esperamos fazer uso de outras integrações. ORCID sugere a possibilidade de incluir publicações para pesquisadores que concederam acesso, o que combinaria perfeitamente com nosso CRIS (Sistema de Informação de Pesquisa Atual). Isto precisa de mais exploração da nossa parte; a reivindicação de perfis para a nossa instituição é o objetivo inicial.
Por que você decidiu usar o Affiliation Manager? Qual é o seu caso de uso?
ORCID sendo uma organização gratuita e sem fins lucrativos, a inscrição em um iD sendo muito simples, e o fato de que financiadores e editores não apenas recomendam, mas às vezes exigem ORCID Os IDs em seus sistemas nos fizeram querer nos envolver mais com eles como instituição. Um caso gerou especificamente o debate: um pesquisador de Liverpool publicou um artigo, mas por causa de sua posição honorária em outra instituição (e a referida instituição usando o Affiliation Manager para reivindicar sua conta), a publicação específica foi listada apenas sob a afiliação da outra instituição, e não de Liverpool. Para deixar claro: não pretendemos empurrar os pesquisadores para frente e para trás, mas sim que as publicações sejam atribuídas corretamente, deixando ao critério do pesquisador conceder permissão ou não. No mínimo, é uma ótima sugestão para todos com um ORCID perfil para verificar suas configurações atuais.
Inspirado neste caso, a possibilidade de encontrar e ingerir dados que já existem, mas que atualmente se perdem por causa de atribuições incorretas de afiliações, foi uma grande motivação. Decidimos incluir não só investigadores e docentes e investigadores, mas também estudantes da PGR, uma vez que estão igualmente envolvidos na investigação. Adquirindo o hábito de usar perfis como ORCID desde o início também só pode ajudar a reduzir a carga administrativa. Para iniciativas futuras, pretendemos investigar também outros tipos de contratos.
Dados precisos obviamente desempenham um papel fundamental no planejamento estratégico e garantem que a instituição conheça as brilhantes realizações de nossos funcionários e estudantes envolvidos na pesquisa. O Affiliation Manager, e com ele suas notificações (ou como as chamamos, “convites de afiliação”), pareciam uma ferramenta bastante fácil para dar grandes passos em direção a esse reconhecimento e conscientização por causa de ORCIDsuporte e recursos disponíveis, e também um processo simples de envio das próprias notificações, o que fizemos através do ORCID sistema em vez de manualmente através de uma mala direta.
Qual foi o processo de coleta de dados? Como você coordenou isso internamente? Qual é a sua fonte de dados?
O projeto foi liderado por uma pequena equipe dentro da equipe de Pesquisa Aberta da biblioteca, alcançando outras partes interessadas, como Marketing, Planejamento Estratégico/Business Intelligence, RH e, claro, pesquisadores como e quando necessário. Uma pequena equipa central facilitou a coordenação das diferentes etapas, desde a recolha dos dados iniciais, à estratégia de comunicação, à divulgação e ao impulso final.
Com a ajuda da equipa de RH de Liverpool, foi recolhida uma lista de todos os investigadores, docentes e investigadores e alunos da PGR (pouco mais de 7,000 contactos). A planilha também incluía as informações listadas no Affiliation Manager Guia ter um conjunto de dados o mais completo possível desde o início. Isso foi algo que a equipe de RH foi capaz de fornecer.
Achamos muito útil que os endereços de e-mail para a notificação não precisassem ser os mesmos que um ORCID o perfil já pode estar configurado. Obter essas informações teria sido quase impossível, mas criar uma lista de todos os funcionários/alunos relevantes foi simples.
Você enfrentou algum desafio ao usar a ferramenta? Como você os superou?
O Affiliation Manager em si possui uma interface muito simples com apenas alguns botões, o que significa muito pouca chance de errar. O único problema que surgiu foi em um teste e também no upload completo inicial, quando o CSV não foi aceito como estava e gerou erros no campo “identificador de organização desambiguado” (por exemplo, ROR). O ORCID a equipe foi muito prestativa e corrigiu o problema prontamente, pois não conseguimos identificar o erro de nossa parte.
De alguma forma, uma linha ou coluna em branco foi criada ao salvar do Microsoft Excel para csv, então isso é algo que deve ser testado com antecedência para evitar dificuldades no dia agendado (veja recomendações mais abaixo). Apreciámos muito o ORCID ajuda imediata da equipe!
O que funcionou ao se comunicar com os pesquisadores? Que percepções você obteve ou lições que aprendeu?
