Uniwersytet w Liverpoolu, założony w 1881 roku, jest prestiżową instytucją intensywnie badawczą z siedzibą w Liverpoolu w Wielkiej Brytanii. Znany ze swojego zaangażowania w doskonałość akademicką, uniwersytet oferuje różne programy studiów licencjackich i podyplomowych. Dzięki bogatej historii, tętniącemu życiem kampusu i globalnej perspektywie sprzyja innowacjom i osiągnięciom naukowym. Dysponując zróżnicowaną globalną społecznością liczącą ponad 27,000 4,000 studentów, zatrudnia ponad XNUMX pracowników, w tym specjalistów akademickich i nieakademickich, których zadaniem jest zapewnianie wspierającego środowiska do nauki.
Uniwersytet w Liverpoolu stał się ORCID członkiem w październiku 2015 r. w ramach naszego brytyjskiego konsorcjum kierowanego przez Jisc. Uniwersytet dodał Affiliation Manager dostarczanie dokładnych danych o przynależności swoim badaczom ORCID dokumentacja. Jak z każdym ORCID organizacji członkowskiej, Uniwersytet w Liverpoolu ma wyjątkową możliwość dodawania do swojej organizacji zweryfikowanych informacji na temat przynależności swoich badaczy ORCID dokumentacja. W ten sposób nasi członkowie współpracują jako rozproszona, globalna społeczność zweryfikowanych autorów danych, aby poprawić wiarygodność i integralność całego dorobku naukowego.
Niedawno mieliśmy okazję przeprowadzić wywiad z Mareike Wehner, specjalistką ds. metryk publikacji badawczych na Uniwersytecie w Liverpoolu, na temat tego, w jaki sposób wykorzystano istniejące ORCID przyjęcie wśród badaczy i wykorzystał technologię Affiliation Manager—narzędzie integracyjne niewymagające umiejętności technicznych, dostępne wyłącznie dla członkowie konsorcjum— aby zapewnić ich prawidłowe przypisanie oraz właściwe rozpoznanie i widoczność ich badań. Ich integracja jest dobrym, najnowszym przykładem tego, jak organizacje mogą z nich skorzystać Trwałe identyfikatory (PID) w sposób uzupełniający, w ich przypadku, wykorzystując MMR, identyfikator rejestru organizacji badawczej, który pomaga w ujednoznacznieniu przypisania przynależności.
Czy możesz opisać typ powiązań, które dodajesz do pliku ORCID rejestru przy użyciu Affiliation Manager?
Na Uniwersytecie w Liverpoolu mamy świadomość, że wielu pracowników i studentów studiów podyplomowych (PGR) zaangażowanych w badania jest już zapisanych na studia ORCID ID. Na tym etapie tak naprawdę nie wiemy, czego nie wiemy. Na przykład niektórzy badacze mogą przypadkowo nie być prawidłowo powiązani z Uniwersytetem w Liverpoolu i dlatego nie pojawiają się w niektórych raportach.
Celem wprowadzenia Affiliation Manager było upewnienie się, że pracownicy/studenci, którzy posiadają ORCID iD są prawidłowo związani z naszą instytucją – zarówno ze względu na łatwość i dokładność prowadzenia raportów w przyszłości, jak i zachęcenie tych, którzy nie mają jeszcze ORCID iD zapisać się. W ramach inicjatywy zamieściliśmy informacje ROR, aby pomóc w przypisaniu przynależności.
W przyszłości mamy nadzieję skorzystać z innych integracji. ORCID wskazówki dotyczące możliwości uwzględniania publikacji dla badaczy, którzy udzielili dostępu, co dobrze pasowałoby do naszego CRIS (bieżącego systemu informacji badawczej). Wymaga to dalszych badań z naszej strony; Celem początkowym jest uzyskanie profili dla naszej instytucji.
Dlaczego zdecydowałeś się użyć Affiliation Manager? Jaki jest twój przypadek użycia?
ORCID będąc bezpłatną organizacją non-profit, zarejestruj się w iD jest bardzo proste, a także fakt, że zarówno fundatorzy, jak i wydawcy nie tylko polecają, ale czasami wymagają uwierzytelnienia ORCID iD w ich systemach sprawiły, że chcieliśmy bardziej nawiązać z nim kontakt jako instytucją. Dyskusję wywołał konkretnie jeden przypadek: badacz z Liverpoolu opublikował artykuł, ale ze względu na swoje honorowe stanowisko w innej instytucji (i wspomniana instytucja korzystająca z Affiliation Manager aby ubiegać się o swoje konto), konkretna publikacja została wymieniona jedynie w ramach przynależności innej instytucji, a nie Liverpoolu. Żeby było jasne: nie mamy zamiaru popychać badaczy w tę i z powrotem, ale raczej, aby publikacje były poprawnie przypisywane, pozostawiając badaczowi decyzję, czy udzieli zgody, czy nie. Jeśli nic więcej, jest to świetna podpowiedź dla każdego, kto ma ORCID profile, aby sprawdzić ich bieżące ustawienia.
