Jak opisano w Przewodnik administratora organizacji portalu członkowskiego , zanim będziesz mógł dodać dane o afiliacji do danych swojego badacza ORCID rekordów, Twoi badacze muszą najpierw udzielić Twojej organizacji pozwolenia na edytowanie swoich rekordów, klikając spersonalizowany link wygenerowany przez portal dla członków.
Chociaż portal członków generuje linki do uprawnień, Twoja organizacja musi wysłać je e-mailem do swoich badaczy. Wysyłanie tych e-maili z domeny e-mail Twojej organizacji (najlepiej) przy użyciu marki Twojej organizacji zapewnia następujące korzyści:
- Zwiększone prawdopodobieństwo, że e-maile zostaną pomyślnie dostarczone i otwarte
- Zmniejszone prawdopodobieństwo, że badacze będą postrzegać wiadomości e-mail jako potencjalny spam lub próby wyłudzenia informacji
- Możliwość pełnego dostosowania przekazu i projektu do potrzeb i zasad Twojej organizacji
Wytyczne dotyczące treści wiadomości e-mail z uprawnieniami
Wymagane
- Krótkie wyjaśnienie celu wiadomości
- Link do uprawnień generowany przez portal członkowski, dostosowany do każdego badacza (identyfikowanego przez adres e-mail w pliku Plik CSV pobrany z portalu członkowskiego)
- Kroki potrzebne do udzielenia pozwolenia
- Krótkie wyjaśnienie, co stanie się po udzieleniu pozwolenia
- Punkt kontaktowy w Twojej organizacji w celu uzyskania pomocy lub pytań dotyczących Twojej firmy ORCID
- Link do dodatkowych informacji o ORCID
- Oświadczenie o polityce prywatności/łącze wyjaśniające, że polityka prywatności Twojej organizacji ma zastosowanie do danych afiliacyjnych przesłanych do portalu członkowskiego. ORCIDPolityka prywatności dotyczy danych dopiero po ich dodaniu do pliku ORCID Rejestr. w przypadku ORCID Portal Członkowski, ORCID jest podmiotem przetwarzającym dane; Twoja organizacja jest uważana za administratora danych.
- Wszelkie inne teksty lub linki wymagane przez zasady dotyczące masowej poczty e-mail obowiązujące w Twojej organizacji
Polecane
- Marka Twojej organizacji (na przykład w nagłówku/stopce wiadomości)
- Powitanie spersonalizowane imieniem badacza
- Deklaracja wsparcia instytucjonalnego dla ORCID
- Łącza do dodatkowych informacji o Twojej organizacji ORCID inicjatywa
Wysyłanie e-maili z uprawnieniami
Za pomocą narzędzia masowej poczty e-mail Twojej organizacji (zalecane)
Wiele organizacji zapewnia narzędzia/usługi do masowego wysyłania wiadomości e-mail. Skontaktuj się z odpowiednimi zespołami ds. komunikacji, marketingu i/lub IT w swojej organizacji, aby ustalić, które narzędzia są dostępne i jakie zasady użytkowania obowiązują dla tych narzędzi.
Oceniając dostępne narzędzia, należy pamiętać, że narzędzie musi obsługiwać importowanie i dynamiczne wstawianie linków uprawnień generowanych przez portal członkowski.
Za pośrednictwem konta e-mail organizacji
Jeśli Twoja organizacja nie udostępnia narzędzia do obsługi masowej poczty e-mail, możesz mieć możliwość korzystania ze zwykłego firmowego konta e-mail. Pamiętaj, że niektóre usługi e-mail ograniczają liczbę wiadomości, które możesz wysłać ze swojego konta.
Poniżej znajduje się ogólna dokumentacja masowego wysyłania wiadomości e-mail za pomocą popularnych firmowych usług pocztowych. ORCID nie zapewnia pomocy w korzystaniu z tych usług. Zapoznaj się z dokumentacją organizacji i/lub zespołem IT, aby uzyskać wskazówki dotyczące masowego wysyłania wiadomości e-mail.
Outlook
Korespondencja seryjna z Microsoft Word (wymaga włączonej obsługi MAPI)
Gmail nie obsługuje standardowo funkcji „korespondencji seryjnej”, jednak w GSuite Marketplace dostępnych jest kilka dodatków, w tym Jeszcze inna korespondencja seryjna
gmail
Przykładowy tekst wiadomości
Zobacz nasz zalecany szablon wiadomości e-mail poniżej lub wyświetl go w Dokumentach Google tutaj. Ważne jest, aby na górze wiadomości e-mail umieszczać działania, które mają wykonać badacze (kliknij łącze i udziel zgody). Umieść dalsze informacje w dalszej części strony, aby zmaksymalizować szanse, że przejdą przez e-mail i nie zostaną przytłoczeni informacjami.