Para a estratégia de comunicação, optámos por uma abordagem multifacetada:
- Boletim informativo para todos os funcionários
- Notícia de intranet de todos os funcionários
- Boletins informativos do corpo docente/departamento
- Boletim informativo da biblioteca
- Postagem no blog da biblioteca
- Redes sociais
- Telas digitais no campus
- Páginas dedicadas a perfis de pesquisadores
- E-mail direto para todos os funcionários/alunos afetados para informá-los sobre a notificação
Todas as comunicações, exceto as telas digitais do campus e as páginas web dos perfis dos pesquisadores, relacionadas direta e exclusivamente ao projeto de afiliação. É claro que breves comentários sobre o quê e por que foram incluídos para aqueles que não estão familiarizados com ORCID. As telas, no entanto, mostravam um gráfico incentivando qualquer pessoa envolvida em pesquisa a se inscrever em um programa ORCID iD em primeiro lugar, enquanto as páginas da web vão para mais detalhes sobre perfis de pesquisadores geralmente (não apenas ORCID identificações). Este último é um ótimo recurso para direcionar tanto funcionários e alunos envolvidos na pesquisa, quanto funcionários administrativos, a fim de obter uma maior compreensão das conexões. Esta parte da estratégia de comunicação desempenha um papel numa iniciativa a longo prazo que sensibiliza os investigadores para a ORCID se ainda não o fizeram, e que isso surja não apenas na sua posse, mas ao longo do tempo no Liverpool. O objetivo é garantir que os pesquisadores estejam familiarizados com ORCID e outros perfis de pesquisadores e podem utilizá-los em todo o seu potencial.
A principal lição aprendida foi conversar com o maior número possível de pessoas de diferentes departamentos. Graças a esses colegas, foram acrescentados itens à estratégia de comunicação ao longo do caminho e novas rotas e possibilidades (por exemplo, telas digitais no campus) tornaram-se acessíveis. O envolvimento e a ajuda oferecida foram louváveis.
Como você planeja continuar usando a ferramenta? Você está planejando atualizações regulares?
Sim. Nosso plano é receber listas atualizadas de RH a cada três meses e enviar um novo CSV para o Affiliation Manager. As notificações serão então enviadas para contatos pendentes de pushes anteriores, bem como para novos funcionários e alunos indicados nas listas.
Você tem alguma recomendação que gostaria de compartilhar com outros membros que planejam usar a ferramenta?
Certificar-se de que tudo está em ordem antes de iniciar as comunicações provou ser um sucesso. Isso significava que, uma vez que soubéssemos que tínhamos tudo pronto, poderíamos definir datas com segurança e comunicá-las, e agir rapidamente.
Carregar um arquivo de teste também foi útil. Dessa forma, poderíamos executar o processo exato com apenas um membro da equipe recebendo as notificações para saber exatamente como era a interface e como ela mudaria da perspectiva do usuário, mas também dentro do Affiliation Managere como seriam os relatórios. Os relatórios serão valiosos para monitorar quão bem ORCID está sendo adotado internamente daqui para frente.
Como optamos por que as notificações fossem enviadas pela ferramenta em vez de fazer uma mala direta, decidimos que seria útil enviar um e-mail um dia antes do push para “avisar previamente” funcionários e alunos. O domínio foi marcado previamente como local, mas nos deu a oportunidade de afirmar que era seguro clicar no link do próximo e-mail, o que esperar e quais benefícios a concessão da permissão traria. Embora significasse lidar com devoluções e notificações de ausência temporária, na verdade ajudou a atualizar vários endereços de e-mail onde as notificações de ausência temporária informavam que um e-mail diferente seria mais adequado. Vale a pena considerar isto como um passo extra se os recursos estiverem disponíveis.
Qual é a principal conclusão que você deseja compartilhar sobre sua experiência?
A principal conclusão é que o Affiliation Manager projeto não foi útil apenas pelos resultados diretos de conexão com mais pesquisadores que já possuem uma ORCID iD, também gerou muitas conversas e conexões dentro de equipes e projetos existentes, aumentando assim a conscientização sobre os perfis dos pesquisadores em geral.
Esperamos que esta centelha possa traduzir-se numa maior exposição, com o pessoal de investigação e os estudantes a aprenderem sobre os benefícios e a aplicação dos perfis de investigador ao longo da sua carreira e, em muitos casos, desde o início. Fornecer o conhecimento de forma consistente e acessível, bem como introduzir os contactos que existem para ajudar, irá, esperançosamente, aproximar-nos do objetivo de reduzir a carga administrativa para funcionários e estudantes a longo prazo.
Colaboradora
Mareike Wehner
Mareike Wehner (ela/ela) é Diretora de Métricas de Publicações de Pesquisa nas Bibliotecas, Museus e Galerias da Universidade de Liverpool, Reino Unido. A sua função centra-se em iniciativas a nível universitário destinadas a promover a consciencialização sobre o uso responsável de métricas e nas formas como os perfis dos investigadores podem ajudar funcionários e estudantes envolvidos na investigação a manter as suas atividades de investigação organizadas. Anteriormente, atuou no setor editorial acadêmico em gestão de produtos digitais.