Zainspirowana tym przypadkiem, wielką motywacją była możliwość znalezienia i wykorzystania danych, które już istnieją, ale obecnie gubią się z powodu błędnego przypisania powiązań. Postanowiliśmy włączyć do projektu nie tylko pracowników naukowych i dydaktyczno-naukowych, ale także studentów PGR, ponieważ oni są tak samo zaangażowani w badania. Wyrobienie nawyku korzystania z profili takich jak ORCID od samego początku może również jedynie pomóc w zmniejszeniu obciążeń administracyjnych. W przypadku przyszłych działań zamierzamy zbadać także inne rodzaje umów.
Dokładne dane odgrywają oczywiście kluczową rolę w planowaniu strategicznym i sprawiają, że uczelnia wie o znakomitych osiągnięciach naszej kadry i studentów zaangażowanych w badania. The Affiliation Manager, a wraz z nim powiadomienia (lub, jak je nazywaliśmy, „zaproszenia do przyłączenia się”), wydawały się wystarczająco łatwym narzędziem, aby poczynić duże kroki w kierunku uznania i świadomości ze względu na ORCIDwsparcia i dostępnych zasobów, a także prosty proces wysyłania samych powiadomień, który zrobiliśmy za pośrednictwem ORCID systemu zamiast ręcznie poprzez korespondencję seryjną.
Jak wyglądał proces zbierania danych? Jak skoordynowaliście to wewnętrznie? Jakie jest Twoje źródło danych?
Projektem kierował niewielki zespół należący do zespołu Open Research biblioteki, docierając do innych interesariuszy, takich jak działy marketingu, planowania strategicznego/wywiadu biznesowego, działy HR i, w razie potrzeby, oczywiście badacze. Niewielki zespół podstawowy ułatwił koordynację różnych etapów, od gromadzenia wstępnych danych, przez strategię komunikacji, po dotarcie do odbiorców i ostateczne działanie.
Przy pomocy zespołu HR Liverpoolu zebrano listę wszystkich pracowników naukowych, dydaktycznych i badawczych oraz studentów PGR (nieco ponad 7,000 XNUMX kontaktów). W arkuszu kalkulacyjnym znalazły się także informacje wymienione w pkt Affiliation Manager przewodnik aby od początku dysponować jak najbardziej kompletnym zestawem danych. To było coś, co zespół HR był w stanie zapewnić.
Uznaliśmy za bardzo przydatne, że adresy e-mail, na które należy wysyłać powiadomienia, nie musiały być takie same jak adresy e-mail ORCID profil może być już skonfigurowany. Uzyskanie takich informacji byłoby prawie niemożliwe, ale utworzenie listy wszystkich odpowiednich pracowników/studentów było proste.

Czy napotkałeś jakieś trudności podczas korzystania z narzędzia? Jak je pokonałeś?
Kurs Affiliation Manager sam w sobie ma bardzo prosty interfejs z zaledwie kilkoma przyciskami, co oznacza bardzo małe ryzyko popełnienia błędu. Jedyny problem, który się pojawił, pojawił się podczas testu, a także podczas początkowego pełnego przesłania, gdy plik CSV nie został zaakceptowany w takiej postaci, w jakiej był, i powodował błędy w polu „ujednoznacznionego identyfikatora organizacji” (np. ROR). The ORCID Zespół był bardzo pomocny i szybko go naprawił, ponieważ nie mogliśmy zidentyfikować błędu po naszej stronie.
W jakiś sposób podczas zapisywania z programu Microsoft Excel do pliku CSV utworzył się pusty wiersz lub kolumna, dlatego należy to wcześniej przetestować, aby uniknąć problemów w zaplanowanym dniu (patrz zalecenia poniżej). Bardzo doceniliśmy ORCID natychmiastowa pomoc zespołu!
Co zadziałało podczas komunikacji z badaczami? Jakie wnioski uzyskałeś lub czego się nauczyłeś?
W strategii komunikacji postawiliśmy na podejście wielopłaszczyznowe:
- Biuletyn dla wszystkich pracowników
- Wiadomości z intranetu wszystkich pracowników
- Biuletyny wydziałowe/katedralne
- Biuletyn Biblioteki
- Wpis na blogu biblioteki
- social media
- Cyfrowe ekrany na terenie kampusu
- Strony poświęcone profilom badaczy
- Wyślij wiadomość e-mail do wszystkich pracowników/uczniów, których dotyczy problem, aby poinformować ich o powiadomieniu
Wszelka komunikacja z wyjątkiem ekranów cyfrowych na terenie kampusu i stron internetowych dotyczących profili badaczy dotyczyła bezpośrednio i wyłącznie projektu afiliacyjnego. Oczywiście dla niewtajemniczonych zamieszczono krótkie uwagi na temat tego, co i dlaczego ORCID. Na ekranach pojawiła się jednak grafika zachęcająca każdego zaangażowanego w badania do zarejestrowania się ORCID iD w pierwszej kolejności, podczas gdy strony internetowe wchodzą więcej szczegółów na temat profili badaczy ogólnie (nie tylko ORCID identyfikatory). Ten ostatni jest doskonałym źródłem informacji zarówno dla pracowników i studentów zajmujących się badaniami naukowymi, jak i pracowników administracji, w celu lepszego zrozumienia powiązań. Ta część strategii komunikacyjnej odgrywa rolę w długoterminowej inicjatywie uświadamiającej badaczy ORCID jeśli jeszcze nimi nie są, i niech pojawia się to nie tylko podczas ich wprowadzenia, ale przez cały czas ich pracy w Liverpoolu. Celem jest upewnienie się, że badacze są zaznajomieni ORCID i innych profili badaczy i może wykorzystać je w pełni.
Główną lekcją, jaką wyciągnęliśmy, była rozmowa z jak największą liczbą osób z różnych działów. Dzięki tym kolegom po drodze do strategii komunikacji dodano elementy oraz udostępniono nowe trasy i możliwości (np. ekrany cyfrowe na terenie kampusu). Zaangażowanie i oferowana pomoc były godne pochwały.
Jak planujesz nadal używać tego narzędzia? Planujesz regularne aktualizacje?
Tak. Nasz plan zakłada otrzymywanie zaktualizowanych list HR co trzy miesiące i przesyłanie nowego pliku CSV do Affiliation Manager. Powiadomienia zostaną następnie wysłane do oczekujących kontaktów z poprzednich pushów, a także do nowych pracowników i studentów ujętych na listach.
Czy masz jakieś zalecenia, którymi chciałbyś się podzielić z innymi członkami planującymi korzystanie z tego narzędzia?
Upewnienie się, że wszystko jest w porządku przed rozpoczęciem komunikacji, okazało się skuteczne. Oznaczało to, że gdy już wiedzieliśmy, że mamy wszystko gotowe, mogliśmy śmiało ustalać daty, przekazywać je i działać szybko.
Przydało się również przesłanie pliku testowego. W ten sposób moglibyśmy przeprowadzić cały proces z jednym członkiem zespołu otrzymującym powiadomienia, aby dokładnie wiedzieć, jak będzie wyglądał interfejs i jak będzie się on zmieniał z perspektywy użytkownika, ale także w ramach Affiliation Manageri jak raporty będą wyglądać. Raporty będą przydatne do śledzenia skuteczności ORCID jest przyjmowany wewnętrznie w przyszłości.
Ponieważ zdecydowaliśmy się na wysyłanie powiadomień przez narzędzie zamiast na korespondencję seryjną, zdecydowaliśmy, że przydatne będzie wysłanie wiadomości e-mail na dzień przed pushem, aby „wcześniej ostrzec” pracowników i studentów. Domena została wcześniej oznaczona jako lokalna, ale dało nam to możliwość stwierdzenia, że link w nadchodzącej wiadomości e-mail można bezpiecznie kliknąć, czego się spodziewać i jakie korzyści niesie ze sobą udzielenie zgody. Chociaż oznaczało to radzenie sobie ze zwrotami przesyłek i powiadomieniami o nieobecności, w rzeczywistości pomogło zaktualizować wiele adresów e-mail, w przypadku których powiadomienia o nieobecności informowały, że bardziej odpowiedni będzie inny adres e-mail. Warto rozważyć to jako dodatkowy krok, jeśli dostępne są zasoby.
Jaki jest Twój kluczowy wniosek, którym chcesz się podzielić na temat swoich doświadczeń?
Kluczowym wnioskiem jest to, że Affiliation Manager projekt był nie tylko przydatny do uzyskania bezpośrednich rezultatów nawiązania kontaktu z większą liczbą badaczy, którzy już posiadają ORCID iD, zapoczątkowało to także wiele rozmów i powiązań w ramach istniejących zespołów i projektów, podnosząc w ten sposób ogólną świadomość na temat profili badaczy.
Mamy nadzieję, że ta iskra przełoży się na większą ekspozycję, a pracownicy naukowi i studenci będą uczyć się o korzyściach i zastosowaniu profili badaczy przez całą karierę, a w wielu przypadkach od początku. Konsekwentne i przystępne dostarczanie wiedzy, a także wprowadzanie pomocnych kontaktów, miejmy nadzieję, że w dłuższej perspektywie przybliży nas do celu, jakim jest zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla pracowników i studentów.
Współpracownik

Mareike Wehner
Mareike Wehner (ona) jest specjalistką ds. metryk publikacji badawczych w bibliotekach, muzeach i galeriach na Uniwersytecie w Liverpoolu w Wielkiej Brytanii. Jej rola koncentruje się na inicjatywach ogólnouczelnianych, których celem jest promowanie świadomości na temat odpowiedzialnego stosowania wskaźników oraz tego, w jaki sposób profile badaczy mogą pomóc pracownikom i studentom zaangażowanym w badania w utrzymaniu porządku w ich działaniach badawczych. Wcześniej pracowała w sektorze wydawnictw akademickich zajmując się zarządzaniem produktami cyfrowymi.